【最新版】展示会準備の完全ガイド!失敗しないスケジュール・チェックリスト付き

展示会の準備を任されたものの、
「何から手をつけていいか分からない」
「準備期間はどの程度必要なのか」
「失敗しないためには何を注意すべきか」といった悩みを抱えていませんか?
適切な準備期間の確保や段階的なスケジュール管理を怠ると、当日のトラブルや予算オーバー、機会損失につながる可能性があります。
さらに、よくある失敗パターンとその対処法、実践的なチェックリストも提供し、準備段階から効果測定まで一貫してサポートします。
この記事を読めば、展示会準備の不安を解消し、計画的かつ効率的に準備を進めて、期待以上の成果を生み出す展示会を実現できるようになります。
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展示会準備の基本知識と全体像
展示会への参加は、企業の成長と発展において重要な戦略的活動です。
しかし、成功する展示会参加には綿密な準備が不可欠であり、適切な計画なしに臨むと期待した成果を得ることは困難です。
展示会準備の全体像を理解し、体系的にアプローチすることで、投資対効果の高い展示会参加を実現できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長CEO 小松裕介展示会は一度きりのイベントですが、その準備は企業の総合力が問われる重要なプロジェクトなんですね。
展示会準備は単なる当日のイベント対応ではなく、企業のマーケティング戦略全体に関わる重要なプロジェクトです。
- 新規顧客獲得
- 既存顧客との関係強化
- ブランド認知度向上
- 競合他社の動向把握
これらの多様な目的を同時に達成する機会として活用されています。
展示会準備とは何か?目的と重要性
出展目的の明確化から始まり、ブース設計、マーケティング材料の制作、スタッフの訓練、来場者対応の準備まで、包括的な計画と実行が含まれます。



展示会は一発勝負の側面が強いため、事前準備の質がそのまま成果に直結します。
展示会準備の重要性は、投資対効果の最大化にあります。
展示会出展には多額の費用と人的リソースが必要であり、適切な準備なしには十分なリターンを期待できません。
なお、中小企業の場合は中小企業庁の展示会出展支援事業なども活用できる場合があります。
- 明確な出展目標の設定と達成戦略の構築
- ターゲット顧客への効果的なアプローチ方法の確立
- ブランドメッセージの統一と効果的な伝達方法の準備
- 競合他社との差別化要素の明確化
- ROI(投資収益率)の測定可能な指標の設定



特にROIの設定は重要です。数値で成果を測定できなければ、次回の改善につなげることができません。
出展者と参加者の準備の違い
展示会における「出展者」と「参加者(来場者)」では、準備の内容と目的が大きく異なります。
それぞれの立場に応じた適切な準備を行うことが、展示会での成功につながります。



出展者は「見せる側」、参加者は「見る側」として、それぞれ異なる視点での準備が必要ですね!
出展者の準備は、自社の商品・サービスを効果的に展示し、多くの来場者にアピールすることを目的としています。
ブース設計、展示物の準備、スタッフの配置と訓練、マーケティング資料の制作など、能動的かつ包括的な準備が必要です。
出展者は展示会を通じて新規顧客の獲得、既存顧客との関係強化、ブランド認知度の向上を図ります。
参加者(来場者)の準備は、効率的な情報収集と有意義なネットワーキングを目的としています。
事前の出展企業調査、関心のある商品・サービスのリサーチ、訪問スケジュールの策定、質問事項の整理などが中心となります。
参加者は限られた時間内で最大限の情報を収集し、ビジネス機会を見つけることを目指します。



参加者は「効率性」、出展者は「包括性」がキーワードになりそうですね。
📅 準備期間の違い
| 立場 | 準備期間 |
|---|---|
| 出展者 | 3~6ヶ月前からの長期準備 |
| 参加者 | 1~2ヶ月前からの中期準備 |
- 出展者:能動的・包括的な準備で顧客獲得を目指す
- 参加者:効率的な情報収集とネットワーキングが目的
- 準備期間:出展者は3-6ヶ月、参加者は1-2ヶ月前から
展示会準備の全体的な流れと期間の目安
効果的な展示会準備には適切な時間配分と段階的なアプローチが必要です。
一般的に、大規模な展示会への出展には3~6ヶ月の準備期間を要します。



展示会の成功は準備期間の長さに大きく左右されるため、余裕を持ったスケジューリングが重要ですね!
この段階では出展目的の明確化と基本戦略の策定を行います。
- 出展する展示会の選定
- 予算の確定
- 出展目標の設定
- 基本コンセプトの決定
また、ブースの位置や規模の決定、主要な展示物の選定も行います。
ブース設計の具体化と制作業者との調整を行います。
- マーケティング資料の企画・制作
- スタッフの選定と役割分担
- 展示物の準備・手配
この段階で来場者への事前告知も開始します。
- スタッフの訓練
- 最終的な展示レイアウトの確認
- 当日の運営マニュアルの作成
また、来場予定者との事前アポイントメントの調整、プレスリリースの配信なども実施します。
- 搬入スケジュールの最終確認
- スタッフの最終打ち合わせ
- 緊急時対応マニュアルの確認
展示物の最終チェックと梱包、必要書類の準備も完了させます。
十分な準備期間を確保することで、展示会当日の成功確率を大幅に向上させることができます。



展示会の規模によっては、経済産業省が主催する大型展示会のように、さらに長期間の準備が必要な場合もあります。
展示会準備のスケジュールと進め方
展示会の成功は、計画的な準備にかかっています。
一般的に展示会準備には3〜4か月の期間が必要とされ、この期間を3つの段階に分けて進めることが重要です。



