【2025年最新版】Asanaプロジェクト管理の使い方完全ガイド|初心者から上級者まで実践的活用法を徹底解説

「タスクの優先順位が分からず、いつも重要な仕事が後回しになってしまう」

「チームメンバーの進捗が見えず、プロジェクト全体の状況が把握できない」

「Asanaを導入したけれど、基本的な使い方すら分からず活用できていない」

そんな悩みを抱えていませんか? プロジェクト管理の混乱は、納期遅延やコスト超過、チームの士気低下といった深刻な問題を引き起こします。特にリモートワークが浸透した現代では、適切な管理ツールなしにプロジェクトを成功に導くことはほぼ不可能です。

本記事では、Asanaの基本機能から、実践的なプロジェクトテンプレートの活用法、タスクの自動化設定、さらにSlackやGoogleカレンダーとの連携まで、すぐに使える具体的な手法を画面キャプチャ付きで分かりやすく解説します。

この記事を読めば、Asanaを使った効果的なプロジェクト管理が即座に実践でき、チームの生産性を30%以上向上させることができるようになります。

目次

Asana(アサナ)のプロジェクト管理とは?基本機能と特徴を解説

Asanaは世界200カ国以上で展開され、Fortune 500企業の70%以上が採用する業界リードのプロジェクト管理ツールです

Asana(アサナ)は、2008年にFacebookの共同創業者であるダスティン・モスコヴィッツとジャスティン・ローゼンスタインによって設立された、クラウドベースのプロジェクト管理プラットフォームです。

2025年現在、世界200カ国以上で展開され、Fortune 500企業の70%以上が採用している、業界をリードするプロジェクト管理ツールとなっています。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

日本では2019年に日本法人が設立され、完全な日本語対応により国内企業の働き方改革を強力にサポートしていますよ!

📝 Asanaの最大の特徴

複雑なプロジェクト管理を直感的で使いやすいインターフェースで実現している点です。

技術的な知識がなくても、チーム全体が即座に活用できる設計になっており、導入から定着までの期間が短いことが評価されています。

2024年秋の大型アップデートで導入されたAI Studio機能により、プロジェクト管理の自動化と効率化が飛躍的に向上しました

Asana(アサナ)のプロジェクト管理の5つの基本機能

Asanaのプロジェクト管理機能は、組織の生産性を最大化するための5つの基本機能を中心に構築されています。

1. タスク管理とサブタスク機能

各タスクに担当者、期限、優先度を設定可能

1つのタスクを最大20個のサブタスクに分割

タスク管理はAsanaの中核機能であり、各タスクに担当者、期限、優先度、説明、添付ファイルを設定できます。

1つのタスクを最大20個のサブタスクに分割でき、複雑なプロジェクトも細かく管理可能です。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

タスクには複数のプロジェクトを横断して紐付けることができるので、部門間の連携もスムーズに行えますね!

コメント機能により、タスクに関するディスカッションを一元管理し、メールでのやり取りを削減できます。

2. 進捗可視化とステータス管理

4つの表示方法(リスト・ボード・カレンダー・タイムライン)

ワンクリックでビューの切り替えが可能

ビューの種類最適な用途
リストビュータスクの詳細確認と編集
ボードビューカンバン方式での進捗管理
カレンダービュー期限ベースのスケジュール管理
タイムラインビューガントチャートでの依存関係確認

プロジェクトステータスアップデート機能により、定期的な進捗報告を自動化できます

3. コラボレーション機能

@メンション機能で特定メンバーへ通知

主要クラウドストレージとの連携

Asanaは、チーム内外のコラボレーションを促進する多彩な機能を提供しています。

  • Google Drive
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Box

これらの主要クラウドストレージと連携し、ファイルの一元管理を実現します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

承認ワークフロー機能もあるので、レビューと承認プロセスを標準化できるのも便利ですよ!

4. 自動化とワークフロー最適化

ルールベースの自動化で繰り返し作業を削減

有料プランで月間250回〜無制限の自動化アクション

📝 自動化の設定例

タスクが特定のステータスに変更された際に自動的に次の担当者にアサインする

期限が近づいたらリマインダーを送信する

特定の条件を満たしたタスクを別のプロジェクトに移動する

5. レポートとアナリティクス

ダッシュボードで主要指標をリアルタイム監視

2024年導入のSmart Charts機能で自動レポート生成

タスク完了率、期限遵守率、チームメンバーの作業負荷、プロジェクト全体の進捗状況など、カスタマイズ可能なウィジェットで必要な情報を一目で把握できます。

Smart Charts機能では、自然言語での質問に基づいて自動的にグラフやレポートを生成し、データ分析の専門知識がなくても意思決定に必要な情報を取得できます

無料プランでできるプロジェクト管理機能一覧

Asanaの無料プラン(Personal)は最大10名までのチームで利用可能で、小規模プロジェクトやスタートアップ企業にとって十分な機能を提供しています

無料プランの主要機能

無制限のプロジェクト・タスク・会話機能

100以上のアプリケーションとの連携

無料プランで利用可能な主要機能として、まず無制限のプロジェクト、タスク、会話機能があります。

プロジェクト数に制限がないため、複数の案件を並行して管理できます。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

タスクの作成数も無制限なので、小規模チームなら無料プランでも十分活用できますね!

各タスクに担当者、期限、説明、添付ファイルを設定できます。

チーム内のコミュニケーションも、プロジェクトやタスクに紐づけて無制限に行えます。

📝 利用可能なビュー機能

リストビュー、ボードビュー、カレンダービューの3つが利用可能です。

タイムラインビュー(ガントチャート)は有料プランのみの機能となりますが、基本的なタスク管理には十分な視覚化オプションが提供されています。

連携可能なツール機能
Slackタスク通知・コメント連携
Gmailメールからタスク作成
Microsoft Teamsチーム内コラボレーション
Google Calendarスケジュール同期
Zoomミーティング連携

外部ツールとの連携機能も充実しており、100以上のアプリケーションと基本的な連携が可能です

セキュリティ機能(無料プラン)

SOC 2 Type II認証

256ビット暗号化

多要素認証(MFA)

シングルサインオン(SSO)基本機能

データセンターは世界各地に分散配置され、99.9%の稼働率を保証しています。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

モバイルアプリ(iOS、Android)も完全無料で利用でき、外出先からもプロジェクトの確認や更新が可能ですよ!

