タスク管理が苦手な人の特徴は？改善方法も紹介

「締め切りに追われる」「タスクが山積みで手が付けられない」「優先順位が分からない」

仕事でこんな悩みを抱えていませんか？

その原因の多くは、実はタスク管理が上手くできていないことにあります。

この記事では、タスク管理が苦手な人によく見られる特徴を解説し、すぐに実践できる具体的な改善方法をご紹介していきます。

タスク管理の課題を克服して、効率的な働き方を実現したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

タスク管理とは

タスク管理とは、日々の業務やタスクを適切に整理し、無駄なく効率的に遂行するための方法です。

タスクの進捗状況や優先順位、期限を考慮、もしくは可視化した上でリソース配分を決めるやり方で、適切に労力や時間を割り当てて効率化を図ります。

個人の作業はもちろん、プロジェクト全体の生産性向上につながり、会社の利益に大きな影響をもたらすことになるでしょう。

タスク管理が苦手だとどうなるのか

効率的な業務をこなすにために必要な「タスク管理」ができていないと以下の3つの問題が出てきてしまいます。

• 納期に間に合わない
• 効率が悪くなる
• 進捗の報告ができない

ここからは問題について詳しく解説していきます。

納期に間に合わない

タスク管理ができていないと、複数の業務の締め切りが重なってしまい、どれから手をつければいいのか分かりません。

そのため、タスクに適切な時間を割り振ることができなくなってしまいます。

結果的に、締め切りまでに成果物を仕上げることができなくなり、貴重な信頼を損なうリスクになる原因になるでしょう。

効率が悪くなる

どのタスクを優先すべきか分からず、場当たり的に業務を進めていると、非効率な働き方になります。

例えば、緊急度の低いタスクから手をつけることで、重要なタスクへの着手が遅れてしまうことがあります。

その結果、無駄な残業時間が増えたり、集中力が切れてミスが起きやすくなるなど、悪循環に陥りかねません。

進捗の報告ができない

タスク管理ができていないと、上司やクライアントからの進捗確認に、明確に返事ができない可能性があります。

「どのくらい進んでいるのか」「いつ頃完了するのか」といった質問に答えられないことは、信頼を失墜させてしまうだけでなく、プロジェクト全体の遅延にもつながります。

そして、周りのメンバーがサポートしたくても、状況が把握できずに、あなたを助けることができないです。

タスク管理が苦手な人の特徴

タスク管理が思い通りに上手くいかない方には、以下の共通した特徴あります。

• 一つのタスクの中でやることが複数ある
• 工数の見積もりが甘い
• 優先順位をつけられていない
• タスクを覚えようとする

ご自分の仕事の進め方を振り返って、心当たりがないかチェックしていきましょう。

一つのタスクの中でやることが複数ある

「資料作成」というタスクの中に、情報収集、データ分析、スライド作成、校正など、複数の作業が含まれているケースがよく見られます。

タスクは「これ以上分割できない最小単位の作業」が理想的です。

大きなタスクをそのまま抱え込んでしまうと、進捗管理が難しくなり、結果として完了時期が見えなくなってしまいます。

工数の見積もりが甘い

タスク管理が苦手な人は、それぞれのタスクにかかる時間を見積もるのが苦手な傾向にあります。

「このタスクは3時間くらいで終わるだろう」と安易に考えてしまい、実際に着手してみると、想定外の作業が発生したり、作業時間が延びてしまったりすることがあります。

その結果、他のタスクに影響が出てしまい、スケジュール全体が遅れてしまうのです。

優先順位をつけられていない

あなたは目の前のタスクに、片っ端から取り組んでいませんか？

タスク管理が苦手な人は、緊急度や重要度の低いタスクに時間を割いてしまい、本当に重要なタスクが後回しになってしまうことがあります。

締め切り間際になって慌てて作業を始め、結果的にクオリティが低下してしまうケースも少なくありません。

タスクを覚えようとする

そして、頭の中だけでタスクを管理しようとする傾向はありませんか？

タスク管理が苦手な人は、手帳やタスク管理ツールを使わずに、頭の中でタスクを記憶しようとします。

しかし、人間の記憶力は完璧ではありません。

特に、現代社会のように、日々大量の情報にさらされている環境では、タスクを覚え続けることは困難です。

タスク管理が上手になるための方法

タスク管理が苦手の方にもすぐに実践できる、具体的な改善方法を4つご紹介します。

ぜひ改善方法を実施して、タスク管理を苦手から得意にチェンジさせましょう。

タスクを分割する

大きな業務やプロジェクトを扱う際には、できるだけ小さなタスクに分割することが大切です。

例えば、「企画書作成」という大きなタスクをそのまま進めるのではなく、「資料収集」「アウトライン作成」「内容執筆」「校正・確認」など、より具体的な作業に細分化して取り組むことができます。

