ビジネスチャットツールでタスク管理する方法！おすすめツールやポイントを解説

「せっかくタスク管理しているのに、無駄が多い気がする…」

「タスク管理ツールを使っているけど、どうも機能を使いこなせている気がしない…」

なかなかタスク管理がうまく行かず、悩んでいる人はいませんか？

ひょっとしたらビジネスチャットを活用することで、タスク管理に関する問題が解決するかもしれません。

本記事では、タスク管理する上で有効なビジネスチャットを5つ紹介します。

実際にビジネスチャットでタスク管理する上でのポイントやメリットも、併せて解説しますよ。

ぜひ最後まで本記事を読んで、業務の効率化に役立つ情報を確認してくださいね。

タスク管理に向いているビジネスチャットツール5選

最初に、タスク管理に向いているビジネスチャットツールを5つ紹介します。

Chatwork（チャットワーク）

Chatworkは、担当者ごとにタスクが追加できて、非常に使いやすい仕様になっているチャットツール。

メッセージをそのままタスク化できるため、会話の中で生まれたタスクをわざわざ入力する手間がありません。

グループチャット内であれば、ほかの人のタスクも確認できます。

チームメンバーが全体のタスクを把握しやすい点が大きな特徴ですよ。

Slack（スラック）

NotionやAsanaなどのタスク管理アプリと連携可能なSlack。

タスクの割り当てやリマインドなどの通知をSlackに送れるため、仕事の抜け漏れが起こりにくいのが特徴ですよ。

また、タスクごとにチャンネルを作成できるので、情報が埋もれる心配もありません。

ビジネスチャットで起こりがちな無駄が発生しにくく、メンバー間のコミュニケーションも活性化しやすいツールです。

Microsoft Teams（マイクロソフト チームス）

ほかのMicrosoftのツールと連携して操作できることが魅力の、Microsoft Teams。

Microsoftの製品を主要な業務で使っている会社なら、コストを大幅に削減できるという導入メリットもあります。

また、チャットだけではなくオンラインの会議にも使用でき、会議中に画面の共有が可能なのもポイント。

文面だけのコミュニケーションではなく、顔を合わせて情報共有できるので、ニュアンスもズレにくいですよ。

ChatLuck（チャットラック）

ChatLuckは、依頼事項のメンバーへの依頼・共有だけでなく、実名・匿名のアンケートを行えるチャットツール。

セキュリティ面も優秀で、無害なデータのみを内部ネットワークに中継することで、ファイルの漏洩を防止します。

インターネットとのネットワークを分離している職場でも導入が可能な点で、とても魅力的ですよ。

自治体や金融機関において導入のハードルが低いツールかもしれません。

LINE WORKS（ラインワークス）

チャットとしての機能がLINEと同様に使いやすい仕様になっている、LINEWORKS。

タスクの登録もメンバーへの依頼もスマホを通じてできるため、情報の共有が非常にスムーズです。

また、Microsoft Teamsと同様にビデオ通話が可能なのもポイント。

実際の会話を通して仕事を進めたい場合にも、十分に対応可能ですよ。

ビジネスチャットでタスク管理するポイント

次に、ビジネスチャットでタスク管理するポイントを紹介します。

タスクの命名ルールを決める

まずは、情報を探しやすくするためにタスクの命名ルールを決めることから始めましょう。

忙しいビジネスパーソンにとって、タスク名からもすぐに必要な情報を得られることが重要ですよ。

検索ワードを入力して欲しいデータをすぐに取り出せるように、データを整理しておいてください。

タスク名・担当者名・日付など、タスクの性質に合わせてタイトルに入れる情報を工夫するのがおすすめです。

チャンネルとスレッドを使い分ける

会話の文脈を保つために、チャンネルとスレッドを使い分けることも重要です。

プロジェクトに必要な全てのタスクのやり取りを1つのチャンネルで管理すると、次第に意味が分からなくなりがち…。

項目別にチャンネルを作成することで、文脈を固定できます。

また、スレッドには、話題と関係のない書き込みをしないように注意しましょう。

不要な混乱を未然に避けることが、タスク管理の効率化につながりますよ。

通知設定をする

適切にタスクを管理していく上で、通知設定をすることも重要です。

せっかくタスクに期日を設定したにもかかわらず、忙しさに追われているうちに忘れてしまうことも…。

期日を守れないと、プロジェクトの進捗に悪影響が出てきますよ。

なるべく期日通りにタスクをこなしていくためにも、通知設定が欠かせません。

チャットルームに通知するように設定すれば、個人だけでなくメンバー全員に情報共有できます。

