エクセルでToDoリストを自作する方法は？使用時のメリットも解説

エクセルでできることは多岐に渡りますが、その中の一つがToDoリストとしての利用です。ToDoリストは、上手く活用することで自分のタスクをスムーズに進めるためのサポートツールになってくれます。

しかし、具体的にどうすればエクセルをToDoリストとして利用できるのかわからない人もいるでしょう。

本記事では、エクセルでToDoリストを自作する方法について解説します。参考にして、もっと便利にタスクを管理できるようになってください。

ToDoリストとは？

ToDoリストとは、これからの予定や行動などのタスクをリスト化し、簡単に自分で管理できるようにしたものです。

どちらかというと自分向けのメモ・備忘録的な側面が強く、やらなければいけないが、つい忘れてしまいそうなことを書き留めておくというケースが多いです。

一般的には、行うタスクと併せてタスクの期日や重要度も書き添えておきます。すると、優先して何を行うべきかがわかりやすくなり、仕事がよりスムーズになります。

タスク管理との違い

タスク管理とToDoリストの違いは、内容の厳密さにあります。

前述しましたが、ToDoリストは個人用のメモ・備忘録的な意味合いが大きく、忘れそうなことを忘れないようにするのが主な目的です。前提として自分用のものであり、他の人との共有性は副次的効果になります。

一方、タスク管理とは、プロジェクト達成までの進捗チェックに欠かせない、より厳密なものです。内容はプロジェクトの達成に必要かどうかの重要度で判断され、忘れそうかどうかは無関係です。また、自分だけが見るものではありません。プロジェクトメンバー全員で同じものを見て、認識を共有するのがタスク管理表の目的です。

エクセルのテンプレートでToDoリストを作成する方法

エクセルのテンプレートでToDoリストを作成する方法を紹介します。

手順は以下のとおりです。

比較的シンプルな手順であるため、落ち着いてやれば迷うことはありません。

テンプレートを呼び出す

まずはエクセルでテンプレートを呼び出します。

起動時にテンプレートを呼び出せるため、中から「タスク管理」を起動しましょう。もしくは左上の「ファイル」ボタンから以下の画面に遷移し、右上部の「その他のテンプレート」をクリックしてください。

するとテンプレート一覧が表示されます。「タスク管理」があれば選んでください。見当たらなければ、検索窓に「タスク管理」と打ち込んでください。

いくつかテンプレートが表示されます。今回はもっともToDoリストに適している、下記のテンプレートを利用します。

クリックしてダウンロードし、作成してください。以下の画像のようになれば、成功です。

各項目を入力する

次に、各項目を入力していきます。具体的には、以下を入力していく必要があります。

「達成率」はプルダウン形式であるため、こちらが手を加える必要はなく、現在の進捗に合わせ最適なものを選べば問題ありません。メモは備考のようなものであるため、必要があれば適宜内容を記入してください。

まずはタスク名を入力します。テンプレートでは「タスク」としか書かれていないため、実際のタスク名に書き変えてください。

例としてタスク名を書き変えました。次に開始日と期日も入力しましょう。

書き変えられました。例えば「10/4」などと日付を入力すると、年度の部分はエクセル側が自動で追記してくれます。

ここまでできれば、ToDoリストとしては最低限の体裁が整った状態になります。達成率は、以下のように25%刻みで選べるようになっているため、適宜利用してください。

なお、達成率の右隣にある●マークは、タスク完了を意味するものです。達成率を100%にすると、自動で記載されます。

例として、達成率50%となっていた「議事録作成」を100%に書き変えてみます。

タスク完了を意味する●が記載されました。

また、各項目の▼印をクリックすると、並べ替えが可能です。

タスク名ではあいうえお順に、開始日や期日では日付順に並べ替えが可能です。達成率では達成率の順に並べ替えられるため、自分に便利なように並べ替えてください。

これで、テンプレートを利用しての作成は完了です。

エクセルでToDoリストを作成する方法

実際に、エクセルで以下の画像のようなToDoリストを作成してみましょう。

手順は、以下のとおりです。

ToDoリスト作成は、勤怠管理表などに比べるとそれほど複雑ではありません。手順に沿って作成していけば、エクセルに詳しくない人でも問題なく作成できるため、過度に心配する必要はありません。

