【スーツアップ使い方ガイド】タスク期限通知の設定方法

投稿日：2024年5月21日

「スーツアップ使い方ガイド」では、経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）を初めて使う方向けに、分かりやすく、かんたんにスーツアップの使い方の説明をしてまいります。今回は、タスク期限の設定方法についてになります。

私たちは、中小・中堅企業やスタートアップのユーザーの皆様がスーツアップを使うことで、会社の組織力、労働生産性、売上・利益や企業価値の向上、また、スタッフの皆様の働きやすさの改善と幸せに貢献できるものと確信しています。

ご参考：企業トピ by R25「あえて、機能を削減。 “継続利用”に向き合ったタスク管理ツール「スーツアップ」の哲学」

１．タスク期限通知とは？
２．タスク期限通知の設定
- （１）非定型タスクのタスク期限通知の設定
- （２）定型タスクのタスク期限通知の設定
３．タスク期限通知のフィルターの設定

１．タスク期限通知とは？

タスク期限通知とは、予め決めたタイミングでタスクの責任者や担当者に対してタスク期限の通知を行う機能です。この機能の設定はベルのアイコンから行います。タスク期限の管理に不安がある方は、タスク期限通知の設定を行い、メールまたはチャットツール（2024年5月21日現在はSlackにのみ対応）で通知を受けて、必ず期限までにタスクを実行しましょう。但し、多くのタスクに期限通知設定を行うと通知が増えて埋もれてしまうため、重要なタスクにのみ、タスクの期限通知の設定をしましょう。

２．タスク期限通知の設定

タスク期限通知は非定型タスクと定型タスクによって設定の仕方が異なります。また、非定型タスク・定型タスク内の新規設定・変更では、責任者と担当者で利用できる機能や範囲が異なります。設定の方法や対象を覚えて、活用できるようにしましょう。

（１）非定型タスクのタスク期限通知の設定

①非定型タスクのタスク期限通知の新規設定

非定型タスクでは、期限通知を設定したいタスクの列のベルのアイコンをクリックするか、ベルのアイコンのあるセルを選択し、Enterキーを押すことで、通知設定の画面が表示されます。但し、責任者・担当者・期限の設定がされていないタスクでは、この動作をすることができません。通知設定の画面では、まず通知方法をメール、チャットツール、または、その両方から設定してください。通知方法を設定すると、通知タイミングの設定ができます。通知タイミングのチェックボックスにチェックした場合、責任者または担当者に対して、「期限1週間前」「期限3日前」「本日期限」「タスクの完了・終了」のタイミングで通知でき、「期限超過」後1週間は毎日通知が送付されます。また、責任者はタスク期限通知の新規設定を行うことができますが、担当者はできません。

② 非定型タスクのタスク期限通知の変更

非定型タスクのタスク期限通知は、通知設定のされたタスクの列のベルのアイコンをクリックするか、ベルのアイコンのセルを選択し、Enterキーを押し、通知設定の画面を表示することで変更できます。変更の場合は、チェックボックスのチェックを外すか、チェックのされていないチェックボックスに新たなチェックを入れて下さい。なお、責任者は全てのチェックの変更を、また、担当者は担当者への通知タイミングのチェックのみを変更できます。

③ 非定型タスクのタスク期限通知の削除

非定型タスクにおいてタスク期限通知を削除する場合は、通知を設定したタスクの列のベルのアイコンのセルを選択し、Back spaceキーまたはDeleteキーを押してください。または、通知設定の画面のチェックを全て外すことでもタスク期限通知を削除できます。

（２）定型タスクのタスク期限通知の設定

① 定型タスクのタスク期限通知の新規設定

定型タスクでは、期限通知を設定したいタスクの列のベルのアイコンをクリックするか、ベルのアイコンのセルを選択し、Enterキーを押すことで、通知設定の画面を表示できます。但し、責任者・担当者・期限の設定がされていないタスクではこの動作をすることができません。通知設定の画面では、まず通知方法をメール、チャットツール、またはその両方から設定してください。通知方法を設定すると、通知タイミングの設定ができます。通知タイミングのチェックボックスにチェックした場合、責任者または担当者に対して、「期限1週間前」「期限3日前」「本日期限」「タスクの完了・終了」のタイミングで通知でき、「期限超過」後1週間は毎日通知が送付されます。また、責任者はタスク期限通知の新規設定を行うことができますが、担当者はできません。なお、定期設定を行うタスクに期限通知設定を行うと、以降に作成されるタスクにも同様の期限通知設定が適用されます。

② 定型タスクのタスク期限通知の変更

定型タスクのタスク期限通知は、通知設定のされたタスクの列のベルのアイコンをクリックするか、ベルのアイコンのセルを選択し、Enterキーを押し、通知設定の画面を表示することで変更できます。変更の場合は、チェックボックスのチェックを外すか、チェックのされていないチェックボックスに新たなチェックを入れて下さい。なお、責任者は全てのチェックの変更を、また、担当者は担当者への通知タイミングのチェックのみを変更できます。また、定期設定を行うタスクで期限通知の変更を行うと、以降に作成されるタスクにも同様の設定が適用されます。