リマインドとは？具体的なやり方や成功のポイントについて解説！

「ビジネスにはリマインドが必要不可欠だといわれたけれど、そもそも何なの？」

「リマインドって具体的にどうやってやるの？」

という悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

リマインドをすることで、タスクや予定の失念を防止することができ、より快適に業務を進められるようになります。

この記事では、リマインドの概要や具体的なやり方、成功のポイントについて解説します！

リマインドについて学んで、業務環境を快適なものにしたいという方はぜひ参考にしてみてください！

リマインドとは

リマインドとは「思い出させる」「再確認する」といった意味があるビジネス用語です。

語源は「思い出させる」という意味のある英単語「remind」で、日本のビジネスシーンでは「リマインドする」のように使われています。

実施するだけで予定の失念を防止できるほか、業務の進捗状況の把握がより容易になるのが特徴。

さらに、適切なタイミングで行えばリマインドした相手と良好な関係を築けるため、ビジネスでは必須のアクションだとされています。

警告よりも柔らかいニュアンスでの表現が求められるため少しコツが必要ですが、ぜひともマスターしておきたいアクションです。

【例文あり】リマインドが必要なシチュエーション

リマインドの概要は分かったけれど、必要なシチュエーションが今ひとつイメージできないという方も多いでしょう。

そこでリマインドが必要なシチュエーション別に、書き方のコツや例文も紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

会議などの日時を確認するとき

リマインドが必要なシチュエーションの定番が、打ち合わせやイベント、会議などの日時を確認するときです。

このシチュエーションでしっかりと行えば、予定の確認漏れや失念を防止できます。

さらに、日程や場所の再確認のきっかけになる、信頼関係を構築しやすくなる、出欠状況を早い段階で知れるなどのメリットが多くあるので、ぜひとも実施しましょう。

例文は以下の通りです。

いつもお世話になっております。
✕✕株式会社の佐藤です。

先日お約束頂いておりました〇〇の件の会議の日程が近づいてまいりましたので、改めてご連絡いたします。

日時：9月25日15時
場所：弊社3F会議室

弊社からは、私と田中が出席する予定です。
加藤様とお会いできること、心より楽しみにしております。
それでは、8月25日はどうぞよろしくお願いいたします。

依頼したタスクなどの期限を確認するとき

リマインドは、依頼したタスクや仕事の期限を確認するときにも実施します。

こちらは、主に期限の再通知と進捗の確認のために行うリマインドで、適切なタイミングで実施すれば業務にプラスの影響を与えることができます。

リマインドの例文はこちら。

いつもお世話になっております。
✕✕株式会社の佐藤です。

日頃より〇〇プロジェクトに関してご尽力、誠にありがとうございます。
〇〇の納期は9月25日となっておりますが、ご進捗はいかがでしょうか。
また、資料の不足やトラブルなどは、ございませんでしょうか。

お困りのことやご不明な点などございましたら、遠慮なくお申し付けください。
それでは、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

また、一斉に送信する場合は「すでに提出頂いた方には再度ご連絡となります。改めてお詫び申し上げます。」などのフレーズを入れると、より丁寧です。

催促するとき

催促するときも、リマインドを実施する定番のシチュエーションです。

このシチュエーションでは、期日・期限が過ぎた物事についての進捗状況や対応を催促する内容を送ります。

文章の例はこちらです。

いつもお世話になっております。
✕✕株式会社の佐藤です。

〇〇のご対応期日が9月25日(水)となっていましたが、本日時点でまだご対応頂けておりません。
お忙しい中大変恐縮ですが、現在の状況をお知らせ頂けますと幸いです。
万が一、入れ違いの連絡となってしまったら、大変申し訳ありません。