オフラインモードにも対応しており、インターネット接続がない環境でも作業を継続できます。

無料プランの制限事項
  • カスタムフィールド機能が利用不可
  • 自動化機能が利用不可
  • ポートフォリオ機能が利用不可
  • ワークロード管理機能が利用不可

カスタムフィールド機能が利用できないため、プロジェクト固有の情報管理には限界があります。

自動化機能も利用できず、繰り返し作業の効率化には手動での対応が必要です。

複数プロジェクトの統括管理や、チームメンバーの作業負荷の可視化には制限があります

プロジェクト管理者の権限と責任範囲

Asanaのプロジェクト管理者は、プロジェクトの成功に向けて重要な権限と責任を持ち、チーム全体の生産性とプロジェクトの方向性を左右する重要な役割を担います

プロジェクト設定の完全な制御権

プロジェクト名、説明、カラーテーマ、アイコンの変更

公開範囲の設定(チーム限定、組織全体、特定メンバーのみ)

プロジェクト管理者の主要な権限として、まずプロジェクト設定の完全な制御権があります。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

プロジェクトテンプレートの作成権限も持っているので、成功したプロジェクトを標準化して組織全体で再利用できるんです!

📝 メンバー管理の権限

プロジェクトへのメンバー追加・削除

権限レベルの変更(編集者、コメント専用、閲覧のみ)

外部ゲストの招待

複数のプロジェクト管理者の指定

特に重要なのは、複数のプロジェクト管理者を指定できる点で、責任の分散とバックアップ体制の構築が可能です

カスタマイズ機能の設定権限

カスタムフィールドの作成・編集・削除

自動化ルールの設定

フォームの作成と管理

プロジェクトビューのカスタマイズ

これらの設定により、プロジェクトの特性に応じた最適な作業環境を構築できます。

STEP
初期段階の責任

プロジェクトスコープの定義、マイルストーンの設定、リソース配分の計画、リスク評価と対策の立案を行います。

STEP
実行段階の責任

進捗モニタリング、ボトルネックの特定と解消、ステークホルダーへの定期報告、品質管理とレビュープロセスの監督を担当します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

Asanaのワークロード機能を活用すれば、チームメンバーの作業量を可視化して過負荷を防げるので、チーム管理もしやすくなりますよ!

権限レベル可能な操作
プロジェクト管理者すべての設定変更、メンバー管理、プロジェクト削除
編集者権限タスクの作成・編集・削除、コメント追加、ファイルアップロード
コメント専用コメント追加、ファイル添付のみ
閲覧のみプロジェクトとタスクの閲覧のみ

一般メンバー(編集者権限)はプロジェクト設定の変更やメンバー管理はできません

チーム管理の観点では、タスクの適切な割り当てと優先順位付け、メンバーの作業負荷の調整、コミュニケーションの促進、問題解決のサポートが求められます。

コメント専用メンバーは、タスクへのコメント追加とファイル添付のみ可能で、タスク自体の編集はできません。

この階層的な権限設定により、セキュリティを保ちながら効率的な協働が実現されます

【画像解説】Asana(アサナ)のプロジェクト管理を始める手順

Asanaでプロジェクト管理を始めるには、アカウント作成から組織構造の設計まで、段階的なセットアップが成功の鍵となります。

Asanaでプロジェクト管理を開始する際は、段階的なアプローチが成功の鍵となります。

初期設定から実際の運用開始まで、各ステップを正確に実行することで、チーム全体がスムーズにツールを活用できるようになります。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

2024年のアップデートで、セットアップウィザードが強化されて、初めてでも10分以内に基本設定が完了できるようになりましたよ!

📝 アカウント作成の基本

まず、Asanaアカウントの作成から始めます。

個人用メールアドレスまたは会社のメールアドレスでサインアップし、組織名とチーム名を設定します。

GoogleやMicrosoftアカウントでのシングルサインオン(SSO)も可能で、既存の認証システムとシームレスに統合できます。

初回ログイン時には、業界や役割に応じたカスタマイズされたオンボーディング体験が提供され、最適な機能の使い方が提案されます。

Asanaの5層構造

組織(Organization):全社的な設定を管理

チーム(Team):部門やプロジェクトグループを定義

プロジェクト(Project):具体的な作業単位

タスク(Task):個別の作業項目

サブタスク(Subtask):タスクの詳細分解

組織構造の設計は、Asana活用の基盤となる重要なステップです。

この階層構造により、大規模な組織でも情報の整理と権限管理が効率的に行えます。

新規プロジェクトの作成方法(3つのパターン)

Asanaでは、プロジェクトの性質や目的に応じて、3つの異なる作成方法を選択できます。

それぞれの方法には独自の利点があり、状況に応じて最適な選択をすることが重要です。

1. ゼロからのプロジェクト作成(ブランクプロジェクト)

最も柔軟性の高い方法として、完全にカスタマイズされたプロジェクトをゼロから構築する方法があります。

サイドバーの「+」ボタンをクリックし、「ブランクプロジェクト」を選択することで開始できます。

プロジェクト名と説明を入力後、表示形式(リスト、ボード、カレンダー、タイムライン)を選択します。

📝 プロジェクトの公開設定

  • チームに公開:チームメンバー全員がアクセス可能
  • 組織全体に公開:組織内の全員が閲覧可能
  • プライベート:招待されたメンバーのみアクセス可能
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

プライベートプロジェクトは、明示的に招待されたメンバーのみがアクセス可能で、機密性の高いプロジェクトに適していますよ!

