報連相とは？目的や気を付けること・できない人の特徴を解説

「仕事の基本は報連相」と耳にする機会は多いけれど、実はよく分かっていないという人はいませんか？

報連相を意識しているつもりでも、なぜか上司や同僚とのコミュニケーションが上手くいかないことも起こりがちです。

もしかしたら、報連相の本当の意味や目的、正しいやり方を理解できていないのかもしれません。

報連相は、単なる作業報告ではありません。

チームでスムーズに仕事を進め、よりよい成果を出すための、大切なコミュニケーションスキルです。

本記事では、「報連相とは何か？」という基本的な定義、目的、報連相が苦手な人の特徴などを解説します。

実践する上で気をつけるべきポイントや組織に定着させる方法も含めて、網羅的に確認していきましょう。

報連相とは？

まず、「報連相（ほうれんそう）」が具体的に何を指すのか、基本から確認していきましょう。

報連相とは、「報告」「連絡」「相談」という3つの行動の頭文字を取った言葉です。

報連相の目的とは？

報連相が大切だとは分かっていても、具体的にどのようなメリットがあるか、疑問に思う人もいるかもしれません。

実際のところ、報連相を徹底することで得られるメリットは、数多くありますよ。

報連相の主な目的について、4つのポイントに絞って解説します。

組織内のコミュニケーションの円滑化

報連相の最も基本的な目的の一つが、組織内のコミュニケーションを円滑にすることです。

適切な報連相が行われることで、部署内はもちろん、他部署との間でも情報がスムーズに行き交うようになります。

上司も部下の状況を把握しやすくなり、的確な指示やアドバイスを出しやすくなりますよ。

進捗状況の把握

業務の進捗状況を正確に把握することも、重要な目的の1つです。

チームでプロジェクトを進めている場合、個々のタスクの進み具合を正確に知ることが、とくに重要ですよ。

定期的な報告や必要な連絡があれば、上司が全体の進捗をリアルタイムで把握できます。

もし遅延が発生しそうな場合でも、早期に気づくことができれば、迅速な対策を講じることが可能です。

人員の再配置やスケジュールの調整によって、プロジェクトを計画通りに進められるようになりますよ。

問題の早期発見

報連相は、業務上の問題やトラブルを早期に発見するためにも欠かせません。

予期せぬ問題が発生したり、ミスが起こってしまったりするのは、日々の業務の中で一般的なことです。

相談をためらって報告が遅れると、小さな問題が知らないうちに大きなトラブルへと発展しかねません。

しかし、報連相を徹底していれば、問題の兆候をいち早く察知し、関係者で共有できます。

チームワークの強化

報連相は、チームワークの強化や、組織全体のパフォーマンス向上にもつながります。

メンバー間の信頼関係を強めるには、コミュニケーションの積み重ねが欠かせません。

お互いの状況を理解し合い、必要な情報を共有し、困ったときには助け合うことが必要ですよ。

適切な報連相を続けていると、「安心して仕事ができる」「皆で目標を達成しよう」という一体感が生まれます。

個々の能力が最大限に発揮され、チームとしての力も格段にアップするはずです。

報連相ができない人の特徴

報連相がスムーズに行えない背景には、いくつかの共通した特徴が見られます。

改善につなげるためにも、報連相ができない人にありがちな4つの特徴を確認しておきましょう。

自分1人で抱え込む

報連相が苦手な人の特徴として最初に挙げられるのが、何でも自分1人で抱え込んでしまうこと。

責任感が強い人や、「迷惑をかけたくない」という思いが強い人に、とくに多く見られる傾向です。

もちろん自力で解決しようとする姿勢は大切ですが、仕事はチームで行うものであることを忘れてはいけません。

「自分1人では難しいかもしれない」と感じたら、遠慮せずに相談する勇気を持ちましょう。

プライドが高い

意外かもしれませんが、プライドの高さが報連相の妨げになっていることもあります。

プライドが高いと、「できない人間だと思われたくない」「ミスを指摘されるのが怖い」という心理が働きがちです。

自分の弱みや失敗を隠そうとして、結果的に報連相がおろそかになってしまいます。

しかし、誰にでもミスはありますし、完璧な人間などいません。

一時的なプライドよりも、チーム全体の成果を優先する姿勢が大切ですよ。

何を報連相すればいいか分からない

「何を」「いつ」「誰に」「どのように」報連相すればいいか分からないというのも、報連相ができない人の特徴です。

とくに新入社員や経験の浅い社員の場合、判断基準が曖昧で、業務の全体像も見えていません。

「この情報は報告すべきなのか？」「このタイミングで連絡していいのだろうか？」と迷ってしまうことがあります。

上司や先輩が忙しそうにしていると、「こんなことで話しかけてもいいのだろうか…」と遠慮してしまうことも…。

まず上司や教育担当者に「報連相の基準」について具体的に確認するのがおすすめですよ。

コミュニケーションに不安がある

他人とのコミュニケーションそのものに苦手意識や不安を感じているケースも、意外と多いです。

「上手く説明できる自信がない」「相手にどう思われるか心配」「話しかけるのが怖い」と思ってしまう人もいます。

不安な気持ちにとらわれることが、報連相を避けてしまう一因ですよ。

普段から口数が少ない人や、内向的な性格の人には、コミュニケーション不全の傾向が見られるかもしれません。

