カンバン方式でタスク管理を成功させる！基本手順と注意点まとめ

製造業の生産工程でよく見られる、カンバン方式のタスク管理。

現在では、ほかの業種でも広く活用されており、一目で進捗を把握できるのが特徴です。

「カンバン方式でスマートにタスクを管理したい」

「現在のタスク管理をカンバン方式に変更してパフォーマンスを上げたい」

ビジネスパーソンの中には、カンバン方式を仕事に活かしたいと考えている人も多いようです。

本記事では、カンバン方式のタスク管理が成功するように、基本的なやり方やポイントを紹介します。

ぜひ参考にしながら、適切に取り入れてみてください。

カンバン方式でのタスク管理とは？

カンバン方式とは、タスクを管理する手法の1つ。

「カンバン」と呼ばれるカードにタスク（作業）を表示し、タスクの進捗に合わせてカンバンを移動させる方法です。

見える化を実現しながらタスクを管理できる点で、とても優れています。

たとえば、カンバンを貼り付けるボードを未着手・進行中・完了などに区分するのがおすすめ。

各タスクがどのステータスにあるのかが一目で把握可能です。

また、複数の部門で同じタスクに取り組む場合、カンバンも一緒に引き継ぐとスムーズで、ミスや無駄を防げます。

現在では、カンバン方式でのタスク管理ができるデジタルツールも広く普及していますよ。

カンバン方式の由来

カンバン方式というタスク管理手法の由来は、日本語の「看板」。

1950年代前後、トヨタ自動車で製造工程を管理するため、タスクを書いたカードを「カンバン」と呼んだのが発祥です。

当時の製造業は、アメリカで発展した大量生産の方式が主流で、大規模システムの構築や在庫・品質管理が課題でした。

そこで、「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、コストを抑えつつも品質を確保できるカンバン方式が考案されました。

