総務のタスク管理のひな型とは？業務効率が上がる無料ひな型テンプレート！

みなさんは、「総務部」といったら何の業務を思い浮かべますか？

オフィスの清掃をしてくれたり、パソコンのセットアップをしてくれたりでしょうか。

もしくは、株主総会の対応を年に1度している担当部署でしょうか。

たくさんの業務を担当する総務は、会社全体の業務を横断的に支援し、経営基盤を整える管理部門です。

ここでは総務のタスク管理の無料のひな型（テンプレート）のおすすめをご紹介します！

持続的な事業の発展に欠かせない総務に関する法務のタスク。

しかし、総務のタスクは、他部署がやっていない仕事を一手に引き受けているため、全体像が分かりづらいです。

総務のタスクを簡単に実行するには、業務の標準化をしてタスクのひな型を活用するのがピッタリです。

しかし、この多種多様な総務のタスクのひな型の作成を依頼したら、多額の経費がかかってしまいます。

そこで本記事では、無料で使える、業務の標準化ができる総務のタスク管理のひな型を紹介します。

総務のタスク（総務業務）とは何か、総務のタスク管理の課題、エクセルで総務のタスク管理を行う際のポイント、総務のタスクひな型がある「スーツアップ」、そして、総務のタスクひな型の紹介について説明します。

総務のタスク（総務業務）とは？

総務業務は、会社全体を円滑に運営するための管理・サポート業務を担うことです。

まずは会社や事業を取り巻く状況を理解して、その後、総務業務を担当する総務部について学びましょう。

中小企業やスタートアップなどの小規模組織の場合、経理、人事労務や法務機能がなく、総務部がこれらの業務の兼務をすることもよくあります。

総務の役割

総務の役割は、会社のビジネス全体を支える「縁の下の力持ち」として、組織運営を円滑にすることです。

コンプライアンス（法令遵守）やリスクマネジメントも担い、経営陣と現場をつなぐハブとして企業の安定成長を支えます。

総務業務が多種多様なのは、考え方によっては、事業部門や管理部門などからあぶれた業務を一手に引き受けているからとも言えます。

総務部がしっかりしていることで、事業部門は事業に専念することができますし、管理部門も自分たちの専門性を発揮することができます。

一般的な総務業務

総務は、備品整備管理、文書管理、オフィス環境整備、規程管理、株主総会の運営や情報システムなど、多岐にわたる業務を統括します。

このように総務業務では幅広い業務が求められます。

大企業になれば、総務部に所属するスタッフ数も多く、それぞれの業務領域で専門家がいる場合もあります。

代表的な法務業務には、以下のような業務内容があります。

1. 備品設備管理や文書管理などの総務業務

総務部の代表的な業務は、資産管理に関する総務業務です。

什器や備品設備、車両や自社ビルがある場合は建物などの管理をします。

また、契約書だけでなく、取締役会議事録や株主総会議事録、稟議書や日報など社内にある文書の管理をします。

2. オフィスの環境整備などの庶務業務

総務部は、オフィスの環境整備など庶務業務を行います。

例えば、製造業では、「5S」と呼ばれる職場の効率化・安全性向上を目的とした「整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、しつけ（Shitsuke）」の頭文字を取った改善活動があります。

