Trello（トレロ）でタスク管理する方法！
仕事の効率化、みなさんどうやって進めていますか？
今回は、そんな悩みを解決してくれるかもしれない「トレロ」というツールを紹介します。
使い方はもちろん、他のアプリとの連携方法まで、分かりやすく説明しますよ。
トレロを使えば、チームでの情報共有がラクになって、直感的に使えるから仕事がはかどります。
忙しい毎日を送っている方、仕事を効率よくこなしたい方、ぜひ読んでみてください。さあ、効率的な働き方で、大切なあなた自身の時間を作りましょう！
トレロとは
トレロとは「カード」を移動させることで、タスクの進行状況を把握するタスク管理ツールです。
「カード」にはプロジェクト計画などタスクの題名を書き、これらを作業中や完了などの進行状況ごとの「リスト」に移動させることで、タスクの進行状況を見える化します。
カードはドラッグアンドドロップで移動させるなど、直感的に操作することができます。
トレロの料金プラン
トレロの料金プランは以下の通りです。
- フリー
- スタンダード：5ドル/月（ユーザー当たり）
- プレミアム：10ドル/月（ユーザー当たり）
- エンタープライズ：17.5ドル/月（ユーザー当たり）
トレロでタスク管理をするメリット
トレロでタスクを管理するメリットは以下の2つです。
- チーム間でタスクの共有が簡単
- 直感で操作できる
以下で詳しく解説していきます。
チーム間でタスクの共有が簡単
トレロを使うと、チームでの情報共有がすごく楽になるんです。
まず、みんなで見られる「ボード」という場所を作ります。
そこに「カード」という形でタスクを追加していきます。
カードには締め切りや担当者を書き込めるので、誰が何をいつまでにやるのか、一目で分かりますよ。
チームのメンバーをボードに招待すれば、みんなで同じ情報を見ながら仕事を進められます。
コメント機能もあるので、「ここを少し確認してください」といった簡単な内容であればカードの上で直接やりとりができます。
直感で操作できる
トレロの魅力は、なんといっても使いやすいことです。
パソコンに詳しくない人でも、すぐに使いこなせてしまいますよ。
画面を見ると、ボードがあって、その中にリストやカードがあります。
これは、付箋を壁に貼るのと同じ感覚なんです。新しいタスクを追加したいときは、クリックしてタイトルを入れるだけで簡単にできてしまいます。
カードを動かすのも、マウスでドラッグするだけです。「今日やること」から「完了」に移動させるのも、数秒でできます。
トレロでタスク管理をするデメリット
トレロでタスクを管理するデメリットは以下の2つです。
- タスク数が多いと管理が難しい
- 拡張機能が英語でしか使えない
以下で詳しく解説していきます。
タスク数が多いと管理が難しい
トレロはタスクがたくさん増えてくると、少し困ることがあります。
例えば、カードが増えていくと、スクロールがかなり多くなってしまいます。
「あれ、あのタスクどこいった？」探すのに時間かかることがあるんです。
優先順位をつけるのも難しくなりますね。カードを並べ替えるのに、結構時間がかかるんです。
大規模なプロジェクトの管理は、少し向いていないかもしれません。複雑な条件で絞り込んだり、まとめたりすることが、あんまり得意ではないのです。
拡張機能が英語でしか使えない
トレロの拡張機能は便利なんですが、少し困ったことがあるんです。それが、英語しか使えないことです。
例えば、カレンダー機能やガントチャートの拡張機能を使おうとすると、設定画面が全部英語で表示されるんです。
英語が得意な人はいいけど、苦手な人には結構難しいかもしれませんね。
専門用語が出てくると、かなり難しく感じてしまいます。「これ、どういう意味だろう？」って悩むこともしばしば起こりそうです。
トレロの登録方法
エクセルで帳簿作成に慣れている方も、トレロの登録はとっても簡単です。タスク管理を担当している皆さん、ちょっと不安かもしれませんが、大丈夫。一緒に手順を見ていきましょう。
1) 次に、下の図のように、メールアドレスの入力画面が表示されます。赤枠で示した箇所へ、普段使っているメールアドレスを入力しましょう。
2) そして、その下に青色で表示されている「サインアップ」をクリックしましょう。