十分な準備期間を確保することで、質の高い展示会出展が実現できますね!
- 初期段階:目的設定と基本戦略を固める
- 中期段階:具体的な制作物や施策を実行
- 最終段階:細かな確認と調整を行う
効果的な展示会準備では、初期段階で目的設定と基本戦略を固め、中期段階で具体的な制作物や施策を実行し、最終段階で細かな確認と調整を行います。
📝 スケジュール管理のメリット
準備スケジュールを時系列で管理することで、各段階での作業漏れを防ぎ、余裕を持って質の高い展示会出展を実現できます。
特に初回出展の場合は、予期しない課題が発生することも多いため、十分な準備期間を確保することが成功の鍵となります。



初回出展では想定外のことが起きやすいので、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切ですね。
3か月前から始める準備の仕方
展示会の3か月前は、展示会出展の基盤を固める最も重要な時期です。
この段階では、出展目的の明確化と予算策定、基本戦略の決定を行います。



準備期間が短いと感じるかもしれませんが、この3か月でしっかりと基盤を作ることで、成功する展示会出展につながりますよ!
- 新規顧客獲得
- 既存顧客との関係強化
- 新商品のPR
- 競合他社の動向調査
出展目的と目標設定では、新規顧客獲得、既存顧客との関係強化、新商品のPR、競合他社の動向調査など、具体的な目的を定めます。
目標は数値化して設定し、例えば「新規リード100件獲得」「商談アポイント20件設定」といった形で明確にします。



数値目標があることで、展示会後の効果測定もしやすくなります。曖昧な目標ではなく、必ず具体的な数字を設定しましょう。
💰 予算策定と会場・ブース選定
予算策定と会場・ブース選定も3か月前の重要な作業です。
出展料、ブース装飾費、配布物制作費、人件費、交通費などを含めた総予算を決定し、予算に応じたブースサイズと位置を選択します。
| 予算項目 | 内容 |
|---|---|
| 出展料 | 基本出展費用・ブース使用料 |
| ブース装飾費 | デザイン・施工・備品レンタル |
| 配布物制作費 | パンフレット・ノベルティ制作 |
| 人件費 | スタッフの人件費・研修費 |
| 交通費 | 会場までの交通費・宿泊費 |
なお、展示会出展に関する支援制度については、経済産業省などの行政機関でも各種支援事業を実施している場合があります。
- 来場者に伝えたいメッセージの明確化
- ブースの基本デザイン方向性
- 商品の視覚的表現方法
- 来場者導線を考慮したレイアウト
ブースコンセプトの決定では、来場者に伝えたいメッセージとブースの基本デザイン方向性を固めます。
商品の特徴を視覚的に表現する方法や、来場者の導線を考慮したレイアウトの基本方針を決定し、装飾業者への発注準備を進めます。



ブースコンセプトが曖昧だと、装飾業者とのやりとりもスムーズに進みません。この段階でしっかりと方向性を固めておくことが重要です。
1か月前にやっておくべきこと
この時期に適切な準備を進めることで、展示会当日の効果を最大化できます。
- ブース装飾と展示物の最終確認
- 配布物と販促ツールの準備
- スタッフ配置と研修計画
- 集客活動の実行
📋 ブース装飾と展示物の最終確認
装飾業者との最終打ち合わせを行い、ブースデザインの詳細を確定させます。
展示パネルの内容確認、商品展示の配置決定、照明や音響設備の調整を完了させます。



ブース装飾は展示会の第一印象を決める重要な要素です。来場者の目を引く工夫を凝らしましょう!
📄 配布物と販促ツールの準備
会社パンフレット、商品カタログ、ノベルティグッズの数量を来場者予想数に基づいて決定し、制作を完了させます。
名刺交換後のフォローアップで使用する資料や、商談で使用するプレゼンテーション資料も準備しておきます。
| 配布物の種類 | 準備のポイント |
|---|---|
| 会社パンフレット | 最新の事業内容を反映した内容で制作 |
| 商品カタログ | 展示商品の詳細情報と価格を明記 |
| ノベルティグッズ | 実用性が高く、企業名が印象に残るデザイン |
| フォローアップ資料 | 商談継続のための詳細資料を準備 |
👥 スタッフ配置と研修計画
展示会当日のスタッフローテーションを決定し、各スタッフの役割分担を明確にします。
来場者対応の基本マナー、商品説明のポイント、リード獲得の方法について事前研修を実施し、統一された対応ができるよう準備します。



スタッフ研修は展示会成功の鍵となります。全員が同じレベルで対応できるよう、しっかりと準備しておきましょう。
📢 集客活動の実行
既存顧客への招待状送付、SNSでの告知、業界メディアへのプレスリリース配信を行います。
特に重要な顧客には直接連絡を取り、展示会での面談アポイントメントを事前に設定しておくことで、確実な成果につなげることができます。
- 既存顧客:個別招待状の送付と直接連絡
- 新規見込み客:SNSやWebサイトでの積極的な告知
- 業界関係者:プレスリリースによるメディア露出
- VIP顧客:事前アポイントメントによる確実な商談機会の確保
直前1週間の最終チェック項目
展示会直前の1週間は、最終確認と当日準備を行う重要な期間です。
この段階でのチェック漏れは、展示会当日のトラブルに直結する可能性があるため、詳細な確認作業が必要です。
- 搬入・搬出の最終確認
- 当日持参物の最終チェック
- スタッフの最終打ち合わせ
- システム・機器の動作確認
📦 搬入・搬出の最終確認
展示会場への搬入時間、搬入口の場所、エレベーター使用の可否、駐車場の確保状況を再確認します。
大型の展示物がある場合は、搬入経路の幅や高さ制限も確認し、必要に応じて分解・組立の準備をしておきます。
搬出についても同様に、撤去作業のスケジュールと方法を確定させます。



