GTD（Getting Things Done）でタスク管理をする方法を解説！
毎日、タスクリストが長くなる一方で困っていませんか？そんなあなたに、便利なタスク整理の方法を紹介します。
今回は、GTD（Getting Things Done）という新しいタスク管理の考え方について説明します。
GTDを使えば、煩雑なタスクを整理して、一か所で管理できるんです。忙しい会社員の方には、とても役立つ方法です。
この記事を読めば、GTDの基本から使い方のコツまで、いろいろ学べますよ。
忙しい毎日を送っている皆さん、GTDを試してみませんか？仕事と私生活のバランスをとって、楽しく過ごせるようにしましょう！
GTD（Getting Things Done）とは
GTDとは、デイビッド・アレンさんが考えた、頭の中にあるタスクを全部外に出して、きちんと整理する方法です。
GTDのメリットは、タスクを忘れなくなり、優先順位をつけやすくなることです。
例えば、仕事の締め切りや家族との約束、買い物リストなど、全部をひとまとめにして管理できます。
特に、様々な仕事を同時に進めないといけない人にとって、かなり役に立ちます。頭の中がスッキリして、ストレスも減りますよ。
難しそうに聞こえるかもしれませんが、慣れれば簡単です。これから、GTDの特徴を説明していきますね。
GTDのメリット
GTDでタスクを管理するメリットは以下の2つです。
- マルチタスクを防げる
- タスクを一元管理できる
以下で詳しく解説していきます。
マルチタスクを防げる
GTDのメリットの一つは、あれもこれもと同時にやろうとするのを防げることです。
同時に複数のタスクをこなそうとすると、かえって効率が悪くなってしまいます。
GTDを使えば、タスクを整理して、一つずつ集中してこなせるようになります。
例えば、会社で働いている人なら、お客さんとの打ち合わせの準備、部下への指示出し、報告書作りなど、いろんなタスクが同時に押し寄せてくることがありますよね。GTDを使えば、これらのタスクを上手に分けて、順番をつけられます。
タスクを一つずつこなすと、集中できるから、ミスが減り、じっくり考えることができます。タスクを切り替える時間も減るので、全体的に効率がアップします。GTDは、忙しい人の強い味方になりますよ。
タスクを一元管理できる
GTDのもう一つのメリットは、全部のタスクを一か所にまとめて管理できることです。
仕事のこと、家のこと、趣味のことなど、頭の中にあるタスクを全部一つの場所に集めます。
例えば、スマホのメモアプリやタスク管理アプリを使って、仕事の締め切り、買い物リスト、趣味の予定など、全部のタスクを一か所に書き出してみましょう。
こうすると、忘れ物が減り、何を先にやるべきかも分かりやすくなります。
「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と考えなくても大丈夫です。これで、ストレスも減りますね。
GTDでタスク管理をする方法
それでは、GTDでタスクを管理する方法について、段階を踏んでこれから説明しますね。
まず、頭の中にあるタスク、アイデア、約束事を全て書き出して、小さなことでも気になることは全て記録してみましょう。
ここでは、「ソフトウェア開発チームのプロジェクトマネージャー」を事例として、タスクを「全てを書き出し」しますね。
①新機能の開発計画を立てる
②チームメンバーの評価レポートを作成する
③クライアントとのミーティングを設定する
④オフィスの備品を注文する
⑤週次進捗レポートを作成する
⑥新しい開発ツールの導入を検討する
⑦チームビルディング活動を計画する
1) タスクの大枠のリストを作成しましょう。
ここでは、例として以下の３つのリストとします。
(1)プロジェクトリスト
(2)次の行動リスト
(3)いつかやるリスト
2) 次に、1)で「書き出し」たタスクを、下に示すように「分類（または実行）」しましょう！
①新機能の開発計画を立てる →「(1)プロジェクトリスト」に仕分けする
②チームメンバーの評価レポートを作成する →「(2)次の行動リスト」に仕分けする
③クライアントとのミーティングを設定する →「(2)次の行動リスト」に仕分けする
