タスク管理を複数人でする方法！おすすめツールや選び方・ポイントを解説

昨今のビジネスシーンでは、プロジェクトの複雑化とチームの多様化が進んでいます。

複数人でのタスク管理は、業務の成否を左右する重要なテーマです。

しかし、現場では「誰が何をしているかわからない」「期限に遅れる」「伝言ゲームでタスクがズレる」などの声も…。

管理の難しさに頭を悩ませている人が多いようですよ。

本記事では、複数人でタスクをスムーズに進めるためのツール選び・管理のコツ・よくある疑問を解説します。

チームの連携を強め、仕事の質を一段階引き上げたい人は、ぜひ参考にしてくださいね。

複数人でタスク管理できるツール一覧

まず、複数人でのタスク共有に適したツールを幅広く紹介します。

ビジュアルで直感的に把握できるもの、情報の一元管理が得意なもの、外部共有や通知機能が充実しているもの…。

それぞれ特徴や強みがあるタスク管理ツールですが、大まかに以下のようなタイプに分類できますよ。

ボード型（カンバン方式）	Trello・ClickUp・Jiraなど
ドキュメント一体型	Notion・Codaなど
スケジュール寄り	Googleタスク・Microsoft To Do
コミュニケーション重視	Backlog・Chatwork連携系
日本語対応・中小向け	スーツアップ・Jooto・Lychee Redmine

