進捗管理の見える化とは？方法や役立つタスク管理ツールを詳しく解説！

「進捗管理を見える化する最適な方法がわからない」

「進捗管理の見える化におすすめのタスク管理ツールを知りたい」

多くのビジネスパーソンは、日々の業務で複数の作業をこなしつつ、進捗管理に悩みながら工夫しています。

進捗管理を見える化できると、チームで協力してスムーズに仕事ができますよね。

本記事では、進捗管理を見える化する方法や活用できるタスク管理ツールを紹介します。

タスクやプロジェクトの進捗管理を見える化し、パフォーマンスを高めるために、ぜひ役立ててくださいね。

進捗管理の見える化とは？

進捗管理の見える化とは、チームやプロジェクトの進捗状況を、一目で把握できるようにすることです。

ホワイトボードに貼り出したり、ツール上で共有したりして、可視化を実現します。

進捗状況をわかりやすくすることで、チームやプロジェクトを客観視でき、問題点や新たな気づきを発見できますよ。

タスクを調整する必要が出てきた際のマネジメントにも、スピーディーに対応可能です。

また、チームで共通の認識を持って仕事を進めやすくなることで、相談や協力、フォローができる環境が整います。

進捗管理を見える化する目的

進捗管理を見える化する目的は、主に3つあります。

• 業務負担の偏りや属人化を防ぐ
• 遅延やミスなくスムーズに業務を進める
• コミュニケーションを円滑にする

見える化することで、業務の効率化や品質・生産性の向上を図ることにもつながりますよ。

業界や業種、現在抱えている課題によっても目的が変わりますが、基本をしっかり意識して取り組みましょう。

進捗管理の見える化をする方法

進捗管理を見える化したいと考えていても、何から始めたらいいのかわからない人もいるかもしれません。

次は、進捗管理を見える化する5つの方法について、具体的に見ていきましょう。

現状の課題・タスクを洗い出す

まず、現状のタスクやプロジェクトについて、しっかりと整理し、課題を洗い出すことから始めましょう。

チーム内での無駄や重複、属人化しているタスクが明らかになることもあります。

担当者の割り振りの変更や引き継ぎ、スケジュール調整が、自然と行えるようになりますよ。

チームのカレンダーやホワイトボードを使用する

課題やタスクを洗い出したら、チームで共有できるカレンダーやホワイトボードを使用して可視化します。

カレンダーならスケジュールと合わせて確認でき、ホワイトボードなら書き込みや修正が可能です。

ただし、手書きの場合は、データとして残したり、大幅な修正に対応したりするのが難しい場合もあります。

ガントチャートを作成する

必要に応じて、各タスクの進行状況を表示する棒グラフであるガントチャートを作成しましょう。

縦軸が各タスクの一覧、横軸が時間軸というスタイルが一般的ですよ。

ガントチャートがあれば、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。

各タスクの工数や前後関係などもチーム内で共有できるので、非常に便利です。

ExcelやGoogleスプレッドシートなどで簡単に作成できますよ。

進捗管理ツールを利用する

場所や時間にとらわれたくない場合は、進捗管理ツールを利用しましょう。

タスクやプロジェクト管理のために制作された進捗管理ツールは、場所や時間を選ばずに使用できます。

各自の進捗をリアルタイムに更新・共有できるので、進捗管理に手間や時間がかかりません。

ただし、導入に費用がかかる場合があったり、操作にストレスを感じるメンバーが出る可能性もあります。

現場の状況に適したツールを選択する必要があることに注意してください。

チャットツールを利用する

チーム内でコミュニケーションを取るため、チャットツールを利用しましょう。

進捗状況の見える化は、チーム内で共有することが重要です。

チャットツールを活用することで、テンポよくやり取りをする体制が整いますよ。

コミュニケーションが活性化するので、見える化の効果も上がります。

進捗管理ができるツールには、チャット機能やコメント機能が備わっていることも多いですよ。

進捗管理の見える化に役立つタスク管理ツール

進捗管理の見える化を実践しやすくするには、タスク管理ツールの活用がおすすめです。

さまざまなタスク管理ツールがある中から、とくにおすすめの3つのツールを紹介します。

導入・運用の費用、使い勝手やアクセスのしやすさなどの特徴を考慮して、自社に合ったツールを選びましょう。

スーツアップ

チームでのタスク管理におすすめなのが、スーツアップ。

表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力。

中小企業向けに最適化されており、導入・運用が簡単なところがポイントです。

主な機能は、以下の通り。

主な機能	タスクひな型 組織設定 コミュニケーション設定 タスク分析機能　など
使用感	エクセル感覚で直感的に使用できる
プラン	スタータープラン：500円/月(1人あたりの月額制) スタンダードプラン：1,080円/月
外部ツールとの連携	Chatwork Slack Googleカレンダー　など

Trello

Trelloは、Fog Creek Softwareが開発したタスク管理ツールで、現在はAtlassian社に売却されています。

シンプルなデザインと、カンバン方式と呼ばれるタスク管理のスタイルが特徴です。

タスクの詳細を入力したカード（カンバン）を移動しながら進捗管理できますよ。

主な機能	inbox（情報の取り込み） プランナー（スケジュール管理） 自動化（タスクやワークフローの自動化） テンプレート（豊富なテンプレート）　など
使用感	直感的な操作性のインターフェイス パソコンからでもスマホからでもアクセスできるマルチデバイス対応
プラン	無料プラン（ワークスペースあたり最大 10 枚のボード） スタンダードプラン（ボードを無制限に使用） プレミアムプラン（ボードにAIを追加） エンタープライズプランの4種類（セキュリティ強化、管理者サポート）
外部ツールとの連携	Slackなど