④オフィスの備品を注文する → 5分以内でできるので、すぐに実行する
⑤週次進捗レポートを作成する →「(2)次の行動リスト」に仕分けする
⑥新しい開発ツールの導入を検討する →「(3)いつかやるリスト」に仕分けする
⑦チームビルディング活動を計画する →「(1)プロジェクトリスト」に仕分けする
1) STEP2)で分類したタスクを以下のように整理して、「タスク整理リスト」を作りましょう。
次にやることは分類したリストの中で優先順位をつけることです。締切や重要度に応じて優先順位を決めましょう。
ちなみに、2)の④はすぐに実行することなので、以下のリストでは外しますね。
- プロジェクトリスト
- 新機能の開発計画を立てる
- チームビルディング活動を計画する
- 次の行動リスト
- クライアントとのミーティングを設定する
- 週次進捗レポートを作成する
- チームメンバーの評価レポートを作成する
- いつかやるリスト
- 新しい開発ツールの導入を検討する
2) 上記1)で整理したタスクに対して、「予定日」「担当者」「優先度」
「リマインダー（タスク予定日をお知らせする日程）」を決めておくと、なお良いですね！
各タスクは、日にちの経過とともに状況が変化します。
そこで、例えば「毎朝」「毎週金曜日」などのように、各タスクの見直しや新規タスクの追加を行いましょう。
・毎朝：次の行動リストを確認し、その日のタスクを決める
・毎週金曜日：全リストを見直し、進捗を確認、新たなタスクを追加
（タスクの見直しや追加を行うタイミングは、みなさんで適宜決めてくださいね）
各タスクの予定日の変更や新規タスクの追加があれば、STEP3で作成した「タスク整理リスト」を編集して、新しい状況に応じた内容に変更しましょう。
1) 各タスクの予定日がやってきたら、そのタスクを実行しましょう。
2)タスクが終了したら、STEP3で作成した「タスク整理リスト」を編集しましょう。
GTDでチームのタスク管理をするコツ
GTDでチームのタスク管理をするコツは以下の3つです。
- 整理に時間を使いすぎない
- タスクを元に1日ごとのスケジュールを立てる
- 定期的にレビューを行う
以下で詳しく解説していきます。
整理に時間を使いすぎない
GTDをチームで使う際、注意事項があります。それは、「タスクを整理することに夢中になりすぎないこと」です。
タスクを細かく分けるのは大切ですが、それに時間をかけすぎると、肝心の仕事が進まなくなってしまいます。タスクの整理は、簡単にするのがコツです。
例えば、仕事の種類ごとに大まかに分けて、その中で順番をつけるだけでも十分なことが多いです。みんなが理解しやすい分け方を選び、難しすぎる方法を避けましょう。
大切なことは、整理することより、実際に仕事を進めることです。
みんなが自分の役割を理解して、スムーズに仕事ができる環境を作ることが、GTDをうまく使うポイントですよ。
タスクを元に1日ごとのスケジュールを立てる
GTDをみんなで使う時、大切なことは1日のスケジュールをタスクから作ることです。
こうすると、今日やるべきことがはっきりして、仕事がスムーズに進みます。
朝のミーティングで、今日のタスクを確認しましょう。大事なものから順に並べて、誰が何をするか決めます。
次に、個人やチームのカレンダーにタスクを書き込みます。ここで大切なのは、少し余裕を持たせることです。
急な用事や予想外の問題に対応できるよう、スケジュールに隙間を作っておきましょう。
定期的にレビューを行う
GTDをみんなで使う時に大切なのことは、定期的に振り返ることです。
例えば、毎週金曜日の午後にミーティングを行い、振り返りの時間を持つことをおすすめします。
この時間に、終わったタスク、今やっているタスク、新しく出てきたタスクを確認します。
みんなで今の状況を共有すると、仕事全体の進み具合が分かりやすくなりますよ。
振り返りの時は、タスクのチェックだけではなく、GTDの使い方自体についても話し合うとより良いですよ。
「この方法は良かった」「ここはもっと良くできそう」といった意見を出し合って、チームに合ったタスクの管理方法を見つけていきましょう。