3) 次に、登録したメールアドレスに下の図のようなメールを受信します。ここで、「メールアドレスを認証」をクリックしましょう。
4) すると、下の図のような画面が表示されますので、赤枠に示す「氏名」と「パスワード」を登録しましょう。
「パスワード」は半角で①数字、②小文字のアルファベット、③大文字のアルファベット、④記号の4種類を使って、12ケタ以上で設定するとより安全ですよ。
5) 氏名とパスワードを登録したら、上の図の青色で示した「続行」をクリックしましょう。
ちなみに、緑枠にはみなさんのメールアドレスが表示されますよ！
次に、下の図に示す画面が表示されます。画面の右上に、「Cookieの受け入れ」について質問されます。
「設定」「必須のCookieのみ」「すべて受け入れる」といずれかを選びましょう。
ちなみに、ここでは「すべて受け入れる」をクリックしてみますね。
ここまでの作業を行えば、トレロの登録は完了です。
ここで一旦トレロを閉じてしまっても、大丈夫ですよ！
トレロを再起動すれば、下の図の画面が表示されます。
そこで、上の図の赤枠内に示す黒色の「ボードに戻る」をクリックすれば、STEP3の画面が表示されますからね！
トレロでタスク管理をする方法
それでは、前節のSTEP4で示したようにトレロを表示させましょう！
そして、「タスク管理をする方法」をこれから説明しますね。
まず下の図の画面の左側で赤枠で囲った「スキップ」をクリックしましょう。
1) 下の図の画面が表示されるので、赤枠内の空欄にボードの名前を登録します。
ここでは、例として「各月タスク」と登録します。
2) 次に、赤枠の下にある青色の「次月」をクリックしましょう。
1) 次に、下の図の赤枠３箇所にリストを登録しましょう。
ここでは、例として、上から「未着手」「進行中」「完了」と登録しますね。
2) 次に、赤枠の下にある青色の「次月」をクリックしましょう。
1) 次に、下の図の赤枠２箇所にカード名を登録しましょう。
ここでは、例として、上から「プロジェクト計画」「キックオフミーティング」と登録しますね。
2) 次に、赤枠の下にある青色の「次月」をクリックしましょう。
1) 次に、下の図の赤枠に、タスクに参加させたい方の「メールアドレス」を登録しましょう。
なお、トレロの無料版では「最大10人」まで登録できます。
赤枠に1人分のメールアドレスを登録すると、2人目以降では、赤枠が拡大されますからね！タスクに必要な方のメールアドレスを追加登録しましょう。
2) タスクに必要な方のメールアドレスを登録したら、赤枠の下にある青色の「最後に」をクリックしましょう。
この後、招待する方と招待された方にメールが届きますよ。それぞれのメールの内容を確認してタスクに参加したり、参加を承認してあげてくださいね！
STEP2（ボードを作成する）～STEP4（カードを作る）で登録した内容が、下の図の画面のように表示されますよ。
・ボード（毎月タスク）が、下の図の黄色で示したところに表示。
・リスト（未着手、進行中、完了）が、下の図の緑色で示したところに表示。
・カード（プロジェクト計画、キックオフミーティング）が、「未着手」の中に表示。
1)カードをクリックすると、詳細画面が開きます。
例えば、「プロジェクト計画」にカーソルを当てると、右側に下の図の赤枠で示したように、鉛筆のようなマークが表示されするので、これをクリックしましょう。
2) すると、下の図のように「カードを開く」～「アーカイブ」までの内容が表示されるので、追加した情報を登録して、青色で表示された「保存」をクリックしましょう。
ここで締め切りや担当者、チェックリストなどを追加できます。エクセルの関数を使うより簡単に、タスクの詳細を管理できますよ。
タスクの進捗に合わせて、カードをドラッグ＆ドロップすると、別のリストに移動させることができますよ！
例えば、「プロジェクト計画」が「未着手」から「実行中」の状態になった場合、画面内の「プロジェクト計画」をクリックしたまま、「実行中」の中へ移動させてクリックを離すと、下の図の画面の「緑色の枠」のようになりますよ！
このように、各タスク（カード）の進捗状況に応じてカードを移動させれば、何が未着手で、何が進行中で、何が完了しているのか、一目瞭然となりますね！
