タスク管理ツールおすすめ15選【比較表つき】料金・機能別に徹底比較

タスク管理ツールとは、各作業のスケジュールや優先度を管理して作業漏れや手戻りの発生を防いだり、期日を守ったりするのに役立つツールです。

エクセルやスプレッドシートでもタスク管理は行えますが、視認性や操作性の高さは専用ツールならではのポイント。

この記事では、チームで使えるツールから個人向けの無料ツールまで、機能別に幅広く比較・紹介します。

導入メリットや選び方のポイント、チームへの定着のコツや活用アイデアもあわせて解説します。

「エクセルやスプレッドシートでのタスク管理に限界を感じている」

「会社でタスク管理ツールを導入したいけど、どのツールがチームに合っているかわからない」

という方は、ぜひ参考にしてください。

エクセル感覚で使えるAIタスク管理ツールならスーツアップ

スーツアップは、チームの業務を可視化できる優れたAIタスク管理ツールの1つ。

エクセルにはない期限通知や定型タスクの自動生成などの機能を搭載しています。

専門家とAIが作ったタスクひな型が充実しているので、誰でも簡単にタスク管理ができます。

また、定型タスクの設定、期限の通知、外部ツールとの連携など、便利な機能も備えています。

「かんたん、毎日続けられる」をコンセプトに、やさしいテクノロジーでチームをサポートする「スーツアップ」。

導入を検討してみませんか？

【比較表】おすすめのタスク管理ツール15選

「おすすめのタスク管理ツールを今すぐ知りたい！」という方は、ツール一覧表を参考にしてください。

チーム向けツール6種類と、個人向けツール5種類を機能別に比較して紹介しています。

ツールによって使い勝手や機能が全く違ってきます。自分のチームや生活スタイルに最適なツールを選びましょう。

気になるツールが見つかったら、ツール名をクリックすると詳細な説明まで移動できます。

チーム向けタスク管理ツールの比較表

ツール	操作の難易度	エクセルからの移行	有料プランの料金	こんなチームにおすすめ
スーツアップ	◎	◎	月額500円〜/ユーザー	現時点で業務にエクセルを使用しているチーム・直感的にタスクを管理したいチーム
Trello（トレロ）	○	△	月額5ドル〜/ユーザー	カンバン方式で視覚的にタスクを管理したいチーム
Smartsheet（スマートシート）	○	○	月額1,200円〜/ユーザー	タスク管理と並行して、ワークフローの自動化も行いたいチーム
monday.com（マンデードットコム）	○	○	月額1,300円〜/ユーザー	ツールを自由にカスタマイズしたり、自動化機能を重点的に使いたいチーム
Asana（アサナ）	○	○	月額1,200円〜/ユーザー	ガントチャートをメインで使ってタスクを管理したいチーム
Taskworld（タスクワールド）	○	△	月額1,650円〜/ユーザー	外出先や現場でもタスク確認・更新が必要なメンバーがいるチーム
Backlog（バックログ）	○	△	月額2,700円〜/チーム	チーム内での連携を密に取りたいチーム、国産のツールを使いたいチーム
Wrike（ライク）	△	△	月額10ドル〜/ユーザー	ワークフローの自動調整など、タスク管理以外の機能も欲しいチーム
Jooto（ジョートー）	△	△	月額417円〜/ユーザー	バランスの取れたタスク管理ツールを使いたい大規模チーム
Lychee Redmine（ライチレッドマイン）	△	△	月額900円〜/ユーザー	ガントチャートを使ったスケジュール管理を重視するチーム