1.項目を作る

まずは、項目を作成しましょう。本記事では、以下のような項目を織り込みます。

項目内容は以下のとおりです。

上記は例ですので、自分のスタイルに併せて適宜項目を追加・削除してください。

ただし、ToDoリストはできるだけシンプルな方が見やすくなります。項目を増やし過ぎると、かえって状況がわかりづらくなるケースもあるため、必要なものだけに絞りましょう。

2.「期日」の項目に日付を入力できるようにする

③の「期日」に日付を入力できるようにしましょう。①の番号はオートフィルで入力できます。②のタスクは、タスク内容に応じて手動入力してください。

まず、期日の列（例ではH3以下）を選択します。

そのまま右クリックするとメニューが開くため「セルの表示形式」をクリックします。すると次のメニューが開くため「表示形式」から「日付」を選んでください。

「日付」を選択すると「種類（T）」にパターンが並ぶため、任意のものを選択して「OK」をクリックして完了です。

「8/28」と入力すると、自動で「月・日」が差し込まれるようになりました。

本記事では「〇月〇日」という表記を選びますが、年度が付けられるものや時間まで表記できるものなど、さまざまなパターンがあります。自分に合ったものを選んでください。

3.期日までの残り日数が表示されるようにする

次に、④である今日から期日までの残り日数が、自動で表示されるようにしましょう。

本記事では日数を数値とみなし、残り6日の場合は「6」と表記されるように設定します。また、期日をオーバーした場合は、わかりやすくするため赤で表記されるようにします。

「期日」をカスタマイズした時と同様に「残り日数」の欄（例ではI3以下）を選択し、右クリックでメニューを開いてください。「表示形式」から「数値」を選ぶとメニューが出てくるため、赤文字で「－1234」と記載されている行を選び「OK」をクリックします。これで通常の数値は黒字、数値が－になれば赤字という設定になりました。

次に、今日の日付からタスクの期日までの日数を計算させます。「残り日数」の一番上のセル（例ではI3）を選択し「=DAYS(H3,TODAY())」と入力します。

自動計算の結果が反映されています。

次にI3のデータを下にコピーしますが、ただコピーするだけでは、空欄の行にも関数の計算結果が入ってしまい、見栄えが悪くなります。

そのため「－45532」という結果になる欄は、文字色が自動で白になるよう設定します。

もう一度I3以下のセルを選択し「条件付き書式」メニューを開いて、下部にある「新しいルール」をクリックします。

メニューが開いたら「指定の値を含むセルだけを処理」を選択します。次に「次の値に等しい」を選択したら、隣の欄に消したい数値（例では-45532）を入力します。終えたら「書式」をクリックしてください。

「書式」メニューを開いたら「フォント」タブをクリックし、真ん中付近にある「色」をクリックして白（リストの背景色）を選択してください。「OK」をクリックすれば設定完了です。

「書式」のメニューを閉じ、再度「OK」をクリックして設定したら、空欄の計算結果は背景色と同化し、見えなくなります。

画像のような見た目になれば成功です。

4.タスクの重要度をプルダウンで選択できるようにする

⑤のタスクの重要度は、手動で都度入力するのではなく、プルダウンで選べるようにした方が便利です。

まず「重要度」の欄（例ではJ3以下）を選択してください。さらに「データ」タブを選択して「データの入力規則」をクリックします。

次のメニューが開いたら「設定」タブで「入力値の種類（A）」欄をクリックし、プルダウンメニューより「リスト」を選択します。

「元の値（S）」欄に入力を行います。ここに入力した項目が、プルダウンで選ぶ項目になります。項目は「,（カンマ）」で区切ってください。入力したら「OK」で設定完了です。

本記事では「高・中・低」でリストを作りましたが「A・B・C」などでも構いません。わかりやすいものに設定しましょう。ただし「1・2・3」などの数値は、残り日数などと見間違えやすいため、おすすめできません。

完了すると、上記のようにプルダウンメニューが利用できるようになっています。

5.進捗状況をプルダウンで選択できるようにする

⑥のタスクの進捗状況も、重要度を設定した手順と同じ操作で設定できます。

「進捗状況」の欄（例ではK3以下）を選択し「データ」タブから「データの入力規則」をクリックします。メニューが開いたら「設定」タブの「入力値の種類（A）」欄から「リスト」を選択し、「元の値（S）」欄に入力を行います。