初期設定として、セクション(タスクのグループ分け)を作成し、プロジェクトの構造を定義します。

マーケティングキャンペーンのセクション例

企画段階

制作段階

実行段階

分析段階

カスタムフィールドを追加して、優先度、予算、ステータスなどのプロジェクト固有の情報を管理できます。

2. テンプレートからのプロジェクト作成

Asanaは80以上の業界別・用途別テンプレートを提供しており、プロジェクトの立ち上げ時間を大幅に短縮できます。

テンプレートギャラリーから、「マーケティング」「製品開発」「営業」「人事」「IT」などのカテゴリーを選択し、具体的なテンプレートを選びます。

人気のテンプレートタスク数推奨期間
製品ローンチ計画45タスク12週間
イベント企画30タスク8週間
採用プロセス25タスク6週間

各テンプレートには、業界のベストプラクティスに基づいたタスク構成、推奨される期限設定、必要なカスタムフィールドがあらかじめ組み込まれています。

テンプレートを選択後、プロジェクト名を変更し、開始日を設定すると、すべてのタスクの期限が相対的に調整されます。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

この機能により、プロジェクトのタイムラインを簡単に調整でき、異なる開始時期でも同じ構造のプロジェクトを効率的に管理できますね!

3. 既存データからのインポート

既存のプロジェクト管理ツールやスプレッドシートからデータをインポートすることで、過去の作業を継続しながらAsanaに移行できます。

CSV形式でのインポートに対応しており、Excel、Google Sheets、Trello、Jiraなどからのデータ移行が可能です。

STEP
列のマッピング

既存データの各列をAsanaのフィールド(タスク名、担当者、期限、説明、カスタムフィールド)に対応付けます。

STEP
自動マッチング

担当者のメールアドレスが含まれている場合、自動的にAsanaユーザーとマッチングされ、タスクが適切に割り当てられます。

大規模なデータ移行の場合、Asanaは段階的なインポートを推奨しています。

まず小規模なテストプロジェクトでインポートプロセスを確認し、データの整合性を検証してから本番データを移行します。

この方法により、データ損失のリスクを最小限に抑えながら、スムーズな移行を実現できます。

プロジェクトテンプレートの選び方と活用法

プロジェクトテンプレートの適切な選択と活用は、プロジェクトの成功率を大きく向上させます。

Asanaのテンプレートは、数千社の成功事例から抽出されたベストプラクティスを基に設計されており、業界標準のワークフローを即座に導入できます。

📝 テンプレート選択の第一歩

プロジェクトの目的と規模を明確にすることから始めましょう。

短期的な単発プロジェクトには「クイックスタート」テンプレートが適しており、長期的な継続プロジェクトには「アドバンスド」テンプレートが推奨されます。

チームサイズ推奨テンプレート特徴
5名以下ライト版シンプルな構造で管理が容易
6〜20名スタンダード版バランスの良い機能と管理項目
20名以上エンタープライズ版詳細な権限管理と多層構造
業界特化型テンプレートの例

ソフトウェア開発向け「スプリント計画」:バックログ管理、スプリントプランニング、デイリースタンドアップ、レトロスペクティブを含む

マーケティング向け「キャンペーン管理」:ターゲット設定、コンテンツカレンダー、広告管理、ROI分析のワークフロー

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

業界特化型テンプレートを使えば、業界固有の要件を満たすプロジェクト管理がすぐに始められます!

STEP
カスタムテンプレートの作成

成功したプロジェクトを選択し、「テンプレートとして保存」機能を使用します。

組織独自のプロセスを標準化し、組織内で再利用可能なテンプレートを作成できます。

STEP
テンプレート化の際の注意点

機密情報を削除し、汎用的な説明に置き換えます。

相対的な期日設定を活用し、プロジェクト開始日に基づいて自動的に期限が計算されるように設定します。

テンプレートの改善サイクルを確立することも重要です。

プロジェクト完了後のレトロスペクティブで得られた知見を基に、テンプレートを定期的に更新します。

📝 継続的な改善項目

  • タスクの追加・削除
  • 期限の調整
  • 新しいカスタムフィールドの追加
  • ワークフローの最適化

継続的な改善により、組織のプロジェクト管理能力が向上します。

プロジェクトメンバーの追加と権限設定

プロジェクトメンバーの適切な管理と権限設定は、セキュアで効率的なコラボレーションの基盤となります。

Asanaでは、きめ細かい権限管理により、情報のセキュリティを保ちながら、必要な人に必要な情報へのアクセスを提供できます。

STEP
メンバーの追加プロセス

プロジェクトヘッダーの「共有」ボタンをクリックし、メールアドレスまたは名前でメンバーを検索します。

組織内のメンバーは自動補完機能により素早く追加でき、外部ゲストはメールアドレスで招待できます。

STEP
複数メンバーの一括追加

カンマ区切りでメールアドレスを入力するか、CSVファイルからインポートすることも可能です。

権限レベルできること適した役割
プロジェクト管理者プロジェクト設定の変更、メンバー管理、自動化ルールの設定など全機能プロジェクトリーダー、PM
エディタータスクの作成・編集・削除日常的な作業を行うメンバー
コメンタータスクへのコメント追加とファイル添付のみフィードバックを提供する役割
ビューワー閲覧のみステークホルダー、経営層
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

権限レベルは後から変更できるので、まずは必要最小限の権限から始めて、必要に応じて権限を拡大していくのがおすすめです!

📝 外部ゲストの管理における注意点

  • 組織のセキュリティポリシーを確認
  • 必要に応じてNDA(秘密保持契約)を締結
  • 特定のプロジェクトのみへのアクセス権を付与
  • 組織全体の情報へのアクセスを制限

ゲストの活動ログを定期的に監視し、プロジェクト完了後は速やかにアクセス権を削除することが推奨されます。

チーム間のコラボレーション設定

複数部門が関わるクロスファンクショナルプロジェクトの管理が重要になります。

プロジェクトを複数のチームに紐付けることで、部門横断的な可視性を確保できます。

情報共有の効率化

ステータスアップデートの自動送信

特定チームへの通知設定

定期レポートの自動生成

権限の定期的な見直しと最適化

四半期ごとにプロジェクトメンバーリストを確認し、不要なアクセス権を削除します。

📝 権限管理のベストプラクティス

  • 組織再編や人事異動の際は、権限の一括変更機能を使用
  • 権限変更の履歴はアクティビティログで追跡可能
  • コンプライアンス要件を満たすための監査証跡として活用
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

定期的な権限の見直しは、セキュリティを保ちながら効率的なプロジェクト運営を実現する重要なポイントです!

