ISOのタスク管理のひな型とは？業務効率が上がる無料ひな型テンプレート！

多くの企業にとって、ISOは品質や環境、情報セキュリティなどの管理の仕組みを国際的な基準で整え、取引先や社会からの信頼を高める重要な経営活動です。

このような状況下で、特に重要性を増しているのがISO業務のタスク管理です。

ここではISOのタスク管理の無料のひな型（テンプレート）のおすすめをご紹介します！

企業の信頼を左右するISOのタスク。

しかし、ISOのタスクは、規格の要求事項の理解、文書の整備、内部監査、認証審査への対応など複数の工程にまたがり、属人化しやすい傾向があります。

ISOのタスクを簡単に実行するには、業務の標準化をしてタスクのひな型を活用するのがピッタリです。

しかし、ISOコンサルタントやコンサルティング会社にISOのタスクのひな型の作成を依頼したら、多額の経費がかかってしまいます。

そこで本記事では、無料で使える、業務の標準化ができるISOのタスク管理のひな型を紹介します。

ISOのタスク（ISO業務）とは何か、ISOのタスク管理の課題、エクセルでISOのタスク管理を行う際のポイント、ISOのタスクひな型がある「スーツアップ」、そして、ISOのタスクひな型の紹介について説明します。

ISOのタスク（ISO業務）とは？

ISOは、国際的な基準に沿って組織の管理の仕組み（マネジメントシステム）を整え、継続的に改善していく取り組みであり、その推進には方針の策定から文書の整備、運用、内部監査、認証審査への対応まで幅広い業務が伴います。

まずはISO業務の役割を理解した上で、ISOのタスクについて学びましょう。

中小企業やスタートアップなどの小規模組織の場合、ISOの専任部署がない場合も多く、経営者や管理部門のメンバーがISO業務を兼務することもよくあります。

ISOとは？

ISOとは、スイスのジュネーブに本部を置く国際標準化機構（International Organization for Standardization）のことで、ISOが定めた国際規格のこともISOと呼ばれます。

代表的な規格には、品質のISO9001、環境のISO14001、情報セキュリティのISO/IEC27001などがあり、企業が取り組むISOの多くはこれらのマネジメントシステム規格です。

ISOは、単に認証を取得するだけではなく、方針や目標を定めて業務を運用し、その結果を確認して改善を続ける「仕組みづくり」です。

特にスタートアップにおいては、取引先からの認証取得の要請や、大手企業との取引の条件として、ISOへの対応が経営上の重要な機能として位置づけられることがあります。

ISO業務の役割を正しく理解することが、ISOのタスク管理を適切に行うための第一歩です。

1. ISOマネジメント

ISOマネジメントとは、ISOの規格に沿って構築したマネジメントシステムを、日々の業務の中で運用・維持していく取り組みのことです。

方針や目標の設定、手順書や記録などの文書の管理、教育の実施、マネジメントレビューなど、PDCAサイクルを回すための幅広い活動が対象となります。

認証を取得した後も、定期的な審査に向けて仕組みが機能していることを示し続けることが重要です。

2. ISO内部監査

ISO内部監査とは、自社のマネジメントシステムが規格の要求事項や社内のルールどおりに運用されているかを、組織自らが定期的に確認する取り組みのことです。

監査計画の作成、チェックリストの準備、監査の実施、指摘事項の是正まで、一連の流れを計画的に進める必要があります。

内部監査で見つかった課題を改善につなげることが、外部の認証審査をスムーズに乗り切るための土台になります。

一般的なISOの仕事

ISO業務は、事務局の運営、内部監査員としての監査、コンサルタントとの連携などを通じて、マネジメントシステムの整備・運用を推進します。

大企業になれば、品質保証部やISO推進室のように独立した組織が存在しますが、中小企業やスタートアップだと担当者を配置できればよいぐらいです。

代表的なISOの仕事には、以下のような業務内容があります。

1. マネジメントシステムを動かす事務局の運営業務

ISOの代表的な業務は、事務局の運営業務です。

事務局の運営業務とは、マニュアルや手順書などの文書の管理、教育計画の作成、目標の進捗の取りまとめ、マネジメントレビューの準備などを通じて、マネジメントシステムを社内で動かすISOのタスクです。

多くの企業では、管理責任者と事務局が中心となって各部門への依頼や記録の回収を行います。

事務局の対応が滞ると審査の準備全体が遅れるため、ISOのタスク管理においても重要なタスクです。

2. 運用状況を確認する内部監査員の業務

内部監査員の業務とは、監査計画やチェックリストに沿って各部門の運用状況を確認し、不適合や改善点を報告するISOのタスクです。

監査の客観性を保つため、自分が担当する業務以外の部門を監査するなど、監査員の割り当てにも配慮が必要です。

指摘して終わりではなく、是正処置が完了したかを確認するところまでを含めて管理することが求められます。

3. 認証取得や運用を支援するコンサルタントとの連携業務

コンサルタントとの連携業務とは、ISOコンサルタントの助言を受けながら、規格に沿った仕組みの構築や文書の整備、審査への準備を進めるISOのタスクです。

打ち合わせの日程調整や資料の準備、助言を受けた事項の社内への展開など、一連の流れを担当者が取りまとめる必要があります。

コンサルタントに任せきりにせず、自社で運用できる状態を目指して進めることが重要です。

中小企業やスタートアップなどの小規模組織のISO業務

中小企業やスタートアップなどの小規模組織の場合は、ISOに特化した専任部署がない場合も多く、経営者自らがISO業務を行ったり、他部署のスタッフが本来の業務と並行してISO業務を兼務したりしていることが多く、タスクが山積みになりがちです。