「とりあえずタスク管理ツールを導入したい」というチームには、スーツアップがおすすめ。操作感がエクセルにかなり似ているため、チームに定着しやすいのが強みです。

業務でエクセルを使っていない・カンバン方式にこだわりがあるチームには、Trelloを検討しましょう。豊富なテンプレートが揃っているため、初心者でも安心です。

まずは無料版をチーム内で試してみましょう。実際の使用感や、現場メンバーの反応を確認してから有料プランの導入を検討するのがおすすめです。

個人向けタスク管理ツールの比較表

ツール	操作の難易度	無料プランの充実度	スマホでの使いやすさ	こんな方におすすめ
Google ToDoリスト	◎	◎ （完全無料）	◎	日常的にGoogleツールを使用している方
Microsoft To Do	○	◎ （完全無料）	○	日常的にMicrosoftツールを使用しているWindowsユーザー
Todoist （トゥードゥーイスト）	○	○	◎	カンバン方式で視覚的にタスクを管理したい方
Notion（ノーション）	△	○	△	多様な機能を求めている方、ビジネスシーンでも使いたい方
ATracker（アトラッカー）	○	△	○	各タスクに割いている時間を可視化したい方

Google ToDoリストは、GoogleドライブやGmailから起動できるのが強み。完全無料で使えますが、チーム向け機能はとくに備わっていないため注意しましょう。

Todoistはシンプルなデザインと豊富なテンプレートが特徴です。無料プランは個人向けですが、有料プランは大規模プロジェクトにも対応できる多機能ツールです。

エクセルは限界？専用ツールを導入する4つのメリット

エクセルやスプレッドシートでもタスク管理をすることは可能ですが、専用ツールに比べると、その機能は遥かに劣ります。

例えば、エクセルには自動リマインド機能がないため、ファイルを開くまで期限切れのタスクに気づけません。

関数をひとつひとつ手動で設定していては、タスク管理そのものに時間を取られてしまうのも悩みどころ。

チームやプロジェクトの規模が大きくなるほど、エクセルやスプレッドシートでのタスク管理には限界が見えてきます。

このセクションでは、タスク管理に特化した専用ツールを導入する具体的なメリットを4つ紹介します。

自動リマインド機能で期限超過を防げる

自動リマインド機能はほぼすべてのタスク管理ツールに搭載されており、期限が近づいたタイミングや内容が更新されたときに通知でお知らせしてくれます。

エクセルやスプレッドシートのように、ファイルを開いてから期限超過に気づく、なんてことが避けられるのが嬉しいポイント。

また、内容が更新されたときにも通知する設定にしておけば、メンバー同士での連絡漏れを減らせます。

ただし、ツールの中には自動リマインド機能が無料プランの中に含まれていない場合もあるため注意しましょう。

• 無料で利用できるツール：スーツアップ、Google Todoリスト、Notionなど
• 有料プランへの移行が必要なツール：Todoist、Trello、Asanaなど

外部ツールとの連携で業務を一元化できる

多くのタスク管理ツールはSlackやGoogleカレンダーなどの外部ツールと連携でき、チャット上でのタスク割り振りや期限のカレンダー同期が一瞬でできます。

タスクの更新や期限アラートも普段使いのツールで受け取れるため、タスク管理ツールをわざわざ開く手間も減ります。

カレンダーへの手入力やリンクの貼り直しといった細かな作業がなくなるのはかなり嬉しいポイント。

複数のツールを行き来する必要がなくなるため、作業の流れが途切れず、集中して業務に取り組みやすくなるという効果も。

業務を一元化することで、タスクの漏れやコミュニケーションのすれ違いも防げます。

関数不要でIT初心者でもすぐ使い始められる

タスク管理ツールはドラッグ＆ドロップやクリック操作が中心であるため、ITに不慣れなメンバーでも、導入初日からストレスなく使い始められます。

エクセルでは、期限が近いタスクの色付けや担当者ごとのフィルタリングに関数や条件付き書式の知識が必要なため、慣れていないメンバーにとっては使い方を覚えるだけで一苦労。