これらの設定により、セキュアで生産的なプロジェクト環境を構築できます。

Asana(アサナ)のプロジェクト管理を使いやすくする5つのコツ

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

「Asanaって機能が多すぎて、正直使いこなせてないかも…」そんな悩みを抱えていませんか?

Asanaを導入したものの、「機能が多すぎて使いこなせない」「チームメンバーの定着率が低い」といった課題を抱えている組織は少なくありません。

しかし、適切な設定とカスタマイズを行うことで、Asanaは驚くほど使いやすいツールに変わります。

実際に生産性を向上させた企業の事例を基に、Asanaを最大限活用するための実践的なコツを紹介します。

📝 成功企業の実績

プロジェクト管理の効率化は、小さな工夫の積み重ねから生まれます。

Zoomは自動化とカスタマイズの徹底により年間133週分の作業時間を削減し、DIRECTVはビューの最適化により週3時間の報告作成時間を5分に短縮しました。

これらの成功事例に共通するのは、Asanaの機能を自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズしている点です。

以下で紹介する5つのコツを実践することで、チーム全体の生産性を飛躍的に向上させることができます。

ビュー表示の使い分けで見やすさアップ

Asanaの4つのビュー(リスト、ボード、カレンダー、タイムライン)を状況に応じて使い分けることで、情報の見やすさと作業効率が大幅に向上します。

それぞれのビューには独自の強みがあり、プロジェクトの性質や確認したい情報に応じて最適なビューを選択することが重要です。

リストビュー:詳細管理のスペシャリスト

タスクを階層的に整理できる

サブタスク、カスタムフィールド、添付ファイルを一覧で確認

フィルター機能で担当者別、期限別の抽出が可能

リストビューは、タスクの詳細管理に最適なビューです。

特に、タスク数が多いプロジェクトや、詳細な情報管理が必要な場合に威力を発揮します。

セクション機能を活用することで、「未着手」「進行中」「レビュー待ち」「完了」といったワークフローステージごとにタスクを整理できます。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

複雑なプロジェクトでも、リストビューなら必要な情報をサッと見つけられますよ!

📝 ボードビュー(カンバン方式)の特徴

ボードビュー(カンバン方式)は、ワークフローの可視化と進捗管理に優れています。

タスクをカード形式で表示し、ドラッグ&ドロップで簡単にステータスを変更できます。

アジャイル開発やコンテンツ制作など、段階的なプロセスを経るプロジェクトに最適です。

各列にWIP(Work In Progress)制限を設定することで、同時進行タスクの数を制限し、品質向上とボトルネック防止を実現できます。

ビューの種類最適な用途主な機能
カレンダービュー時間軸でのタスク管理とスケジュール調整月間・週間・日別表示、Google Calendar連携
タイムラインビュープロジェクト全体の時間管理と依存関係の可視化ガントチャート、クリティカルパス表示、マイルストーン設定

カレンダービューは、会議、締切、イベントなど、日時が重要なタスクの管理に特に有効です。

複数のプロジェクトのタスクを同一カレンダーに表示することで、リソースの競合や過密スケジュールを事前に発見できます。

タイムラインビュー(ガントチャート)は、タスク間の依存関係を線で結ぶことで、クリティカルパスを明確にし、プロジェクトの遅延リスクを事前に把握できます。

効果的な切り替えタイミング
  • 朝のデイリーチェック:カレンダービューで当日のタスクを確認
  • 作業中:リストビューで詳細を管理
  • 進捗確認ミーティング:ボードビューでステータスを共有
  • プロジェクト計画会議:タイムラインビューで全体像を議論

ガントチャートでスケジュール管理を効率化

Asanaのタイムライン機能(ガントチャート)は、従来の静的なガントチャートを動的でインタラクティブなプロジェクト管理ツールに進化させました。

この機能を効果的に活用することで、複雑なプロジェクトのスケジュール管理が格段に効率化されます。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

「依存関係の設定」って難しそう…と思うかもしれませんが、実はドラッグ&ドロップで簡単に設定できるんです!

📝 依存関係の設定と自動スケジューリング

依存関係の設定は、タイムライン機能の中核となる機能です。

タスク間に「ブロックする」「ブロックされる」の関係を設定することで、前提タスクが完了しないと次のタスクが開始できない制約を自動管理できます。

例えば、「デザイン完成」タスクが「開発開始」タスクをブロックする設定にすることで、論理的な作業順序を保証できます。

依存関係が設定されたタスクの期限を変更すると、後続タスクの期限も自動的に調整される「自動スケジューリング」機能により、計画変更時の手動調整作業が不要になります。

クリティカルパスの可視化

プロジェクト完了に直接影響する重要タスクを特定

クリティカルパス上のタスクは赤色でハイライト表示

リソースの集中配分で定時完了率を向上

プロジェクトマネージャーは、クリティカルパス上のタスクにリソースを集中配分し、リスク管理を強化することで、プロジェクトの定時完了率を向上させることができます。

STEP
マイルストーンの設定

プロジェクトの重要な節目(フェーズ完了、承認取得、リリース日など)をダイヤモンド型のアイコンで設定します。

STEP
所有者の割り当て

各マイルストーンに「所有者」を設定し、責任の所在を明確にします。

STEP
進捗の追跡

マイルストーンの達成状況をダッシュボードで追跡し、プロジェクト全体の健全性を評価します。

時間軸管理内容ズームレベル
年間計画四半期ごとの大まかなスケジュール四半期単位
月間計画週単位でのリソース配分調整週単位
週間計画日単位でのタスク管理日単位

タイムラインの拡大縮小機能を活用することで、様々な時間軸でプロジェクトを管理できます。

この多層的なアプローチにより、戦略的な長期計画と戦術的な短期実行の両立が実現されます。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

色分けとラベル機能を使えば、複雑なプロジェクトでも一目で状況が把握できるようになりますよ!

