ワークマネジメントとは？実践方法や成功のコツを解説！

「ワークマネジメントが重要だと聞いたけど、そもそも何？」

「どうやって進めるの？」

という疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか。

ワークマネジメントを実施することで業務効率が向上し、さらに労働環境がより快適なものになります。

この記事では、ワークマネジメントの概要や実践方法、成功のコツを解説します！

ワークマネジメントへの理解を深めて、生産性を高めたい方はぜひ参考にしてください！

ワークマネジメントとは

ワークマネジメントとは、仕事全体を適切に管理するマネジメント手法のことです。

複数人で仕事に取り組む際に必要となるマネジメントの1種で、業務効率の向上を目的に実施されます。

主な構成要素は以下の4つ。

とくに業務や組織が複雑化しており、基本的なタスク管理だけでは不十分なシーンで力を発揮するマネジメント手法です。

そしてここからは、プロジェクト管理との違いと、重要性についてを解説します。

プロジェクト管理との違い

ワークマネジメントとプロジェクト管理(プロジェクトマネジメント)の一番の違いは、管理する仕事の範囲です。

ワークマネジメントは業務全体を対象としているのに対し、プロジェクト管理はプロジェクトの進捗や関連タスクの管理のみが対象となっています。

また、実施する期間や管理する対象、目的なども異なります。

これらの違いを表にまとめたものがこちらです。

	ワークマネジメント	プロジェクト管理
管理する仕事の範囲	業務全体	プロジェクト関連の業務のみ
実施期間	継続的	プロジェクトの終了まで
管理対象	組織全体	プロジェクトの関係者
目的	パフォーマンスと業務効率の向上	プロジェクトの目標達成

