【初心者向けコンテンツ】一般利用者向けガイド
投稿日：2024年3月6日
「スーツアップ使い方ガイド」では、経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）を企画・開発し、自身も20年以上にわたり中小・中堅企業やスタートアップ（以下「中小企業等」といいます。）の経営に関わってきた株式会社スーツの代表者である小松が、スーツアップを初めて使う方向けに、分かりやすく、かんたんにスーツアップの使い方の説明をしてまいります。第3回は一般利用者向けガイドになります。
私たちは、中小企業等のユーザーの皆様がスーツアップを使うことで、会社の組織力、労働生産性、売上・利益や企業価値の向上、また、スタッフの皆様の働きやすさの改善と幸せに貢献できるものと確信しています。
第2回 管理者向けガイド
プロフィール画像を設定することで、スーツアップ内で誰が操作しているのか分かりやすくなりコミュニケーションがスムーズになります。
スーツアップの一般利用者の方は、スーツアップを通じて、チームでのタスク管理を行うことになります。
チームでのタスク管理で一番大事なことは、とにかくスタッフみんなでタスク設定・更新を続けて、チームでのタスク管理というマネジメントシステム（会社のルール・仕組み）を途中で辞めないことです。
チームでのタスク管理において、チームメンバーが行うことは自分のタスク設定・更新という作業で、一つひとつの作業は決して難しくはありません。しかし、この細かな入力作業は、中長期的にはチームのために不可欠ですが、導入時において、会社として緊急性が高い作業であったり人事評価として高く評価される作業であったりはしません。そのため、スーツアップの導入時には、一般利用者の方に、なぜこのチームでのタスク管理を導入するのか、このタスク設定・更新という作業をしてもらわなければならないのかを理解してもらうことが必要です。
このチームでのタスク管理というマネジメントシステムを続けられてさえいれば、タスクの「見える化」によって、誰が何のタスクをいつまでにやらなければならないかを他のスタッフも把握でき、多くのスタッフは大きなメリットを感じられます。それであれば、この細々としたタスク設定・更新という作業をメンドクサイと考えたとしても、チームでのタスク管理を続けた方が良いと思うはずです。一方で、メンバーの大半が入力を辞めてしまうなど、万が一チームでタスク管理が途中で継続できなくなってしまった場合、チームでのタスク管理という仕組みそのものが悪いのではないか、自分の会社には合わなかったのではないかとメンバーの心理的な抵抗が上がってしまい、改めてこのマネジメントシステムを導入することは困難になってしまいます。
そこで、スーツアップでは、チームでのタスク管理をかんたんに、毎日続けられるをコンセプトに、2つのアプローチを採用しています。それは、①チームでのタスク管理はスタッフ一人の責任感では持続できないと考え、チームでの運用体制を前提としていること、また、②タスク管理に関する入力項目を最低限に簡素化し、入力そのものも自動化を目指していることです。
スーツアップの特徴は、チームでのタスク管理に、会社での組織情報や上司・部下の関係を紐づけることができることです。そのため、スーツアップの管理者の方が、チームでタスク管理を始める準備として、最初にスーツアップ内で組織とコミュニケーションの設定をします。
また、スーツアップでは、ユーザーが横スクロールをしないで済むように、タスク管理に関する入力項目を最低限に簡素化し、タスク雛型によるユーザーに最適なタスクの提案やプルダウンによる選択など入力そのものも自動化を図っています。入力項目を最低限まで減らすことで一般利用者にとって続けやすいようにしています。
なお、タスク管理において特に重要な項目は、タスク名、担当者及び期限になります。この3つの項目だけは、チームでのタスク管理が途中で継続できなくなってしまわないように、必ず入力するようにしましょう。
それでは、一般利用者の方は、以下の項目について、自分が所属する部署・プロジェクトのタスク設定・更新をするようにしましょう。
タスク名とは、スーツアップでのタスクの最小単位となるタスクの名称です。後述のとおり、実務上、タスクをグループ分けした方が管理しやすいため、このタスクを大項目・中項目にグループ分けします。
なお、タスクの”粒度”については、当該タスクの担当者以外の他のスタッフが見ていることも考慮し、管理しやすい”粒度”でご設定ください。もし業務に関する知識や経験が少なく細かい”粒度”でタスク設定をした方が良い場合は、多少見づらくなってしまっても、タスクの実行を優先して、タスク設定してください。