入力後は「OK」をクリックして完了です。本記事では「完了・着手中・未着手」と入力しますが、自分にとってわかりやすい表現で構いません。

重要度と同様、プルダウンメニューが設定されています。

ここまで済んだら、ToDoリストの作成は終了です。

ToDoリストをより便利なものにする方法

前述まででToDoリストの作成は完了したと言えますが、リストをより便利にする方法もあります。

余裕がある場合は、自分の使いやすさに合わせて、上記のようなカスタマイズを施してみましょう。

期日が近いタスクが目立つようにする

期日が近くなってきたタスクを目立つようにすると、今から着手しても間に合わないほど期日が迫っていた、などのトラブルを回避できます。

本記事では、残り日数が3日を切ったら数値が赤の太字になり、期日を過ぎたら通常の赤文字になるよう設定します。

「残り日数」の欄を選択し「条件付き書式」から「セルの強調表示ルール」を選択します。さらに次のメニューから「指定の範囲内」を選択してください。

メニューが開いたら、範囲と書式を決定します。仮に残り日数の3日～0日を強調したいとすると、範囲を3～0に指定してください。書式は「ユーザー設定の書式」を選択します。

本記事では太字の赤文字で強調するため「フォント」タブを選び、スタイルを「太字」にし、色を「赤」に指定します。強調の方法は任意で構いませんので、色やスタイルなどは自由に変更可能です。

設定できたら「OK」をクリックして完了です。

試しに日付を入力してみましょう。

迫っている期日は赤の太文字、完全に過ぎている期日は通常の赤文字、余裕のある期日は通常の黒文字と、それぞれ設定できているのがわかります。

タスクの重要度が一目でわかるようにする

タスクの重要度が一目でわかるようになると、どれから優先的に着手すれば良いかわかりやすくなり、便利です。また、高重要度のタスクを見逃すリスクも低減できます。

本記事では、重要度「高・中・低」に対し、それぞれセルの背景色と文字を「赤・黄・緑」に設定して、区別できるよう設定します。

まず、残り日数の期日を強調した手順と同様「重要度」の欄を選択してください。「条件付き書式」から「セルの強調表示ルール」を選択し、次のメニューから「文字列」を選択してください。

メニューを開いたら「次の文字列を含むセルの書式設定」に「高」と手動で入力してください。「高」は赤で目立たせるため、書式リストで「濃い赤の文字、明るい赤の背景」を指定し「OK」をクリックします。

終わったら、同じ操作を「中」「低」に対して行い、それぞれ黄色と緑になるよう設定します。

設定が完了したら、重要度を選んでみましょう。

それぞれの重要度に対し、割り当てられた色で塗り分けられているのが確認できます。

終了したタスクに取り消し線を入れる

終了したタスクに取り消し線が入るように設定しておくと、どのタスクが終了したのか一目でわかり、便利です。

まず、取り消し線を入れたい範囲を選択してください。本記事では「番号」から進捗状況まで、すべての欄に取り消し線を入れることとします。

取り消し線を入れたい範囲を選択したら「条件付き書式」を選択し、メニュー内の「新しいルール」をクリックします。

「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、数式を入力します。例では進捗状況の開始セルがK3、終わったタスクは「完了」を選ぶため、入力欄に「=$K3=”完了”」と記載します。さらに「書式」をクリックします。

「書式」のメニューでは「フォント」タブを開き、文字飾りの「取り消し線」にチェックを入れましょう。隣のプレビューで、表示された文字に線が入っていればOKです。終わったら「OK」をクリックし、メニューを閉じてください。

設定はこれで完了です。タスクの進捗を入力してみます。

「完了」のタスクのみ、各セルに取り消し線が表れているのが確認できます。

進捗状況をチェックボックスに置き換える

人によっては、進捗状況を「完了・着手中・未着手」などの表現ではなく、チェックボックスでシンプルに管理したいという場合があるかもしれません。そのような場合は、進捗状況をチェックボックスに置き換えてみましょう。

まず準備として、エクセルの「ファイル」タブをクリックします。すると画面が移るため、左側にあるメニューの最下部にある「その他」をクリックし、さらに下側の「オプション」をクリックしてください。

「オプション」のメニューが開いたら、左側のメニューから「リボンのユーザー設定」を選択します。さらに右側のメニュー内の「開発」にチェックを入れて「OK」をクリックしましょう。

