段取りとは？意味から実践的な組み方・段取りが悪い原因の改善方法まで【段取り上手になる5ステップ解説】

「段取りが悪くて毎回締切に追われてしまう」

「効率よく仕事を進める方法が分からない」

「段取り八分という言葉の意味がよく理解できない」

といった悩みを抱えていませんか？

現代のビジネス環境では、リモートワークの普及やプロジェクトの複雑化により、従来以上に精密な段取り能力が求められています。

段取りの悪さは個人の評価だけでなく、チーム全体の生産性低下や顧客満足度の悪化につながる深刻な問題です。

2026年現在、AI技術の進歩により作業の自動化が進む中、人間には「戦略的な計画立案」と「効率的な段取り」がより一層重要視されており、この能力の有無がキャリア形成の分岐点となっています。

本記事では、段取りの基本概念から「段取り八分仕事二分」の真意、ビジネスシーンでの適切な表現方法、そして実際に段取りを組む5つのステップまで体系的に解説します。

さらに段取り上手になるコツ、段取りが悪い原因と改善方法、段取り替えの効果的な進め方についても、具体例と実践的なツール活用法を交えて詳しくご紹介します。

この記事を読めば、段取りの本質を理解し、実際の業務で即座に活用できる実践的なスキルを身につけることができるようになります。

段取りとは？

段取りは単なる計画ではなく、実行に向けた具体的な準備作業全体を指します。

段取りとは、事前に行動の順序や手順を計画し、スムーズな実行のための準備を整えることを意味します。

具体的な行動をスムーズに進行させるために、事前に何をどの順番で行うかを決め、それに必要な資源や時間を確保する一連の活動です。

段取りの要素	具体的な内容
計画立案	目標設定と手順の明確化
資源確保	人材、時間、予算の準備
リスク対策	想定される問題への事前対応
進行管理	スケジュールと品質の管理

段取りを軽視すると、後の工程で想定以上の時間とコストがかかる可能性が高くなります。

「段取り八分仕事二分」が教えてくれること

「段取り八分仕事二分」は仕事の成果の8割が事前の準備段階で決まることを表す日本の格言です。

「段取り八分仕事二分」は、日本のビジネス界で長く語り継がれる格言です。

この言葉は、「仕事は段取りで8割が決まり、実際の作業は2割に過ぎない」という意味を持ちます。

つまり、仕事の成果の大部分は実行前の準備段階で決定されるという考え方を表現しています。

この格言が示すのは、実際の作業時間よりも、事前の計画立案や準備に多くの時間と労力を投資することの重要性です。

適切な段取りができていれば、実際の作業は予想以上にスムーズに進行し、想定していた問題の多くは事前に解決されているため、実行段階では大きなトラブルに遭遇することが少なくなります。

現代のプロジェクト管理においても、この考え方は科学的に裏付けられています。

プロジェクト管理の国際標準であるPMI（プロジェクト管理協会）のPMBOKでも、プロジェクトの成功要因として計画フェーズの重要性が強調されており、「段取り八分仕事二分」の概念と一致しています。

優れたプロジェクトマネージャーは、実行前の計画策定に十分な時間を確保し、リスクの事前特定と対策立案を徹底しています。

このような綿密な準備により、高い成功率を実現しているのです。

段取りがビジネスで重要視される理由

現代ビジネスにおいて段取りは、効率化と成果最大化を実現する重要なスキルです

現代のビジネス環境において段取りが重要視される理由は、主に効率化と成果最大化の観点から説明できます。

グローバル化やデジタル化により競争が激化する中、限られた時間とリソースで最大の成果を上げることが企業の生存に直結しているからです。

プロジェクト管理では、リスク対策の段取りが成功の鍵を握ります

段取りの言い換えとビジネスでの表現方法

「段取り」は事前準備や計画立案を指す重要なビジネス用語で、適切な言い換え表現を知ることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