担当者とは、タスクの担当者で、実際にタスクを実行する人のことです。スーツアップでは、1つのタスクについて、担当者とその管理監督を行う責任者の2名体制としています。この2名で協力しながらタスクを実行していきます。
期限とは、タスクの期限で、実際にタスクを終了させる期限のことです。直接入力、もしくは、カレンダーアイコンから期限設定をしてください。タスクの期限管理に不安がある方は、定例会議で小まめに他のスタッフに報告をするだけではなく、別途、期限通知設定を行って、メールもしくはチャットツールでの通知を受けて、必ず期限までタスクの実行をするようにしましょう。
一般利用者の方は、スーツアップをより効率よく使いこなすために、大項目・中項目、タスク概要、重要度、責任者、通知設定、非公開設定行及びメモの入力項目にも、適宜入力を行うようにしましょう。これらの項目は必ずしも設定が必要というわけではありません。自分以外のスタッフでも簡潔に理解できるように、コミュニケーションを図りながら、入力を進めていきましょう。
大項目・中項目とは、タスク名で入力したタスクをグループ分けするための項目です。スーツアップでは、タスクは大項目、中項目、そして、タスク名の3段階に分類されています。グループ分けの方法ですが、手順・時系列、論理的に並列・水平の関係や他タスクとの依存関係を意識して分類すると業務の全体像を理解しやすく設定することができます。
タスク概要とは、タスク名で入力したタスクの概要を説明するための項目です。一般利用者の方は、なるべくこのタスク概要を入力せずにでも済むように、タスク名だけでも分かるような簡潔な記載を心がけましょう。タスク概要は必ずしも入力が必要というわけではありません。自分以外のスタッフでも簡潔に理解できるように、コミュニケーションを図りながら、入力を進めていきましょう。
重要度とは、タスクの重要度をA～Cの3段階で評価するための項目で、プルダウンで選択することができます。特段指定がなければBとして設定されます。チームでタスク管理を行うからにはタスク同士で優先順位をつけなければなりません。これはアイゼンハワーマトリックスと呼ばれるタスク整理手法です。ビジネスではタスクの期限を遵守することの重要度が著しく高いため、例えば期限が迫っている日常業務にかかるタスクのような緊急度が高く、重要度が低いタスクに追いやられて、どうしても緊急度が低く、重要度が高いタスクは放置されてしまう傾向にあります。この緊急度が低く、重要度が高いタスクこそ、中長期的な観点では会社にとって重要なタスクであることが多く、このタスクを「見える化」しチーム全体で意識づけするために重要度の設定項目があります。
責任者とは、タスクの責任者の項目で、プルダウンで選択することができます。特段指定がなければ、その部署の管理職やプロジェクトの責任者が設定されます。スーツアップでは、前提として、チームでのタスク管理は、決してスタッフ一人の責任感や努力だけでは実現できず、チームの力でサポートし合わなければ持続できないと考えています。そのため、1つのタスクごとに責任者と担当者の2名を配置できるようにしています。一般的には、責任者は部署またはプロジェクトの管理職、担当者は一般スタッフとなることを想定しています。なお、この責任者と担当者は、責任の所在が不明確にならないように、それぞれ1名ずつしか設定できないようになっています。
期限通知設定では、ベルのアイコンをクリックすることで、タスクの期限に関する通知を、タスクの責任者または担当者に対して、期限一週間前、期限3日前、本日、期限超過及びタスクの完了・終了時と予め設定したタイミングで自動で通知することができます。前述のとおり、タスク管理ではタスクの期限管理が重要になります。期限通知設定も必ずしも設定が必要というわけではありません。多くのタスクに設定すると通知が増えて埋もれてしまうため、重要なタスクについてのみ、この期限通知設定をするようにしましょう。
非公開設定では、目のアイコンをクリックすることで、タスクの公開・非公開に関する設定をすることができます。非公開に設定したタスクは、予め定められた権限表に基づいて、会社・団体等の幹部スタッフにしか見られない表示になります。スーツアップでは、原則として、全てのスタッフに対して、タスクは公開となっています。これは本来、会社で行うべきタスクは、会社のためのものであるため、会社に所属する他のスタッフに見られても問題ないという考えに基づいています。しかし逆に、人事や資金繰りに関するタスクなど、他のスタッフに見えることが不都合になりかねないタスクについては、この非公開設定で適宜、公開・非公開の設定をするようにしましょう。
メモでは、タスクに関するその他の事項についてメモすることができます。
