部下のタスク管理がうまくいかない原因は？ポイントやおすすめツールを解説！

「部下にタスクを任せたのに、なぜか進まない」「気づいたら自分が手を動かしてしまっている…」

管理職の立場にいると、部下のタスク管理に関する悩みが尽きないですよね。

チームの生産性を高める上で、部下が自律的にタスクを進められるかどうかは、極めて重要です。

しかし、単にタスク管理のやり方を教えるだけでは、十分ではありません。

スキル・意欲・環境・支援体制など複数の要素が絡み合っているため、なかなか成果につながらないことも…。

本記事では、部下のタスク管理がうまくいかない理由について解説します。

解決策となるポイントやツールの活用法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

日々の業務に追われる中でも、チーム全体が自走できる仕組みを整えていきましょう。

部下のタスク管理がうまくいかない理由4選

「任せたのに進んでいない」「結局自分でやったほうが早い」と感じた経験がある管理職は、少なくないようです。

仕事を部下に任せるのは、単に業務を渡すだけではなく、適切に進められる体制と必要な支援を整えること。

部下のタスク管理に悩んだときに考えるべき、代表的な4つの原因について掘り下げます。

タスクの優先順位が明確でない

部下が抱えているタスクの優先順位が曖昧な場合、とりあえず目の前のことからやることになりがちです。

結果として、重要な業務が後回しになったり、納期に間に合わなかったりといった事態が発生してしまうことも…。

たとえば、新規顧客対応と既存顧客へのレポート提出、どちらを優先するべきか判断する基準がなければ困りますよね。

効率的に行動するためにも、「緊急度」「重要度」「納期」などの軸で優先順位を共有することが極めて重要ですよ。

部下に適した方法が提供されていない

タスク管理は、やり方次第で大きく成果が変わることがあります。

しかも、人によって適した方法が違い、全員に同じやり方を強制すると、かえってパフォーマンスが落ちかねません。

紙のToDoリストが向いている人もいれば、デジタルツールのほうが得意な人もいます。

視覚的な情報整理が苦手な部下にとっては、ガントチャートの活用が逆に混乱の元になることだってありますよ。

適性を見極め、本人が続けやすい方法を一緒に選択できるように、いろいろと工夫してみましょう。

コミュニケーション不足

「聞いていない」「そんなつもりじゃなかった」など、行き違いによるタスクの遅れが発生しがちです。

気軽に進捗状況を確認したり、小さな疑問を気軽に相談したりできる関係が築けていますか？

うまくコミュニケーションがとれていないと、部下が一人で抱え込み、タスク管理が停滞してしまいますよ。

週1回の定例ミーティングで進捗確認していたけれど、部下が3日前から業務の手順に悩んでいたというケースも…。

コミュニケーション不足を防ぐためには、日常的に気軽に話せる仕組み作りが重要です。

リソースや時間が足りていない

タスクが終わらない原因として、部下のスキルではなく、物理的に時間が足りないケースも多くあります。

1人に複数のプロジェクトを任せて、そもそも稼働時間が足りなければ、どれだけタスク管理が得意でも追いつきません。

業務量の適正配分を見直し、「何をやらないか」を決めることも、管理職の大切な役割ですよ。

部下にタスク管理を任せる前に確認すべきこと

「部下に任せたのに、うまく進まない」という事態を防ぐためには、仕事を任せる前段階の準備が極めて重要です。

部下にタスクを振る前に必ずチェックしておきたい3つの観点を確認しておきましょう。

タスク管理のスキルをどこまで部下が持っているか

タスクを細分化できるか、納期から逆算できるか、スケジュールに落とし込めるかなど…。

そもそも部下にタスク管理の基本スキルが備わっているのかを確認することが大前提です。

本格的に部下に任せる前に、簡単なワークでスキルを見える化しておくといいかもしれません。

たとえば、Excelでスケジュール表を作ってもらったり、1週間の予定を手書きで書いてもらったりするのが有効です。

部下の目標や成長意欲の確認

仕事に対する姿勢や意欲は、タスク管理の定着度にも大きく関係します。

部下が仕事を通じてどう成長したいか、どの分野に関心があるかなどを把握しておきましょう。

タスクの意味付けが明確になり、前向きに取り組みやすくなるはずです。

指示されたからやるのではなく、やる価値を理解して取り組む状態を作ることが、タスク遂行率を高めますよ。