具体的には、ISOのタスク以外にも、人事・労務や経理、法務などを幅広く担当している場合が多いです。

1.給与計算など人事・労務の業務が含まれる場合

小規模組織では、ISOの担当者が給与計算や勤怠管理などの人事・労務の業務を兼務する場合があります。

ISOでは従業員の力量の管理や教育の記録が求められるため、人事・労務の情報と一体的に管理するタスク管理が求められます。

2.帳簿作成など経理の業務が含まれる場合

小規模組織では、ISOの担当者が帳簿作成や経費精算などの経理の業務を兼務する場合があります。

認証審査やコンサルタントへの支払いなど、ISOには継続的な費用が伴うため、予算の管理や実績の把握を経理の業務と合わせて行うことで、計画的に対応しやすくなります。

3.契約書確認など法務の業務が含まれる場合

小規模組織では、ISOの担当者が契約書確認や社内規程の整備などの法務の業務を兼務する場合があります。

ISOでは法令や取引先との取り決めを守っているかの確認が求められるため、法務の業務と連携して整備を進めるタスク管理が重要です。

ISOのタスク管理のよくある課題

ISOのタスク管理は、文書の整備から運用、内部監査、認証審査への対応まで多くの工程にまたがり、社内外との調整も多いため、様々な課題が発生します。

ここでは特によくある3つの課題を紹介します。

担当者の知識不足

ISOのタスク管理のよくある課題は、担当者の知識不足です。

ISO業務は、規格の要求事項の理解や文書・記録の管理方法、内部監査の進め方など、担当者には幅広い知識が求められます。

しかし、担当者の知識が不足していると、必要な文書や記録の整備漏れが生じ、審査で不適合を指摘される原因になります。

たとえば、規格が求める記録を残していなかったり、規格の改訂に合わせた見直しを見落としたりすると、認証の維持に影響するおそれがあります。

また、知識不足から規格の文言を必要以上に厳しく解釈すると、実際の業務に合わない文書が増え、運用の負担が大きくなることもあります。

経営者とのコミュニケーション不足

ISOのタスク管理のよくある課題は、経営者とのコミュニケーション不足です。

ISO業務は、方針や目標の設定、マネジメントレビューなど、経営者の関与が求められる場面が多いため、経営者との密なコミュニケーションが不可欠です。

しかし、経営者との情報共有が不十分だと、会社の方針とマネジメントシステムの運用にズレが生じ、意思決定が遅れる原因になります。

たとえば、経営者が考える事業の方向性がISOの担当者に正確に伝わっていなければ、実態に合わない目標を設定してしまう可能性があります。

また、内部監査の結果や審査での指摘事項といった重要な情報の報告が適切に行われなければ、必要な改善の判断が遅れることにもつながります。

社内のコミュニケーション不足

ISOのタスク管理のよくある課題は、社内のコミュニケーション不足です。

ISO業務は、事務局だけでなく、各部門の責任者や内部監査員など多くのメンバーと連携して進める必要があります。

しかし、部門間のコミュニケーションが不足すると、記録の提出や是正処置の進捗に関する情報共有が滞り、審査の準備に必要な情報が揃わなくなります。

たとえば、各部門で業務の手順を変更したことが事務局に共有されなければ、文書と実際の運用が食い違い、審査で指摘を受けるおそれがあります。

また、内部監査員と被監査部門との連携不足は、監査日程の調整や是正処置の完了の遅延につながります。

エクセルでISOのタスク管理を作るときのポイント

エクセルを使ってISOのタスク管理を作成する際には、いくつかのポイントに注意することで作業効率を大幅に向上させることができます。

事前に入れたい項目を整理しておく

ISOのタスク管理を作成する前に、管理したい項目を整理しておくことが重要です。

例えば、大項目・中項目、タスク名、業務内容、責任者、担当者、期限など、必要な情報を決めておくことで、あとから追加する手間が省けます。

また、何を重視するかを明確にすることで、表の見やすさや使い勝手が向上します。

共同編集ができるようにしておく

複数のメンバーでISOのタスク管理を行う場合は、エクセルの「共同編集」機能を活用しましょう。

クラウドにファイルを保存することで、誰でもリアルタイムでデータを確認・編集できる環境を整えることができます。

特に複数の人が同時に作業を行うケースでは、データの整合性が保たれやすくなります。

OneDriveやGoogle Driveといったクラウドストレージを利用するのがおすすめです。

社内で言葉を統一しておく

ISOのタスク管理を効率的に進めるためには、社内で使用する言葉や表現を統一しておくことが大切です。

大項目・中項目、タスク名や業務内容などのキーワードを統一することで、データが混乱しにくくなり、スムーズなISOのタスク管理が可能になります。

エクセルでISOのタスク管理を作るときの作り方

エクセルを使ったISOのタスク管理の作成方法を解説します。