スーツアップではタスクの実行を2つの段階としています。タスクの完了とは担当者がタスクを実行した状態で、タスクの終了とは責任者が担当者のタスクの実行状況を確認して終了とする場合としています。組織論として、本来あるべき姿では、タスクの実行とチェックは、担当者と管理者で分ける必要があります。スーツアップでは、担当者が自己判断でタスクの実行したと評価してタスクを終了させるのではなく、タスクの実行を完了と終了の2つの段階とすることで、タスクの実行ミスを防ぐようにしています。
タスクの完了は、タスク名の横にあるチェックボックスにチェックを入れることで、完了となります。
タスクの終了は、タスク名を右クリックして「タスクを完了のため終了」を選択することで、終了となります。
スーツアップでは、チームでのタスク管理を継続するために一番重要なタスク設定・更新を、定例会議のその場で行うことを推奨しています。スーツアップはクラウドのタスク管理ツールのため複数のユーザーでも同時に編集することができます。そのため、定例会議のその場で各メンバーにタスクの進捗状況を聞いて、タスクが完了または終了した場合はステータスの変更を行い、新たにタスクの設定・更新を行うようにしましょう。
前項で定例会議でのタスク設定・更新を推奨いたしましたが、個人でもしっかりとタスク更新をするようにしましょう。毎日スーツアップにログインして自分のタスクの状況を把握して、一つずつタスクを実行して、小まめにタスクの設定・更新を行うようにしましょう。
スーツアップは、マイクロソフトのエクセルやグーグルのスプレッドシートなどの表計算ソフトに似たインターフェースを採用していますが、タスク管理専用ツールです。そのため表計算ソフトにはない効率化する機能が多数あります。ここでは代表的な機能である定型タスクとタスク雛型をご紹介します。
スーツアップでは、タスクを非定型タスクと定型タスクに分類しています。本来は会社のビジネスモデルがしっかりと確立していれば、お客様へのサービス提供に関するタスクや営業・マーケティングのタスクなど、同じタスクの繰り返しになります。一般的には、まず定型タスクがあって、例外として非定型タスクがあるのです。
さらに、スーツアップでは定型タスクを、責任者・担当者が決まっていて週次・月次と繰り返す定期タスクと、責任者・担当者は決まっているもののタスクの期限までは決まっていない不定期タスクに分けて設定できるようにしています。
定期タスクとは、責任者・担当者が決まっていて週次・月次と繰り返すタスクのことです。
不定期タスクとは、責任者・担当者は決まっているもののタスクの期限までは決まっていないタスクのことです。
Wikiとは、定型タスクにある入力項目で、当該タスクに関するマニュアルなどを貼り付ける想定をしています。定型タスクは繰り返し行うことを前提としていますので、タスクの標準化を図ってまいりましょう。
非定型タスクの定型化では、非定型タスクを定型タスクへと移行させることができます。スーツアップでは、タスクの「見える化」から始まり、タスクの定型化や標準化など「仕組み化」に自然と取り組めるように設計されています。その他、全社的にオペレーションの改善を行って、タスクの廃止化、外注化、集約化、簡素化やシステム化を行い労働生産性の向上を図りましょう。
タスク管理に関する項目で一番重要な項目はタスク名で、具体的にどのようなタスクを実行するかです。いかに社内で優秀な担当者や短期間でのタスク期限の設定をしたとしても、行うべきタスクそのものが間違っていてはいけません。スーツアップでは、このタスク設定をより簡単にできるようにするために豊富なタスク雛型を用意しています。タスク雛型は、税理士・公認会計士、弁護士や経営コンサルタントなどのプロフェッショナルが制作しており、また、AIによって、ユーザーの業種業態、所属する部署などに応じて最適なタスク提案がなされます。
チームでのタスク管理の価値は理解していながらも、タスク管理ツールが導入できない、運用が続かないという声が多くあります。そこで、スーツアップはかんたん、続けられるをコンセプトに、タスク管理画面をユーザーが慣れ親しんでいるエクセルやスプレッドシートのような表形式の入力画面とし、タスク管理に関する項目も必要最低限まで減らして入力そのものも自動化を進めるなどしてまいりました。しかし、あくまでスーツアップはシステムで道具でしかありません。ユーザーが正しい使い方をしなければ、正しくアウトプットを得ることができません。
本項では、スーツアップの導入・運用のコツについて記載をしております。もしスーツアップの設定ができない等がありましたら、お気軽に当社カスタマーサクセス担当までお問い合わせください。
スーツアップでは、前提として、チームでのタスク管理は、決してスタッフ一人の責任感や努力だけでは実現できず、チームの力でサポートし合わなければ持続できないと考えています。そのため、主にスーツアップの管理者の方は、チームでタスク管理を始める準備として、スーツアップ内で組織とコミュニケーションの設定をするようにしましょう。