カスタムフィールドと連動した色分けにより、予算状況、リスクレベル、承認ステータスなどの重要情報を視覚的に表現できます。

カスタムフィールドで情報を整理する方法

カスタムフィールドは、プロジェクトごとに固有の情報を管理するための強力な機能です。

標準のタスクフィールド(タスク名、担当者、期限)に加えて、組織やプロジェクトに特化した情報を追加することで、より詳細で意味のあるデータ管理が可能になります。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

カスタムフィールドって難しそう…と思うかもしれませんが、実は設定も簡単で、一度作れば何度でも使い回せるんです!

カスタムフィールドの主な種類

テキストフィールド:クライアント名、契約番号、備考など

数値フィールド:予算、工数、完成度(%)など

ドロップダウン:優先度、ステータス、部門名など

複数選択:関連部門、必要スキル、タグなど

📝 2024年の新機能:計算式フィールド

2024年の新機能として追加された計算式フィールドにより、他のフィールドの値を基に自動計算が可能になりました。

例えば、「予算」と「実績」フィールドから「予算消化率」を自動計算したり、「開始日」と「終了日」から「期間(日数)」を算出したりできます。

この機能により、手動計算の手間が省け、データの正確性が向上します。

フィールドタイプ活用例メリット
人物フィールド承認者、レビュアー、関係者の設定RACI図に基づく役割分担の明確化
日付フィールド契約期限、レビュー予定日、公開日メインの期限とは異なる重要日付の管理

人物フィールドでは、タスクの担当者とは別に、承認者、レビュアー、関係者などを設定できます。

チーム別の活用例
  • マーケティングチーム:キャンペーンタイプ、ターゲット層、予算、ROI目標、実績ROI
  • 開発チーム:優先度、ストーリーポイント、スプリント、テスト状況
  • 営業チーム:案件規模、成約確度、商談ステージ、競合情報

カスタムフィールドの組織全体での標準化も重要です。

グローバルカスタムフィールドを作成することで、複数のプロジェクトで同じフィールドを共有でき、組織全体でのデータ一貫性を保てます。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

全社共通のフィールドを作っておけば、プロジェクト横断での分析も簡単になりますね!

例えば、「部門」「予算コード」「承認ステータス」などのフィールドを全社標準として定義し、すべてのプロジェクトで統一的に使用することで、クロスプロジェクトでの分析や報告が容易になります。

📝 セキュリティ面での進化

2024年のアップデートで、フィールドごとに「管理者のみ編集可」「特定チームのみ閲覧可」などの細かい権限設定が可能になりました。

これにより、予算情報や人事評価など、センシティブな情報を含むフィールドのセキュリティを確保できます。

カスタムフィールドのアクセス権限管理により、セキュアな情報管理が実現できます。

プロジェクトの整理整頓|非表示・削除・アーカイブ活用術

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

Asanaのプロジェクトが増えすぎて、どれが重要か分からなくなってきた…そんな悩みを解決します!

プロジェクト数が増加するにつれて、Asanaのワークスペースが雑然としてくることは避けられません。

実際、平均的な企業では6ヶ月でプロジェクト数が3倍に増加し、その約40%が非アクティブな状態になるという調査結果があります。

適切な整理整頓を行わないと、必要な情報を見つけるのに時間がかかり、結果的に生産性が低下してしまいます。

Asanaの非表示、アーカイブ、削除機能を戦略的に活用することで、クリーンで効率的なワークスペースを維持できます。

📝 整理整頓がもたらす効果

プロジェクトの整理整頓は、単なる見た目の問題ではありません。

適切に管理されたワークスペースは、チームの集中力を高め、重要なプロジェクトへの注力を促進します。

整理整頓による具体的なメリット

新しいメンバーのオンボーディング時間を50%短縮

情報検索にかかる時間を1日あたり30分削減

以下では、それぞれの機能の違いと適切な使い分けについて、実践的なガイドラインを提供します。

プロジェクトを非表示にする方法と復元手順

プロジェクトの非表示機能は、一時的にプロジェクトをビューから隠したい場合に最適な選択肢です。

この機能は、プロジェクト自体はアクティブな状態を維持しながら、特定のユーザーのビューからのみ見えなくする個人的な設定です。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

季節的なプロジェクトや、一時的に関与しないプロジェクトがある時に便利ですよ!

STEP
非表示設定の手順

プロジェクトリストで対象プロジェクトの横にある「…」メニューをクリック

STEP
メニューから選択

「プロジェクトを非表示」を選択するだけで完了

非表示にしたプロジェクトは、サイドバーのプロジェクトリストから消えますが、検索機能を使えばいつでもアクセス可能です。

また、プロジェクト内のタスクは「マイタスク」に引き続き表示され、通知も通常通り受信されるため、重要な更新を見逃すことはありません。

📝 非表示プロジェクトの定期的な見直し

非表示プロジェクトの管理においては、四半期ごとの定期的な見直しが重要です。

サイドバーの下部にある「非表示のプロジェクトを表示」リンクをクリックすることで、すべての非表示プロジェクトを一覧表示できます。

復元手順

非表示プロジェクトリストから対象プロジェクトを見つける

「プロジェクトを表示」をクリックするだけ

すべての設定、タスク、履歴が保持された状態で復活

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

チーム全体でプロジェクトの表示/非表示を同期させたい場合は、プロジェクトのアーカイブ機能の使用がおすすめです!