展示会場によっては消防法(e-Gov法令検索)や建築基準法(e-Gov法令検索)の規制により搬入時間や搬入方法に制限がある場合があります。事前に会場のルールを確認しておきましょう。
📋 当日持参物の最終チェック
配布用パンフレット、ノベルティグッズ、名刺、筆記用具、名札、スタッフ用の軽食・飲料水などをリストアップし、数量を確認します。
また、展示会場で使用する延長コード、養生テープ、清拭用品などの備品も準備しておきます。
| カテゴリ | 持参物 | 備考 |
|---|---|---|
| 配布物 | パンフレット、ノベルティ、名刺 | 来場者数の1.5倍を目安に準備 |
| スタッフ用品 | 名札、筆記用具、軽食・飲料 | 長時間の立ち仕事に備える |
| 設営備品 | 延長コード、養生テープ、清拭用品 | 会場での急な対応に必要 |
👥 スタッフの最終打ち合わせ
当日のタイムスケジュール、緊急時の連絡体制、スタッフ間の連携方法を確認します。
体調管理も重要で、風邪やインフルエンザなどで急遽参加できないスタッフが出た場合の代替要員も準備しておきます。
💻 システム・機器の動作確認
プレゼンテーション用のノートパソコン、プロジェクター、音響機器の動作テストを行います。
Wi-Fi環境が不安定な場合に備えて、モバイルルーターの準備や、デモンストレーション用データのバックアップも取っておきます。
名刺管理アプリやリード管理システムを使用する場合は、事前にテスト運用を行い、操作方法をスタッフ全員が理解していることを確認します。



機器の動作確認は展示会場と同じ環境で行うのがベストですが、難しい場合は複数のバックアップ手段を用意しておくことが重要です。
展示会準備で必要なものリスト
展示会の成功は準備で9割決まると言われており、必要なものを漏れなく準備することが重要です。
初めて展示会に出展する企業や、準備を担当することになった方にとって、何を用意すればよいのか把握することは不可欠な作業となります。
展示会準備には大きく分けて3つのカテゴリーがあり、それぞれに応じた準備物を整理することで効率的な準備が可能になります。



展示会準備は思っているより時間がかかるので、早めのスケジュール設定が本当に大切ですね!
展示会準備の基本として、開催日の3〜6ヶ月前から準備を開始し、段階的に必要なものを揃えていくことが推奨されています。
特に印刷物の制作やブース装飾の設計には時間を要するため、早めのスケジュール設定が成功の鍵となります。
また、当日の運営をスムーズに進めるためには、事前に詳細なチェックリストを作成し、必要な備品を確実に準備しておくことが重要です。
📋 展示会準備のポイント
- 3つのカテゴリーに分けて整理
- 3〜6ヶ月前からの段階的準備
- 詳細なチェックリストの作成
印刷物・販促ツールの準備リスト
展示会での効果的な集客と商談促進には、質の高い印刷物と魅力的な販促ツールが欠かせません。
これらの準備は展示会の2〜3ヶ月前から開始し、デザイン制作、印刷、納品までのスケジュールを考慮して進める必要があります。



準備期間が短いと印刷品質が下がったり、コストが高くなったりするので、早めの準備が成功の鍵ですね!
📄 基本的な印刷物
基本的な印刷物として、会社パンフレット、製品カタログ、サービス紹介リーフレット、価格表、技術仕様書などが必要です。
これらは来場者が持ち帰りやすいA4サイズまたは三つ折りサイズで制作することが一般的です。
また、展示会専用のチラシや特別キャンペーンの案内も効果的な集客ツールとなります。
- 持ち帰りやすいサイズで制作
- 展示会専用の特別感を演出
- 2〜3ヶ月前からスケジュール管理
🎁 販促ノベルティ
販促ノベルティについては、ボールペン、メモ帳、エコバッグ、USBメモリ、スマートフォンスタンドなどの実用性の高いアイテムが喜ばれます。
予算に応じて1個あたり100円〜1,000円程度のものを選び、会社ロゴや連絡先を印刷して配布します。
来場者数の1.5倍程度の数量を準備しておくと安心です。
| ノベルティ種類 | 価格帯 | 効果 |
|---|---|---|
| ボールペン・メモ帳 | 100円〜300円 | 実用性が高く、長期間使用される |
| エコバッグ | 200円〜500円 | 環境意識の高さをアピール |
| USBメモリ | 500円〜1,000円 | IT関連企業に最適 |



ノベルティは実用性が高いものほど、後々まで会社名を思い出してもらえる効果がありますよ!
💻 デジタル活用ツール
デジタル活用ツールとして、QRコードを活用したデジタルカタログ、動画コンテンツ用のタブレット、プレゼンテーション用のノートパソコンとモニターも重要な販促ツールです。
これらを効果的に活用することで、限られたスペースでも豊富な情報を来場者に提供できます。
- 紙の印刷物を削減してコスト節約
- 動画で製品の魅力を効果的に伝達
- QRコードで後日のフォローアップが容易
展示ブース・装飾関連の準備物
魅力的な展示ブースを構築するには、装飾資材と設営用品を適切に準備する必要があります。
ブースの設計図に基づいて、必要な資材を漏れなくリストアップし、レンタルまたは購入を決定します。



展示会では消防法(e-Gov法令検索)に基づく防炎物品の使用が義務付けられている場合があるため、装飾資材の選定時は防炎認定の有無も確認しておきましょう。
🎨 基本装飾資材
基本的な装飾資材として、バックパネル、サイドパネル、テーブル、椅子、照明器具が必要です。
バックパネルには会社名やメインメッセージを大きく表示し、遠くからでも認識できるデザインにします。
照明は製品を美しく見せるためのスポットライトと、全体を明るくするための基本照明の両方を準備します。
- バックパネル(会社名・メインメッセージ表示用)
- サイドパネル(ブース区画用)
- テーブル・椅子(商談・展示用)
- スポットライト(製品照明用)
- 基本照明(全体照明用)
📋 展示用品の選定
展示用品については、製品展示台、パンフレットスタンド、のぼり旗、横断幕、POP広告などが効果的です。
製品展示台は来場者の視線の高さを考慮して設置し、重要な製品は目線の位置に配置します。
パンフレットスタンドは入口付近と商談エリアの両方に設置し、来場者が資料を取りやすい環境を作ります。
| 展示用品 | 設置場所・用途 |
|---|---|
| 製品展示台 | 来場者の目線の高さに重要製品を配置 |
| パンフレットスタンド | 入口付近・商談エリアの両方に設置 |
| のぼり旗・横断幕 | ブース認知度向上・誘導効果 |
| POP広告 | 製品説明・価格表示・キャンペーン告知 |