現在トヨタ自動車には、必要なものを必要なときに必要な分だけ生産するというジャストインタイムの理念があります。

このカンバン方式の確立が、ジャストインタイムの理念の実現につながっていますよ。

カンバン方式でタスク整理する方法

タスク管理をカンバン方式で行う際、具体的にどのように取りかかればいいのでしょうか。

カンバン方式でタスク管理をする方法を確認していきましょう。

ボード/ツールを用意する

カンバン方式でタスク管理を行う際には、まず、カンバンを表示するボードやツールを用意しましょう。

アナログな方式の場合、ボードとなる壁面やホワイトボードを確保することが必要です。

色分けできるペンや付箋、マグネットなどもそろえてください。

また、デジタルなツールを採用する場合は、タスク管理に特化したツールの中から適したものを選ぶ必要があります。

パソコンやスマホ、ネット環境、セキュリティ面を整えることが、ツールを利用する上で不可欠です。

併せて、従業員への教育も考慮しておいてください。

タスクを洗い出す

使用するツールが決まったら、具体的なタスクを洗い出しましょう。

チームで共有しているタスクと個人が抱えているタスクなど、すべて洗い出して整理してください。

細分化して各作業を具体的に可視化すると、適切にタスクの分類や担当者の振り分けができるはずです。

チーム内での業務負担の差をなくしたり、重複した作業を省略したりすることにもつながります。

また、タスクに関連する情報も洗い出しておくと、各タスクの優先度を明確化しやすくなりますよ。

優先度を設定する

タスクの洗い出しができたら、重要度や緊急度、スケジュールなどを検討して優先度を設定しましょう。

たとえば、「納期が短い」「作業量（金額）が大きい」「リスクを伴う」など、タスクごとに事情があります。

タスク同士の前後関係がある場合や、タスクを進める際に指示や許可が必要な場合などは、とくに要注意です。

スケジュールに影響する要素も含めて、各タスクの事情を考慮し、優先度を高・中・低などに分けてください。

優先度が設定できたら、カンバンにタスクを記入（入力）して、カンバン方式でのタスク管理の運用を始めましょう。

先に優先度の高いものから作業に取り掛かれるように、表示を目立たせる工夫をするのがおすすめですよ。

進捗を更新する

運用を開始したら、適度なタイミングで進捗を更新しましょう。

チーム内で管理を行う場合は、担当者によって認識に違いがあると、トラブルにつながる可能性があります。

タスクのステータスに対する定義が明確であることも大切なので、ステータスの定義を統一しておきましょう。

また、更新するタイミングにも一定のルールを設けておくと、更新もれを防げます。

毎日の始業時や定例のミーティング時など、ルーティンに組み込めると、スムーズに実行できますよ。

カンバン方式でタスク管理するメリット

カンバン方式のタスク管理によるメリットは、ほかの方法と比較しても少なくありません。

プロジェクト全体やそれぞれのタスク、チームの状況によってメリットも異なるので、よく確認しておきましょう。

可視化による作業の明確化

カンバン方式を実施すると、タスクやその進捗を見える化できるので、やるべき作業が明確になります。

複数のタスクを担当していても、どの作業から取り掛かるべきかを瞬時に判断できますよ。

また、自身の抱えている作業のボリュームやその作業の後工程にも配慮しながら業務を進められるのもポイント。

効率が上がりやすいので、ぜひ取り入れてみてください。

進捗の共有がしやすい

カンバン方式ならチームでの進捗の共有も容易にできます。

個人でのタスク管理だけでなく、チームで取り組むプロジェクトにもカンバン方式は有効です。

コミュニケーションを取らなくてもお互いの状況がわかるので、お互いにサポートがしやすくなります。

ミスや遅延につながりそうなタスクを早期に発見して軌道修正できますよ。

手の空いている人がほかの担当者を手伝うことにもつながり、チーム全体の生産性が高まるはずです。

業務の無駄がなくなる

必要な工数・在庫・資材を把握しやすく、業務の無駄を減らせるのも、タスク管理をカンバン方式で行うメリットです。

一目で全タスクを確認できるので、不必要な作業に取り掛かることがありません。

待ち時間が最小限になるように調整することも可能ですよ。

無駄な時間や労力、在庫や資材を発生させないことは、効率化や利益アップにもつながります。

トラブルに迅速に対応できる

カンバン方式でのタスク管理は、トラブルの発生時にも活躍します。

ほかのタスクや担当者の状況がわかるので、調整して被害が大きくならないうちに留めることが可能です。

また、タスクの内容や注意事項も合わせて管理することで、トラブル対応も迅速になりますよ。

カンバン方式でタスク管理する注意点

カンバン方式でタスク管理を効果的に行うには、注意すべきポイントがあります。

タスク管理が業務の負担にならず、より精度の高い管理ができるように確認しておきましょう。

タスクの粒度をそろえる

各タスクの大きさを均一にすることが、タスク管理をする上では重要です。

タスクごとにサイズ感が異なると、適切に作業分担できずスケジュールを見誤り、管理がしにくいことがあります。

ミスや遅延、無駄が発生することを防ぐために、タスクの粒度をそろえましょう。

また、タスクを完了させたり、次の工程に進めたりすることで、いいテンポができてくるはずです。

タスクの関係性を明確にする

タスク同士の関係性を明確にしておくことも重要です。

前工程となるタスクが完了しないと別のタスクを進められない場合もあるので、タスクに取り掛かる順序が重要です。

必要な工数や締日、チェックや承認を待っている期間も算出して、タスクの関係性を導き出しましょう。

タスクの関係性に基づいてスケジュールを組むと、最短で無駄のない工程で業務を遂行できますよ。

こまめに進捗を更新する

タスクの進捗状況は、こまめに更新しましょう。

現在どの作業を誰が行っているかが正しく把握できないと、タスク管理がうまく機能しません。

更新する頻度やタイミングをルール化して、最新の状況を維持できるようにしてください。

また、変更があってほかのタスクに影響があるなら、早めの対応が必要になります。

状況が変わる度に情報をアップデートしてください。

カンバン方式でタスク管理するなら「スーツアップ」

タスク管理をカンバン方式で行いたいなら、「スーツアップ」がおすすめです。

株式会社スーツでは、簡単な操作でタスク管理ができる経営支援クラウド「Suit Up」を運営しています。

エクセルやホワイトボードでのタスク管理からステップアップしたい場合は、ぜひ役立ててください。

スーツアップの特徴は、以下の通りです。

【まとめ】カンバン方式でタスク管理する方法

カンバン方式は、視覚的に把握しやすく効率よく業務を進められるタスク管理の手法です。

あらゆるビジネスシーンで活用され、デジタルツールも広く普及しています。

カンバン方式の基本的な手順や、メリット・注意点をふまえ、うまく取り入れながらタスク管理するのがおすすめです。

どのツールを使うか迷っているなら、ぜひスーツアップも検討してみてくださいね。