報連相ができない原因は？メンバーに報連相をしてもらう方法を紹介

ビジネスパーソンが仕事を進める際に欠かせない報連相。コミュニケーションが取れて業務も円滑になるので、報連相は社会人の基本マナーとされています。

しかし、「部下からの報連相がなくて困っている」「報連相のしやすいチーム作りをしたい」と悩んでいるチームリーダーも多いでしょう。

本記事では、報連相ができない原因やその改善案、報連相がしやすくなる方法をご紹介します。報連相を促して生産性の高い職場環境を整えましょう。

報連相とは

報連相は、「報告」「連絡」「相談」の3つ言葉の頭文字を並べて作ったビジネス用語です。

報告・連絡・相談は、3つとも物事を相手に伝える行為で、組織やチームで仕事を行う上で必要なスキルと言われています。

また、報連相を行う目的は、以下が挙げられます。

• 業務の効率化を図ること
• トラブルやミスを防ぐこと
• チームの信頼関係を構築すること

報連相が適切に行われていれば、上記の目的が果たせるので、仕事のパフォーマンスが上がることもあるでしょう。

ビジネスの場面で使われる報告・連絡・相談のそれぞれの違いや必要性を解説します。

報告

報告は、自分自身の業務の進捗や成果を上司や先輩社員に伝えることです。

部下の業務やチームのプロジェクトを管理している責任者は、報告を受け遅れていた場合はフォローすることができます。

進捗が遅れていなかった場合は、次のタスクの指示をもらうことができます。

部下が上司に報告することで、上司の指示やアドバイスをもらいやすくなり、仕事を進めやすくなるでしょう。

連絡

連絡は、メンバーや関係者と関連情報を共有することです。

報告と連絡は似ていますが、連絡は業務を命じた相手やチームを管理するマネージャーだけに限らず、関係者にさまざまな情報を伝えることです。

報告は基本的に部下から上司への一方通行であるのに対し、連絡はお互いに共通認識を持たせる手段でもあります。

連絡を受けた人は、作業や計画を変更したり、有益な情報を得て仕事がはかどったりするでしょう。

相談

相談は、悩みや疑問を上司や先輩社員に打ち明けて、アドバイスを求めることです。

相談は事実を伝えることと同時に、相手に意見をもらうことにも重点を置いています。

相談に対する回答によって方向性が定まり、次の行動が取りやすくなるでしょう。

また、信頼できる相手に話を聞いてもらうだけで思考がクリアになり、聞きたかったことが解決する可能性もあります。

報連相ができていないと起こること

ビジネスの場面で重要な報連相。怠ってしまうと、どのようなデメリットがあるのでしょうか。

報連相ができていない場合や、報連相のやり方やタイミングが適切でない場合には、以下の問題が発生してしまいます。

• 進捗状況がわからない
• トラブルに対処できない

進捗状況がわからない

報連相ができていないと、マネージャーが業務の進捗状況を正確に把握できません。

その結果、管理がしにくくなり、プロジェクトが滞ったり、誤った方向に進んだりしてしまうでしょう。

また、部下は上司からの指示を受けられず、メンバー間でのチームワークも期待できなくなるので、自身で抱える負担が重くなります。

進捗状況は適度に報連相を行うことで、業務の効率化や生産性の向上につなげられるでしょう。

トラブルに対処できない

報連相が正しくされていないと、トラブルにうまく対処できません。

その結果、判断や対応が遅れ、損害が高額になったり、取引先との関係が悪化したりして、問題が大きくなってしまうでしょう。

ミスやトラブルの際には、上司やチームメンバーなど関係者にすみやかに報連相を行って的確に対処することで、被害を最小限に留められます。

報連相ができない原因とは？

チームメンバーや部下のなかには、報連相がうまくできない人もいます。なぜ、報連相が滞ってしまうのでしょ

報連相ができない原因は、以下の3つが挙げられます。

• 報連相の必要性が理解されていない
• タイミングや伝え方がわからない
• 上司に伝えにくい

報連相の必要性が理解されていない

部下が報連相の必要性を理解していないことは、報連相ができない原因になります。

部下にとって上司やリーダーに話しかけたり連絡を入れたりするのは気を遣うものなので、報連相を面倒に感じることもあるでしょう。

そのため、「何のためにするのか」「どのようなメリットがあるのか」という必要性を十分にわかっていないと、部下がわざわざ上司に報連相をしようとは思わないのです。

タイミングや伝え方がわからない

報連相をするタイミングや内容の伝え方がわからないことも、報連相ができない理由の一つです。

報連相をする適切なタイミングがつかめないと、そのタイミングを見計らっているうちに時間が経ってしまい報連相をしそびれることもあるでしょう。

また、報連相の伝え方も、口頭や電話、メールなどの手段や言葉選びで悩むと、報連相が滞ってしまいます。

上司に伝えにくい

上司に対して伝えにくさを感じている場合も、なかなか報連相ができません。

報連相をすることで批難されたり評価を下げられたりするのを恐れると、上司に伝えにくいと感じてしまいます。