一方、専用ツールなら担当者の割り当てや期限の設定もボタンひとつで完了します。

予めテンプレートが豊富に用意されているツールも多く、知識ゼロでもすぐに使い始められるのもポイント。

ツールの操作に時間を取られることなく、本来の業務に集中できる環境がすぐに整います。

ガントチャートやカンバンで進捗を直感的に把握できる

複数のプロジェクトが重なっても、どのタスクが遅れているかを一目で把握できるのが、専用ツールの強みです。

多くのタスク管理ツールには、ガントチャートやカンバンなど、進捗を可視化できるビューが標準で搭載されています。

エクセルでは、見やすい表を作るだけでもセルの色塗りや進捗率の手入力が必要で、複数プロジェクトが重なると全体像の把握が難しくなりがち。

一方、ガントチャートではスケジュール全体をタイムライン上で確認でき、カンバンでは各タスクの状態をカード形式で整理できます。ビューの切り替えもワンクリックで完了します。

エクセルのように手間をかけて表を整える必要がなく、常にチーム全体の最新状況を把握できます。

タスク管理ツールを選ぶ際の4つのポイント

タスク管理ツールには、エクセルと使い勝手が似ているものから、カンバン方式がメインのものまで幅広い種類があります。

チーム利用か個人利用かはもちろん、チームの規模やプロジェクトの数によっても、適したツールは変わってきます。

自分たちの働き方に合わないツールを導入してしまうと、結局使われなくなってしまうことも。

タスク管理ツールを選ぶ際は、以下の4つのポイントを考慮し、自分やチームのスタイルに最適なツールを見つけましょう。

自分たちの働き方に適した形式か

タスク管理ツールは、画面の見た目や管理方法によって大きく3つの形式に分けられます。

日々の使いやすさに直結する部分なので、自分やチームの働き方に合った形式を選ぶことが定着への近道です。

業務内容に合った使用感かどうか、導入までに必ず確認するようにしましょう。

エクセル型

多くの企業で使われているエクセルやスプレッドシートに近い操作感で使えるのが特徴で、代表的なツールにはスーツアップやSmartsheetなどがあります。

エクセルからの移行がスムーズな点が大きなメリットである一方、ガントチャートやカンバンといった視覚的なビューへの切り替えが限定的なツールも多い点には注意が必要です。

すでにエクセルでタスク管理を行っているチームや、エクセルが業務の中心となっているチームにおすすめ。

タスク管理の初心者の方や迷っている方は、まずエクセル型からスタートしてみましょう。

カンバン型

タスクをカード形式で視覚的に管理できるのが特徴で、代表的なツールにはTrelloやTaskworldなどがあります。

「未着手・進行中・完了」といったステータスをドラッグ＆ドロップで直感的に把握できるため、タスクの状況が一目で把握しやすい点が大きなメリット。

一方で、スケジュール管理や工数管理には不向きなツールも多く、期限を軸にプロジェクトを管理したいチームには物足りなく感じる場合もあります。

タスクの進捗をチーム全体でリアルタイムに共有したいチームや、業務の状況を見える化したいチームにおすすめ。

ガントチャート型

プロジェクトのスケジュールをタイムライン上で視覚的に管理できるのが特徴で、代表的なツールにはLychee RedmineやAsanaなどがあります。

タスクの開始日・終了日・依存関係を一目で把握できるため、複数のプロジェクトを同時進行するチームに特に強みを発揮する一方で、機能が豊富な分、使いこなすまでに時間がかかる場合があります。