すると元の画面に戻った際、上部に「開発」タブが追加されています。これで準備が完了しました。

「開発」タブをクリックし「挿入」を選んで、さらに「フォームコントロール」の「チェックボックス」をクリックします。

「フォームコントロール」のメニューはアイコンが多く、やや見づらいですが、1列目真ん中付近に「チェックボックス」のアイコンがあります。

クリックするとカーソルが十字になるため、そのままチェックボックスを入れたい場所をクリックします。本記事ではあらかじめ「進捗状況」の欄を空白にしておき、挿入しました。

チェックボックスができています。

今のままではチェックボックスの隣に「チェック1」などの文章が入ったままなので、削除します。チェックボックスを選択したら、右クリックでメニューを開き「テキストの編集」を選択してください。

すると「チェック1」などの文字列の部分が自由に記載できるようになるため、文字列をすべて削除して完了です。

以下のようになればOKです。

最後に、見た目を整えつつ下のセルにコピーしていきます。まず、最初に作成したチェックボックスをセルの中心に移動させます。

ホームタブの右側にある「検索と選択」メニューの中から「オブジェクトの選択」をクリックします。

その状態でチェックボックスをクリックすると、チェックボックスが選択されます。

選択された状態です。この状態になると、上部に「図形の書式」タブが加わるため、選択します。右側に「配置」のメニューがあるためクリックし、下部の「図形に位置を合わせる」を選択してください。

完了すると、〇で囲まれたチェックボックスの選択枠が、セルに合わせて動くようになっています。セルに合わせてください。

上記のように、きれいに納まれば成功です。チェックボックスはオートフィルでコピーできるため、最上部のセルからコピーしてください。

このようになれば、操作は完了です。

なお、クリックではセルが選べず、チェックボックスばかり反応する場合もあります。その際は、マウスでなくキーボードの十字キーでカーソルを合わせると、セルを選べます。

チェックボックスとセルを連動させセルに着色する

チェックボックスを使用する際の応用として、チェックボックスとセルを連動させ、かつセルに着色も行う方法があります。

例えば、チェックボックスにチェックを入れたら、タスク終了とはっきりわかるよう「True」と表示させ、さらに赤に着色させてみましょう。

状態がわかるように、右端に「終了」の欄を作成しておきます。

隣に欄が増えているのがわかります。

この状態からチェックボックスを右クリックし、メニュー下の[コントロールの書式設定]を選択してください。

するとメニューが開くため「コントロール」タブの「リンクするセル」にリンクさせたいセルを入力します。この場合はL3とリンクさせるため、欄には「$L$3」と入力してください。

「OK」をクリックすると、チェックボックスにチェックを入れている場合、終了欄に「True」と表示されるようになっています。

さらに「ホーム」タブの「条件付き書式」ボタンをクリックします。メニューが開いたら「新しいルール」をクリックしてください。

さらにメニューが開くため、ルールの種類の中から最下部の「数式を利用して、書式設定するセルを決定」を選択します。さらに「ルールの内容」欄には「=$L$3=TRUE」と入力しておきます。

終わったら次に、右下の「書式」ボタンをクリックしてください。

「塗りつぶし」タブから、着色する色を選択します。本記事では赤に塗りつぶしますが、色は任意で選択できます。色を選択したら「OK」を押します。するとメニューが閉じるため、再度「OK」を押してください。

以下のような状態になれば完了です。

さらに下の欄も同じ状態にしたい場合は、コピーが可能ですのでコピーしてください。

チェックボックスの数を集計する

チェックボックスに、チェックが入っている数を集計することも可能です。厳密にはチェックの数ではなく、チェックが入ったことにより終了欄に「TRUE」と入った数を集計することになります。

例として「終了」欄の隣に「集計」欄を作っておき、ここにチェックボックスの数を表示させることとします。

まず集計数字を表示させたいセルを選択肢しておき、数式バーに「=COUNTIF(L3:L7,TRUE)」と入力します。これはL3～L7の範囲に「TRUE」があれば数えてください、という意味の関数です。

決定すると、TRUEの数が自動集計され、表示されています。

範囲を変えたい場合は「L3:L7」の範囲を任意の範囲に変更すれば、該当範囲の集計が行なわれます。

チェックボックスを削除したいとき

不要なチェックボックスを作成してしまった場合などは、削除しましょう。

基本的にオブジェクトは、クリックで選択して「Delete」で消去します。しかし、チェックボックスはクリックするとチェックが入ってしまうため「Ctrl」キーを押しながらクリックします。