活用シナリオ具体的な使い方
年次イベントイベント終了後から次年度の準備開始まで非表示
クライアントプロジェクト契約が一時停止中の期間は非表示にし、再開時に素早く復活
研修・学習用実務に集中する期間は非表示にし、スキルアップ期間に再表示

プロジェクトの削除方法と削除できない時の対処法

プロジェクトの削除は、データを完全に消去する不可逆的な操作であり、慎重な判断が必要です。

削除されたプロジェクトは復元できないため、事前のバックアップと関係者への確認が不可欠です。

しかし、適切に実行された削除は、ワークスペースのパフォーマンスを向上させ、ストレージコストを削減する効果があります。

STEP
プロジェクト設定へアクセス

プロジェクトの設定画面にアクセスし、「詳細」タブを選択

STEP
削除ボタンをクリック

ページ最下部にある「プロジェクトを削除」ボタンをクリック

STEP
削除を確認

確認ダイアログで再度削除を確認(プロジェクト名の入力が必要な場合あり)

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

削除前に必ずCSVまたはJSON形式でデータをバックアップしておきましょう!後悔しないための必須作業です。

📝 削除できない場合の主な原因

削除できない場合の最も一般的な原因は、権限不足です。

プロジェクトを削除できるのは、プロジェクト管理者権限を持つユーザーのみです。

削除できない原因対処法
権限不足プロジェクト管理者に削除を依頼するか、管理者権限の付与を要請
テンプレート参照テンプレートギャラリーから該当テンプレートを削除してから本体を削除
組織ポリシーエンタープライズプランの制限設定を確認、アーカイブ機能で代替
削除前の必須チェックリスト
  • 未完了の重要タスクが残っていないか
  • 他のプロジェクトとの依存関係がないか
  • 添付ファイルや重要なディスカッションが含まれていないか
  • 定期的に参照される情報やテンプレートが含まれていないか
  • 法的・規制上の保持要件を満たしているか

削除の代替案として、アーカイブ機能の活用を検討すべきです。

アーカイブは、プロジェクトを非アクティブ化しながらデータを保持する方法で、将来的に参照が必要になる可能性がある場合に適しています。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

プロジェクトの所有権を別のチームや部門に移管することで、自分のワークスペースから削除しながらデータを組織内に保持することも可能ですよ!

プロジェクト管理者を変更する手順

プロジェクト管理者の変更は、組織変更、人事異動、責任範囲の見直しなど、様々な状況で必要になる重要な操作です。

適切な引き継ぎプロセスを経ることで、プロジェクトの継続性を保ちながら、スムーズな管理者交代を実現できます。

STEP
プロジェクト設定にアクセス

現在の管理者がプロジェクト設定にアクセスし、「メンバー」タブを選択

STEP
新管理者を追加

新しい管理者となるユーザーの名前またはメールアドレスを入力

STEP
権限レベルを設定

権限レベルを「プロジェクト管理者」に設定(複数管理者の設定も可能)

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

Asanaでは複数の管理者を設定できるので、引き継ぎ期間中は新旧両方の管理者が共存できて安心ですね!

📝 段階的な引き継ぎプロセス

第1段階:新管理者を共同管理者として追加し、プロジェクトの現状を説明

第2段階:新管理者が実際に管理業務を行い、前管理者がサポート

第3段階:前管理者が管理者権限を解除し、必要に応じてエディター権限に変更

緊急時の管理者変更(退職、病気など)に備えて、事前の準備が重要です。

プロジェクトごとに副管理者を指定しておくことで、主管理者が不在の際も継続的な管理が可能になります。

引き継ぎ時に共有すべき重要情報
  • プロジェクトの背景と目的
  • 主要なステークホルダーと連絡先
  • 進行中の課題とリスク
  • 今後のマイルストーンと重要な期限
  • カスタムフィールドや自動化ルールの設定内容
  • 外部ツールとの連携設定
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

これらの情報を文書化し、プロジェクトの概要セクションに記載しておけば、将来の引き継ぎもスムーズですよ!

エンタープライズプランでは、IT管理者が一括で複数プロジェクトの管理者を変更できる機能が提供されています。

これにより、大規模な組織再編時でも、効率的に権限の再配置を行えます。

また、SCIM(System for Cross-domain Identity Management)連携により、人事システムと同期して自動的に権限を更新することも可能です。

フォローアップ時期実施内容
変更から1週間後新管理者と面談を行い、問題や不明点がないか確認
必要に応じて追加のトレーニングやサポートを提供
メンバーへの周知管理者変更を正式に通知し、新しい連絡体制を周知

管理者変更後のフォローアップを適切に行うことで、コミュニケーションの混乱を防ぎ、プロジェクトの継続性を確保できます。

無料プランから有料プランへ|Asana(アサナ)のプロジェクト管理の移行タイミング

Asanaユーザーの約65%が最初の6ヶ月以内に有料プランへアップグレードし、生産性が平均45%向上するという調査結果があります。

多くの組織がAsanaの無料プランから始めて、段階的に有料プランへ移行しています。

実際、Asanaユーザーの約65%が最初の6ヶ月以内に有料プランへアップグレードし、その結果として生産性が平均45%向上したという調査結果があります。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

移行タイミングを見誤ると、必要以上のコストが発生したり、機能不足でチームの成長を阻害したりする可能性があるので注意が必要ですね。

ここでは、実際の企業事例とROI分析に基づいて、最適な移行タイミングと選択基準を解説します。

📝 有料プラン移行の成功事例

無料プランから有料プランへの移行は、単なる機能追加ではなく、組織の成長戦略の一環として捉えるべきです。

Carta社は、チーム規模が15名を超えた時点でStarterプランに移行し、その後の1年間で処理能力を3倍に向上させました。

一方、Hotmart社は早期にAdvancedプランを導入することで、グローバル展開を加速させ、18ヶ月で売上を250%増加させることに成功しました。

これらの成功事例から、移行タイミングの判断基準と、各プランの費用対効果を詳しく見ていきましょう。

無料プランの制限と有料プラン限定機能

無料プランの最も明確な制限はチームメンバー数の上限10名で、外部協力者も含まれるため実質5-7名の組織が限界となります。

Asanaの無料プラン(Personal)は、小規模チームには十分な機能を提供していますが、組織が成長するにつれて様々な制限が顕在化してきます。

無料プランで利用できない主要機能

タイムライン(ガントチャート)機能

カスタムフィールド機能

自動化機能(Rules)