Notion

Notionは、メモや資料作成、タスクやプロジェクトの管理、チームでの共同作業などができる多機能なツール。

あらゆる機能が1つにまとまっていて、オールインワンワークスペースと呼ばれています。

主な機能	メモ帳 ドキュメント作成 データベース タスク管理 共有　など
使用感	ユーザの業務内容やスタイルに合わせてカスタマイズが可能 同時に複数ユーザが1つのファイルを編集可能
プラン	パーソナルプラン（無料） パーソナルプロプラン（有料） チームプラン（有料）
外部ツールとの連携	Googleツールなど

進捗管理の見える化を行うときのポイント

進捗管理を見える化する際には、注意すべきポイントがあります。

見える化を実行して終わりではなく、継続して運用することが大切です。

以下のポイントを意識して、ぜひ計画的に取り組みましょう。

進捗管理の見える化を行う目的を明確にする

進捗管理の見える化を行うに当たって、見える化の目的を明確にすることが、非常に重要です。

目的が漠然としていたり、進捗管理を見える化すること自体が目的になったりすると、なかなか上手く行きません。

「なぜ進捗管理を見える化するのか」を検討し、目的に合った方法と運用ルールを構築しましょう。

たとえば、納期の遅延をなくすことに特化したいなら、アラート機能のあるツールがおすすめ。

スケジュール確認と合わせて、有効な進捗管理ができますよ。

適切なツールを導入する

適切なツールを選択して導入することも、非常に重要なポイントです。。

使い勝手や必要な機能、予算内のコストであることを考慮して、自社の状況に合ったツールを選んでください。

新たなツールが操作しにくい場合、なかなか使いこなせずにストレスを感じる人もいます。

シンプルで直感的に扱えるデザインがおすすめですよ。

また、機能が豊富でも、必要なかったり使いにくかったりすると、無駄な投資になってしまいます。

対象となる業務や進捗管理の目的に合った仕様のツールを厳選しましょう。

ツールの導入に費用がかかる場合は、初期費用だけでなく運用時の費用も確認してください。

費用対効果も含めて総合的に判断する必要がありますよ。

進捗状況を定義する

進捗状況の定義を事前に決めておくことも、重要なポイントの1つ。

明確な基準がないと、メンバーによって判断が異なることによるトラブルも発生しやすくなります。

完了していないのに完了報告をされていると、困惑することになりかねません。

業務ごとに進捗状況のステージを設定して、チーム内で共有しましょう。

実効性のある進捗管理をするためには、メンバー同士の認識を擦り合わせる工夫が必要ですよ。

こまめに進捗状況の更新をする

進捗状況を更新するタイミングについても、共通認識を持っておくのがおすすめです。

こまめに進捗状況を更新できるような運用体制を確立しておくべきです。

見える化している進捗状況が最新でなければ、適切に管理できません。

毎日の始業や終業時、定例ミーティング時など、進捗状況の更新がルーティンに組み込めるようにルール化しましょう。

また、更新作業に時間や手間がかかると負担になってしまいます。

簡易的な方法で更新ができるツールの活用も検討しつつ、最新の進捗状況を確認できるようにしてください。

進捗管理の見える化についてよくある質問

最後に、進捗管理の見える化についてのよくある質問と回答例を紹介します。

進捗管理の見える化とは？

進捗管理の見える化とは、タスクやプロジェクトの進み具合をチームや組織内でわかりやすくすることです。

抱えている業務が明確になるので、問題点に気づきやすくなりますよ。

改善案がわかれば、チーム内でフォローもしやすくなります。

業務の効率化、生産性や品質のアップ、コミュニケーションの活性化など、メリットが多いです。

仕事の進捗を見える化するには、どうすればいいですか？

進捗状況を見える場所に貼り出す、システム上で共有する、などの方法があります。

掲示板やホワイトボードのほか、ExcelやGoogleシートなどの汎用ツールも活用しましょう。

専用のタスク管理ツールを導入するのもおすすめです。

タスクやプロジェクトを洗い出して、組織のスタイルに合った方法で可視化します。

また、統一した基準をもとに、しっかりとした運用体制を整えることも大切ですよ。

Excelの進捗管理の見える化とは？

Excelファイル上でタスクやプロジェクトの進行状況を可視化し、チーム内で共有することです。

Excelを用いる場合は、テンプレートを使えば、すぐに運用を始めることが可能ですよ。

もちろん、オリジナルのフォーマットを作成することもできます。

よく用いられるのは、ガントチャート表示です。

ガントチャートは、縦軸にタスク一覧、横軸にスケジュールを入力した棒グラフのこと。

プロジェクトやチーム全体の状況を一目で把握しやすいので、ぜひ試してみてください。

【まとめ】進捗管理の見える化とは？

進捗管理の見える化について説明してきました。

チームやプロジェクトの進行具合を一目で把握できるようにすることは、非常に重要です。

見える化によって、業務負担の偏りや属人化を防ぐ、遅延やミスなくスムーズに業務が進むなどの効果があります。

メンバー同士のコミュニケーションも円滑になりますよ。

進捗管理を見える化する際には、現状のタスクや課題を洗い出すことから始めましょう。

実際に進めていくに当たって、さまざまな手段がありますが、便利なツールを活用するのもおすすめです。

組織の現状や目的に合った適切なツールを選択し、こまめに更新できる体制を整える必要があります。

しっかりとポイントを押さえて、進捗管理の見える化を成功させてくださいね。