まずは、スーツアップを使うユーザー全員で協力して、自分が抱えているタスクの洗い出しをしましょう。現時点のタスクの「見える化」をすることで、改めて経営戦略とその戦略を実現するためのタスクとの差異を分析することができるようになります。不足するタスクがあれば、抜け漏れのないようにタスクを設定するようにしましょう。その際には、後述のとおり、完璧を求めて細かく設定をし過ぎないことが重要になります。
次に、部署・プロジェクトなどチーム単位でスーツアップの運用ルールを決めましょう。スーツアップでは、チームでのタスク管理を継続するために一番重要なタスク設定・更新を、定例会議のその場で行うことを推奨しています。個人でそれぞれが責任感を持ってタスク設定・更新をすることは重要ですが、個人の責任感・自主性だけに任せきりにならないようにしましょう。
前述のとおり、スーツアップでは、前提として、チームでのタスク管理は、決してスタッフ一人の責任感や努力だけでは実現できず、チームの力でサポートし合わなければ持続できないと考えています。そのため、管理者の方は、チームでタスク管理を始める準備として、スーツアップ内で会社・団体等のコミュニケーションの基礎となる定例会議の設定をするようにしましょう。
スーツアップでは、チームでのタスク管理を継続するために一番重要なタスク設定・更新を、定例会議のその場で行うことを推奨しています。スーツアップはクラウドのタスク管理ツールのため複数のユーザーでも同時に編集することができます。そのため、定例会議のその場で各メンバーにタスクの進捗状況を聞いて、タスクが完了または終了した場合はステータスの変更を行い、新たにタスクの設定・更新を行うようにしましょう。
チームでのタスク管理で一番重要なことは、このスタッフ一人ひとりがしっかりとタスク設定・更新をすることです。少なくともチームでのタスク管理というマネジメントシステムが停止・崩壊しないように、どんなに忙しいことがあったとしてもタスク、担当者及び期限の3つの項目については設定・更新をするようにしましょう。
管理職スタッフは、一般スタッフに対して、タスク設定・更新の案内をしっかりとするようにしましょう。必要に応じて、一緒にタスク設定・更新することも初期段階では有効です。全てのスタッフがこのタスク設定・更新が習慣化して、企業文化として刷り込まれるまで、小まめな連絡とフォローを行うようにしましょう。
チームでのタスク管理が実現した途端、厳しくタスクの期限管理をする管理職スタッフの方がいます。タスク管理が入る前までのコミュニケーションと違って、全社的なタスク管理が実現するだけで大きく労働生産性が増しているはずです。そのため、タスクが「見える化」されたからといって、タスク期限を厳しく管理し過ぎるなどすると、一般スタッフがタスク設定・更新をしなくなってしまう可能性があります。繰り返しになりますが、大事なことは、チームでのタスク管理というマネジメントシステムが継続されることです。細かい部分を指摘して、全体の仕組みが崩壊してしまわないように注意しましょう。
チームでのタスク管理の運用が定着してきたからといって、タスク設定を多くし過ぎないように気をつけなければなりません。あくまでタスク管理は、タスクを推進するために行っていることであって、タスク管理そのものを作り込んで注力したところで、会社ならば売上・利益増など本来の目的を達成できるわけではありません。タスク管理はほどほどに、会社としてやるべきタスクに集中するようにしましょう。
【関連ブログ】
２．スーツアップの「組織」と「コミュニケーション」の基本画面、各部の名称と操作方法
【初心者向けコンテンツ】
第1回 スーツアップの基本
第2回 管理者向けガイド
第3回 一般利用者向けガイド
※ 「経営支援クラウド」「Suit UP」及び「全社タスク管理」は株式会社スーツの登録商標です。
2013年３月に、新卒で入社したソーシャル・エコロジー・プロジェクト株式会社（現社名：伊豆シャボテンリゾート株式会社、東証スタンダード上場企業）の代表取締役社長に就任。同社グループを７年ぶりの黒字化に導く。2014年12月に当社の前身となる株式会社スーツ設立と同時に代表取締役に就任。2016年４月より、総務省地域力創造アドバイザー及び内閣官房地域活性化伝道師登録。2019年６月より、国土交通省PPPサポーター。
2020年10月に大手YouTuberプロダクションの株式会社VAZの代表取締役社長に就任。月次黒字化を実現し、2022年１月に上場会社の子会社化を実現。
2022年12月に、株式会社スーツを新設分割し、当社設立と同時に代表取締役社長CEOに就任。