フォーム機能の制限

プロジェクトの依存関係や全体スケジュールを可視化できないため、複雑なプロジェクトや長期計画の管理が困難になります。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

実際、プロジェクト期間が3ヶ月を超える場合、タイムライン機能なしでの管理は効率が30%低下するという報告もあるんです。

カスタムフィールド機能の欠如により、予算、優先度、承認ステータスなど、組織固有の情報を体系的に管理できません。

これにより、エクセルとの二重管理が発生し、データの不整合リスクが高まります。

📝 自動化機能の重要性

自動化機能(Rules)が使えないことで、定型業務の効率化が図れません。

平均的なプロジェクトマネージャーは、自動化可能な作業に週5時間を費やしているという調査結果があります。

プラン月額料金主な解放機能効率向上率
Starter$10.99/ユーザータイムライン、カスタムフィールド、250回/月の自動化40%向上
Advanced$24.99/ユーザーポートフォリオ、ワークロード、25,000回/月の自動化70%向上
Enterprise要相談無制限の自動化、SAML/SCIM連携、99.9% SLA保証規模により変動

Advancedプランでは、ポートフォリオ機能により複数プロジェクトを統括管理でき、ワークロード機能でリソース配分を最適化できます。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

25,000回/月の自動化と1,500回/月のAI利用により、管理業務の70%を自動化できるのは魅力的ですね!

Enterpriseプランでは、無制限の自動化とAI利用、データエクスポートAPI、監査ログAPIなど、規制産業や国際企業に不可欠な機能が提供されます。

チーム規模別の最適なプラン選択ガイド

組織の規模と特性に応じた最適なプラン選択は、投資対効果を最大化する上で極めて重要です。

STEP
1-10名の小規模チーム(スタートアップ、小規模部門)

まず無料プランで開始し、以下の条件のいずれかを満たした時点でStarterプランへの移行を検討します。

  • プロジェクト期間が3ヶ月を超える
  • 同時進行プロジェクトが5つ以上
  • 外部クライアントとの協業が発生
  • 月間タスク数が500を超える
STEP
11-50名の中規模チーム(成長企業、中規模部門)

この規模では、早期のAdvancedプラン導入が推奨されます。

特に以下の要件がある場合は、Advancedプランが必須となります。

  • 部門横断プロジェクトの管理
  • リソース配分の最適化が必要
  • 複雑なワークフローの自動化
  • 経営層向けのダッシュボード作成
STEP
51-500名の大規模チーム(中堅企業、大企業の事業部)

Advancedプランからスタートし、以下の条件でEnterpriseプランへの移行を検討します。

  • セキュリティ要件の高度化(HIPAA、SOC2等)
  • グローバル展開によるデータレジデンシー要求
  • 24時間サポートの必要性
  • APIを使った他システムとの深い統合
  • 無制限の自動化によるスケールメリットの追求
STEP
500名以上の大企業

この規模では、Enterprise+プランが標準的な選択となります。

特に以下の要件がある組織では、Enterprise+が不可欠です。

  • 複数の地域でのデータレジデンシー要求
  • 業界特有の規制要件(医療、金融、政府等)
  • 高度なセキュリティ要件(データ暗号化、アクセス制御等)
  • 専任のカスタマーサクセスマネージャー
  • SLAの個別交渉

📝 小規模チームの成功事例

10名のマーケティングエージェンシーは、クライアントプロジェクトが増加した時点でStarterプランに移行。

カスタムフィールドで案件情報を一元管理、フォームで依頼受付を自動化した結果、案件処理能力が2倍に向上。

月額$110の投資で月間$5,000相当の工数削減を実現しました。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

30名のソフトウェア開発企業では、Advancedプラン導入により納期遵守率が60%から95%に向上し、年間60万ドルの機会損失を防ぐことに成功しています!

大規模チームの導入成果

200名の金融サービス企業:年間200万ドルの運用コスト削減

1,000名以上のグローバル製造企業:年間ROI投資額の8倍達成

チーム規模推奨プラン移行タイミング
1-10名無料→Starterプロジェクト3ヶ月超or月500タスク超
11-50名Advanced即座に導入推奨
51-500名Advanced→Enterpriseセキュリティ要件発生時
500名以上Enterprise+標準選択

将来の成長を見据えた選択が重要です。6ヶ月後の予想規模に合わせたプラン選択が、頻繁なプラン変更を避け、トータルコストを最小化します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

年間契約により16.7%の割引が適用されるため、長期的な利用が確定している場合は年間契約がお得ですよ!

まとめ:Asana(アサナ)のプロジェクト管理で生産性を最大化しよう

Asanaは単なるタスク管理ツールから、AI駆動の統合的なワークマネジメントプラットフォームへと進化を遂げ、Fortune 500企業の70%以上が採用する強力な生産性向上ツールとなっています。

本記事では、Asanaのプロジェクト管理機能について、基本機能から高度な活用方法まで包括的に解説してきました。

2025年現在、Asanaは単なるタスク管理ツールから、AI駆動の統合的なワークマネジメントプラットフォームへと進化を遂げています。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

Fortune 500企業の70%以上が採用し、年間133週分の作業時間削減を実現した企業も存在するんです!これはすごい実績ですよね。

組織の規模や業界を問わず、生産性向上の強力な武器となることが証明されています。

Asana導入成功の鍵

段階的なアプローチで導入を進める

無料プランから始めて組織に合わせて拡張

チームの習熟度に応じて高度な機能を追加

まず押さえておくべき重要なポイントは、Asanaの導入は段階的なアプローチが成功の鍵だということです。

無料プランから始めて、組織の成長に合わせて機能を拡張していく柔軟性が、Asanaの大きな強みです。

初期段階では基本的なタスク管理とコラボレーション機能を活用し、チームがツールに慣れた段階で、カスタムフィールド、自動化、ガントチャートなどの高度な機能を段階的に導入することで、スムーズな定着と最大限の効果を実現できます。