また、何かございましたら、お気軽にお申し付けください。
それでは引き続き、よろしくお願いいたします。

催促ではありますがあくまで「リマインド」なので、相手を不快にさせないよう、角の立たない内容を心がけましょう。

自分が後で思い出せるようにするとき

リマインドはタスクや予定などを、自分が後で思い出せるようにしたいときにも大活躍の機能。

専用ツールやアプリを使って、自分にリマインドの通知が来るように設定しておけば、タスクや予定を忘れることもなくなります。

また、スマホやPCのように、よく目にするものに通知が表示されるため、リマインドそのものを見落とすリスクも激減するでしょう。

タスクを絶対に忘れたくない、忙しくて予定を失念しそうな方は、ぜひ自分へのリマインドを取り入れてみてください。

リマインドに使われるツール

現代のビジネスシーンでは、さまざまなツールがリマインドに使われています。

どれを使ってもリマインド自体は可能ですが、それぞれに特徴や強みが異なり、適切なシーンも異なります。

スマートに実施するために、各ツールの特徴を把握しておきましょう。

メール

他者へのリマインドをする際の、最もポピュラーなツールが「メール」です。

送信内容がデータで残るほか、受信者側が任意のタイミングで確認できるため、ビジネスではこのメールがよく使用されています。

リマインド文章は以下のように「件名」「挨拶」「本題」「締め」「署名」の順で記載するのが一般的です。

かしこまった文章になりやすい点はデメリットですが、利便性が高くトラブルも起こりにくいリマインドツールです。

ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、その名の通りチャット機能を備えたビジネス向けのツールです。

メールより手軽に送信でき、見やすく多数の機能を備えているなど、利便性の優れた設計になっているのが特徴。

さらに、スマホにも対応しているため、リマインドを送るメジャーなツールの1つになりつつあります。

手軽に使えるぶん、長文が嫌がられてしまう傾向があるのも特徴の1つです。

そのため、リマインドを送る際は以下のように、メールよりもシンプルな文章で送ります。

電話

「電話」もリマインドによく使われるツールの1つです。

近年ではチャットツールやメールの普及により使われる頻度は減っていますが、直接相手に伝えるぶん効果の高いツールだといわれています。

サービスや新商品の案内を盛り込めば、営業につなげられるのもポイント。

タイミングや内容によっては相手に不快感を抱かせる場合がある、記録に残らないなどのデメリットはありますが、状況を考慮した上で使えば高い効果が期待できるツールです。

口頭

社内の同僚や部下などにリマインドをする際によく使われるのが「口頭でのリマインド」です。

こちらはその名の通り、対面した上で行うもので、リマインド方法の中で最もシンプルなものとなっています。

社内向けの方法ではありますが、話しかけるだけで手軽に実施できるほか、認識のズレもその場で修正できるため積極的に実施しましょう。

なお、記録に残らないため、確実に伝えたい場合は口頭だけでなく、メールやチャットツールも併用することをおすすめします。

リマインダー

「リマインダー」は、主に自分にリマインドする際に使われるツールです。

スマホやPC用のアプリとして提供されているもので、事前にタスクの期限や予定などを入力しておけば、任意のタイミングで通知を送ってくれます。

代表的なツールは以下の通りです。

ほかにも、たくさんのツールがあるので、ぜひお気に入りを見つけて活用しましょう。

リマインドするときのポイント

リマインドをより効果的に行う例文を参考にするだけでも実施自体は可能ですが、ポイントを押さえた上で行ったほうが高い効果が期待できます。

最後に、リマインドするときのポイントを3つ紹介します。

件名・内容をわかりやすくする

リマインドをするときには「件名・内容をわかりやすくする」ことを意識しましょう。

分かりやすい文章でリマインドを送信すれば、スムーズに相手に内容を伝えられ、時間の短縮になります。

さらに、読む際の心理的な負担も減らせるので、チェックの先延ばしも防げるでしょう。

わかりやすくする具体的な方法に関しては以下の4つを意識しましょう。

1週間前〜数日前にリマインドする

リマインドの適切なタイミングは1週間前〜数日前です。

具体的にはまとまった時間が必要な用件に関しては一週間前、イベントや会議の日程の確認なら数日前を目安にすると、リマインドの効果を高められます。

リマインドするのが早すぎた場合、リマインドをスルーされたり忘れられたりする可能性があります。

逆に、遅すぎるとスケジュールの調整ができない、または手遅れになってしまう場合があるため、適切なタイミングを意識しましょう。

言葉遣いには気をつける

言葉遣いを気をつけることも、リマインドするときのポイントの1つです。

言葉遣いを考えずに文章を作成してしまうと、催促感が強く印象も悪い文になる可能性があります。

場合によっては関係が悪化することもあるため、柔らかく丁寧な言葉遣いを意識するようにしましょう。

催促をする際でも、「あくまで確認」というニュアンスを意識しつつ文章を作成するのが基本です。

あわせて「お手数をおかけしますが」「恐れ入りますが」といった言葉を活用すると、相手に不快感を与えにくいリマインドになるでしょう。