Asanaとは？特徴・導入メリットを解説！

業務効率化を目指す現代のビジネスシーンにおいては、プロジェクト管理ツールの導入が欠かせません。

リモートワークの普及を始めとして、多様な働き方への対応も必要になってきています。

チームでの連携や進捗管理をいかにスムーズに行うかが、より重要視されている現状です。

いろいろなツールがある中で注目されているものの1つが、Asana（アサナ）というプラットフォーム。

本記事では、Asanaの特徴・機能・導入メリットなど、役立つ情報を紹介します。

Asanaの導入や別のツールからの乗り換えを検討している人は、ぜひ参考にしてくださいね。

Asanaとは

Asanaとは、タスク管理やプロジェクト管理をスムーズに行えるクラウドベースの業務効率化ツールです。

2011年にFacebookの元幹部たちによって開発され、今や世界190か国以上で利用されるようになっています。

SlackやNotionと並び注目される、人気のSaaSツールの1つですよ。

IT系の企業だけでなく、マーケティングチームや人事・営業部門など、幅広い業界・職種で導入されています。

操作も直感的で、専門知識がなくても導入しやすいため、中小企業やスタートアップの導入にも最適です。

さらに、基本的な機能が無料で利用可能なので、少人数チームであれば、コストをかけずに導入できるのも魅力。

必要に応じて有料プランへ移行することで、より高度な機能やサポートを受けることも可能です。

なぜ業務効率化ツールが必要なのか

業務が多岐にわたり複雑化している現在、多くの企業が同じような悩みや課題を抱えています。

たとえば、「情報の共有が上手くいかない」「タスクの進捗が把握できない」「業務が属人化してしまう」など…。

プロジェクトチームや部署間の連携が必要な環境では、以上のような問題が起こりがちです。

メールやチャットでのやりとりだけだと情報が分散してしまい、作業の見落としが生じて責任も不明確になります。

Asanaのような業務効率化ツールを活用すれば、タスクの進行状況を誰でも一目で確認可能ですよ。

属人化を防止して進捗を見える化し、無駄なコミュニケーションを削減しましょう。

Asanaの特徴

Asanaでは、誰が・何を・いつまでにやるかを視覚的にわかりやすく管理できます。

チームメンバー間でのタスクの進捗共有、スケジュールの確認、役割分担が、非常にスムーズです。

作業の抜け漏れを防ぎつつ、チーム全体のパフォーマンスを底上げできますよ。

スムーズな業務管理を可能にする特徴について、それぞれ見ていきましょう。

柔軟なワークフロー構築

Asanaは、さまざまなワークスタイルに対応できる柔軟性を持っています。

リスト形式・カンバンボード・カレンダー・タイムライン（ガントチャート）など、さまざまなスタイルに対応。

自分の業務スタイルに合ったビューでタスクを表示できるので、非常に便利ですよ。

自由度の高い運用が可能なので、チームやプロジェクトによっても見せ方を変えられます。

たとえば、開発チームがタイムラインを活用し、営業チームがカレンダーでスケジュールを管理するなども可能です。

セキュリティの管理もできる

Asanaでは、プロジェクト単位・チーム単位で詳細なアクセス制限をかけられます。

外部との共有にも制限をかけることが可能です。

SAML対応・2段階認証・多要素認証・データ暗号化など、セキュリティ対策も充実しています。

大企業や医療・金融などセキュリティ要件の厳しい業界でも安心して導入できますよ。

連携できるアプリが多い

Google Workspace・Slack・Zoom・Outlook・Dropboxなど、100以上の外部アプリと連携が可能なAsana。

システム上で管理しているタスクの進捗状況をSlackに通知したり、Googleカレンダーに反映させたりできます。

日常の業務フローに自然に溶け込み、より効率的なチーム運営が可能になりますよ。

Asanaの機能

次に、Asanaが持っている具体的な5つの機能について、確認していきましょう。

タスク・プロジェクト管理

Asanaでは、タスクをプロジェクト単位で細分化し、それぞれに担当者・期限・進捗を個別に設定できます。

サブタスクを使えば、複数の工程が必要な業務も細かく分解して管理可能です。

上手く活用することで、タスク完了までのステップを可視化しましょう。

レポート

Asanaには、プロジェクトの進行状況を視覚的に把握できるレポート機能が用意されています。

完了したタスク数や遅延しているタスク、個人やチームごとの負荷など、状況をを一目で確認できますよ。

マネジメントにも役立つ、とても便利な機能です。

ワークフローの自動化

条件に応じてアクションを自動で行うAsanaのルール機能によって、業務を自動化できます。

たとえば、「期限が近づいたら通知」「タスクが完了したら次のステップに進む」などの設定も可能ですよ。

ワークフローを自動化する機能は、業務の効率化に大きく貢献します。

ファイル管理

Asanaは、各タスクに対してファイル添付が可能です。

Google DriveやDropboxとの連携を活用すれば、ファイル管理の効率もアップします。

ファイルに対して直接やりとりできるコメント機能も便利なので、ぜひ活用してください。

セキュリティ管理

Asanaで管理者権限を設定することで、重要な情報へのアクセス制限が可能です。

たとえば、社外メンバーには閲覧のみを許可し、社内メンバーには編集権限を与えるなど、使い分けできます。

セキュリティ管理の観点で安心できるツールです。

Asanaを導入するメリット

最後に、Asanaを導入する3つのメリットについて紹介します。

導入を検討する上で、ぜひ参考にしてください。

作業工数を削減できる

Asanaで一元的にタスクを管理できることで、会議や報告の手間が削減されます。

進捗確認もリアルタイムで行えるため、確認作業の手間が省け、より重要な業務に集中できますよ。

タスクが明確になりミスを防ぎやすくなる

Asanaを導入すると、誰が・いつまでに・何をするかが明確に表示され、責任の所在が明確になります。

タスクの抜けや重複を防げるのは、大きなメリットの1つです。

ツールに慣れていなくても使える

直感的な操作性を重視しているAsanaは、初めて業務ツールを使う人でもすぐに馴染めます。

公式サイトやYouTubeに使い方講座が多数用意されているため、どう始めればいいか分からないという人も大丈夫。

日本語対応の動画もあり、国内ユーザーでも安心して活用できますよ。

まとめ：Asanaを活用してチームの生産性を最大化する

Asanaは、チームの生産性を最大化させるために設計された、優れたプロジェクト管理ツール。

業務の可視化、タスクの分担、外部ツールとの連携、セキュリティ管理まで、あらゆるニーズに対応しています。

Asanaを導入すると、業務を改善する上で大きな助けになるはずです。

業務の属人化、進捗管理の手間、タスク整理などに悩みを抱えている企業やチームには、とくにおすすめですよ。

無料プランも用意されているので、ぜひ小規模なチームから試してみてください。