PFIのタスク管理のひな型とは？業務効率が上がる無料ひな型テンプレート！

多くの企業にとって、PFIは公共施設の整備や運営に民間のノウハウを生かし、長期にわたって安定した事業機会を得られる重要な事業です。

このような状況下で、特に重要性を増しているのがPFI業務のタスク管理です。

ここではPFIのタスク管理の無料のひな型（テンプレート）のおすすめをご紹介します！

受注の成否を左右するPFIのタスク。

しかし、PFIのタスクは、公募資料の確認、事業提案書の作成、企業グループ内の調整、契約後の維持管理・運営など長期間かつ複数の工程にまたがり、属人化しやすい傾向があります。

PFIのタスクを簡単に実行するには、業務の標準化をしてタスクのひな型を活用するのがピッタリです。

しかし、PFIのコンサルタントやアドバイザリー会社にPFIのタスクのひな型の作成を依頼したら、多額の経費がかかってしまいます。

そこで本記事では、無料で使える、業務の標準化ができるPFIのタスク管理のひな型を紹介します。

PFIのタスク（PFI業務）とは何か、PFIのタスク管理の課題、エクセルでPFIのタスク管理を行う際のポイント、PFIのタスクひな型がある「スーツアップ」、そして、PFIのタスクひな型の紹介について説明します。

PFIのタスク（PFI業務）とは？

PFIは、民間の資金や経営能力、技術的能力を活用して、公共施設等の設計・建設から維持管理・運営までを一体的に行う手法であり、参加する民間事業者には公募への応募から事業提案書の作成、契約後の長期にわたる運営まで幅広い業務が伴います。

まずはPFI業務の役割を理解した上で、PFIのタスクについて学びましょう。

PFI事業は1社だけで行うことは少なく、建設会社や維持管理会社、運営会社などが企業グループ（コンソーシアム）を組んで取り組むのが一般的なため、各社の担当者が連携してPFI業務を進めることもよくあります。

PFIとは？

PFIとは、プライベート・ファイナンス・イニシアティブ（Private Finance Initiative）の略で、公共施設等の設計、建設、維持管理、運営などを、民間の資金や経営能力、技術的能力を活用して行う手法のことです。

日本では1999年に「民間資金等の活用による公共施設等の整備等の促進に関する法律」（PFI法）が制定され、庁舎や学校、上下水道、文化・スポーツ施設など、さまざまな分野で活用されています。

PFIは、単に公共工事を請け負うだけではなく、長期にわたって施設の維持管理・運営まで担い、民間の創意工夫で公共サービスの質を高める「官民連携の事業」です。

特に人口減少や財政の制約を背景に、国や地方公共団体はPPP/PFIの活用を推進しており、中小企業や地域の企業にとっても参入の機会が広がっています。

PFI業務の役割を正しく理解することが、PFIのタスク管理を適切に行うための第一歩です。

1. PPP

PPPとは、パブリック・プライベート・パートナーシップ（Public Private Partnership）の略で、行政と民間が連携して公共サービスを提供する取り組み全般のことです。

PFIのほかにも、指定管理者制度や包括的民間委託、公共施設の設計・建設・運営を一括して民間に任せるDBO方式など、さまざまな手法が含まれます。

PFIはPPPの代表的な手法の一つであり、PPPという大きな枠組みの中にPFIが位置づけられます。

2. PFI

PFIの特徴は、民間事業者が自ら資金を調達して公共施設等を整備し、契約期間を通じて維持管理・運営まで一体的に担う点にあります。

民間事業者は、事業を行うための特別目的会社（SPC）を設立し、国や地方公共団体と事業契約を結ぶのが一般的です。

施設の所有の形態などによって、BTO方式やBOT方式、施設の運営権を民間に設定するコンセッション方式（公共施設等運営権方式）などがあります。

一般的なPFIの仕事

PFI業務は、公募資料の確認、企業グループの組成、事業提案書の作成、事業契約の締結、契約後の維持管理・運営などを通じて、長期にわたる公共サービスの提供を推進します。

