業務分掌とは？分掌表の作り方5ステップ【テンプレ・記入例付き】

この記事では、業務分掌表の作り方を5つのステップで解説します。書き換えるだけで使えるテンプレートと記入例、職務分掌との違い、形骸化させない運用ルールまで順に紹介します。

作成を任された総務・人事・経営企画の担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

業務分掌の作り方【5ステップ】

業務分掌は、全業務の洗い出し、グループ化と線引き、担当・責任・権限の割り当て、文書化、承認・周知の5ステップで作ります。

担当だけを先に決めると業務の抜けや重複が残りやすいため、現在の業務を整理してから進めます。

以下では、架空の中堅電機メーカー「ABC電機」を例にします。

業務分掌表のテンプレートと記入例

業務分掌表は、少なくとも「部署・担当業務・責任者・権限・関連部署」の5項目を列に持つ表で作ります。行は業務のまとまり（グループ）単位で書き、1行に1業務グループを割り当てます。

更新日も加えておくと、組織変更後にどの版が最新かを確認しやすくなります。

部署	担当業務	責任者	権限	関連部署	更新日
総務部	備品購入の申請受理と発注	総務部長	発注の承認	経理部	改訂時に記入
経理部	請求書の受領・処理・支払い	経理部長	支払いの実行	各部門	改訂時に記入
営業部	見積作成・受注管理	営業部長	見積内容の承認	経理部	改訂時に記入

このひな形に、ステップ1で洗い出した自社の業務を流し込めば、分掌表のたたき台が完成します。

すぐに作成を始めたい場合は、業務分掌表のExcelテンプレートをダウンロードし、自社の部署名・担当業務・責任者・権限などに書き換えてください。

規程本文には目的や基本原則を書き、具体的な担当業務は業務分掌表で管理すると、組織変更時の修正範囲を抑えられます。

異動が多い会社では責任者を役職名で記載し、役職だけで最終責任者を判断できない場合は担当チームや補足欄を加えます。

規程本文の条文例まで確認したい場合は、業務分掌規程の作り方の詳細も参考にしてください。

業務分掌のメリットとデメリット

業務分掌を導入すると、責任の所在や引き継ぎ先を明確にできます。

一方で、担当範囲を厳しく分けすぎると連携低下や硬直化が起こるため、メリットだけでなく、起こりやすい問題と対処方法も一緒に整理しておきます。

メリット：責任の明確化・属人化防止・評価の適正化

メリットは大きく分けて、責任と権限の明確化、属人化防止、人事評価の適正化、不正・ミスの抑止の4つ。

メリット	現場で期待できる変化
責任と権限の明確化	誰が実行・判断・報告するかが分かり、確認先を特定しやすくなる
属人化防止	担当が文書で残るため、異動・退職時の引き継ぎ範囲を決めやすくなる
人事評価の適正化	担当業務が明確になり、成果や責任範囲を評価の材料にしやすくなる
不正・ミスの抑止	実行・承認・記録などを分けることで、相互チェックを設けやすくなる

自社の課題が「引き継ぎのしにくさ」なら属人化防止、「判断の遅さ」なら責任と権限の明確化というように、まず解消したい課題を導入目的として決めると、社内でも説明しやすくなります。

すべてのメリットを同時に狙う必要はありません。たとえば評価制度の見直しが目的ではない会社なら、人事評価まで細かく作り込まず、責任範囲と引き継ぎの整理を優先できます。

デメリットと対処：形骸化・硬直化を防ぐルール

デメリットは大きく分けて、部門間の連携低下、業務の硬直化、想定外の業務への弱さ、責任転嫁の4つ。

個人の判断に任せず、起こりそうな問題と対処方法をあらかじめ運用ルールにしておくと対応しやすくなります。

デメリット	起こりやすい状態	対処の例
部門間の連携低下	担当の境界が壁になり、情報共有が減る	部門横断で確認する場を決める
業務の硬直化	担当外の仕事へ対応しなくなる	緊急時の一次対応や代行ルールを決める
想定外の業務への弱さ	新しい業務の主管部署が決まらない	規程外の業務を誰が割り当てるか決める
責任転嫁	境界業務の最終責任者が曖昧になる	境界業務にも主管部署を1つ設定する

少人数の会社では厳密に分けすぎると業務が止まるため、通常時の担当と緊急時の代行を分けて設計する方法もあります。

分掌を作った後に「担当外だから対応しない」という状態が増えた場合は、線引きそのものではなく、例外時の連携ルールが不足していないかを確認します。

業務分掌と職務分掌・職務権限規程の違い

3つの文書は、対象と目的が異なります。混同したまま作ると、部署の役割、個人の役割、決裁範囲が同じ表に入り、更新しにくくなるため注意してください。

文書	対象範囲	粒度	目的
業務分掌	組織（部署・チーム）	組織単位	組織（部署・チーム）単位で業務を割り振る。目的は役割の明確化と効率化
職務分掌	役職・担当者	職務単位	1人の職務の中で業務を分離し、申請・承認・実行を別人にする。目的は不正・ミスの防止
職務権限規程	決裁者	権限単位	誰がいくらまで決裁できるか、権限と責任の線引きを定める