複数のプロジェクトを抱えるチームや、スケジュール・工数管理を重視するマネージャーにおすすめです。

直感的に操作性できるか

操作が難しいツールは慣れるまでに時間もストレスもかかるため、タスク管理ツールは、操作性のよさを確認して選びましょう。

使い方の説明を受けて操作方法を覚えなければならないツールだと、結果的に効率や生産性が悪くなってしまう可能性も。

初めてでも感覚的に扱えるくらいの操作性のタスク管理ツールなら、スムーズに運用を始められます。

また、不要な機能が備わっていると紛らわしくなり、使い勝手にも影響するかもしれません。

IT初心者が多いチームには、必要な機能のみがシンプルにそろっているツールがおすすめです。

外部のツールと連携できるか

タスク管理ツールと外部のツールを連携することで、業務の一元化に繋がるため、作業効率が圧倒的に上がります。

特に、SlackやGoogle系のツールとの連携性は、確認しておきたいポイント。

たとえば、カレンダーへタスクを手入力する手間が省ければ、その分の時間を業務にあてられます。

ただし、外部ツールとの連携は有料プラン限定の場合も多いため、事前に確認が必要です。

無料プランでもSlackやGoogleカレンダーと連携できるAsanaなどは、コストを抑えたいチームにおすすめです。

予算内で利用できるか

有料プランを検討する際は、必要なプランと予算を照らし合わせ、無駄な機能で費用がかさんでいないかを必ず確認しましょう。

無料プランのツールでは、機能に制限が多く、十分にタスク管理ができないことも。

一方で、必要な機能、自社専用カスタマイズ、メーカーのサポートなども備わっていると、費用が膨らんでしまいます。

また、比較的安価なツールを導入しても、役に立たなければ導入資金が無駄になってしまいます。

気になるツールを見つけたら、まずは無料プランで試してみましょう。長期的に使用することも見越した上で使用感に問題がなければ、有料プランへの移行を検討するのが賢い選び方です。

チームにおすすめのタスク管理ツール10選

チームで仕事をする場合、タスク管理にもチーム向けのツールを使用しましょう。

リアルタイムでの共有がしやすいツールがおすすめです。

初心者・とりあえず始めたいなら：スーツアップ

チームでのタスク管理におすすめなのが、AIタスク管理ツール「スーツアップ」。

エクセル感覚で使える上に、国産ツールなのも安心できるポイントです。

表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力。

「かんたん、毎日続けられる」をコンセプトに、やさしいテクノロジーでチームをサポートする「スーツアップ」。

導入を検討してみませんか？

カンバン方式なら：Trello（トレロ）

Atlassian社が開発・提供しているTrelloは、カンバン方式をメインとしたタスク管理ツールです。

多種多様なテンプレートを使用できることとシンプルで直感的に操作できることが魅力ですよ。

主な機能として、情報の取り込み、スケジュール管理、タスクやワークフローの自動化などがあります。

SlackやGmailなどの外部ツールと連携可能で、無料プランでも基本的なタスク管理が可能です。

チームの規模が大きくなる場合は、スタンダードやプレミアムなどの有料プランも検討してみましょう。

より詳しく知りたい方は、「Trello（トレロ）でタスク管理する方法！登録方法やメリット・デメリットを解説」もご覧ください。

エクセル形式なら：Smartsheet（スマートシート）

Smartsheetは、使い慣れたスプレッドシート形式のまま、チームの業務を一元管理できるタスク管理ツールです。

ガントチャートやカンバン方式、カレンダーなど多彩なビューにボタン一つで切り替えられるほか、期限通知や承認フローといったワークフローの自動化もノーコードで設定可能。