業務一覧表を作成して、グループ分け（グルーピング）を繰り返して、チームのメンバーが誰でも簡単に把握できるようにします。

ISOのタスクひな型なら「スーツアップ」がおすすめ

もしエクセルでISOのタスク管理を1から作るのが面倒だと感じる場合、テンプレートが既に用意されているツールを使うのがおすすめです。

経営支援クラウド「スーツアップ」はそのようなツールの一つで、あらかじめ用意されたISOのタスクの無料のテンプレートがあり、初心者でも簡単に使い始めることができます。

カスタマイズの必要が少なく、時間を節約できるのが大きな魅力です。

スーツアップのメリット

• ISOのタスクのひな型はもちろん、初心者でもすぐに使える無料テンプレートが多数揃っています。そのため、専門知識がなくても導入可能です。
• 各種設定があらかじめ組み込まれているため、エクセルの複雑な操作を覚える必要がありません。
• カスタマイズも可能で、自社の業務に合わせたISOのタスク管理を簡単に作成できます。

スーツアップはこんな人におすすめ

• エクセルでのISOのタスク管理を簡単に始めたい人
• ISOのタスク設定に自信がない人
• 初期投資を抑えつつ効率的なISOのタスク管理を目指したい人

ISOのタスク管理のおすすめ無料テンプレート

スーツアップにはあらかじめISOのタスク管理に便利な無料テンプレートが豊富に揃っています。

ここではISO内部監査の準備、ISO内部監査当日・終了後、ISOマネジメントの管理責任者業務・事務局業務（着任時）、ISOマネジメント運用の管理責任者業務・事務局業務、ISO認証受審の事務局業務のタスクのひな型を紹介します。

ISO内部監査の準備のタスクのひな型

ISO内部監査の準備のタスクのひな型は、監査プログラム（年間計画）の作成、内部監査員の確保、監査計画（時間割）の作成、チェックリストの作成、ISO内部監査直前の準備などのチェック項目があります。

あらかじめISO内部監査の準備のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、監査計画の作成から監査員の割り当て、チェックリストの準備までを計画的に進めることができます。

ISO内部監査当日・終了後のタスクのひな型

ISO内部監査当日・終了後のタスクのひな型は、オープニング・ミーティングの実施、内部監査の実施、クロージング・ミーティングの実施などのチェック項目があります。

あらかじめISO内部監査当日・終了後のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、監査の実施から報告、是正処置の確認までを抜け漏れなく進めることができます。

ISOマネジメントの管理責任者業務・事務局業務（着任時）のタスクのひな型

ISOマネジメントの管理責任者業務・事務局業務（着任時）のタスクのひな型は、引継ぎ、通知などのチェック項目があります。

あらかじめISOマネジメントの管理責任者業務・事務局業務（着任時）のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、前任者からの引き継ぎや現状の把握をスムーズに進めることができます。

ISOマネジメント運用の管理責任者業務・事務局業務のタスクのひな型

ISOマネジメント運用の管理責任者業務・事務局業務のタスクのひな型は、期初（またはそれ以前）、期中の定期実施・継続実施、不適合発生の場合、内部監査、マネジメントレビューなどのチェック項目があります。

あらかじめISOマネジメント運用の管理責任者業務・事務局業務のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、年間を通じた運用業務を計画的に進めることができます。

ISO認証受審の事務局業務のタスクのひな型

ISO認証受審の事務局業務のタスクのひな型は、認証機関との調整、社内周知、認証機関の審査当日、認証機関の審査後などのチェック項目があります。

あらかじめISO認証受審の事務局業務のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、審査機関との日程調整から当日の対応、指摘事項への対応までを計画的に進めることができます。

まとめ

ISOのタスク管理は、多くの工程にまたがるISO業務を、属人化させずに計画的に進めるうえで役立ちます。

ISOの仕事は、事務局の運営、内部監査員としての監査、コンサルタントとの連携にまで及び、一人の担当者がすべてを漏れなくカバーするのは容易ではありません。

ISOのタスクひな型を活用することで、業務の標準化が進み、抜け漏れのない効率的な運営が可能になります。

ISOのタスク管理を簡単に始めたい場合には、エクセルだけでなく専用ツールの導入も検討しましょう。

特に「スーツアップ」などのISOのタスクの無料テンプレートが用意されているツールを使えば、何から手をつければよいか分からない状態からでも、効率よくISOのタスク管理を始めることができます。