まず作るのは業務分掌表。J-SOX・監査で職務の分離を求められたら職務分掌、決裁ルールの明確化が必要になったら職務権限規程と、必要な段階で追加します。

セグリゲーションは不正や誤りを防ぐために職務を分離する考え方です。詳細な内部統制設計は会社ごとに異なるため、ここでは違いの整理までに留めます。

業務分掌を形骸化させない運用・更新の仕組み

業務分掌は、作成した時点で終わりではありません。

実際の業務と文書のずれを防ぐには、更新ルールを決め、日常のタスク管理と導入初期の確認も行います。

更新ルール（頻度・責任者）を規程に書く

原則年1回の定期点検に加え、組織変更や新規業務の発生時に見直すルールを決めます。責任者も、人事・総務・経営企画など全社を横断して確認できる部署から定めます。

「本規程は毎年4月に人事部門が点検し、組織変更または新規業務発生時は都度改訂する。改訂の責任者は人事部長とする」のように決めます。

見直しの時期と担当部署は、自社の組織変更の頻度に合わせて調整してください。

見直しでは、担当の偏りや不要になった業務、新しく増えた業務、承認で止まりやすい業務を確認しましょう。

タスク管理の仕組みで運用を回す

分掌表で担当を決めても、日々の定型業務で担当者や期限まで決めていなければ、実務では使われにくくなります。

月次締めや契約更新など繰り返す業務は、担当・期限・進捗をチームで確認できる形にします。

最初は共有スプレッドシートでも運用できますが、期限通知が必要な業務ではタスク管理ツールを使う方法もあります。

ツール導入そのものを目的にせず、分掌表で決めた担当が日常業務に反映され、担当不在や期限遅れを確認できるかを基準にします。タスク管理ツールの比較・選び方はこちらで確認できます。

スーツアップは、分掌で決めた定例業務を日々のタスクとして管理できるチーム向けタスク管理ツールです。

導入初期は確認頻度を上げる

新しい業務分掌の導入直後は、想定外の業務や担当境界の曖昧さが見つかりやすい時期。

導入直後は、週次または月次で「担当が決まっていない業務」「複数部署で重複した業務」「承認待ちで止まった業務」を確認します。

問題が見つかったら、口頭で担当を変えるだけで終わらせず、その場で主管部署を決めて分掌表も更新します。

運用が安定し、問題が減ってきたら確認頻度を下げ、年次点検と組織変更時の見直しへ移行します。

内部統制・監査対応としての業務分掌

内部統制や上場準備では、業務分掌を作成しているかだけでなく、文書の内容と実際の担当が一致し、変更や承認の記録を確認できる状態にしておくことが重要です。

金融庁「財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準」では、統制活動に「権限及び職責の付与、職務の分掌等」が含まれるとされ、取引の承認・記録・資産の管理を別の担当者に分ける例も示されています。

監査やIPO準備を意識する場合は、少なくとも次の3点を説明できる状態にしておきます。

• 規程・分掌表の有無：部署ごとの担当、責任者、権限の範囲を文書で確認できる
• 実態との一致：文書上の担当と、実際に業務を行っている担当がずれていない
• 更新・承認の記録：組織変更時に、いつ何を変更し、誰が承認したかを追える

金銭を扱う業務では、申請・承認・実行・記録が一人に集中していないかも確認します。

必要な整備範囲は会社規模や上場準備の段階によって異なるため、自社の状況に合わせて分掌表の細かさを決めましょう。

J-SOXにおける職務分離の詳細設計は会社ごとに異なります。具体的な整備範囲は、監査法人・証券会社・内部統制の専門家へ事前に確認してください。

業務分掌に関するよくある質問

業務分掌を作る際に迷いやすい4つの疑問に回答します。

まとめ：業務分掌は棚卸しから始め、運用で育てる

業務分掌は、全業務の棚卸しから始め、分掌表として文書化し、運用で育てる仕組みです。作り方は5ステップ。洗い出し、グループ化、責任と権限の設定、文書化、承認と周知です。

分掌表はテンプレートを自社に書き換えれば今日から作れます。作って終わりにしないために、更新の頻度と責任者を規程に書き、日常のタスク管理の仕組みで運用を回してください。

分掌どおりに日々の業務が回っているかを見える化するなら、タスク管理ツールの比較・選び方をまとめた記事が参考になります。