業務分掌とは？具体的な作り方や成功のコツを解説！

「業務分掌（ぎょうむぶんしょう）」とは、組織内での業務を部門や担当者ごとに分担・明確化することです。

適切に設計すれば、社員の責任感が高まり、業務効率が飛躍的に向上するはずです。

本記事では、業務分掌のメリット・デメリットについて紹介します。

さらに、業務分掌を導入する際の具体的な手順や、業務分掌を成功させるコツについても解説します。

組織改革の第一歩として、ぜひ活用してください。

業務分掌とは

業務分掌とは、企業や組織内での業務を部門や担当者ごとに明確に分担し、それぞれに責任と権限を割り当てる仕組みのことです。

業務の属人化を防ぎ、各自の役割や担当範囲を明確にすることで、業務効率や内部統制を高める目的があります。

たとえば、営業部門が受注を担当し、経理部門が請求処理を行うように、各部門に業務の線引きをすることで、ミスや重複作業の防止にもつながります。

組織の規模や業種にかかわらず、業務分掌の導入は、適切な業務管理やガバナンス体制の強化において欠かせない取り組みです。

新入社員から管理職まで、すべての従業員が自分の役割を理解して業務に取り組むことが望ましいです。

職務分掌・セグリゲーションとの違い

業務分掌は「部門・担当者間で業務を分ける」仕組みですが、職務分掌は「1人の職務における複数の業務を分けて管理する」ことを指します。

たとえば、一人の担当者が申請・承認・実行のすべてを行うと不正が起こりやすくなるため、それぞれを別の人に分けるのが職務分掌です。

一方、セグリゲーション（Segregation of Duties）は、内部統制の考え方に基づいた職務分掌のことで、不正や誤りを防止するために重要な概念です。

つまり、業務分掌は組織全体の業務配置、職務分掌やセグリゲーションは個々の業務プロセスの分離という位置づけになっています。

内部統制やコンプライアンスとの関係

業務分掌は、内部統制の基本的な要素として位置づけられており、企業が適切に業務を遂行し、法令やルールを守るための土台となります。

たとえば、業務を特定の部門や担当者に明確に割り当てることで、不正の発生やミスの見逃しを防ぎやすくなります。

また、コンプライアンスの観点からも、責任と権限の所在が明確であることは、トラブル発生時の原因究明や再発防止策の策定において重要です。

特に、上場企業や公的機関など、ガバナンスが求められる組織では、業務分掌の整備が不可欠とされています。

業務分掌規程の必要性

適切な業務分掌を定めることで、組織が大きく変化します。

誰が何を担当するかが明確になるので、責任の所在が混乱することもありません。

業務の重複や抜け漏れがなくなり、効率的な業務遂行が可能になります。

また、従業員それぞれが自分の役割を明確に理解することで、モチベーションの向上も期待できます。

業務分掌規程については、「業務分掌規程とは？作成方法やメリット・デメリットを詳しく解説」で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