ダッシュボード機能でプロジェクトの進捗状況をチーム全体でリアルタイムに共有できます。

SlackやMicrosoft Teams、Salesforceなど、普段使いのビジネスツールとの連携にも対応しています。

現在、世界190ヵ国・83,000以上の企業・組織で導入されています。

まずは30日間の無料トライアルで使い心地を確かめてみてください。

多彩なビューなら：monday.com（マンデードットコム）

monday.comは、アイコンや色分けを活用した直感的なUIで、チームの仕事を見やすく管理できるタスク管理ツールです。

誰が・何を・いつまでに担当しているかが一目でわかるほか、カンバン方式やガントチャート、タイムラインなど多彩なビューにワンクリックで切り替え可能。

ステータス変更時の通知や自動処理もノーコードで設定でき、チームの抜け漏れを防ぎます。

SlackやMicrosoft Teams、Googleカレンダーなど200以上のツールとの連携にも対応しています。

世界22万社以上で導入されており、日立やLIXIL（リクシル）なども著名な会社も使っている優秀ツールです。

まずは無料プランで使い心地を試してみてください。

ガントチャートなら：Asana（アサナ）

Asanaは、SlackやGoogleツールなど、連携できるアプリが多く柔軟性が高いタスク管理ツールです。

カレンダーやガントチャートを活用した進捗管理と、チャットやメッセージコミュニケーション機能が充実しています。

タスクを全体の目標につなげられるので、チームでのタスクやプロジェクト管理に向いているツールです。

あらゆる業種で、世界的に広く活用されていますよ。

基本的に個人や少人数向きですが、有料プランなら大規模なチームや高度なプロジェクトの管理にも対応できます。

「【2026年完全版】Asanaタスク管理の使い方｜無料で個人もチームも効率化する方法」も併せてご覧ください。

AIによる管理なら：Taskworld（タスクワールド）

Taskworldは、見やすい操作画面とカンバンボードを中心に、チームのタスクとプロジェクトをまとめて管理できるタスク管理ツールです。

ガントチャートで複数プロジェクトをひとつのタイムラインに表示できるほか、AIがタスクの進捗を自動整理し、次に取り組むべきアクションを瞬時に提示してくれます。

プロジェクト単位・タスク単位で使える高速チャット機能でコミュニケーションのロスを防ぎ、蓄積した会話はそのままナレッジとして活用可能。

スマホアプリにも対応しており、外出先でもリアルタイムに情報を確認・更新できます。

医療・製造・ホテルなど幅広い業界で導入実績があるのも信頼できるポイント。

チームでの作業なら：Backlog（バックログ）

Backlogは、カンバン方式やガントチャートでチームのタスクを一元管理できるツールです。

Wiki機能・親子課題機能・いいね機能で、チームでの協業がしやすい環境を整えられます。

珍しい機能を搭載していますが、日本製であることに加え、シンプルなデザインもおすすめのポイント。

使用する人数が増えても料金体系が変わらず、スタンダード以上のプランならユーザ数無制限です。

無料プランはありませんが、全4種類のプランがそろっています。

Backlogのタスク管理方法は、「Backlogでのタスク管理はどう行う？使い方や概要を解説」をご参照ください。

レポートでの自動分析なら：Wrike（ライク）

Wrikeでは、タスクの見える化・管理だけでなく、ワークフローの自動調整やレポートでの分析ができます。

チームでのプロジェクト管理に最適なツールの1つです。

リスト・ガントチャート・テーブル・カンバン方式など、さまざまなスタイルでタスクを管理できます。

高度な機能を豊富に備えているため、あらゆるニーズに対応可能です。

ただし、操作を複雑に感じて使いこなせない人もいるため、シンプルさを求める場合には、不向きかもしれません。

無料版は、個人使用のタスク管理ツールとして、5種類の有料版は、規模や機能性を考慮して選びましょう。

Wrikeについてより詳しく知りたい方は、「Wrike（ライク）とは？タスク管理を効率化する使い方・機能を徹底解説」をご確認ください。

チーム規模がバラバラなら：Jooto（ジョートー）

シンプルでわかりやすいタスク・プロジェクト管理をテーマにしているJootoは、直感的で親しみやすいツールです。

カンバン方式やガントチャートを使ったタスク管理を中心に、個人から大規模チームのプロジェクトまで対応可能です。

GoogleカレンダーやChatwork、Slackなどの外部ツールとの連携も問題ありません。

また、共有ブックマークや掲示板などの機能があるので、メンバー間での連携も取りやすいですよ。

個人向けの無料プランと、チーム向けの3つの有料プランがあります。

全機能が使用できるタスクDXプランでは、人数制限がなくデータの上限も２TBまでなので、大きな案件でも安心です。

詳しい使い方は以下の記事で紹介していますので、こちらもあわせてご覧ください。

国産ツールなら：Lychee Redmine（ライチレッドマイン）

Lychee Redmineは、オープンソースのRedmineを拡張した国産のクラウド型タスク管理ツールです。

ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できるガントチャートを主軸に、カンバン方式、ダッシュボード、マイルストーン管理など、プロジェクト管理に必要な機能が充実しています。