プロジェクトでの業務を管理するという共通事項はありますが、管理する仕事の範囲や期間などが異なると覚えておきましょう。

ワークマネジメントの重要性

ワークマネジメントは、日本の企業こそ積極的に実施するべき重要なマネジメントです。

これは、ワークマネジメントの実施により企業のリソースを最大化でき、そして生産性を向上させられるため。

少ない人員と時間で成果が出せる状況を作り出せるので、労働人口の減少や働き方改革によるリソース不足を効果的に解消できます。

チームワークの強化やメンバーのストレス軽減につながるのもポイント。

このように、ワークマネジメントはメリットの多い施策です。

生産性を向上させ、ビジネスを成長させたい人は、ワークマネジメントを実践するのがおすすめです。

よくある失敗例

ワークマネジメントの概要や重要性の次は、よくある失敗例を紹介します。

せっかくの取り組みを失敗に終わらせたくない、成功のヒントを手に入れたい方はぜひ参考にしてください。

タスクが属人化している

ノウハウやフローなどを、特定の人だけが把握している状態「属人化」。

多くのタスクでこの属人化が起こっていると、適切な仕事の割り振りが難しくなります。

このような状況では、業務の偏りが日常的に発生してしまうため、ワークマネジメントを実施しても業務効率を向上させられません。

最悪の場合、担当者が離職し、組織の弱体化や業務の停滞を招いてしまうこともあるでしょう。

これらのトラブルを未然に防止し、ワークマネジメントを円滑にするためにも、事前に属人化を解消しておくことが重要です。

コミュニケーションが不足している

コミュニケーションは、ワークマネジメントの構成要素の中でもとくに重要とされている要素です。

このコミュニケーションが不足していると、連携不足が発生し業務の質の低下やトラブルの発生を招きます。

さらに、チーム・職場の人間関係が悪化しやすくなるため、ワークマネジメントの円滑な実施が難しくなります。

見落とされがちな要素ではありますが、施策を成功させたいならコミュニケーション不足への対処を忘れないようにしましょう。

適切なツールを利用していない

デジタルツールは、ワークマネジメントの円滑な実施に大いに役立つものです。

しかし、適切なツールを使えていないと、生産性の低い業務が発生したり、時間のロスが発生したりし、ワークマネジメントの効果を低下させてしまいます。

とくに自社の業務に合っていない、共有に手間がかかるツールを使っている場合は、このようなトラブルが起こりやすいので注意しましょう。

マネジメントに使うツールは業務にマッチしているか、使いやすいか、共有が簡単かなどをチェックした上で導入することが大切です。

ワークマネジメントのポイント

さまざまな失敗例があるワークマネジメント。

では、この施策を円滑に進めるためには、何を意識すればいいのでしょうか。

次は、ワークマネジメントのポイントを3つ紹介します。

ゴールを一致させる

ワークマネジメントを成功させたいなら、施策の土台となる「目標設定(Goal Setting)」をしっかりと行いましょう。

目標設定を適切に行い、メンバー全員のゴールを一致させるとワークマネジメントを円滑に進めやすくなります。

モチベーションの向上や業務効率の改善、戦略の決定にも役立つので、丁寧に取り組みましょう。

設定に関しては、具体性と測定可能性、達成可能性、関連性、期限の5要素で考えるフレームワーク「SMARTの原則」を用いるのがおすすめです。

コミュニケーションを多く取る

コミュニケーションを多く取ることも、ワークマネジメントを成功に導くポイントの1つです。

やはり、コミュニケーションの多い環境のほうが、情報の共有や問題解決、意見交換などをスムーズに行えます。

また、交流そのものが増えるためメンバー間の信頼関係構築、チームワークの向上にも役立つでしょう。

全員が最新の情報を共有し、同様の理解を持つことで、良質かつスピーディな意思決定が行えるようになるのもポイントです。

情報を全員が確認できるようにする

ワークマネジメントの円滑な実行には、情報の見える化が必要不可欠です。

情報を全員が手軽に確認できる環境を作れば、ワークマネジメントの障害となる属人化を効果的に解消できます。

さらに、お互いの業務への理解が深まるほか、生産性の低いやり取りも大幅に減らせます。

問題の早期発見にも役立つのもポイント。

環境を作る手間は必要となりますが、ワークマネジメントをスムーズに進めたいなら情報は見える化しておきましょう。

ワークマネジメントの実践方法

意識すべきポイントは分かったけれど、具体的に何をすればいいか分からないという方も多いのではないでしょうか。

やはりポイントだけでは、なかなかイメージできないものですよね。

そこで次は、ワークマネジメントの実践方法を解説します。

業務を可視化する

ワークマネジメントは、業務を可視化するところからはじめるのがおすすめです。

この可視化を行うことで、構成要素である「タスクの割り当て(Task Assignment)」と「ワークフローの整理(Workflow Organization)」がより円滑に進められます。

具体的な方法としては、プロジェクト管理・タスク管理ツールを活用し、業務を可視化する方法が一般的です。

比較的簡単に取り組める内容なので、手軽にワークマネジメントをはじめたい方はぜひ実施してみてください。

コミュニケーションの活性化

ワークマネジメントを円滑に進めるためには、コミュニケーション活性化のための施策を行うことが重要です。

適切に施策を実施すれば、情報共有の活発化や業務効率の向上などを実現しやすくなります。

定番の施策は、気軽にコミュニケーションが取れるビジネスチャットツールの導入と、自然なコミュニケーションを生み出す社内イベントです。

ほかにも、社内報の発行や社内カフェ、個人面談など、色々な施策があるので、自社に合ったものを選んで実施してみましょう。

タイムマネジメント

タイムマネジメントとは、時間をより有効に活用する手法です。

このタイムマネジメントに取り組めば、ワークマネジメントの目的である業務効率や生産の向上を達成しやすくなります。

主なタイムマネジメントの手法はこちら。

比較的簡単に取り組めるものばかりなので、ご自身のスタイルに合ったもの、取り入れやすいものを選んで実施されてみてください。

情報を一元管理する

ワークマネジメントの円滑な進行のために、ぜひ実施しておきたいのが情報を一元管理する仕組みの構築です。

主に基幹システムやファイル共有ツールなどを使って行う作業で、これらのツールにデータを集約することで一元管理を実現します。

この一元管理を実現し、適切に業務や情報を管理すれば、仕事の偏りやタスクの属人化を効果的に防止できます。

ワークフローの整理も進めやすくなるので、ワークマネジメントをより円滑に実施できるようになるでしょう。

ワークマネジメントを成功させるコツ

実践方法の次は、ワークマネジメントを成功させるコツを紹介します。

このコツを意識するだけで、成功確率をより高められるのでぜひ把握して、マネジメントの実施に役立ててみてください。

小さく始める

ワークマネジメントを成功させたいなら、まずは小さく始めるのがおすすめです。

やはり、いきなり全ての業務を管理しようとすると、大きな失敗や挫折をする可能性が高くなってしまいます。

それに対して、小さく始めれば管理の負担が少ないほか、失敗したときの損失を最小限に抑えられます。

さらに、方向転換も容易なため、快適に施策を進められるでしょう。

ワークマネジメントを継続し成功させるためにも、1つのプロジェクト・1つの部署の管理からはじめるといった具合に、小さく始めるのがおすすめです。

定期的に振り返る

定期的に振り返ることも、ワークマネジメントを成功させるコツです。

施策に問題点はないか、どのくらい効果が出ているかを定期的に振り返り、改善を実施すればワークマネジメントをより効果的なものにできます。

振り返る手法としては以下がおすすめです。

これらを活用すれば、効果的な振り返りを簡単に行えるようになるので、ぜひ活用してみてください。

ワークマネジメントにおすすめのツール3選

ワークマネジメントの円滑な実施には、適切なツールを活用することも重要です。

チームや自社にマッチしたツールを選び、活用すればコミュニケーションの活性化や業務効率の向上などに大いに役立つでしょう。

最後に、ワークマネジメントにおすすめのツールを3つ紹介します。

Notion

Notionはプロジェクト・タスク管理機能やドキュメント作成機能、スケジュール機能、データベース機能などを備えた、オールインワンのツールです。

こちらはクラウド型のツールで、ワークマネジメントの実施に役立つ情報の一元管理や共有がスムーズに行える仕様になっています。

優れたカスタマイズ性と操作性を備えていることも魅力の1つ。

多機能なため、使いこなすためには多少の知識と学習が必要となりますが、オールインワンなツールを探しているなら要チェックです。

Slack

アメリカの企業・Slack Technology社が提供する、ビジネスチャットツールです。

とくにチャット業務上のコミュニケーションの活性化に役立つツールで、チャット機能やファイル共有機能、グループチャット機能などを備えています。

また、Google CalendarやGoogle Drive、Dropbox、Zoom、Trelloなどのツールとの連携機能も備えているため、幅広い使い方ができるでしょう。

コミュニケーションを活性化させて、ワークマネジメントを円滑に進めたい方におすすめのツールです。

Chatwork

日本の企業・株式会社kubellが提供する、クラウド型のビジネスチャットツールがChatworkです。

チャットがメインのツールながらも、タスクの管理も可能なのが特徴。

1つのツールでコミュニケーションとタスク管理をこなせるので、複数のツールを使うのが難しい、面倒というシーンでも気軽に利用できます。

国産ツールのため、日本語での丁寧なサポートが受けられるのも魅力の1つです。

多機能で使い勝手の良いツールを使ってワークマネジメントを進めたいなら、ぜひ活用されてみてはいかがでしょうか。