業務分掌のメリット

業務分掌の導入は、企業にさまざまなメリットをもたらします。

具体的に確認していきましょう。

責任と権限が明確になる

業務分掌を整える最大のメリットは、各従業員の担当業務に関する責任と権限が明確になることです。

結果的に、業務の実行・判断・報告までの一連の流れがスムーズになります。

各従業員が仕事に取り組みやすくなると、組織全体の生産性も向上します。

企業の持続的な成長にもつながるはずなので、ぜひ意識的に取り組んでみてください。

人的リソースを最適化できる

業務分掌を適切に設計すれば、業務の偏りを防ぎ、負担を均等に分け合うことが可能です。

たとえば、ベテラン社員への業務が集中したり、特定部署への負荷が集中したりする事態を回避できます。

人的リソースを最適化できるので、自然と業績も伸びていきます。

業務分掌を活用して、効率的な人員配置を実現しましょう。

人事評価が最適になる

明確な業務分掌により、各従業員の業務範囲と目標が具体化されます。

担当業務に対する成果や貢献度を正確に測定し、納得度の高い人事評価を実現できるようになります。

また、キャリアパスの設計において、現在の役割から次のステップへの道筋も明確です。

モチベーションのアップにつながるという意味でも、大きなメリットがあるのは間違いありません。

業務の属人化を防止できる

業務が特定の人だけに依存する状態（属人化）は、退職・異動時の引き継ぎやトラブル対応に大きなリスクをもたらします。

しかし、業務分掌によって、業務内容が明確かつ共有されやすくなり、誰でも担当できる体制構築が可能です。

また、マニュアルや業務フローと連動することで、属人性を排除しやすくなります。

不正やミスの抑止につながる

業務分掌では、業務を複数人で分担することにより、チェック機能が働きやすくなります。

たとえば、請求処理や経費精算など金銭が絡む業務では、実行・承認・記録の役割を分けることで、不正や誤りの抑止効果が高まります。

内部統制の強化にもつながり、監査やコンプライアンス対応にも有効です。

組織全体の業務効率が向上する

明確な業務分担により、重複作業や抜け漏れが減少し、組織全体の業務が効率化されます。

また、業務プロセスの可視化が進むため、ボトルネックの発見や改善も行いやすくなります。

業務の標準化・ルール化も進み、新人教育や引き継ぎも円滑になるため、生産性の高い組織運営が可能になるでしょう。

業務分掌のデメリット

多くのメリットがある業務分掌ですが、運用方法を誤ると組織にマイナスの影響を及ぼすことも考えられます。

以下4つのデメリットを理解し、適切に対処してください。

部門間で連携が取りにくくなる

業務分掌によって各部門の役割が明確化される一方で、部門間の壁が高くなることがあります。

部門間の情報共有不足は、組織全体の足並みを乱しかねません。

定期的に合同で会議をしたり、情報共有ツールを活用したりすることで、連携を強化しましょう。

柔軟性が低くなる

明確な役割分担により、業務が硬直化する可能性が出てくることにも要注意です。

たとえば、「担当外の業務だ」という意識が、突発的な事態や緊急時の対応に支障をきたすこと可能性も考えられます。

もちろん、各自が責任を果たして自身の業務を全うするが重要です。

ただし、ある程度の柔軟性を持って、部門を越えた協力体制を構築することも忘れないでください。

想定外の業務に対応しづらくなる

業務分掌はあらかじめ定められた業務に対して有効ですが、緊急対応や新たな業務への対応には不向きな一面があります。

イレギュラーな事態が発生した際に、誰が対応するべきか判断に迷い、対応が遅れることもあります。

業務範囲を厳密に区切ることで、柔軟な役割調整がしにくくなる点は注意が必要です。

責任転嫁が生じる可能性がある

特に新規事業や既存の枠組みに当てはまらない業務では、適切な担当部署の設定に時間がかかります。

業務分掌の境界線が不明確だと、責任の所在があいまいになってしまうかもしれません。

お互いに協力し合って補い合う企業文化がなければ、責任転嫁が生じるリスクも高くなります。

まずは、無理のない範囲で、明確な責任範囲を設定しましょう。

業務分掌の作成方法

業務分掌の導入は、慎重かつ計画的に進めることが求められます。

ここでは、中堅電機メーカーのABC電機が新製品開発プロジェクトの成功のために実施した取り組みを見てみましょう。

ぜひ参考にしながら、以下の手順で進めてください。

業務分掌を成功させるコツ

業務分掌の仕組みを導入するだけでは、期待する効果を得られません。

運用のポイントについて確認しておきましょう。

業務分掌の初期は確認頻度を増やす

新しい業務分掌の導入直後は、想定外の事態や業務の抜け漏れが発生しやすい時期です。

上手く運用していくために、週次や月次での進捗確認ミーティングを設定しましょう。

業務の停滞や責任の空白地帯を早期に発見し、迅速に対応してください。

ITツールを活用する

現代のビジネス環境では、ITツールを活用した業務分掌の管理が効果的です。

プロジェクト管理ツールやワークフロー管理システムを導入することをおすすめします。

業務の進捗状況をリアルタイムで把握できると、仕事の質が変わります。

クラウドベースの文書管理システムで、業務マニュアルや手順書を最新の状態に保つことも重要です。

定期的な見直しを実施する

組織の成長や事業環境の変化に応じて、柔軟な見直しが必要になります。

半年や1年といった期間で定期的な評価と見直しを実施すると、業務分掌が上手く機能します。

業務量の偏りや非効率な部分を特定し、必要に応じて改善を進めてください。

業務分掌に関するよくある質問

最後に、業務分掌に関する4つの質問に回答します。

まとめ：適切な業務分掌で組織を成長させる

業務分掌は、組織内で「誰が何をするか」を明確にすることです。

整理することで、効率化・リソース最適化のほか、公平な評価をもたらすことが期待できます。

ただし、上手く運用しないと、部門間の連携不足や業務の柔軟性の低下などを招く可能性もあります。

成功させるために重要なのは、現状分析と明確なルール化、ITツールの活用です。

また、初期段階でしっかりとフォローすることと、定期的な見直しをすることも欠かせません。

業務分掌をしっかりと整えることで、組織の成長を支える強力なツールとなります。

本記事を参考に、ぜひ適切に運用してください。