展示用品の配置は、来場者の動線を意識することが重要です。入口から奥への自然な流れを作り、重要な製品や情報に確実に目が向くよう工夫しましょう。
🔧 設営用工具・備品
設営用の工具・備品として、ドライバーセット、六角レンチ、ガムテープ、両面テープ、延長コード、三又コンセントなどが必要です。
設営当日に工具が不足すると大きな問題となるため、基本的な工具一式は必ず準備しておきます。
また、汚れ防止のための軍手や、清掃用のぞうきんも用意しておくと便利です。
- ドライバーセット(プラス・マイナス各種サイズ)
- 六角レンチセット
- ガムテープ・両面テープ
- 延長コード・三又コンセント
- 軍手・清掃用ぞうきん
当日運営に必要な備品一覧
展示会当日の運営を円滑に進めるためには、事前に詳細な備品リストを作成し、必要な物品を確実に準備することが重要です。
当日に不足が発覚すると対応が困難になるため、余裕を持った数量の準備が必要です。



展示会会場では近くにコンビニがない場合も多いので、事前準備は本当に大切ですね!
📋 受付・商談関連の備品
名刺入れ、名刺ケース、アンケート用紙、ボールペン、クリップボード、電卓、メジャー、付箋、マーカーペンなどが必要です。
名刺は通常の2〜3倍の枚数を準備し、アンケート用紙は来場者数に応じて十分な数量を用意します。
商談記録用のノートやタブレットも重要なツールです。
- 名刺(通常の2〜3倍の枚数)
- アンケート用紙(予想来場者数+予備分)
- 筆記用具(ボールペン、マーカー)
- 商談記録用ツール(ノート、タブレット)
🪑 快適な運営環境整備
スタッフ用の椅子、荷物置き場、ゴミ箱、ティッシュ、ウェットティッシュ、救急セット、飲み物、軽食などを準備します。
特に長時間の立ち仕事となるため、スタッフの体調管理に配慮した備品の準備が必要です。



展示会は想像以上に体力を消耗します。スタッフの健康管理も大切な運営要素ですね。
| カテゴリ | 必要備品 | 備考 |
|---|---|---|
| 健康管理 | 救急セット、飲み物、軽食 | 長時間対応必須 |
| 衛生用品 | ティッシュ、ウェットティッシュ | 来場者用も含む |
| 環境整備 | 椅子、荷物置き場、ゴミ箱 | スタッフ動線考慮 |
🚨 緊急時対応備品
予備のバッテリー、充電ケーブル、ガムテープ、瞬間接着剤、小さな工具セット、傘、レインコート、懐中電灯などを準備しておきます。
これらは使用頻度は低いものの、いざという時に役立つ重要な備品です。
- 電源関連:予備バッテリー、充電ケーブル
- 補修用具:ガムテープ、瞬間接着剤、工具セット
- 天候対策:傘、レインコート
- 停電対策:懐中電灯
📱 情報管理・連絡手段
スタッフ用の名札、タイムスケジュール表、連絡先一覧、会場案内図、緊急連絡先、携帯電話の充電器なども必需品です。
複数のスタッフで運営する場合は、内線電話やトランシーバーがあると連絡が取りやすくなります。



スタッフ間の連絡手段は意外と盲点になりがち。事前にコミュニケーション方法を決めておくと安心です。
| 情報管理項目 | 必要備品 |
|---|---|
| 身分証明 | スタッフ用名札 |
| 運営情報 | タイムスケジュール表、会場案内図 |
| 連絡手段 | 連絡先一覧、緊急連絡先、充電器 |
| スタッフ間通信 | 内線電話、トランシーバー |
展示会準備の具体的な手順
日本展示会協会では、出展企業向けに準備ガイドラインを提供しており、適切な準備期間として6か月前からの開始を推奨しています。
準備プロセスは大きく3つの段階に分けられ、初期段階での目標設定から当日運営まで、各工程で具体的な作業内容と期限を明確にすることが重要です。



特に初回出展の場合は、準備期間をしっかり確保することが成功の鍵になりますね。
中小企業庁の調査によると、事前準備の充実度が展示会の成果に直結することが明らかになっており、特に初回出展企業においては準備期間の確保が成功の鍵となります。
本記事では、実務担当者が迷わず進められるよう、時系列に沿った具体的な手順を解説していきます。
目標設定と企画の立て方
展示会出展における目標設定は、単純な売上目標だけでなく、ブランド認知度向上、新規顧客獲得、既存顧客との関係強化など、多角的な視点で設定する必要があります。
経済産業省の展示会振興指針では、出展目的の明確化が展示会効果の最大化につながると示されており、定量的・定性的な目標を組み合わせて設定することが推奨されています。



目標設定は具体的で測定可能なものにすることが大切ですね。漠然とした目標では、後から効果検証ができません。
📝 目標設定の基本プロセス
目標設定の第一段階では、自社の事業戦略と展示会出展の位置づけを明確にします。
新商品のローンチ、海外展開の足がかり、業界内でのプレゼンス向上など、出展の主要目的を1つに絞り込むことが重要です。
次に、その目的を達成するための具体的な数値目標を設定します。
- 新規リード100件獲得
- 商談アポイント30件確保
- メディア露出3件以上
企画立案では、ターゲット来場者の属性分析から開始します。
展示会主催者が提供する来場者データを詳細に分析し、自社商品・サービスとの適合性を検証します。
その上で、来場者の関心を引くブースコンセプトと展示内容を決定します。