📝 4つのビューを使い分けてプロジェクト管理を効率化

プロジェクト管理の効率化において特に重要なのは、4つのビュー(リスト、ボード、カレンダー、タイムライン)を状況に応じて使い分けることです。

ビューの種類最適な用途効果
リストビュー日々のタスク管理タスクの詳細管理が容易
ボードビューワークフローの可視化進捗状況が一目瞭然
カレンダービュースケジュール管理期限管理の最適化
タイムラインプロジェクト全体の計画依存関係の把握
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

この多角的なアプローチにより、プロジェクトの成功率が平均35%も向上するという調査結果が出ているんです!

自動化機能の活用は、生産性向上の最大の要因となり、適切に設定された自動化ルールにより、プロジェクト管理にかかる時間の60-70%を削減できます。

Starterプランの250回/月から、Enterpriseプランの無制限まで、段階的に拡張される自動化機能を最大限活用することで、定型業務を削減し、より戦略的な業務に集中できます。

自動化で削減できる業務
  • タスクの自動割り当て
  • ステータス変更時の通知
  • 定期タスクの生成
  • 承認ワークフローの自動化

実際、適切に設定された自動化ルールにより、プロジェクト管理にかかる時間の60-70%を削減できることが実証されています。

組織のワークフローに合わせた自動化を設計することが重要です。

🤖 AI Studio機能による革新的なプロジェクト管理

2024年秋に導入されたAI Studio機能は、プロジェクト管理の新たな地平を開きました。

Smart Chatによる自然言語でのプロジェクト分析Smart Chartsによる自動レポート生成、AIによるボトルネック検出と改善提案など、これらの機能により意思決定スピードが飛躍的に向上します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

特に月1,500回のAI利用が可能なAdvancedプラン以上では、プロジェクトマネージャーの分析業務が80%も削減されるんですよ!

より創造的で戦略的な業務に時間を充てられるようになります。

組織全体でのAsana活用を成功させるためには、標準化と教育が不可欠です。

組織レベルでのガバナンス確立

カスタムフィールドの全社統一

プロジェクトテンプレートの整備

命名規則の標準化

Asanaチャンピオンの各部門配置

情報の一貫性と検索性が向上し、定期的なトレーニングセッションやベストプラクティスの共有により、チーム全体のスキルレベルを向上させることが重要です。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

成功企業では、Asanaチャンピオンを各部門に配置し、継続的な改善と知識共有を促進しているんです!

💰 驚異的な投資対効果(ROI)

投資対効果の観点から見ると、Asanaへの投資は極めて高いリターンを生み出します。

導入期間投資リターン主な効果
6ヶ月後投資額の3-5倍作業時間削減・ミスの減少
1年後投資額の8-10倍納期遵守率向上・コミュニケーションコスト削減

これは、作業時間の削減、ミスの減少、納期遵守率の向上、コミュニケーションコストの削減など、多面的な効果の総和として現れます。

特に、プロジェクトの可視性向上により、問題の早期発見と対処が可能になり、プロジェクト失敗による損失を大幅に削減できます。

業界最高水準のセキュリティ
  • SOC 2 Type II認証
  • ISO 27001認証
  • GDPR準拠
  • HIPAA対応(Enterprise+)

セキュリティとコンプライアンスの面でも、Asanaは業界最高水準の対応を提供しています。

きめ細かい権限管理により、情報へのアクセスを適切に制御し、機密情報の保護を実現します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

金融、医療、政府機関など、高度なセキュリティが要求される組織でも安心して利用できるんですよ!

Gartnerの予測では、2030年までにプロジェクト管理タスクの80%がAIによって自動化される見込みです。

今後の展望として、プロジェクト管理はさらにAI化・自動化が進むことが予測されています。

Asanaは、この変革の最前線に立ち、継続的な機能強化と革新を進めています。

早期にAsanaを導入し、組織のワークフローに深く統合することで、将来の技術革新の恩恵を最大限に受けることができます。

チームのタスク管理 / プロジェクト管理でこのようなお悩みはありませんか?

そうなりますよね。私も以前はそうでした。タスク管理ツールを導入しても面倒で使ってくれないし、結局意味なくなる。

じゃあどうしたらいいのか?そこで生まれたのがスーツアップです。

これ、エクセル管理みたいでしょ?そうなんです。手慣れた操作でチームのタスク管理ができるんです!

見た目がエクセルだからといって侮るなかれ。エクセルみたいに入力するだけで、こんなことも

こんなことも

こんなことまでできちゃうんです。

エクセル感覚でみんなでタスク管理。
まずは以下よりお試しいただき、どれだけ簡単か体験してみてください。

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この記事を書いた人

小松裕介のアバター 小松裕介 代表取締役社長CEO

株式会社スーツ 代表取締役社長CEO 小松 裕介

2013年3月に、新卒で入社したソーシャル・エコロジー・プロジェクト株式会社(現社名:伊豆シャボテンリゾート株式会社、東証スタンダード上場企業)の代表取締役社長に就任。同社グループを7年ぶりの黒字化に導く。2014年12月に当社の前身となる株式会社スーツ設立と同時に代表取締役に就任。2016年4月より、総務省地域力創造アドバイザー及び内閣官房地域活性化伝道師登録。2019年6月より、国土交通省PPPサポーター。
2020年10月に大手YouTuberプロダクションの株式会社VAZの代表取締役社長に就任。月次黒字化を実現し、2022年1月に上場会社の子会社化を実現。
2022年12月に、株式会社スーツを新設分割し、当社設立と同時に代表取締役社長CEOに就任。

2025年5月に、『1+1が10になる組織のつくりかた チームのタスク管理による生産性向上』を出版。

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