これまでカードとして「プロジェクト計画」と「キックオフミーティング」だけ作成しましたが、他にカードを追加したい場合の手順を説明しますね。
たとえば、「中間報告ミーティング」というカードを新たに作るとします。そして、それが「未着手」であるとします。
下の図の画面において「未着手」の枠の下側に、緑色で囲ったところの「＋カード追加」をクリックします。
次に、下の図の赤枠で示したところに「中間報告ミーティング」と入力し、「未着手」の枠外をクリックしましょう。
すると、下の図の緑色のところに「中間報告ミーティング」が「未着手」の中に表示されます。
ここまで、リストは「未着手」「進行中」「完了」です。
ここで例として、進行中と完了の間に「完了前検査」と新たにリストを追加する方法を説明しますね。
1) 下の図の画面内に、黄色で囲った「＋もう１つリストを追加」をクリックします。
2) 下の図が画面内に表示されるので、黄色で囲ったところに「完了前検査」と入力し、このリスト外をクリックしましょう。
3) すると、下の図の画面の「黄色」の枠内に「完了前検査」のリストが作成されます。
4) 次に、上の図の画面内の「完了前検査」をクリックしたまま、「進行中」と「完了」の間に移動させてクリックを離すと、下の図の画面の「黄色の」枠のように移動できますよ！
ここまでボードは「毎月タスク」の１つのみでしたが、これとは別に新たに「ボード」を追加する方法を説明しますね。
1) まず、ボードの追加を始める操作は２つあり、下の図の画面において、①緑色の枠で示した「＋」マーク（ボードの右側）をクリックする、または②黄色の枠で示した「作成」をクリックする、いずれかの方法で始めましょう。
2) どちらの方法で始めても、下の図の画面が表示されます。
下の図の「赤枠内」に、新しいボードの名前を登録しましょう。ここでは例として「経理部タスク管理」とします。
3)次に、上の図の「橙色」の枠内のマークをクリックすると、黄色枠で示した公開範囲が３つ（非公開、ワークスペース、公開）表示されます。このいずれかのどれを選ぶか、タスク関係者と相談して決めてくださいね。ここでは仮に「ワークススペース」とします。
4) そして、下の図の青色で示された「作成」をクリックすると、あらたなボードとして「経理部タスク管理」ができますよ。
トレロは他のツールとも連携可能
トレロは他のツールと組み合わせて使えますよ。この機能がかなり便利なんです。
Googleカレンダーと同期可能
トレロとGoogleカレンダーを連携させると、タスク管理がもっと便利になりますよ。例えば、トレロで締め切りを設定すると、自動でGoogleカレンダーにも予定が追加されるんです。
逆に、Googleカレンダーで日程を変更すると、トレロの期限も自動で更新されます。忙しい人にはうれしい機能ですよね。
連携の方法も簡単です。トレロの設定からiCalendarフィードを取得して、Googleカレンダーに追加するだけで大丈夫です。これで両方のツールを行ったり来たりする手間が省けますね。
この機能を使えば、スケジュール管理が格段に楽になります。会議の合間にさっとGoogleカレンダーを確認すれば、トレロのタスクも把握できますよ。
例として、下の図のうち、赤色で囲った箇所はトレロで登録したスケジュールです。
slackと連携可能
トレロとSlackを組み合わせると、仕事がよりスムーズになりますよ。例えば、トレロのカードが更新されると、自動でSlackに通知が届きます。「あのタスク、終わったんだ」とすぐに分かるんです。
逆に、Slackからトレロにカードを追加することもできます。会議中に出たアイデアを、その場でトレロのタスクにできるので、とても便利ですよね。
特定のSlackのチャンネルとトレロのボードを紐づけることもできます。プロジェクトごとに情報をまとめられるので、探す手間が省けます。
この連携の設定も簡単です。トレロの「Power-Ups」からSlackを選んで、あとは画面の指示に従うだけです。
これを使えば、チーム内の情報共有が格段に楽になりますよ。みなさんで同じ情報を見ながら、効率よく仕事を進められます。ぜひ試してみてください！