「段取り」という言葉は、日本のビジネスシーンで広く使われている重要な概念です。

この言葉は“段取り八分仕事二分”という諺からも分かるように、仕事の成功の8割が事前準備で決まることを表しています。

しかし、ビジネス文書や国際的な環境では、より適切な表現を選ぶ必要があります。

段取りの基本的な意味は、物事を進めるための事前準備や計画立案を指します。

これには作業手順の決定、必要な資源の確保、関係者との調整、スケジュールの管理などが含まれます。

ビジネスにおいては、プロジェクトの成功を左右する重要な要素として認識されています。

段取りを言い換える際に適切な表現としては以下があります。

準備は最も基本的な言い換えで、物事を始める前の心構えや必要な作業を表現します。

計画はより体系的なアプローチを示し、目標達成のための道筋を描く場合に使用します。

調整は関係者間の合意形成や資源配分の最適化を重視する場合に適しています。

ビジネス文書での適切な表現の仕方

ビジネス文書では文脈と読み手に応じて適切な表現を選択することが成功の鍵となります

ビジネス文書において段取りを表現する際は、文脈と読み手に応じて適切な言葉を選択することが重要です。

フォーマルな報告書では”事前準備”や”計画立案”といった正式な表現を使用し、社内メールでは”準備”や”調整”といったより簡潔な表現が適しています。

メールでの具体的な表現例として、”明日の会議の段取りをします”ではなく”明日の会議の準備を進めます”や”会議の事前調整を行います”といった表現が適切です。

報告書では”段取りが完了しました”より”事前準備が完了いたしました”や”準備作業が終了いたしました”という表現を使用します。

ビジネス敬語については、文化庁の「敬語の指針」も参考にすることをお勧めします

不適切な表現	適切な表現
段取りをします	準備を進めます / 事前調整を行います
段取りが完了しました	事前準備が完了いたしました / 準備作業が終了いたしました

進捗報告においては、段取りの状況を具体的に示すことが重要です。

“準備状況の報告””事前作業の進捗””計画立案の現状”といった見出しを使用し、どの段階まで進んでいるかを明確に伝えます。

また、残りの作業項目や完了予定日も併せて記載することで、読み手が全体の進行状況を把握できます。

段取りの英語表現と使い分け

国際ビジネスでは段取りの英語表現として、preparation（準備）、arrangement（手配）、coordination（連携）、planning（計画）を状況に応じて使い分けることが重要です。

国際的なビジネス環境では、段取りを英語で適切に表現する能力が求められます。

主要な英語表現としてpreparation、arrangement、coordination、planningがあり、それぞれ異なるニュアンスを持ちます。

Preparationは最も一般的な表現で、事前に必要な作業を行うことを意味します。

“We need proper preparation for the project”（プロジェクトには適切な準備が必要です）のように使用します。

Arrangementは物事を整理・調整する側面を強調し、”I’ll make arrangements for the meeting”（会議の手配をします）といった場面で使用されます。

Coordinationは関係者間の連携や調整を重視する場合に使用し、”Team coordination is essential for success”（チーム間の連携が成功の鍵です）といった文脈で活用します。

Planningは計画立案そのものに焦点を当て、”Strategic planning requires careful consideration”（戦略的計画には慎重な検討が必要です）のような場面で使用されます。

ビジネス会話では、具体的な状況に応じて適切な表現を選択することが重要です。

プロジェクトの初期段階では”planning”、実行段階に近づいたら”preparation”、関係者との調整が必要な場合は”coordination”や”arrangement”を使用します。