来場者データの分析は思っている以上に重要です。ターゲットとなる層がどれくらい来場するのかを事前に把握することで、出展の投資対効果を予測できます。
日本展示会協会の調査では、来場者の滞在時間を延ばすためには体験型コンテンツの導入が効果的であることが報告されており、デモンストレーション、試用体験、セミナー開催などの要素を企画に組み込むことを検討します。
- デモンストレーション
- 試用体験
- セミナー開催
ブースデザイン・装飾の企画と発注の仕方
ブースデザインの企画では、限られたスペース内で最大限の訴求効果を発揮するための戦略的アプローチが求められます。
一般社団法人日本ディスプレイ業団体連合会のガイドラインによると、効果的なブースデザインは「視認性」「動線設計」「ブランド表現」の3要素を統合的に考慮する必要があります。
まず、出展小間数と予算に応じて、基本的なブース構成を決定します。
- メインサインの文字サイズは最低200mm以上
- コントラストの高い色彩配色を選択
- 会場内の照明条件を考慮した視認性テスト実施
視認性の確保では、遠距離からでも認識できるメインサインの設計が重要です。
文字の大きさは最低でも200mm以上、コントラストの高い色彩配色を選択し、会場内の照明条件を考慮した視認性テストを実施します。



メインサインは会場全体から見えるかどうかが勝負!遠くからでもブースの存在を認識してもらうことが来場者獲得の第一歩ですね
📐 動線設計の基準
動線設計においては、来場者がブース内をスムーズに移動できるよう、エントランス幅は最低1.8m以上を確保し、商談エリア、展示エリア、休憩エリアを明確に区分します。
デザイン業者への発注プロセスでは、複数社からの相見積もり取得が基本となります。
発注仕様書には、ブースサイズ、設営・撤去日程、電気・通信設備要件、展示物の仕様、グラフィック制作範囲を詳細に記載します。
| 契約項目 | 確認すべき内容 |
|---|---|
| デザイン著作権 | 著作権の帰属先を明確化 |
| 修正回数 | 修正回数の上限設定 |
| 追加費用 | 追加費用の発生条件を明記 |
また、製造委託契約においては、デザイン著作権の帰属、修正回数の上限、追加費用の発生条件を明確に定めておきます。



契約書の詳細確認は後々のトラブル防止に必須!特に著作権関連は後で問題になりやすいので、最初にしっかり取り決めておきましょう
スタッフの役割分担と事前研修のやり方
スタッフの役割分担は展示会成功の決定的要因であり、各スタッフの専門性と経験を最大限活用する配置計画が必要です。
日本展示会協会の推奨事項では、1小間あたり2〜3名のスタッフ配置が適切とされており、役割別に「営業担当」「技術説明担当」「案内・誘導担当」に分類して配置します。
- 営業担当:見込み客の発掘と商談アポイント獲得
- 技術説明担当:製品・サービスの詳細説明と技術的質問への対応
- 案内・誘導担当:初回来場者への対応とブース内誘導
営業担当は商談経験豊富な社員を配置し、見込み客の発掘と商談アポイントの獲得を主任務とします。
技術説明担当は、製品・サービスの詳細説明と技術的質問への対応を行い、開発部門や技術部門から専門知識を持つメンバーを選定します。
案内・誘導担当は、初回来場者への対応とブース内誘導を担当し、コミュニケーション能力の高い人材を配置します。



責任者を決めておくことで、トラブル発生時の迅速な対応が可能になりますね。
📚 事前研修プログラム
事前研修の実施においては、展示会開催の2週間前から段階的な研修プログラムを実行します。
出展目的の共有と来場者属性の理解を深める座学研修を実施します。
商品・サービスの説明技法とデモンストレーション手順の実技研修を行い、統一された説明内容と手順を習得させます。
想定される質問への回答準備とクレーム対応手順の習得を目的とした実践的研修を実施します。
研修効果の向上のため、ロールプレイング形式での模擬接客を取り入れ、各スタッフの対応レベルを統一します。
また、名刺交換の手順、リード情報の記録方法、商談アポイント取得の基準を標準化し、当日の業務効率を最大化します。
| 標準化項目 | 詳細内容 |
|---|---|
| 名刺交換手順 | 受け渡しマナーと情報記録方法 |
| リード情報記録 | 統一フォーマットでの顧客情報管理 |
| 商談アポイント基準 | 見込み度合いの判定と次回アクション設定 |



統一された対応手順があることで、どのスタッフが対応しても品質の高いサービスを提供できますね。
日本展示会協会では、スタッフ研修の実施が展示会効果を30%以上向上させるとの調査結果を公表しており、十分な研修時間の確保が重要です。
展示会準備で失敗しないコツ
展示会への出展は企業にとって重要なマーケティング機会ですが、準備不足により期待した効果が得られないケースも少なくありません。
経済産業省の調査によると、展示会出展企業の約30%が準備期間の不足を課題として挙げており、適切な準備プロセスの確立が成功の鍵となります。



展示会は一度きりのチャンス。準備段階での失敗が当日の成果を大きく左右してしまいます。
展示会準備を成功させるためには、よくある失敗パターンを把握し、適切な準備期間を設定し、限られた予算を効果的に活用することが重要です。
これらのポイントを押さえることで、展示会当日のトラブルを回避し、目標とする成果を達成できる可能性が大幅に向上します。
- 失敗パターンを事前に把握する
- 十分な準備期間を確保する
- 予算配分を戦略的に行う
よくある準備の失敗パターンと対処法
展示会準備における代表的な失敗パターンとして、スケジュール管理の甘さ、役割分担の不明確さ、準備物の漏れなどが挙げられます。
特に初回出展の企業では、これらの問題が複合的に発生することが多く見られます。