工数・稼働率・生産性を可視化するリソースマネジメント機能も備えており、チケット単位でのタスク管理と組み合わせることで大規模プロジェクトにも対応可能です。

クラウド版とオンプレミス版から自社のセキュリティポリシーに合わせて選択でき、導入実績は7,000社以上。個人向けの無料プランも用意されています。

個人におすすめのタスク管理ツール5選

個人だけで業務を進める場合は、他者との共有は不要です。

同僚や取引先のことを気にせず、自身の進めやすいスタイルで仕事ができるツールを選びましょう。

Googleユーザーなら：Google ToDo リスト

Google社のタスク管理ツールであるGoogle ToDo リスト（Google Tasks）は、Googleアカウントがあれば、誰でも無料で使用可能です。

リスト形式でタスクを管理し、タスクに詳細情報や階層を登録したり、リマインダーや繰り返しを設定したりできます。

GoogleドライブやGmailから起動できるので、日常的にGoogleツールを使用している人におすすめです。

複雑な機能はなく、シンプルなデザインとインターフェイスなので、すぐに使い慣れるでしょう。

GmailやGoogleチャットなどを利用して、タスクをチームメンバーと共有することも可能です。

ただし、チーム向け機能は、とくに備わっていません。

具体的な管理方法は、「Google ToDoリストでタスク管理をする方法！便利な使い方を解説」をご参照ください。

Windowsユーザーなら：Microsoft To Do

Microsoft To Doは、Windowsに実装されている無料でシンプルなタスク管理ツール。

リスト形式での管理がメインで、今日の予定や今後の予定が一目で把握できます。

リマインダーや繰り返し設定などの基本機能はそろっており、リストをほかのユーザーと共有することも可能です。

Outlookとの連携も簡単にできますよ。

複雑な機能はなく、共有に手間がかかるので個人向けのタスク管理ツールとしての利用をおすすめします。

また、「Microsoft To Doでタスク管理する方法と使い方を解説！」で具体的な管理方法を解説しているので、ぜひご覧ください。

カンバン方式なら：Todoist （トゥードゥーイスト）

Todoistは、シンプルなToDoリストが使いやすく、カンバン方式で視認性の高いタスク管理ツールです。

主な機能として、繰り返し設定・タスクの割り当て・リマインダー・表示形式の選択などがあります。

また、Googleカレンダーなどの外部ツールとの連携もしやすいです。

シンプルな機能のラインナップで、不足している部分を補えます。

料金プランは、無料・プロ・ビジネスの3種類があり、対応可能なプロジェクト数やファイルの容量に差があります。

無料プランは個人向け、有料プランはチーム向けに最適です。

無料プランでも基本的な機能を使用できるので、試しに導入してみるのもおすすめですよ。

多機能の利用なら：Notion（ノーション）

Notionは、メモやデータベースなど多彩な機能がそろったツールで、タスク管理ツールとしても活用できます。

オールインワークスペースと呼ばれるほど、ビジネスシーンで役立つ機能がひとまとめになっているのが特徴です。

資料の作成やデータの保管だけでなく、タスク管理や共有も可能ですよ。

タスクをこなすために作業するツールと管理するツールが同じなので、効率よく業務を進められます。

またGoogleや他社のツールとの連携することもできますよ。

無料・プラス・ビジネス・エンタープライズの4種類の料金プランがあります。

個人でのタスク管理なら、無料プランでも十分に対応可能です。

また、併せて「Notion（ノーション）を活用したタスク管理｜おすすめテンプレートと使い方を解説！」もご覧ください。

作業時間も管理したいなら：ATracker（アトラッカー）

ATrackerは、タスクの作業時間をトラッキングできるタスク管理ツール。

登録したタスクにどのくらいの時間を割いているかが可視化できるのが特徴です。

時間の使い方を改善して業務改善につなげられます。

タスクの所要時間を記録した結果を、定期的なレポートとして分析することも可能ですよ。

無料プランでは、タスクの数に制限がありますが、有料プランならより幅広く活用することもできます。

導入して終わりにしない！チームに定着させる3つのポイント

せっかくツールを導入しても、チームに定着しなければ意味がありません。最悪の場合、コストだけかかって誰も使わないという事態にもなりかねません。

実際、ツールの導入に失敗する多くのケースは、機能や価格の問題ではなく「運用のやり方」に原因があります。

チームの規模や必要な機能・料金をもとに自分たちに合ったツールをしっかり選んだうえで、現場メンバーの声を聞きながら使い方や設定を柔軟に見直していくことが、定着への近道です。