これにより、それぞれの作業の進捗状況がより把握が容易になり、必要とされる時間の見積もりもより精確に行えるようになります。

余裕を持ったスケジュールにする

予定通りに進まないことを前提に、締め切りには余裕を持たせることが大切です。

想定所要時間の1.2倍程度の時間を確保しておくと、急な対応が入っても慌てずに済みます。

特に他部署との連携や、部下の作業が含まれるタスクは、予期せぬ遅延が発生する可能性を考慮に入れる必要があります。

優先順位をつける

タスク管理を効率的に行うためには、優先順位の付け方を理解することが重要です。

適切な優先順位の設定方法を身につけることで、日々の業務をより円滑に進められるようになっていきます。

特に効果的な手法として、「時間管理のマトリックス」という考え方がおすすめです。

時間管理のマトリックスでは、タスクを「重要性」と「緊急性」という二つの軸で評価していきます。

最も優先度が高いのは、重要性と緊急性の両方が高いタスクです。

次いで優先されるのは、重要性は高いものの緊急性の低いタスクです。

ただし、状況によっては重要性は低くても緊急性の高いタスクを先に処理する必要が出てくることもあるので注意が必要です。

重要性も緊急性も低いタスクについては、後回しにするか、場合によっては実施を見送ることも検討します。

このように優先順位を明確に定めることで、限られた時間とリソースを最大限に活用することができます。

タスク管理ツールを導入する

紙のメモや手帳での管理から、デジタルツールの活用へと移行することで、タスク管理の効率が飛躍的に向上するでしょう。

スマートフォンやパソコンで簡単に確認できる環境を整えることで、タスクの見落としを防ぎ、進捗状況の共有もスムーズに行えます。

はじめは基本的な機能から使い始め、徐々に活用範囲を広げていくことが、無理のない導入のポイントです。

タスク管理におすすめのツール

日々のタスク管理をより効率的に進めるために、適切なツールの活用は非常に重要です。

頭の中だけで管理しようとすると、どうしても抜け漏れやミスが発生しやすくなります。

そこで、自分に合ったツールを選んで活用することで、より確実で効率的なタスク管理が可能になりますよ。

おすすめのタスク管理ツールは以下の通りです。

• 紙・ホワイトボード
• エクセル
• タスク管理ツール

ここからは各ツールの主な特徴を説明していきます。

紙・ホワイトボード

最も手軽に始められるのが、紙やホワイトボードを使った管理方法です。

手帳やノートにタスクを書き出したり、ホワイトボードに進行中の案件を貼り出したりする方法は、今でも多くの現場で活用されています。

視覚的に全体を把握できる点や、書き込みや修正が容易な点が大きな魅力です。

特にホワイトボードは、チーム全体でタスクの状況を共有するのに適しています。

エクセル

表計算ソフトとしてお馴染みのエクセルですが、タスク管理にも活用することができます。

エクセルを使ったタスク管理のメリットは、自由にカスタマイズできる点です。

タスク名、期限、担当者、進捗状況など、必要な項目を自由に設定し、自分だけのタスク管理表を作成できます。

そして、関数機能を使えば、タスクの完了日数や残りの作業時間などを自動計算することも可能です。

タスク管理ツール

タスク管理専用のツールを活用することで、さらに効率的なタスク管理が可能です。

リマインダー機能や進捗管理など、タスク管理に特化したさまざまな機能を備えており、多くの見落としを防ぐことができますよ。

初めて使用する際には、最初から高度な機能を使う必要はありません。

自分が継続して使いやすいと感じられるレベルからスタートし、慣れてきたら機能を拡充していくのが理想的です。

これにより、タスク管理が習慣化し、スムーズに業務が進みやすくなるでしょう。