初めての展示会出展では、予想以上に準備に時間がかかることを認識しておくことが大切ですね。
最も頻繁に起こる失敗は、会場装飾や展示物の手配を展示会直前まで先送りしてしまうケースです。
人気の装飾業者やレンタル会社は早期に予約が埋まってしまうため、希望する条件での発注ができなくなります。
二つ目の典型的な失敗は、展示会当日の人員配置や役割分担が曖昧なままになってしまうことです。
- 来場者対応
- 資料配布
- アンケート実施
これらの業務が重複したり漏れたりして、せっかくの商談機会を逃すリスクがあります。
三つ目によく見られるのが、配布資料や販促物の準備不足です。
- 会場で配布する資料が足りなくなる
- デザインの最終確認が間に合わない
- 品質の低い仕上がりになる
印刷物は通常の業務用印刷よりも時間がかかることを前提として、デザイン完成から納品まで最低2週間の余裕を持ったスケジュールを組むことが推奨されます。



印刷物の品質は企業のイメージに直結するため、時間的な余裕を持って準備することが重要です。
📝 展示会準備の成功のポイント
展示会の成功には、経済産業省や日本展示会協会(JEXA)が提供する各種ガイドラインも参考になります。
適切な準備期間の決め方
展示会準備に必要な期間は、展示会の規模、出展内容、企業の経験値によって大きく異なります。
一般的に、初回出展の場合は6ヶ月、リピート出展でも3〜4ヶ月の準備期間を確保することが業界標準とされています。



初回出展は何かと手間取ることが多いので、余裕を持ったスケジュールを組むことが成功の秘訣ですね。
大規模な国際展示会への出展を計画している場合は、より長期間の準備が必要になります。
特に海外からの来場者を想定した英語資料の作成、通訳の手配、国際的な商慣習に対応した展示内容の検討などを含めると、8〜12ヶ月の準備期間が適切です。
中小企業基盤整備機構の支援事例では、海外展開を目指す企業に対して10ヶ月以上の準備期間を推奨しています。
- 展示会の規模(国内・国際)
- 出展内容の複雑さ
- 企業の出展経験値
- 展示物の特殊性
準備期間を決める際の重要な判断基準として、自社の展示物の特殊性も考慮する必要があります。
特注の展示装置やデモンストレーション用の機材を使用する場合、設計から製作、テストまでに相当な時間を要します。



特に精密機器や大型装置のデモを予定している場合は、トラブルに備えて十分な検証期間を確保しておきましょう。
📝 逆算式スケジュール管理のメリット
準備スケジュールは逆算式で組み立てることが効果的です。
展示会当日を起点として、会場設営(前日)、展示物搬入(2〜3日前)、最終準備・リハーサル(1週間前)、印刷物納品(2週間前)という具合に、各工程の完了目標日を設定します。
このアプローチにより、準備の遅れを早期に発見し、対策を講じることができます。
| 準備期間 | 対象 | 特徴 |
|---|---|---|
| 3〜4ヶ月 | リピート出展 | 経験値活用、効率的準備 |
| 6ヶ月 | 初回出展 | 業界標準、安全な期間設定 |
| 8〜12ヶ月 | 国際展示会 | 多言語対応、国際商慣習考慮 |
予算管理と費用対効果をうまく活用する方法
展示会出展に必要な予算は、出展料、会場装飾費、人件費、販促物制作費、交通・宿泊費など多岐にわたります。
これらの費用を効率的に配分し、投資対効果を最大化するための戦略的な予算管理が不可欠です。



予算管理は展示会成功の重要な鍵ですね。適切な配分で効果を最大化しましょう!
- 出展料・ブース装飾:40%
- 人件費・販促物:30%
- 営業活動関連費用:20%
- 予備費:10%
この比率は業界や企業規模によって調整が必要ですが、初回出展時の目安として有効です。
💡 コスト削減の具体的方法
費用対効果を高める具体的な方法として、共同出展の活用があります。
業界団体や地域の商工会議所が主催する共同出展プログラムを利用することで、個別出展と比較して30〜50%のコスト削減が可能になります。
経済産業省も中小企業の海外展示会出展を支援する補助金制度を設けており、これらの公的支援を積極的に活用することで予算負担を軽減できます。



デジタル技術の活用も、コスト削減の大きなポイントになりますね!
販促物や配布資料の制作においては、デジタル技術を活用したコスト削減も効果的です。
- QRコードを使用した電子カタログの配布
- タブレットでのプレゼンテーション
- オンライン商談予約システムの導入
これらのデジタルソリューションにより、印刷費や人件費を大幅に削減できます。
これらのデジタルソリューションは初期投資が必要ですが、複数の展示会で再利用できるため、長期的な費用対効果は非常に高くなります。
📈 効果測定の重要性
予算管理においては、展示会後の効果測定も重要な要素です。
獲得したリード数、商談件数、実際の受注額などを詳細に記録し、投資したコストとの比較分析を行います。
この分析結果を次回出展時の予算配分に反映させることで、継続的な改善と効率化を実現できます。
日本能率協会の調査では、効果測定を実施している企業の展示会ROIは、実施していない企業と比較して平均2.3倍高いという結果が報告されています。



効果測定をしっかり行うことで、次回の展示会がさらに成功しやすくなりますね!
展示会準備のチェックリスト
展示会出展の成功は、体系的な準備プロセスにかかっています。
初回出展の場合、準備期間は4~5ヶ月、経験者でも3ヶ月前からの準備が業界標準とされています。
準備漏れは当日のトラブルや成果不足に直結するため、段階別のチェックリストに沿った計画的な進行が不可欠です。