このような状態になったら、選択できているということであるため「Delete」キーを押せば消えます。

いくつかのチェックボックスをまとめて削除したい場合は、以下のいずれかの方法で可能です。

①Ctrlキーを押したままクリックで選択していき、最後にDeleteでまとめて消す

②「ホーム」タブの「検索と選択」より「オブジェクトの選択」を選んでから、ドラッグで範囲選択しまとめて消す

③Crrl+gでジャンプダイアログボックスを開き「セル選択」より「オブジェクト」を選択してまとめて消す

③の方法は、エクセル内にあるすべてのオブジェクトが自動で選択されます。そのため、不要なチェックボックスだけが残っている場合に便利です。

項目を並べ替えられるようにする

項目でソートできるようになると、リストはより見やすくなります。

まずは並べ替えしたい項目を選びます。その状態で「データ」タブを開き「フィルター」をクリックしてください。

すると、並べ替えの基準にできる項目の上に▽のマークが付きます。

本記事では、すべての項目を選択しました。各項目の見出しのセル右下部に、▽マークが付いています。後は、好きな項目を選び好きな順で並べ替えるだけです。

なお、この段階でどこかのセルを結合している場合は、外しておきましょう。並べ替えのためには、すべてのセルが同じサイズである必要があります。

例として、進捗状況を基準に降順で並べ替えます。

未着手が上に、完了が下に移動し、どれが未着手なのかわかりやすいリストとなっています。

ToDoリストを使用するメリット

ToDoリストの使用には、以下のようなメリットがあります。

細かいタスクが多い場合には、特におすすめです。

タスクを可視化できる

ToDoリストを利用すると、タスクを可視化できるようになります。

どのようなタスクがあるか、わかりやすくなるだけではありません。引き受けたはずのタスクを忘れたり、期日が早いのはどのタスクかわからなくなったりなどのトラブルも防止でき、全体的なミスを減らせます。

現状に対する意識を共有しやすい

ToDoリストをお互いに見るなど、共有することで現状に対する意識を揃えられます。

特定の人にタスクが偏っていたり、忙しそうと思っていた人の手が実は空いていたりなど、お互いに対する思い違いを減らすことで、業務はよりスムーズになるでしょう。

そのため、自分だけでなく、プロジェクトや部署などグループ単位で導入してみるのもおすすめです。

ToDoリストを使用する際の注意点

ToDoリストを使用する際には、以下の注意点も意識してください。

上記の注意を覚えておくことで、実際に利用を始めてから失敗に終わるリスクを抑えられます。

リストにタスクを挙げて終えた気にならないようにする

リストを利用する際は、リストにタスクを挙げて終えた気にならないようにしてください。

リストの目的は、タスクをスムーズに終えることです。リストを使うことではありません。リストはあくまでサポートツールであり、タスク自体を直接進めるものではないと心得ておきましょう。

重要度と期日両方に気を付ける

リストを利用する際は、重要度と期日両方に気を付けておきましょう。

重要度ばかりに気を取られていると、低重要度かつ期日が近いタスクを見逃してしまい、結果として間に合わないタスクが発生してしまいかねません。

一方で期日ばかりを気にしていると、重要度の高いタスクにも関わらず後回しになり、満足いく仕上がりにならない可能性もあります。

期日と重要度はバランスよく注意しておくことが大切です。どちらか一方ばかりを注視しないようにしましょう。

難しいタスクがストレス源にならないよう意識する

難しいタスクをリストに残し続けると、ストレス源になる可能性もあるため、注意してください。

リストは残っているタスクを忘れないよう、リマインドするためのものです。そのため、難しいタスクをリストに残していると、それを何度も確認することになり、余計なストレスを感じるケースがあります。

早い段階で着手したり、人に手伝ってもらったりなどして、できるだけ早く片づけてしまいましょう。忘れない自信がある場合は、一度リストから外してしまうのも一つの方法です。

自分に合わせたToDoリストで仕事をもっと便利にしよう

自分に合ったToDoリストがあれば、タスク整理がより便利になり、スムーズに業務をこなせるようになるでしょう。

自作の際は、どんな機能が欲しいかイメージを固めておくのがおすすめです。

また、使ってみて「ここが使いにくいな」「もっとこうだったら良いのに」などの気持ちが生まれたら、そこを変更してみてください。好みに合わせてカスタマイズできる自由度の高さが、自作ToDoリストの魅力です。