なかには、上司の時間や労力を奪うよりも、自分で何とか解決しようと一人で対応している人もいます。

メンバーに報連相をしてもらうためにすること

なかなか報連相ができない部下やチームメンバーがいる場合は、報連相を促しましょう。

具体案は以下の通りです。

• 報連相の必要性を理解するまで説明する
• 報連相のやり方やポイントを説明する
• 報連相の運用をルール化する

報連相の必要性を説明する

報連相が促進される効果的な方法は、報連相の必要性を説明することです。

業務をこなしている担当者は、目の前にある自分の作業で忙しく、プロジェクトやチームの全体像を見渡すことは難しいでしょう。そのため、報連相が与える影響や担当業務の先にある未来像を説明すると、報連相の必要性を理解しやすくなります。

特に、報連相が必要なタイミングやシチュエーションを具体的に説明しておきましょう。例は以下の通りです。

報連相のやり方・ポイントを説明する

報連相を苦手に感じている部下には、報連相のやり方やポイントを説明するのも大切です。

報連相は、以下のやり方で行いましょう。報連相をする部下側の目線の手順です。

報連相のポイントは、以下の通りです。

• 客観的な事実を伝える（5W1Hを徹底し、感情や推測は後から補足する）
• 結論から話す（経緯は後で説明する）
• タイミングを見極める（問題が起きたときは迅速に）
• 報連相の内容を記録する

報連相の運用をルール化する

報連相の運用をルール化すると、報連相のしやすい体制が整います。

例えば、毎日の始業時や終業時に進捗状況を必ず報告し、連絡事項や相談事がないかを確認する時間を作りましょう。

報連相を定期的に行う習慣ができるので、タイミングを気にする必要がなくなります。

また、「〇〇の件でご報告があります。」「△△の件でご相談があるので、5分ほどお時間をください。」など、チーム内で定型文を決めておくのもおすすめです。

報連相をしやすい上司になるためには

ビジネスパーソンが報連相をする相手は上司が多いです。そのため、上司によって報連相のしやすさは異なります。

話しかけにくい上司には報連相もしにくいので、報連相を受ける人が部下に働きかけることも大切です。

特に、以下の報連相をしにくい上司の特徴に当てはまる人は注意しましょう。

• いつも機嫌が悪いか忙しそうにしている
• 感情的に怒ることが多い

普段からコミュニケーションを積極的にとる

上司から部下へ積極的にコミュニケーションをとって、報連相のしやすい上司に近づきましょう。

機嫌が悪く忙しそうにしている上司よりも、日常的に会話やチャットをしてくれる上司のほうが、親しみが持てます。

すると、不必要に緊張することがなくなり、報連相をするハードルが下がります。

また、新規チームメンバーや新入社員のなかには、報連相の考え方が異なる人もいるかもしれません。そのため、慣れるまでは上司から進捗状況や懸念点を聞き出すようにすると、部下の報連相の感覚が養われるでしょう。

報連相に対して怒らない

ミスやトラブルの報連相を受けても、怒らないようにしましょう。

上司が怒ったり否定したりするタイプだと、反応を恐れて、なかなか報連相ができない部下もいます。

その場合、上司に怒られないように自分で解決しようとして間違った対処をしてしまうこともあるでしょう。

部下からマイナスな内容の報連相を受けても、冷静に聞いて的確な指示をするように努めてください。

報連相をしやすい環境を作るには

上司や先輩社員、部下本人の人間性だけでなく、職場環境も報連相のしやすさに影響します。

チームや組織内で報連相が自然とできるような、風通しの良い環境づくりをしましょう。以下のアイデアを試してみてください。

• 定期的にミーティングをする
• チャットツールを利用する
• 社内イベントを開催する

定期的にミーティングをする

ミーティングや会議の場面では報連相が自然と行われるので、定例ミーティングを実施するのはおすすめです。

定期的なミーティングで顔を見ながら話ができると、お互いに内容を理解しやすいので、質問や指示の意図も通りやすくなります。

また、タイミングや手段を検討する時間を省略できるので、報連相をする負担が減るでしょう。

チャットツールを利用する

チャットツールなどのコミュニケーションを取りやすいシステムを使えば、気軽に報連相ができます。

チャットツールは、相手のタイミングを気にせずコンタクトでき、メールよりもやり取りが簡潔です。また、質問や回答の履歴が残るので後から見返せて便利です。

さらに、「基本的に報連相はチャットツールを利用し、緊急時のみ電話をする」などのルールを作れば、より効果的に運用できるでしょう。

社内イベントを開催する

社内で懇親会や親睦会などのイベントを開催し、信頼関係を構築すると報連相がしやすくなります。

仕事と関係のない話をしながら同じ時間を過ごすと、社内の人間関係やそれぞれの社員の人となりが見えてきます。イベントを通して打ち解けられると、コミュニケーションがさかんになり、報連相が促されるでしょう。