しかし、報連相をする際、必ずしも対面で流暢に話す必要はないので、安心してください。

メールやチャットツールを活用する、事前に伝える内容をメモにまとめるなど、自分に合った方法で工夫しましょう。

報連相で気を付けることとは？

報連相の重要性は理解できても、いざ実践するとなると簡単ではありません。

「どうすれば効果的に伝えられるんだろう？」と悩むこともありますよね。

次は、報連相を行う際に気をつけるべき4つのポイントを紹介します。

簡潔に伝える

まず基本となるのが、伝える内容を簡潔にまとめること。

忙しい上司や関係者に対して、だらだらと要領を得ない話を続けることは、可能な限り避けるべきです。

相手の貴重な時間を奪うだけでなく、本当に伝えたいことが埋もれてしまい、誤解を生む原因にもなりかねません。

報連相を行う際は、まず結論から先に述べることを心がけてください。

「〇〇の件ですが、結果は△△でした」「〇〇について、□□という問題が発生しています」など、簡潔に伝えましょう。

タイミングを逃さない

次に重要なのが、報連相を行うタイミングです。

どんなに内容が的確でも、タイミングが悪ければ、効果が半減してしまいます。

悪い報告ほど伝えづらいものですが、問題が発生した場合は、できるだけ速やかに報告するのが鉄則ですよ。

対応が遅れれば遅れるほど、事態が悪化し、取り返しのつかないことになりかねません。

事実と解釈を切り分ける

報連相を行う際には、客観的な事実と、自分の解釈（意見や感想）を明確に区別して伝えることが非常に重要です。

事実と解釈を混同されると、どこまでが確定情報でどこからが推測なのか判断できず、混乱を招く可能性があります。

例として、取引先の対応を報告するケースを考えてみましょう。

「〇〇社の担当者が怒っているようです。おそらく納期に不満があるのだと思います。」

このような言い方では、事実なのか解釈なのかが曖昧です。

「〇〇社の担当者が以前より低い声で返答も短い様子でした。納期に不満がある可能性があります。」

このように、事実と解釈を分けて伝えると、より報告内容が具体的になり、正確な情報共有ができますよ。

相手の状況を考慮する

報連相は、相手があって初めて成り立つコミュニケーションであることも、忘れてはいけません。

常に相手の状況や立場を考慮して、言葉を選びましょう。

専門用語を多用したり、前提知識がないと理解できないような説明をしたりするのは、なるべく避けてください。

相手の知識レベルや関心に合わせて、分かりやすい言葉で必要な情報を過不足なく伝えることが重要ですよ。

どういうタイミングでどういう情報を伝えたら相手が助かるか、相手目線を持つと、より質の高い報連相ができますよ。

報連相を定着させる方法

どうすれば報連相を社内やチームに定着させられるか、悩みを抱えている管理職やリーダーは、少なくないようです。

報連相を組織に定着させるための具体的な方法について、確認していきましょう。

チャットツールを導入する

まず効果的なのが、ビジネスチャットツールを導入し、積極的に活用することです。

メールよりも気軽で電話よりも記録が残りやすいチャットツールは、日々の細かな報連相に適しています。

「〇〇、完了しました」「会議資料アップ済です」「この件で少しご相談したいのですが…」など、手軽に送れますよ。

必要なコミュニケーションをスピーディーかつオープンに行えるという意味で、非常に有効な方法です。

報連相のルールを作る

報連相に関する具体的なルールを設け、チーム全体で共有して実践することも欠かせません。

「何を」「いつ」「誰に」「どのように」報連相するのか、ある程度の基準を設けることが重要です。

メンバーが迷いなく行動に移せるようにするために、以下のような報連相のタイミング決めておきましょう。

形骸化したら意味がないので、組織の状況や業務内容に合わせて柔軟にルールを設定してください。

定期的に見直しを行い、メンバーがルールを守りやすい環境を整えていきましょう。

報連相に関する研修を行う

報連相の重要性や具体的な方法について学ぶ研修機会を提供することも、定着を促す上で非常に有効です。

とくに新入社員や若手社員にとっては、報連相の基本を体系的に学ぶ良い機会となります。

研修では、まず報連相の定義や目的といった基礎知識をしっかりと押さえましょう。

ロールプレイング形式で実践的なスキルを磨き、グループワークで報連相の課題について話し合うのもおすすめです。

報連相とは？よくある質問

基本的な報連相の考え方について解説してきましたが、まだイメージがつかみきれない人もいるかもしれません。

報連相に関してよく寄せられる質問について、Q&A形式でまとめました。

【まとめ】報連相とは？

報連相は、単なる義務ではなく、仕事を円滑に進め、チームの成果を最大化するための重要なスキルです。

効果的な報連相は、業務効率を上げ、トラブルを未然に防ぎ、職場内の信頼関係を強めます。

報連相が上手くできないと感じている人は、まず基本的なポイントから意識してみてください。

「簡潔に伝える」「タイミングを逃さない」「事実と解釈を分ける」「相手の状況を考慮する」などが重要ですよ。

報連相は、一朝一夕に身につくものではありません。

日々の業務の中で意識して実践し、時には失敗から学ぶことを通して、少しずつ上達していきましょう。