適切な英語表現を使い分けることで、外国人同僚や取引先に対して正確な意図を伝えることができ、スムーズなビジネスコミュニケーションが実現します。

段取りを組む5つのステップ【具体的な方法】

段取りを組む際は、体系的なアプローチが重要。やみくもに準備を始めるのではなく、明確な手順に沿って進めることで効率的に目標を達成できます。

段取りを組む際は、体系的なアプローチが重要です。

やみくもに準備を始めるのではなく、明確な手順に沿って進めることで、効率的かつ確実に目標を達成できます。

以下の5つのステップを順番に実践することで、どんな規模の仕事でも適切な段取りを組むことができるようになります。

ステップ1：目標を決めて現状をチェックする

段取りの成功は、明確な目標設定と現状把握から始まります

段取りの出発点は、明確な目標設定と現状把握です。

まず「何を達成したいのか」を具体的に定義し、期限、品質基準、成果物の形を明確にします。

目標は可能な限り数値化し、「売上20%向上」「プロジェクト完了日を3月31日」といった具体的な表現にすることが重要です。

現状チェックでは、利用可能なリソース（人員、予算、時間、設備）を正確に把握します。

また、過去の類似プロジェクトの実績やデータがあれば分析し、今回の計画に活かせる要素を抽出します。

この段階で目標と現実のギャップを明確にすることで、必要な取り組みの規模と方向性が見えてきます。

政府機関でもデジタル庁がプロジェクト管理の標準化を推進しており、目標設定と現状把握の重要性が強調されています

ステップ2：必要なタスクを全部書き出す

タスクの洗い出しは段取りの核心部分。目標達成に必要なすべての作業項目を、大小問わず書き出すことが成功への第一歩です。

タスクの洗い出しは段取りの核心部分です。

目標達成に必要なすべての作業項目を、大小問わず書き出します。

ブレインストーミング的に思いつくままリストアップした後、体系的に整理していきます。

タスクを漏れなく特定するコツは、作業の流れを時系列で想像することです。

プロジェクトの開始から完了まで、どんな作業が発生するかを順番に考えます。

また、関係者への連絡、承認取得、資料作成といった間接的な作業も忘れずに含めることが重要です。

各タスクには所要時間の見積もりも併せて記載し、全体のボリューム感を把握することで、現実的なスケジュール設定が可能になります。

ステップ3：優先順位をつけて時間を配分する

洗い出したタスクに優先順位をつけ、限られた時間の中で効率的に進められるよう配分することが重要です。

洗い出したタスクに優先順位をつけ、限られた時間の中で効率的に進められるよう配分します。

優先順位付けの基準は、「重要度」と「緊急度」の2軸で判断するアイゼンハワーマトリクスが有効です。

重要かつ緊急なタスクを最優先とし、重要だが緊急でないタスクを計画的に進めます。

重要だが緊急でないタスクにしっかり時間を確保することで、将来的な問題を予防できますね。

時間配分では、各タスクの依存関係を考慮することが重要です。

「Aが完了しないとBに着手できない」といった制約を整理し、クリティカルパスを特定します

依存関係の整理とクリティカルパスの特定により、プロジェクト全体の遅延リスクを最小限に抑えることができます。

ステップ4：必要な資源・人員を確保する

タスクの優先順位と時間配分が決まったら、実行に必要なリソースを確保することが重要です。

人員については、各タスクに適したスキルと経験を持つメンバーをアサインし、作業負荷が特定の人に集中しないよう配慮します。

外部の専門家やベンダーが必要な場合は、早めに選定と契約手続きを進めます。

人員配置では、メンバーのスキルマッチングと負荷分散の両方を考慮することが大切ですね。

リソース確保の遅れがプロジェクト全体に与える影響を考慮し、余裕を持ったスケジュールで進めることが成功の鍵です

ステップ5：リスク管理と調整の余裕を設ける

完璧な段取りでも予期しない問題は発生するため、リスク管理と調整余裕の確保が不可欠です。

起こりうるリスクを事前に洗い出し、発生確率と影響度で評価します。

技術的問題、人員の欠勤、外部要因による遅延など、様々な角度からリスクを検討し、それぞれに対する対応策を準備します。

特に人員の安全管理については、労働安全衛生法（e-Gov法令検索）に基づく適切な対策が必要ですね。

スケジュールには必ずバッファ時間を設けます。

一般的には全体工期の10-20%程度の余裕を持たせることが推奨されています。

また、重要な節目にはチェックポイントを設定し、進捗状況を定期的に確認する仕組みを作ります。

問題が発生した際のエスカレーションルートも明確にし、迅速な判断と対応ができる体制を整えることで、段取りの実効性を高めることができます。

段取り上手になるコツとポイント

段取り上手になるためには、全体像を把握する力、優先順位を判断する能力、そして変化に対応できる柔軟性が重要です。

特に現代のビジネス環境では、複数のプロジェクトを同時進行させる場面も多く、効率的な段取りスキルは競争力の源泉となります。

労働環境においては、適切な段取りが労働安全衛生の確保にも直結するため、厚生労働省でも職場の安全管理体制の重要性を強調しています。

成功する段取りの特徴として、具体的な目標設定、現実的なスケジューリング、関係者との適切なコミュニケーション、そして継続的な進捗管理が挙げられます。

これらの要素をバランスよく組み合わせることで、どんなプロジェクトでも効率的に進められるようになります。段取り力は一朝一夕では身につきませんが、日々の業務で意識することで確実にスキルアップできますよ！

