タスクを減らす方法！やることが多いと感じる原因と対処法を解説

「一生懸命取り組んでいるけど、仕事が貯まる一方だ…」

「やることが多くすぎて、なかなか先に進まない！」

しっかりと仕事しているはずなのに、どんどんやることが増えてしまい処理しきれなくなることもありますよね。

本記事では、仕事でやることが多いと感じる原因と対処法を解説します。

人それぞれのようで、「タスクが減らない」と感じる原因には、実は共通点がありますよ。

傾向を把握することで、自分の問題点に対策を打ち、改善していくことが可能です。

タスクを効率的に減らす方法も紹介しているので、ぜひ参考にしてくださいね。

「タスクが減らない」と感じる原因4選

まず、「タスクが減らない」と感じてしまう主な原因について確認していきましょう。

思い当たる節のある人も、落ち込む必要はありません。

むしろ業務を改善するチャンスなので、ぜひチェックしてみてください。

タスクの優先順位がわかっていない

「タスクが減らない」と感じる原因の1つは、タスクの優先順位をわかっていないこと。

大抵の人は、複数のタスクをこなしています。

実行中のタスク以外の仕事が急に割り当てられるのも日常茶飯事です。

どのタスクを優先すべきかという判断ができないと、仕事が貯まっていく一方ですよ。

まずはしっかりと優先順位をつけていくことを意識してください。

1人で抱え込んでいる

タスクを1人で抱え込んでしまうのも問題です。

真面目な人であるほど、人に仕事を頼むことに罪悪感を感じてしまいがちかもしれません。

しかし、納期まで抱え込んだうえで、手伝ってもらうことになってしまうと、より迷惑がかかりますよ。

ほかの人でも対応できるタスクについては、状況を見ながら振り分けることも検討しましょう。

やることを可視化していない

やることを可視化していないことも、「タスクが減らない」と感じる原因の1つ。

可視化しなければ、現時点で自分にどれだけのタスクがあるのかを正確に把握できません。

ほとんどのタスクが完了していても、不安な気持ちを抱えながら仕事をしてしまうことに…。

ストレスが増えて作業スピードも落ちるという悪循環に入るのを避けてください。

タスクを細分化しすぎている

タスクを細分化しすぎるのも、おすすめできません。

タスクを分割することは重要ですが、細かくしすぎるとリストを見た時に圧倒されてしまうことも…。。

どれだけ仕事をしても、タスクリストからは仕事が減らず、どんどん焦りが生まれてきます。

パフォーマンスが落ちる原因になるため、タスクを分ける際には注意が必要ですよ。

タスクを効率的に減らす方法

「タスクが減らない」と感じる原因が分かったところで、効率的にタスクを減らす方法を見ていきましょう。

タスクを全て書き出す

まず、タスクを全て書き出して可視化することから始めましょう。

コピー用紙の裏紙でも構いませんので、とりあえず自分が抱えているタスクを全て書き出します。

全て書き切っておくということが非常に重要ですよ。

「書いているタスクを全てやれば抜け漏れはない」という安心感が生まれるはずです。

慣れるまでは、どんなに小さいものでも書き出して、すぐに対応できるものは、実行してから消せばOK。

確実にタスクをこなしていくことで、自信につなげていきましょう。

今やるべきことに集中する

タスクを全て書き切った後は、書き出したものを消化することに集中しましょう。

メールが気になっても、後回しで問題ありません。

まずは書き出した仕事をこなすことに集中すべきです。

ほかのことを気にせず没頭することで、集中力が上がっていき、生産性の向上も期待できますよ。

やらないことリストを作る

やらないことリストを決めておくことも、非常に有効です。

仕事は際限なく増えていくものであり、どこかで踏ん切りをつけなければ貯まる一方ですよ。

絶対にやらないことを心に決め、やらないことリストを作り、断るべき仕事は断りましょう。

降りかかってきたもの全てに対応していれば、いくら時間があっても足りません。

無駄に時間を使わないために、やらないことリストを活用してください。

マルチタスクを避ける

マルチタスクを避けることも、タスクを減らしていく上で外せません。

それぞれのタスクに集中できずに目移りしてしまうと、タスクが全く減っていかない可能性も…。

ほかの仕事に取り組んでいる間に、前に実行していたタスクを忘れていきますよ。

やっていた仕事に戻ろうとしたとき、仕事内容を思い出すところから始めると無駄が多いです。

マルチタスクは避けて、1つずつ確実にタスクを片づけていきましょう。

タスク管理がうまくできないと感じる人の共通点

次に、タスク管理が苦手だと感じる人の共通点を紹介していきます。

タスクを貯めてから処理しようとする

タスク管理がうまくできない人は、タスクを貯めてから処理しようとする傾向があります。

ただし、簡単なタスクだからといって、まとめてやったほうが時間の削減につながるとは限りません。

単純な仕事であっても考えなければならないことに変わりはないので、どちらにしても時間はかかりますよ。

後回しにしたら、内容を思い出すのに時間がかかることも…。

結果的にタスクが減りやすくなるという意味でも、単純なタスクは、その時々で処理するのがおすすめです。

タスクを同時進行しようとして混乱する

タスクを同時進行しようとして混乱するのも、タスク管理がうまくできない人の特徴です。

2つ以上の仕事に同時に取り組むマルチタスクは、非常に難易度が高いですよ。

目の前の仕事に必要な情報を何回も整理して仕事に取り組まなければならず、どうしても時間がかかってしまいます。

それで納期に間に合わなくなってしまっては、元も子もありません。

他の人に迷惑をかけてしまう可能性もあるので、タスクを1つずつ着実にこなしていきいましょう。

重要度ではなく、簡単なものからやろうとする

重要なものではなく、簡単なタスクからやろうとするのも、おすすめできません。

余裕があると思っていても、スケジュールが変わることが頻繁にあります。

急にほかの仕事が入って、時間がなくなるかもしれませんよ。

別の予定が入ってもいいように、重要な仕事を早めに済ましておくことを心がけてください。

重要な仕事から手をつけることが、無駄な残業時間を減らすコツですよ。

タスクを減らすことについてよくある質問

最後に、タスクを減らすことについてのよくある質問について確認していきましょう。

タスク管理が苦手な人におすすめ「スーツアップ」

タスク管理が苦手な人には、「スーツアップ」がおすすめです。

スーツアップは、チームの業務を可視化できる優れたタスク管理ツールの1つ。

定型タスクの設定、期限の通知、外部ツールとの連携など、便利な機能を備えています。

紙や表計算ソフトで管理するのと比べて、大きく負荷を軽減できますよ。

1人ではタスク管理できない人も、チームのメンバーと一緒なら頑張れるかもしれません。

タスク管理に苦手意識を感じているなら、ぜひスーツアップの導入を検討してみてください。

【まとめ】タスクを減らす方法

タスクを効率的に減らす方法やタスクが減らない原因について紹介してきました。

多くのビジネスパーソンにとっては、タスクを減らすことが非常に重要です。

放っておいたら次から次へとタスクが貯まっていってしまいますよ。

タスクが減らない原因を認識し、うまく減らしていくことは、成果を出すためにも欠かせません。

本記事を参考に、ぜひタスク管理を見直し、できることから取り組んでいきましょう。