効果的にリマインドができるように、ぜひチャットツールを活用してください。

ビジネスチャットを使ったタスク管理のメリット

次に、ビジネスチャットを使ったタスク管理のメリットについて紹介します。

リアルタイムで情報共有できる

リアルタイムで情報共有できるのが、ビジネスチャットのメリットの1つ。

多くのビジネスチャットツールは、スマートフォンにも対応しており、気軽に連絡をとることが可能です。

社内メールであれば、宛先をいちいち設定する必要があります。

一方、チャットツールの場合は、通知するメンバーがすでに決まっているので、宛先設定の手間がありません。

ビジネスチャットを活用すれば、手間の削減につながりますよ。

タスクの可視化と進捗管理ができる

チャットを使ってタスクを割り当てることで、タスクが履歴で確認できるのもメリットです。

ほかの業務に没頭するあまり、振られたタスクの内容を忘れてしまったときも大丈夫。

トークルームを検索すれば、いつでもタスクを確認できますよ。

また、チャットを通じて進捗を尋ねやすいのもポイント。

ほかのメンバーも参加しているトークルーム内なら、対応しないという選択をとられることも防ぎやすいです。

いい緊張感が生まれることで、結果的にタスクの質の向上も期待できます。

コミュニケーションが効率化される

チャットツールは、コミュニケーションが気軽に行える点が大きなメリットです。

気軽に使えるので、格式ばった手続きも必要ありません。

急を要する内容であっても、スムーズな相談が可能になりますよ。

コミュニケーションを効率化できるのは、時間を確保するのが難しいビジネスパーソンにとって大きなメリットです。

外部ツールの連携に対応できる

多くのチャットツールは、外部ツールと連携できます。

新たにタスク管理アプリを導入する必要もなく、既存の業務の延長としてビジネスチャットを利用可能ですよ。

タスク管理アプリの通知をビジネスチャットに集約するのもおすすめ。

手間だけでなく、ミスを減らすことにもつながります。

ビジネスチャットでのタスク管理でよくある失敗

次に、ビジネスチャットを使ったタスク管理でよくある失敗についても確認しておきましょう。

情報が流れて埋もれる

ビジネスチャットで心配な点の1つは、重要なタスクの情報が流れて埋もれてしまう可能性もあること。

コミュニケーションが活性化するあまり、対応が遅れたり、過去の内容の確認に手間がかかったりすることも…。

必要に応じて、ビジネスチャット以外の手段で確認する機会を作るべきかもしれません。

タスクへの対応がしっかりできないのは、本末転倒です。

確実にタスクをこなしていけるように、漏れ抜けには十分に注意してください。

チャットを使いすぎている

タスクの量と種類にもよりますが、チャットを使いすぎてしまうという失敗も起こりがち…。

手軽だからこそ、どんどん内容が派生して、チャンネル設営の目的とあまり関係のないやりとりも出てきます。

しかし、本来のタスクが把握しにくくなってしまったら意味がありません。

ほかのチャンネルを作成する、議論する内容を限定するなど対策し、改善していきましょう。

人によって使い方がバラバラ

人によってチャットツールの使い方がバラバラになってしまうのも、避けたいところです。

せっかくチャットルームを作っても、利用しない人がいれば効果は半減してしまいますよ。

案件管理や情報共有の効率化を図ることが難しくならないように注意してください。

ほかのツールの使用を制限することも含めて、しっかりと機能するように工夫しましょう。

ビジネスチャットと連携したタスク管理なら「スーツアップ」

ビジネスチャットと連携したタスク管理をする上で、スーツアップもおすすめです。

外部ツールとも連携可能で、SlackやChatworkなどのビジネスチャットに通知を飛ばせますよ。

スーツアップでグラフ化したタスク管理の状況を、ビジネスチャット上で議論するような使い方もできます。

業務を改善するための情報をすぐにチームメンバーに共有できるので、チーム全体での改善も簡単です。

チーム全体のパフォーマンス向上を図るなら、ぜひスーツアップの導入も検討してください。

【まとめ】ビジネスチャットで行うタスク管理

ビジネスチャットをタスク管理に導入することは、非常に有効です。

ただし、ルールをしっかり決めないとかえって手間がかかる可能性があることも否めません。

あくまでもタスク管理を効率化することが目的なので、柔軟に対応して無駄を省いていきましょう。

ルールをチームに浸透させていくには、どうしても時間がかかります。

メンバーの理解を得るのは大変かもしれませんが、タスク管理を効率化するためには必要なことです。

うまく運用出来たらメリットは大きいのは確かですよ。

ぜひビジネスチャットを有効活用して、効果的なタスク管理体制を構築していってくださいね。