時間管理のテクニック

効果的な段取りの基盤は時間管理スキルにあり、作業の全体像把握と現実的な時間見積もりが重要です。

効果的な段取りの基盤となるのが時間管理スキルです。

まず重要なのは、作業の全体像を把握し、各タスクにかかる時間を正確に見積もることです。

経験豊富な段取り上手な人ほど、過去の実績データを基に現実的な時間配分を行います。

時間見積もりは最初は難しいですが、記録を取って改善していくことで精度が上がりますよ。

GTD（Getting Things Done）メソッドは、段取りに欠かせない時間管理の考え方です。

このメソッドでは、まず頭の中にあるすべてのタスクを外部に書き出し、それぞれを「すぐやる」「待つ」「いつかやる」に分類します。

この整理により、今取り組むべき優先タスクが明確になり、集中力を最大化できます。

時間管理における具体的なテクニックとして、以下が効果的です。

バッファタイムは全体の20-30%程度を目安にすると、予想外の事態にも対応しやすくなります。

コミュニケーションと情報共有のやり方

段取りの成功は、チーム内での円滑なコミュニケーションと効果的な情報共有が鍵となる

段取りの成功は、チーム内での円滑なコミュニケーションと効果的な情報共有にかかっています。

特に複数の関係者が関わるプロジェクトでは、情報の齟齬が段取りの破綻を招く最大の要因となります。

プロジェクトが複雑になるほど、コミュニケーションの重要性が増しますね。

効果的な情報共有のためには、まず共有すべき情報の種類を明確にする必要があります。

進捗状況、変更点、課題や問題点、今後の予定など、関係者全員が把握すべき情報を体系的に整理し、定期的に更新・共有する仕組みを構築します。

コミュニケーションによる混乱解消能力と情報共有能力は、チームで人が育つ力と本質的なチームの力を向上させる重要な要素です。

実践的なコミュニケーション手法として、以下が推奨されます。

職場におけるコミュニケーションは、労働環境の改善や生産性向上の観点から厚生労働省も重要視している要素です

段取りを把握できるツール・アプリの活用法

デジタル時代の段取りには適切なツールとアプリの活用が不可欠で、個人の作業スタイルやチームの規模に応じた最適な選択肢が豊富に用意されています。

デジタル時代の段取りには、適切なツールとアプリの活用が不可欠です。

2026年現在、多様な段取り支援ツールが利用可能で、個人の作業スタイルやチームの規模に応じて最適な選択肢があります。

最新のツールは使いやすさと機能性のバランスが格段に向上していますね！

タスク管理分野では、スーツアップやmonday.comのようなビジュアル重視のツールが注目されています。

アイコンや色分けによる見やすさと操作しやすさにこだわった設計で、メンバーごとの各タスクの残り日程や作業量を見える化できます。

これにより、チーム全体の段取り状況を一目で把握し、適切な調整を行えます。

特にモバイル対応は現代の働き方には必須ですね。リモートワークが増えている今、どこでも段取りを確認・更新できることが重要です。

ツール選択時は無料トライアルを活用して、実際のワークフローに適用できるかを十分に検証することが重要です。