特に初回出展の企業様は、準備の全体像を把握することから始めることが重要ですね。
効果的な展示会準備は、企画段階での目標設定と戦略立案から始まり、制作・発注段階での詳細な仕様確認、そして当日直前の最終点検まで、各段階で異なる確認ポイントがあります。
- 準備期間の確保:初回4~5ヶ月、経験者3ヶ月
- 段階別チェックリスト:企画・制作・当日準備の3段階
- 機会損失の回避:準備不足による40%の損失を防ぐ
企画段階で確認すべきポイント
企画段階は展示会出展の方向性を決定する最重要フェーズです。
この段階での判断ミスは後の工程すべてに影響を与えるため、慎重な検討が必要です。



企画段階でしっかりと戦略を練ることで、展示会当日の運営がスムーズになり、目標達成の確率が大幅に向上しますよ!
🎯 出展目的の明確化
出展目的の明確化が最優先事項となります。
新規顧客獲得、既存顧客との関係強化、新商品のプロモーション、ブランド認知向上など、具体的な目標を数値化して設定します。
例えば「新規リード200件獲得」「商談成約率15%達成」といった定量的な目標設定により、後の戦略立案や効果測定が可能になります。
💰 予算計画の策定
予算計画では、ブース料金だけでなく装飾費、運営費、人件費、販促物制作費、交通・宿泊費まで含めた総合的な算出が必要です。



販促物の制作時は、消費者庁が所管する景品表示法(e-Gov法令検索)に注意が必要です。過大な景品提供や誤解を招く表示は避けましょう。
🎯 ターゲット来場者の分析
ターゲット来場者の分析も欠かせません。
展示会の来場者データや過去の実績から、自社商品・サービスに関心を持つ見込み客の属性、来場規模、業界動向を把握し、アプローチ戦略を策定します。
- 出展目的と数値目標の設定
- 総予算の算出と承認取得
- ターゲット来場者の属性分析
- 競合他社の出展状況調査
- ブースサイズと立地の選定
- 展示商品・サービスの選択
- 出展申込と契約手続き
制作・発注段階で漏れやすいこと
制作・発注段階では、多数の業者との調整が並行して進むため、コミュニケーション不足や仕様の食い違いが発生しやすい段階です。
特に初回出展企業では、業界特有の慣習や専門用語の理解不足から、予想外のトラブルが起こりがちです。



初回出展の場合は、経験豊富な展示会コンサルタントに相談することで、多くのトラブルを未然に防げますよ。
🏢 ブース装飾の重要ポイント
ブース装飾の発注では、デザイン案の承認だけでなく、設営・撤去時間の制約、電源容量の確認、消防法(e-Gov法令検索)などの法規制対応まで詳細に確認する必要があります。
📦 販促物・配布物の制作ポイント
販促物・配布物の制作では、来場者数に対する適正な製作数量の算出が重要です。
過去の同規模展示会では、来場者の10-15%程度が各ブースに立ち寄るのが一般的であり、この数値を基準に必要数量を算出します。
また、配送スケジュールの確認により、展示会場への直送タイミングと受取体制の整備も必要です。
👥 人員配置と研修の重要性
人員配置では、接客スタッフの確保だけでなく、商品知識研修、接客マナー研修の実施が成果に大きく影響します。
展示会での接客は通常の営業とは異なるスキルが必要で、短時間で来場者の関心を引く技術や効率的な情報収集方法の習得が不可欠です。



展示会の接客は「短時間勝負」です。3分以内に来場者の興味を引けるかが、商談につながるかの分かれ道になります。
- ブース装飾業者との詳細仕様確認
- 電源・照明・音響設備の申請
- 販促物・ノベルティの制作発注
- 展示商品の輸送・保険手配
- スタッフの確保と研修計画
- 宿泊・交通手段の予約
- 競合調査と差別化戦略の策定
当日直前の最終確認項目
展示会前日から当日朝にかけての最終確認は、3ヶ月間の準備成果を最大化する重要な段階です。
この時点での確認漏れは即座に成果に影響するため、システマティックなチェック体制が必要です。



当日の混乱を避けるためにも、前日の準備が勝負を決めるポイントですね!
🏗️ 設営作業と安全点検
設営作業では、ブース装飾の完成度確認に加えて、安全面での点検が法的にも求められています。
特に展示品の固定状況、配線の安全性、避難経路の確保は主催者による検査対象となるため、事前の自主点検により不備を解消しておきます。
👥 接客準備とスタッフ体制
接客準備では、スタッフ全員による商品説明の最終確認と、来場者対応フローの再確認を実施します。
展示会当日は多数の来場者が短時間で訪れるため、効率的な情報収集と的確な商品説明により、質の高いリード獲得を実現します。
名刺交換後の情報整理システムも、当日の混乱を避けるため事前に確立しておきます。



スタッフ全員が同じレベルで商品説明できるかが、成果に大きく影響しますよ!
⚙️ 技術的動作確認
技術的な動作確認では、デモンストレーション用機器の動作、プレゼンテーション資料の表示、音響設備の音量調整まで、実際の展示会環境での最終テストが必要です。
特にデジタル機器は会場の電磁環境や温湿度変化の影響を受けやすいため、予備機材の準備と迅速な対応体制を整えておきます。
🚨 緊急時対応体制
緊急時対応では、スタッフの体調不良や機材故障、天候による来場者数変動など、予想外の事態への対応策を明文化しておきます。
責任者の連絡体制、代替スタッフの確保、機材の予備品管理により、どのような状況でも展示会運営を継続できる体制を構築します。
- ブース設営完了と安全点検
- 展示商品・機材の動作確認
- スタッフの最終ブリーフィング
- 販促物・配布資料の数量確認
- 緊急連絡体制の確認
- 撤去作業の段取り確認
- 翌日以降のフォロー体制準備



このチェックリストを前日に必ず実行することで、当日の成功確率が格段に上がります!
展示会準備後の効果測定と次回への活かし方
展示会への出展は、多くの企業にとって重要なマーケティング施策の一つです。
しかし、展示会を成功させるためには、単に出展するだけでなく、その効果を正しく測定し、次回への改善につなげることが重要です。
展示会の準備段階から効果測定を意識することで、より戦略的で成果の高い展示会運営が可能になります。