大企業になれば、PPP/PFIの推進部署のように独立した組織が存在しますが、中小企業や地域の企業だと営業や技術の担当者が兼務で対応することも多いです。

代表的なPFIの仕事には、以下のような業務内容があります。

1. 受注を目指す提案書の作成業務

PFIの代表的な業務は、提案書の作成業務です。

提案書の作成業務とは、国や地方公共団体が公表する実施方針や募集要項、要求水準書などの公募資料を読み込み、施設の計画や維持管理・運営の方法、事業の収支計画などを提案書にまとめるPFIのタスクです。

多くの場合、企業グループの代表企業が中心となって、設計、建設、維持管理、運営を担う構成企業と役割を分担しながら作成します。

提出期限までの期間が限られ、関係者も多いため、PFIのタスク管理においても重要なタスクです。

2. 長期にわたる契約後の運用業務

契約後の運用業務とは、事業契約の締結後に、設計・建設から維持管理・運営までを契約内容に沿って進めるPFIのタスクです。

要求水準を満たしているかを発注者が確認するモニタリングへの対応、定期的な業務報告書の作成、SPCの決算や株主総会の運営など、事業期間を通じて継続して行う作業が多いのが特徴です。

事業期間は10年から30年程度に及ぶことも多いため、担当者が変わっても同じ品質で業務を続けられるように、手順を記録しておくことが大切です。

PFIのタスク管理のよくある課題

PFIのタスク管理は、公募資料の確認から事業提案書の作成、事業契約の締結、長期の運営まで多くの工程にまたがり、企業グループの内外との調整も多いため、様々な課題が発生します。