段取りをAIタスク管理ツールで確認するならスーツアップ

チームのタスク管理が手軽にできて、操作や運用も簡単なツールを探しているなら経営支援クラウド「スーツアップ」がおすすめです。

スーツアップとは表計算ソフトのような直感的な操作が可能なツールで、PCスキルに自信がない方でも気軽に使える親切な設計になっています。

さらに、タスクひな型、期限通知及び定型タスクなどプロジェクトやタスクの管理に役立つ機能が揃っているので、更新スケジュールの管理や作業の進捗状況の確認もスムーズに行えます。

チャットツールやオンライン会議を使った相談に対応しているほか、対面でのコンサルを受けられるなど、サポート体制が充実しているのもポイント。

スーツアップは、表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力。チームでのタスク管理や外部ツールとの連携に長けており、幅広く活用できるでしょう。

「かんたん、毎日続けられる」をコンセプトに、やさしいテクノロジーでチームをサポートする「スーツアップ」。

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段取りが悪い原因と改善方法

段取りが苦手な人には、いくつかの共通した行動パターンがあります。

これらの特徴に当てはまる項目が多いほど、段取りの改善が必要といえるでしょう。

段取りが悪い人に共通する特徴

段取りが苦手な人には共通した行動パターンがあり、これらの特徴を理解することで効率的な改善策を立てることができます。

最も顕著な特徴は、準備不足による後手対応です。

必要な資料や道具を事前に用意せず、作業の途中で慌てて探し回ったり、不足している物を調達したりすることが頻繁にあります。

また、他者との連携やコミュニケーションの欠如も大きな要因です。

作業内容の確認や進捗報告を後回しにするため、土壇場で認識の齟齬が発覚したり、周囲の協力が必要な場面で孤立したりすることが頻繁にあります。

加えて、完璧主義ゆえに細部へこだわりすぎる傾向があり、全体の進捗とは無関係な微調整に没頭してしまい、納期や目標達成という本来の目的を見失いがちです。

段取りの悪さを招く根本的な原因

段取りが上手くいかない背景には、思考の癖や習慣的な行動パターンが深く関わっています。

これらの根本原因を理解することが、真の改善への第一歩となります。

働き方改革が進む中で、厚生労働省も業務効率化の重要性を提唱していますね。まずは自分の段取りの問題点を把握することが大切です。

完璧主義は一見良いことのように思えますが、段取りにおいては足かせになることが多いんです。「まずは70%の完成度で進める」という考え方も大切ですね。

情報収集や相談の習慣不足も段取りの悪さに直結する重要な問題です。

原因	具体的な問題	影響
俯瞰力不足	目の前の作業に集中しすぎる	全体として非効率
時間感覚の問題	楽観的な時間見積もり	余裕のないスケジュール
完璧主義	一度で完璧を求める	段階的改善ができない
情報収集不足	一人で抱え込む	効率的方法を知らない