展示会は一度きりのイベントではなく、継続的な改善プロセスとして捉えることが大切です。
効果的な展示会運営を実現するためには、出展前の準備段階で明確な目標設定と測定指標の決定を行い、展示会終了後には詳細な振り返りを実施することが不可欠です。
これにより、投資対効果(ROI)の向上と次回出展時の成功確率を大幅に高めることができます。
準備段階で決めておくべき効果測定の指標
展示会の成果を適切に評価するためには、事前に明確な測定指標(KPI)を設定することが重要です。
効果測定の指標は、量的データと質的データの両方を含む包括的なものでなければなりません。



展示会は投資額が大きいため、しっかりとした効果測定ができないと次回の予算確保が困難になる場合があります
- 量的データ(数値で測定可能な指標)
- 質的データ(内容の質を評価する指標)
- 短期的成果と中長期的成果の両方を設定
- 測定方法の具体化
ブース来場者数は最も基本的な指標の一つです。
自社ブースに立ち寄った訪問者の総数を正確に把握することで、ブースの魅力度や立地の良さを測定できます。
来場者数の測定には、入場カウンターやスタッフによるカウント、QRコード読み取りなどの手法を活用します。
📊 来場者数測定手法
- 入場カウンター:自動的に来場者をカウント
- スタッフカウント:人的リソースによる正確な測定
- QRコード読み取り:デジタル技術を活用した効率的な測定
名刺交換数(新規リード数)は、将来の商談につながる可能性のある見込み顧客の獲得状況を示す重要な指標です。
単純な名刺交換数だけでなく、交換した名刺の質的分析も併せて行うことが重要です。
具体的には、決裁権者の割合、業界別の分類、企業規模などの詳細な分析を実施します。



名刺の質的分析を行うことで、より精度の高いフォローアップ戦略を立てることができます
| 分析項目 | 具体的内容 |
|---|---|
| 決裁権者の割合 | 意思決定に関与する役職者の比率 |
| 業界別分類 | ターゲット業界からの来場者数 |
| 企業規模 | 従業員数・売上規模による分類 |
| 興味度レベル | 商談化の可能性を5段階で評価 |
商談数・受注数は展示会の直接的な成果を測る最も重要な指標です。
展示会期間中に獲得したアポイント数、その後の商談進捗状況、最終的な受注金額を追跡します。
この指標により、展示会投資の実際の収益性を評価できます。
ROI(投資対効果)の計算では、「出展して得られた利益÷出展に要した費用×100」の公式を用います。
出展費用には、ブース設営費、人件費、宿泊費、交通費、販促物制作費などすべてのコストを含めます。
得られた利益は、展示会を起点とした受注金額から原価を差し引いた純利益で算出します。
💰 ROI計算の詳細
出展コスト項目:
- ブース設営費・装飾費
- 什器・機材レンタル費
- 人件費(準備・運営・フォローアップ)
- 交通費・宿泊費
- 販促物・ノベルティ制作費
次回の展示会準備をもっと良くする改善点の見つけ方
効果的な改善を実現するためには、体系的な振り返りプロセスを構築することが重要です。
PDCA(Plan-Do-Check-Act)サイクルを活用し、データに基づいた客観的な分析を行います。



PDCAサイクルは、計画→実行→評価→改善を繰り返すことで継続的な改善を図る手法です。展示会の成果向上にも非常に有効な手法ですね。
📊 量的データの分析
量的データの分析では、設定したKPIの達成度を詳細に検証します。
目標値と実績値の比較により、どの領域で期待を上回り、どの部分で改善が必要かを明確に特定します。
例えば、来場者数は目標を達成したが名刺交換率が低い場合、ブースでのコミュニケーション手法やスタッフトレーニングに改善の余地があることがわかります。
💬 質的データの収集と分析
質的データの収集と分析も同様に重要です。
来場者へのアンケート調査、スタッフからのフィードバック、競合他社の出展内容の分析を通じて、数値では捉えきれない改善ポイントを発見できます。
特に、来場者の満足度調査では、ブースデザイン、展示内容、スタッフ対応などの具体的な評価を収集します。
- 投資対効果の高い改善から着手
- 低コストで高い効果が期待できるクイックウィンを特定
- スタッフの接客スキル向上などの実現しやすい項目を優先
改善項目の優先順位付けでは、投資対効果の高い改善から着手します。
低コストで高い効果が期待できる改善項目(クイックウィン)を特定し、次回の準備計画に反映します。
例えば、スタッフの接客スキル向上は比較的低コストで実現でき、名刺交換率や商談化率の向上に直結する可能性があります。



小さな改善でも積み重ねることで大きな効果につながります。まずは実現しやすいものから取り組むのがコツですね。
次回の準備スケジュールには、今回の学習内容を具体的に組み込みます。
改善点を実現するための準備期間の延長、予算配分の見直し、新たな測定手法の導入などを計画に反映します。
また、改善効果を継続的にモニタリングするための仕組みも併せて構築し、長期的な成果向上を実現します。
チームのタスク管理 / プロジェクト管理でこのようなお悩みはありませんか?

そうなりますよね。私も以前はそうでした。タスク管理ツールを導入しても面倒で使ってくれないし、結局意味なくなる。

じゃあどうしたらいいのか?そこで生まれたのがスーツアップです。

これ、エクセル管理みたいでしょ?そうなんです。手慣れた操作でチームのタスク管理ができるんです!

見た目がエクセルだからといって侮るなかれ。エクセルみたいに入力するだけで、こんなことも

こんなことも

こんなことまでできちゃうんです。

エクセル感覚でみんなでタスク管理。
まずは以下よりお試しいただき、どれだけ簡単か体験してみてください。