ここでは特によくある3つの課題を紹介します。

担当者の知識不足

PFIのタスク管理のよくある課題は、担当者の知識不足です。

PFI業務は、PFI法や事業方式の違い、要求水準書の読み方、事業の収支計画、事業契約の内容など、担当者には幅広い知識が求められます。

しかし、担当者の知識が不足していると、公募資料の要件を読み落とし、提案が評価されなかったり、審査の対象から外れたりする原因になります。

たとえば、参加資格の要件や提出書類の様式、提出期限の確認を漏らしていると、提案の内容が良くても審査を受けられないことがあります。

また、契約の内容を十分に理解しないまま運営を始めると、要求水準を満たせず、サービス対価の減額などにつながることもあります。

社内のコミュニケーション不足

PFIのタスク管理のよくある課題は、社内のコミュニケーション不足です。

PFI業務は、担当者だけでなく、営業や設計、積算、法務、経理など社内の多くの部門と連携して進める必要があります。

しかし、部門間のコミュニケーションが不足すると、提案書の作成に必要な図面や見積り、収支計画などの情報が揃わず、提出の直前に作業が集中してしまいます。

たとえば、設計の変更が積算の担当者に共有されなければ、提案書の内容と事業の収支計画が合わなくなるおそれがあります。

また、提案時に約束した内容が契約後の運営を担う部署に引き継がれていないと、提案どおりのサービスを提供できない原因にもなります。

PFIはチームで行う

PFIのタスク管理のよくある課題は、PFIは複数の企業によるチームで行うという点です。

PFI事業は、代表企業のほか、設計会社、建設会社、維持管理会社、運営会社などがコンソーシアムを組み、1つのチームとして取り組むのが一般的です。

しかし、会社ごとに使っているツールや仕事の進め方が異なるため、誰がいつまでに何をするのかが共有されにくく、タスクの抜け漏れや重複が起こりやすくなります。

たとえば、提案書の担当箇所の分担が曖昧なままだと、ある項目は2社が重ねて作成し、別の項目は誰も作成していなかったということが起こり得ます。

また、契約後も発注者や金融機関への報告など、SPCとして各社が足並みをそろえて対応する場面が長期にわたって続きます。

エクセルでPFIのタスク管理を作るときのポイント

エクセルを使ってPFIのタスク管理を作成する際には、いくつかのポイントに注意することで作業効率を大幅に向上させることができます。

事前に入れたい項目を整理しておく

PFIのタスク管理を作成する前に、管理したい項目を整理しておくことが重要です。

例えば、大項目・中項目、タスク名、業務内容、責任者、担当者、期限など、必要な情報を決めておくことで、あとから追加する手間が省けます。

また、何を重視するかを明確にすることで、表の見やすさや使い勝手が向上します。

共同編集ができるようにしておく

複数のメンバーでPFIのタスク管理を行う場合は、エクセルの「共同編集」機能を活用しましょう。

クラウドにファイルを保存することで、誰でもリアルタイムでデータを確認・編集できる環境を整えることができます。

特に複数の人が同時に作業を行うケースでは、データの整合性が保たれやすくなります。

OneDriveやGoogle Driveといったクラウドストレージを利用するのがおすすめです。

社内で言葉を統一しておく

PFIのタスク管理を効率的に進めるためには、社内で使用する言葉や表現を統一しておくことが大切です。

大項目・中項目、タスク名や業務内容などのキーワードを統一することで、データが混乱しにくくなり、スムーズなPFIのタスク管理が可能になります。

エクセルでPFIのタスク管理を作るときの作り方

エクセルを使ったPFIのタスク管理の作成方法を解説します。

業務一覧表を作成して、グループ分け（グルーピング）を繰り返して、チームのメンバーが誰でも簡単に把握できるようにします。

PFIのタスクひな型なら「スーツアップ」がおすすめ

もしエクセルでPFIのタスク管理を1から作るのが面倒だと感じる場合、テンプレートが既に用意されているツールを使うのがおすすめです。

経営支援クラウド「スーツアップ」はそのようなツールの一つで、あらかじめ用意されたPFIのタスクの無料のテンプレートがあり、初心者でも簡単に使い始めることができます。

カスタマイズの必要が少なく、時間を節約できるのが大きな魅力です。

スーツアップのメリット

• PFIのタスクのひな型はもちろん、初心者でもすぐに使える無料テンプレートが多数揃っています。そのため、専門知識がなくても導入可能です。
• 各種設定があらかじめ組み込まれているため、エクセルの複雑な操作を覚える必要がありません。
• カスタマイズも可能で、自社の業務に合わせたPFIのタスク管理を簡単に作成できます。

スーツアップはこんな人におすすめ

• エクセルでのPFIのタスク管理を簡単に始めたい人
• PFIのタスク設定に自信がない人
• 初期投資を抑えつつ効率的なPFIのタスク管理を目指したい人

PFIのタスク管理のおすすめ無料テンプレート

スーツアップにはあらかじめPFIのタスク管理に便利な無料テンプレートが豊富に揃っています。

ここでは事業提案書の作成フロー、事業提案書の作成、公募資料の確認項目のタスクのひな型を紹介します。

事業提案書の作成フローのタスクのひな型

事業提案書の作成フローのタスクのひな型は、公募前、公募中、入札・公募後などのチェック項目があります。

あらかじめ事業提案書の作成フローのタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、提出期限から逆算して企業グループ全体のスケジュールを管理することができます。

事業提案書の作成のタスクのひな型

事業提案書の作成のタスクのひな型は、作成準備、作成作業、事業提案書の内容、契約書関係などのチェック項目があります。

あらかじめ事業提案書の作成のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、提案書に盛り込むべき内容を抜け漏れなく作成することができます。

公募資料の確認項目のタスクのひな型

公募資料の確認項目のタスクのひな型は、実施方針、入札説明書（募集要項）、要求水準書、落札者決定基準（優先交渉者選定基準）、様式集、契約書案などのチェック項目があります。

あらかじめ公募資料の確認項目のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、参加資格や提出書類などの要件の確認漏れを防ぐことができます。

まとめ

PFIのタスク管理は、多くの工程にまたがり長期間続くPFI業務を、属人化させずに計画的に進めるうえで役立ちます。

PFIの仕事は、公募資料の確認や事業提案書の作成から、事業契約の締結、契約後の維持管理・運営にまで及び、一人の担当者がすべてを漏れなくカバーするのは容易ではありません。

PFIのタスクひな型を活用することで、業務の標準化が進み、抜け漏れのない効率的な運営が可能になります。

PFIのタスク管理を簡単に始めたい場合には、エクセルだけでなく専用ツールの導入も検討しましょう。

特に「スーツアップ」などのPFIのタスクの無料テンプレートが用意されているツールを使えば、何から手をつければよいか分からない状態からでも、効率よくPFIのタスク管理を始めることができます。