ガントチャートとは？WBSとの違いや作り方について解説！
プロジェクトの進捗やスケジュールを管理する際によく用いられるガントチャート。
見聞きしたことはあっても、「ガントチャートって何のために使うの？どうやって作るの？」という疑問を持っている人もいるでしょう。
本記事では、ガントチャートの概要やWBSとの違い、作り方をご紹介します。
あらゆるビジネスシーンで活用でき、作業効率を高められるので、ガントチャートについてよく理解して使ってみましょう。
ガントチャートとは
ガントチャート（Gantt chart）は、タスクやプロジェクト、生産工程の管理を視覚的に行える表（グラフ）です。
一般的に横向き棒グラフのスタイルが多い傾向にあります。
縦軸はWBSと呼ばれるタスクや担当者の一覧表になっていて、横軸はタイムラインや作業量を示します。スケジュール表や工程表と言われることもあるでしょう。
「いつ、誰が、何を」行うのかが一目瞭然で、プロジェクトの全体像を把握するのにも便利です。
ガントチャートとWBSの違い
ガントチャートと同様にビジネスの管理表として、よく登場する言葉にWBSがあります。
WBS（Work Breakdown Structure）は、作業分解構造図とも呼ばれ、プロジェクトの各作業を分解して階層的に並べて一覧にしたものです。スケジュールや進捗度を表す軸はありません。
一方のガントチャートは、WBSを基に時間軸となる横軸を追加して、作業に必要な時間の流れを可視化したグラフです。
そのため、ガントチャートにはWBSが欠かせず、関係の深い存在です。
ガントチャートを使用するメリット
ガントチャートは、プロジェクトのタスクやスケジュールを効率よく管理できますが、その具体的なメリットを2つご紹介します。
一目で進捗状況がわかる
ガントチャートは、時間軸に沿ってバーを配置するので、視覚的に進捗状況をすぐに確認できます。
特に、ガントチャートに現在時点を表記すれば、終了した作業や進行中の作業、次の作業が簡単に見て取れます。また、ガントチャートの作成時に計画した通りの工程で進んでいない場合にも早期に気づけるので対処がしやすいでしょう。
タスクの依存関係がわかる
タスク（作業）には、あるタスクが終わらないと次のタスクに取り掛かれないように、依存関係があります。
例えば、材料を発注して納品が完了されなければ、その材料を使用した商品の制作を開始できません。
タスクをただ書き並べるだけでなく、それぞれの関係性を明記できるガントチャートなら、優先順位を決定しやすくスムーズにプロジェクトを進められます。
ガントチャートの作成方法
ガントチャートを実際に作成する際の手順をご紹介します。
まず、ガントチャートの作成には、タスクの一覧表であるWBSが必要なため、タスクの洗い出しから行います。
プロジェクト内の全行程で必要なタスクを細かく分解しましょう。その際、大項目（タスク）と小項目（サブタスク）のようにまとめるとわかりやすいです。
また、タスクが細かすぎるとガントチャートが見にくくなるので、記載するかどうかは取捨選択しましょう。
タスクの抜け漏れなく書き出せれば、洗い出し作業は完了です。
タスクをすべて洗い出した後は、それぞれの関連性を明確化します。
タスクには順序やグループがあります。例えば、タスクAが完了しなければタスクBが始められない場合はＡ→Ｂという順序を設定し、タスクＣとタスクＤを同時に行ったほうが効率がいい場合はＣとＤを同じグループに分類しましょう。
なかには独立して作業が成立するタスクもありますが、それぞれの依存関係を整理できれば、次のステップに移ります。
タスクの依存関係が整理できたら、各作業の所要時間を計算し、スケジュールに落とし込みます。
締め切りや納期から逆算して、各作業を完了させる日程・各作業に要する日数・各作業を開始する日程を明確にしましょう。
プロジェクトの中間目標を確認する節目としてマイルストーンを設定する場合は、ガントチャートにも追加してください。
タスクのスケジュールが決まったら、それぞれの担当者を割り当てます。
担当者のスキルや経験値から各タスクの適任者を決めましょう。
タスク間の関係性や別案件のスケジュールなども考慮して担当者を振り分けます。
同じタスクに複数の担当者を配置したり、一人で複数のタスクを掛け持ちしたりする場合もガントチャートの記載していれば、マネージャーが感知しやすいでしょう。
タスクの洗い出し・依存関係の明確化・スケジュールと担当者の決定ができたら、ガントチャートに情報を入力します。
タスクのグループを色分けしたり、前後関係を矢印で表したりすると見やすくなります。
すべての情報を入力し終わってガントチャートが作成できたら、運用を始める前にメンバーに共有しましょう。メンバーの意見から修正すべき点もあるかもしれません。
ガントチャートを作成・運用するときのポイント
ガントチャートをより効果的に活用できるように、作成時や運用時に押さえておくポイントをご紹介します。
スケジュールに余裕をもつ
ガントチャートを作成する際には、納期ギリギリではなく、余裕を持たせたスケジュールを設定することが大切です。
スケジュールにゆとりがあれば、急なタスクが入り込んだり、思わぬトラブルで遅延が発生したりしても最終的な納期までには間に合わせやすくなります。
特に、労力の掛かる作業や重要度・難易度の高い作業は、所要日数を長めにしましょう。
タイトなスケジュールよりも落ち着いて作業に取り組めるスケジュールが設定されたガントチャートのほうが、予定通りに進行できて管理しやすいです。
更新をメンバーに依存しすぎない
ガントチャートの運用中は、常に最新の状況に更新しておく必要がありますが、その更新作業をメンバーに依存すると管理がしにくい場合もあります。
担当者が更新作業を手間に感じて後回しにしたりいい加減になったりすると、正しい情報で管理ができなくなります。
また、誰でもガントチャートを編集できる状態にしていると、誤った情報が展開される可能性もあるでしょう。
ガントチャートをチーム内で見える化すると便利ですが、編集作業は管理者のみが行ったり、編集作業時のルールを決めたりしておくとより効果的です。
ガントチャートを利用できるおすすめツール
ガントチャートを利用できるツールは複数あります。普段使用している汎用性の高いツールを活用したり、専用のツールを新規で導入したりしましょう。それぞれの特徴をご紹介します。
エクセル
エクセルは汎用性が高いので、ガントチャートを作成するのにも適しています。作り込めば、オリジナルのガントチャートを利用できます。
多くの人が使い慣れているエクセルなら、操作方法を学ぶ必要はなく抵抗感もなく使用できるでしょう。
また、導入費用も掛からないので、初めてガントチャートを作成する人でも安心です。さらに、エクセルならテンプレートや見本も豊富なので、ガントチャート作成を難しく感じにくいでしょう。
エクセルなら、気軽にガントチャート作りや運用を試せます。
タスク管理ツール
ガントチャートが備わっているタスク管理ツールもおすすめです。
新規に導入すれば費用が掛かることもありますが、便利な機能があれば、タスクやプロジェクト管理がより円滑になります。
リマインダーやマイルストーンが設定できたり、タスクに関連する資料を紐づけたりしやすいです。また、クラウドタイプのツールなら、メンバー間で共有しやすい点もメリットです。
タスク管理ツールならフォーマットを作りこむ必要はなく、情報を入力するだけで運用を開始できるので、すぐに使い始められます。