期待する成果と進捗の指標を明確にする

何をいつまでに、どの程度の完成度でやってほしいかを事前に共有しておくと、部下が迷わず動けるようになります。

進捗の確認方法や報告のタイミングもあわせて設定しておくと、フォローアップもしやすくなりますよ。

たとえば、「週に一度、進捗報告をチャットで提出してもらう」「レポートはA4で1枚、図表を必ず1つ入れる」など…。

期待と現実のズレが起きにくくなるように、具体的な条件を伝えておきましょう。

部下のタスク管理をするときのポイント

タスクを渡した後のフォローや管理の仕方によって、部下の成長と成果が大きく変わることを忘れてはいけません。

部下のタスク管理を成功させるための具体的なポイントを、5つ紹介します。

部下に合ったタスク管理方法を選ぶ

タスク管理のスタイルは、人それぞれです。

紙に書き出して進めるのが得意な人もいれば、アプリやガントチャートを活用した視覚的な管理が向いている人も…。

大切なのは、部下自身が使いやすく、続けやすい方法を一緒に見つけてあげることです。

Notionやスプレッドシートを使ったテンプレートで、どちらがやりやすいかを試してもらうのがおすすめ。

部下にフィットする管理法が見つかりやすくなりますよ。

部下とのコミュニケーションを強化する

タスク管理においては、進捗報告だけでなく、相談できる環境があることが重要です。

部下が安心して相談できるように、管理職側から声をかけましょう。

「困っていることはないか？」「優先順位に迷っていないか？」など、コミュニケーションを欠かさないでください。

Slackで気軽にやり取りできるチャンネルを作っておくのもおすすめですよ。

タスク管理ツールを導入する

タスク管理ツールの導入も、部下のタスク管理を成功させるポイントの1つ

スーツアップ・Trello・Backlogなどのツールの活用によって、タスクの可視化や進捗の一元管理が容易になりますよ。

誰がどの作業を担当しているか一目で把握できる仕組みは、タスク管理する上で非常に有効です。

部下の作業負荷や遅延の兆候を事前に察知し、しかるべき対策を講じましょう。

部下の自主性を引き出す

仕事を任せる際に、やり方をすべて決めてしまうのは、おすすめしません。

「このタスク、どう進めてみたい？」と尋ね、考える余地を部下に与えることで、自主性と責任感が育ちます。

初期段階では、「このスケジュールでどう思う？調整したいところある？」のように投げかけてみましょう。

マイクロマネジメントをしない

あまりに細かく口を出しすぎるマイクロマネジメントは、基本的にNG。

部下が指示待ちの姿勢になってしまい、タスク管理能力が育ちません。

最初にルールや基準を決めたら、あとは部下を信じて任せることも大切です。

定期的に成果や課題を振り返る場を設け、改善点を一緒に見つけていく姿勢を取りましょう。

「部下 タスク管理」についてよくある質問

部下のタスク管理について、よく聞かれる疑問とその回答を以下にまとめました。

ぜひ現場で困ったときの参考にしてください。

部下のタスク管理におすすめのツール「スーツアップ」

部下のタスク管理を成功させるには、コミュニケーションに加えて、業務を見える化できるツールの導入が不可欠。

複数の業務が同時進行するようなチームでは、「誰が」「何を」「どこまで進めているのか」を把握する必要があります。

上司の負担や部下の混乱が増してしまわないように、適切なタスク管理ツールを活用しましょう。

タスク管理・進捗確認・フィードバックを一元化できるスーツアップがおすすめですよ。

スーツアップなら、部下の業務状況をリアルタイムで把握しつつ、必要な声かけや軌道修正がしやすい環境を作れます。

必要なときにだけ上司がフォローを入れやすいのもポイント。

過干渉にも放置にもならない、ちょうどいい距離感のマネジメントが可能です。

まずは、無料トライアルから試してみて、自社の業務スタイルに合うかどうかを確認してみましょう。

【まとめ】部下のタスク管理のポイント

部下のタスク管理には、「任せる」だけでなく、「支える」「育てる」視点が欠かせません。

タスクの可視化やスキル確認に加えて、適切なコミュニケーションが必要です。

本記事を参考に実践することで、ただの業務指示を超えた、信頼と成長を引き出すマネジメントを実現できるはずです。

まずは、タスクの優先順位を一緒に確認する、進捗の共有ルールを見直すなど、基本を徹底しましょう。

部下が安心して動ける環境を整えることが、チーム全体の成果を引き上げる最大の鍵ですよ。