プロジェクトの規模や目的に合わせて、最適なツールを選ぶ際の参考にしてください。

複数人でタスク管理できるツール5選

次に、とくにおすすめしたい代表的なツール5選を紹介します。

実際の導入実績やユーザーの評判も踏まえつつ、初心者でも扱いやすいツールを取り上げました。

スーツアップ

スーツアップは、中小企業やスタートアップ向けに特化した日本語タスク管理ツール。

ガントチャート・掲示板・ファイル共有などの機能を備え、タスクの見える化や複数人での連携に最適です。

「タスクが流れずに済む」「誰がどこまでやっているか一目でわかる」といった声も、よく聞かれます。

Slack連携やメール通知にも対応しているため、コミュニケーションの抜け漏れ防止にも効果的ですよ。

5〜30人規模のチームで導入されることが多く、似た規模間の組織にはフィットしやすいかもしれません。

Notion（ノーション）

Notionは、ドキュメント×タスクの柔軟性を両立した万能ツール。

タスクの一覧・ステータス管理・プロジェクトWiki・マニュアルなどの機能を、すべて統合可能です。

複数人で使う場合に、データベース機能で「誰が担当か」「期限がいつか」を細かく設定できるのもポイント。

豊富なテンプレートを備えていて、組織内の情報共有基盤として活用できますよ。

Microsoft Planner（マイクロソフトプランナー）

Microsoft 365を利用しているチームにとっては、Plannerの導入が非常にスムーズです。

TeamsやOutlookと完全に統合されており、スケジュールやファイルとも連動しますよ。

タスクをカード形式で管理できるほか、進捗グラフやボード表示が用意されているのも魅力。

日本企業でも導入事例が多く、セキュリティ面も安心で、ビジネス用途として非常に安定した性能を持つツールです。

Google Keep（グーグルキープ）

Google Keepは、軽量でシンプルながら共有機能が使いやすいツール。

メモ感覚で使えるToDoリスト形式なので、小規模なタスク共有やアイデアのやりとりに適しています。

ちょっとしたメモや頼みごとを複数人で共有したいときに、とても便利ですよ。

Googleアカウントだけで即座に共有できる手軽さが強みです。

Todoist（トゥドゥイスト）

個人からチームまで対応可能なクラウド型タスク管理ツールである、Todoist。

有料プランならチーム共有が可能で、ラベルやフィルターを活用して複雑なタスクも整理できますよ。

担当者や期限の設定、通知など、共同作業向けの機能が一通り揃っているのが魅力。

スマホアプリの使いやすさもポイントで、フリーランス同士の協業にも重宝されています。

複数人でタスク管理するツールの選び方

「何となく」でツールを選ぶと、チームの足並みが揃わず、逆に業務効率を下げる要因になることも…。

ツール選定の際に意識すべき3つの軸を確認しておきましょう。

チームの人数規模

メンバー数によって必要な機能や情報共有のスタイルが変わるため、ツールの規模感を合わせることが重要です。

5人未満の少人数チームでは、NotionやGoogle Keepのような軽量・柔軟なツールでも十分に機能します。

一方、30人以上のチームなら、アクセス権限管理や通知の柔軟性、プロジェクト単位での整理機能が必須。

スーツアップやMicrosoft Plannerのように、中〜大規模まで対応できるツールが適していますよ。

また、もともと10人程度の小規模なチームでも、成長段階にある場合は、今後の拡張性もポイントです。

のちの組織拡大が予想できるなら、あらかじめスケーラビリティのあるツールを選んだほうがいいかもしれません。

プロジェクトの複雑さ

シンプルで使いやすいツールに魅力を感じたとしても、単発のタスク共有だけで十分とは限りません。

そもそも工程が多い、複数の部門が絡んでくる、厳密な期日管理が厳密が求められるなど…。

タスク同士が複雑に絡むプロジェクトでは、ツールの設計力が問われますよ。

たとえば、タスクを「ToDo → 実行中 → 完了」などステータス別に視覚化できるカンバンボードが便利です。

ガントチャートによるスケジュールの可視化や、依存関係を示す構造などが必要になることもあります。

複雑なプロジェクト管理に必要な機能が充実しているツールの1つが、スーツアップ。

導入すれば、現場レベルでの見える化や管理が容易になるはずです。

一方、定型的でシンプルな業務を扱う場合は、NotionのテンプレートやGoogleタスクのシンプルなToDo形式が便利。

シンプルなツールのほうが使いやすいケースもあるので、状況を見ながら、より適したツールを選んでください。

外部ツールと連携可能か

現代の業務環境では、タスク管理ツール単体で完結することは、なかなかありません。

むしろ、複数ツール間の連携が不可欠です。

SlackやChatworkで通知を受け、Google Driveでファイルを確認し、Zoomミーティングを開くこともありますよ。

連携のしやすさと、1つのツールでさまざまな機能を網羅できる幅広さのどちらを優先するか、悩ましいところです。

たとえば、Microsoft Plannerは、TeamsやOutlookと連動しやすいのが強み。

1つのツール内ですべての通知・やりとりを完結できる点で、非常に便利です。

また、Notionは、Zapierを使えば幅広い連携が可能で、自動化による業務効率化も実現できますよ。

ツールを選ぶ際は、まず普段使っているツールとの相性を確認してください。

なるべくツール切り替えのストレスが少ない環境を作ることが、ツール選定のポイントです。

複数人でタスク管理するときのポイント

導入したツールを使いこなすには、人間側の設計や運用ルールも必要不可欠です。

複数人でタスク管理する際に、とくに気をつけるべきポイントを確認しておきましょう。

タスクを可視化する

まず大前提として、タスクを可視化しましょう。

複数人で動く場合、どんな些細な業務でもツールに書き出し、全員が参照できる状態にしておく必要があります。

カンバン形式・リスト形式・カレンダー形式など、チームに合った「見やすいフォーマット」を選ぶのもポイント。

誰でも直感的に状況を把握できる環境を整えてください。

「どの作業が止まっているのか」「誰がボールを持っているのか」が一目でわかる設計が理想ですよ。

担当者と期限を明確にする

多くのタスク漏れや遅延は、担当者が曖昧なことや、納期の共通認識がないことに起因します。

担当者と期限を明記し、責任の所在を明確にすることが、タスク管理の基本中の基本ですよ。

ツール上で期限前にリマインド通知が来るよう設定し、遅延リスクを未然に防ぎましょう。

GoogleカレンダーやSlack連携などを活用し、忘れない仕組みを自動で作ることをおすすめします。

コミュニケーションの場を確保する

ツール上にタスクが存在しているだけでは、質の低いアウトプットや誤解を生む恐れがあります。

なぜ該当タスクが必要なのか、どう進めるのかを共有することが重要ですよ。

タスクを振る際には、タスク設定の背景・目的・成果物イメージを補足して伝えることを意識しましょう。

定例ミーティングやチャットで、気軽に確認・相談できる場を日常的に用意し、必要に応じて補足してください。

複数人でのタスク管理によくある質問

最後に、複数人でのタスク管理に関してよくある疑問や悩みに回答します。

【まとめ】複数人でタスク管理する方法

複数人でのタスク管理は、ただツールを導入すれば解決するわけではありません。

重要なのは、目的に合ったツールを選び、チーム全体で運用ルールを整備し、継続的に改善していくことです。

ツールはあくまで手段であり、人と人の意思疎通を支える仕組みであることを、頭の片隅に留めておきましょう。

ツール選定だけでなく、「どう使うか」「どう続けるか」まで含めて考えることが、成功への近道ですよ。

導入を検討中の場合は、まず無料で使えるツールを試しつつ、小さなチーム単位で始めてみましょう。