段取り改善のための具体的な対策

段取り力を向上させるには、体系的なアプローチが必要です。以下の対策を段階的に実践することで、確実に改善効果を実感できるでしょう。

段取りの改善は一朝一夕では身につきません。まずは基本的な準備から始めて、徐々に習慣化していきましょう。

まず、事前準備の徹底が基本となります。

任意の作業を始める前に、必要な資料、道具、情報をリストアップし、すべてを手の届く場所に用意します。

また、作業手順を明文化し、チェックリストとして活用することで、抜け漏れを防げます。

関係者との連絡事項も事前に整理し、適切なタイミングで情報共有を行います。

時間管理の改善も重要です。

優先順位を明確にし、重要度と緊急度のマトリックスを活用して効率的な順序で作業を進めます。

厚生労働省の働き方改革推進（厚生労働省）でも、効率的な働き方の重要性が提唱されています。

時間の見積もりは最初は難しいですが、実際の作業時間を記録することで精度が上がります。バッファを設けることで余裕を持った段取りができますよ。

全体最適の視点を養うために、定期的な振り返りとプロセス改善を習慣化します。

また、他者の優れた段取り手法を観察し、自分なりにアレンジして取り入れることも効果的です。

段取り上手な人の成功事例と習慣

段取り上手な人は先を見据えた行動で高い成果を生み出し、「段取り八分仕事二分」の原則に従って準備と計画に8割の時間を投資している

段取り上手な人は、仕事や日常生活において常に先を見据えた行動を取り、結果として高い成果を生み出しています。

段取り上手な人の最大の特徴は、物事を始める前に全体像を把握し、必要な要素を漏れなく洗い出す能力にあります。

彼らは単に作業を進めるのではなく、目標達成に向けた最適なルートを設計し、リスクを事前に想定した対策を準備しています。

関係者との連携を重視し、情報共有を適切なタイミングで行うことで、チーム全体の生産性向上にも貢献している点も重要なポイントです

一人で完璧にやろうとするのではなく、チーム全体で効率を上げる視点を持っているのが、本当に段取り上手な人の特徴ですね。

業界別・職種別の段取り成功パターン

各業界・職種で段取りの成功パターンは異なり、それぞれの特性に応じた準備と計画が重要です。

営業段取りの要素	具体的な取り組み
事前調査	業界動向・競合分析・顧客ニーズ把握
資料準備	提案資料・デモ環境・見積書作成
社内連携	技術部門・管理部門との事前調整

IT分野では特に要件の変更が頻繁に発生するため、柔軟性を保ちながらも基本的な段取りをしっかり固めることが成功の鍵になりますね。

どの業界においても、段取りの成功は事前準備の徹底と関係者との密なコミュニケーションが基盤となっています。

段取り上手が実践している日常の習慣

段取り上手な人は計画立て・情報整理・コミュニケーション最適化の3つの習慣を実践している

段取り上手な人の日常習慣の中でも特に重要なのが、前日の夜または当日の朝一番に行う「一日の計画立て」です。

彼らは単にToDoリストを作成するのではなく、各タスクの重要度と緊急度を評価し、最適な順序で実行できるよう時間配分を行っています。

また、予期せぬ事態に備えて20%程度の余裕時間を確保し、柔軟な対応ができる体制を整えています。

適切な時間管理は、厚生労働省が推進する働き方改革の観点からも重要ですね。

情報収集と整理も段取り上手な人の重要な習慣です。

業界ニュースや技術動向を定期的にチェックし、自分の仕事に関連する情報を体系的に整理しています。

デジタルツールを活用して情報を分類・タグ付けし、必要な時にすぐアクセスできる仕組みを構築しています。

これにより、新しいプロジェクトや課題に直面した際も、過去の知見を活かして迅速な判断と行動が可能になっています。

コミュニケーションの最適化も彼らの特徴的な習慣です。

段取り上手な人は、関係者との情報共有を定期的かつ適切なタイミングで行い、認識のズレや情報の不足による問題を未然に防いでいます。

会議の議題や資料を事前に準備し、参加者全員が効率的に議論できる環境を整えています。

また、口頭での確認だけでなく、重要な事項は文書やメールで記録を残し、後日の振り返りや改善に活用しています。

記録を残すことは、後々のトラブル防止にもなりますし、チーム全体の知識共有にも役立ちますね。

習慣の種類	具体的な実践方法	期待される効果
計画立て	重要度・緊急度評価と時間配分	効率的なタスク実行
情報整理	デジタルツールでの分類・タグ付け	迅速な判断と行動
コミュニケーション	定期的な情報共有と記録保持	問題の未然防止

これらの習慣は一朝一夕では身につかないため、継続的な実践と改善が重要です。