ここで紹介する3つのポイントは、チーム導入に限らず個人でツールを使い始める際にも役立つ内容なので、ぜひ参考にしてみてください。

いきなり完璧を求めず、まずは「1日1回見る」習慣をつくる

ツールが定着しない一番の理由は、見る習慣がないからです。焦って全業務をツールに移行しようとせず、まずは「見ること」から始めることが定着させるコツです。

また、ツールの定着には思っている以上に時間がかかることも覚えておきましょう。

ロンドン大学のPhilippa Lallyらによる研究（2009）では、人の行動が習慣として定着するまでには平均66日かかるとされています。

最初は各自に入力させるのではなく、朝の5分間、リーダーが画面をモニターに映しながら「今日のタスクはこれだね」と確認する時間を作りましょう。

これを2週間続けるだけで、自然と「ツールを見る」のが当たり前になり、定着にぐっと近づきます。

学習コストが低いツールを選ぶ

タスク管理ツールを導入する際は、元々使っているツールに操作方法がなるべく近いツールを選ぶことを意識しましょう。

慣れない画面の操作を覚えることは、現場のメンバーにとって大きなストレスです。特に業務が立て込んでいる時期は、使いにくいツールの習得は後回しになりがち。

カンバン方式やガントチャートなど、メンバーが慣れていない機能を最初から使わせるのではなく、「今まで通りに入力するだけ」という環境からスタートすることが、定着への一番の近道です。

従来の業務やタスク管理でエクセル・スプレッドシートを使っているチームならエクセル型、付箋でタスクを管理しているチームならカンバン型のツールを選ぶのがおすすめ。

「1タスク・1担当者」のルールで責任を明確にする

ツールを導入したての段階でタスクを誰かに割り当てる際は、必ず責任者を1人に絞るようにしましょう。

1つのタスクに複数人を割り当てると、「誰かがやってくれるだろう」という心理が働き、結果的に誰も対応しないまま放置されてしまうことがあるためです。

責任者を1人に絞ることで当事者意識が生まれ、「このタスクは自分が動かさなければ」という意識がチーム全体に根付いていきます。

スーツアップやAsana、Backlogなど、あえて担当者を1人しか設定できない仕様のツールもあります。

「ルールを守ってもらう」のではなく、「守らざるを得ない環境をつくる」ことも意識してみましょう。

タスク管理ツールの活用アイデアと実際の活用事例

タスク管理ツールは、単なるToDoリストではありません。使い方を工夫することで、属人化の防止や進捗の見える化、チーム全体の生産性向上にもつながります。

一方で、ツールを導入しただけで満足してしまい、本来の活用ができていないチームも少なくありません。

以下では、4つの活用アイデアと、実際の活用事例を紹介します。

プロジェクトの進捗・役割分担を見える化する

複数人が関わる業務では、誰が・いつ・何を担当しているかを明確にすることが大切。タスクごとに担当者・期日・優先度を設定しておけば、作業の重複や抜け漏れを防げます。

ガントチャート機能があるツールならプロジェクト全体のスケジュールを視覚的に把握でき、遅れが発生しても即座に対応できます。

はじめてタスク管理ツールを導入するチームには、テンプレートが豊富でエクセルに近い操作感のまま担当者・期日・ステータスを一元管理できるスーツアップが特におすすめです。

Lychee RedmineやTaskworldは、より大規模なプロジェクトの管理に強みを発揮します。

日々のToDoリストを一元化する

タスク管理ツールは、個人のToDoリストとしても活用できます。まずは日常業務の見える化から始めてみましょう。

紙やメモアプリではバラバラになりがちな業務の優先度や進行状況を、1つの画面で一覧管理できるのが大きなメリットです。

期日を設定することで抜け漏れを防止でき、リマインダー機能があるツールなら、タスク忘れを防ぐ仕組みとしても有効です。

シンプルな操作感が特徴のJootoやTrelloは、チームでの運用はもちろん、個人のToDoリスト管理から使い始めるのにもおすすめです。

タスクとチャット・会議を連携させる

タスク管理ツールは、チャットやオンライン会議と連携することで、情報共有の効率を格段に高められます。

たとえばSlackやZoomなどと連携できるツールでは、チャット内で議論された内容をそのままタスク化したり、会議での決定事項をすぐにタスクリストに反映することが可能です。

情報が点在しないため、チーム全体の理解度や対応スピードが向上します。

monday.comやSmartsheetは外部ツールとの連携が充実しており、こうした使い方に向いています。

顧客管理や営業活動の管理に応用する

タスク管理ツールは、顧客対応や営業進捗の管理にも応用可能です。

たとえば「◯◯社へ見積もり送付」「△△社との商談フォロー」などのタスクを一覧化すれば、営業活動の抜け漏れを防げます。

また、CRMツールのように顧客情報とタスクを紐づけて管理できる機能を持つツールもあり、営業チームの効率化に役立ちます。

柔軟なカスタマイズが可能なツールであれば、営業プロセスに合わせてタスク管理を最適化することが可能です。

monday.comのように営業プロセスに合わせてボードをカスタマイズできるツールは、営業チームへの活用にも特におすすめです。

【活用事例①】新人でもすぐ動ける仕組みをつくる（スーツアップ）

あるWeb制作チームでは、サイト制作時の工程（ヒアリング・設計・制作・確認・納品）をスーツアップのテンプレートとしてあらかじめ登録。

新しいプロジェクトが発生するたびにテンプレートを複製し、担当者と期日を設定するだけで即座に動き出せる仕組みを構築しました。

新人メンバーでも「次に何をすべきか」が一目でわかるため、引き継ぎや教育にかかる時間が大幅に削減。

担当者ごとの作業のばらつきもなくなり、チーム全体の動きが安定しました。

【活用事例②】会議の「決定事項」をその場でタスク化する（Taskworld）

週次の定例会議が多いあるマーケティングチームでは、会議中に出た「誰が・何を・いつまでにやるか」がその場では共有されても、翌日には忘れられてしまうという課題を抱えていました。

Taskworldを導入してからは、会議中にリアルタイムでタスクを登録し、担当者と期日をその場で設定する運用に変更。

会議終了と同時にタスクリストが完成するため、「言った・言わない」のトラブルがなくなり、決定事項の実行率が大幅に向上しました。

タスク管理ツールに関するよくある質問

最後に、タスク管理ツールに関してよく寄せられる質問に1つずつ回答していきます。

【まとめ】タスク管理ツールおすすめ15選

この記事では、チーム向け・個人向けのタスク管理ツールを機能別に比較し、選び方のポイントや定着のコツまで幅広く解説しました。

タスク管理ツールは、チームの業務効率化に役立つだけでなく、個人の日々のToDoリスト管理にも活用できます。まずは個人で使い始めて、チームへの導入を検討するという進め方もおすすめです。

ツール選びに迷ったら、「今のチームや自分の働き方に一番近い形式はどれか」を起点に考えてみましょう。エクセルで管理しているチームにはエクセル型、付箋でタスクを管理しているチームにはカンバン型が定着しやすくおすすめです。

どのツールも、まずは無料プランや無料トライアルで試してみることが大切です。特にエクセル感覚でそのまま使い始められるスーツアップは、ITに不慣れなメンバーが多いチームでも導入しやすく、はじめてのタスク管理ツールとして最適です。

ぜひこの記事を参考に、自分やチームに合ったツールを見つけてみてください。