これは工場の生産性向上、品質管理、労働環境改善の基本手法として、多くの企業に導入されています。

このように環境整備を行うことで企業価値が向上するため、この業務を総務が担います。

3. 規程集の改廃などの規程管理業務

総務部は、規程集の改廃などの規程管理業務も行います。

規程集とは、内部統制や業務の標準化を目的に、企業運営や業務遂行のルールを体系的にまとめた文書集です。

規程集を定めることで、会社のコンプライアンスとリスクマネジメントを実現します。

代表的な規程集には、以下のような規程があります。

4. 株主総会の運営などの株主総会業務

総務部は、株主の対応から株主総会の運営などの株主総会業務も行います。

総務部は、弁護士事務所と連携して株主総会の運営をします。

5. パソコンのセットアップなどの情報システム業務

総務部は、社員のパソコンのセットアップなどの情報システム業務も行います。

今ではパソコンやタブレットなどIT機器の使用が当たり前です。

これらのIT機器の管理だけでなく、社員が使いやすいようにセットアップすることも総務部の仕事です。

中小企業やスタートアップなどの小規模組織の総務業務

中小企業やスタートアップなどの小規模組織の場合は、経理、人事労務や法務機能がなく、総務部がこれらの業務の兼務をすることもよくあります。

具体的には、総務以外にも、経理、人事労務や法務などを担当している場合が多いです。

1. 帳簿作成など経理の業務が含まれる場合

経理は、日々の入出金や記帳などの決算書（財務諸表）を作成するための業務です。

中小企業やスタートアップでは、経理担当がいない場合もあり、総務部が会計事務所と連携しながら、経理業務をしています。

2. 給与計算など人事・労務の業務が含まれる場合

人事・労務は、採用活動、給与計算、社会保険手続き、就業規則管理、勤怠管理など、社員の労務管理に関する業務です。

多くの中小企業やスタートアップでは人事労務の専任担当はいません。

そのため、総務部が、社会保険労務士事務所と連携しながら、給与計算や規程管理などを行います。

また、最近では、人材採用については、アウトソーシングすることも多くなっています。

総務部がRPO（採用代行）の窓口となって、委託先が母集団形成や面接代行、採用コスト削減などを実現し、採用効率化と人材確保をサポートしています。

3. 契約書確認など法務の業務が含まれる場合

法務は、契約書作成・リーガルチェック、登記、訴訟、知的財産管理や株主総会対応など、会社の法務全般に関する業務です。

中小企業やスタートアップでは、一般的に法務部門がありません。

そのため、総務部が、司法書士事務所や弁護士事務所と連携しながら、法務の実務を行います。

総務のタスク管理のよくある課題

総務のタスク管理は、幅広い業務を行う必要があるため、様々な課題が発生します。

ここでは特によくある3つの課題を紹介します。

社内のコミュニケーション不足

総務業務は多分野にわたります。そのため他部署との連携は欠かせません。

そこで、総務のタスク管理のよくある課題は、社内のコミュニケーション不足です。

他部署との連携が不足していると、正確な問題把握ができず、速やかに問題解決が図れない場合があります。

総務業務が会社によって異なる

総務業務といっても、ビジネスモデルは会社によって全く違いますから、各社によって関連してくる業務は異なります。

総務のタスク管理のよくある課題は、総務業務が会社によって異なることです。

会社によっては、特定の業法に関する知識が必要な場合もありますので注意が必要です。

総務業務はチームで行う

総務のタスク管理のよくある課題は、総務業務は一人で行うのではなく複数のメンバーで実行するということです。

そのため、総務のタスク管理のチームには、総務部のメンバーだけでなく、他部署との連携は欠かせません。

To Do管理のように、一人だけで総務のタスク管理ができればいいというわけではありません。

エクセルで総務のタスク管理を作るときのポイント

エクセルを使って総務のタスク管理を作成する際には、いくつかのポイントに注意することで作業効率を大幅に向上させることができます。

事前に入れたい項目を整理しておく

総務のタスク管理を作成する前に、管理したい項目を整理しておくことが重要です。

例えば、大項目・中項目、タスク名、業務内容、責任者、担当者、期限など、必要な情報を決めておくことで、あとから追加する手間が省けます。

また、何を重視するかを明確にすることで、表の見やすさや使い勝手が向上します。

共同編集ができるようにしておく

複数のメンバーで総務のタスク管理を行う場合は、エクセルの「共同編集」機能を活用しましょう。

クラウドにファイルを保存することで、誰でもリアルタイムでデータを確認・編集できる環境を整えることができます。

特に複数の人が同時に作業を行うケースでは、データの整合性が保たれやすくなります。

OneDriveやGoogle Driveといったクラウドストレージを利用するのがおすすめです。

社内で言葉を統一しておく

総務のタスク管理を効率的に進めるためには、社内で使用する言葉や表現を統一しておくことが大切です。

大項目・中項目、タスク名や業務内容などのキーワードを統一することで、データが混乱しにくくなり、スムーズな総務のタスク管理が可能になります。

エクセルで総務のタスク管理を作るときの作り方

エクセルを使った総務のタスク管理の作成方法を解説します。

業務一覧表を作成して、グループ分け（グルーピング）を繰り返して、チームのメンバーが誰でも簡単に把握できるようにします。

総務のタスクひな型なら「スーツアップ」がおすすめ

もしエクセルで総務のタスク管理を1から作るのが面倒だと感じる場合、テンプレートが既に用意されているツールを使うのがおすすめです。

経営支援クラウド「スーツアップ」はそのようなツールの一つで、あらかじめ用意された総務のタスクの無料のテンプレートがあり、初心者でも簡単に使い始めることができます。

カスタマイズの必要が少なく、時間を節約できるのが大きな魅力です。

スーツアップのメリット

• 総務のタスクのひな型はもちろん、初心者でもすぐに使える無料テンプレートが多数揃っています。
  そのため、専門知識がなくても導入可能です。
• 各種設定があらかじめ組み込まれているため、エクセルの複雑な操作を覚える必要がありません。
• カスタマイズも可能で、自社の業務に合わせた総務のタスク管理を簡単に作成できます。

スーツアップはこんな人におすすめ

• エクセルでの総務のタスク管理を簡単に始めたい人
• 総務のタスク設定に自信がない人
• 初期投資を抑えつつ効率的な総務のタスク管理を目指したい人

総務のタスク管理のおすすめ無料テンプレート

スーツアップにはあらかじめ総務のタスク管理に便利な無料テンプレートが豊富に揃っています。

ここでは備品・設備管理、社内環境管理、文書管理、規程集の制定、運用及びITサポートの総務のタスクのテンプレートを紹介します。

また、社内連絡、福利厚生や社内イベントなど会社のコミュニケーションに関するタスクのひな型についても紹介します。

備品・設備管理の総務のタスクのひな型

備品・設備管理の総務のタスクのひな型は、社有ビルの維持管理、固定資産の取得、貸借、保全管理及び処分、車両の安全、修理など固定資産の管理のチェック項目があります。

あらかじめ備品・設備管理の内容をリスト化しておくことで、業務の効率化を図れます。

社内環境管理の総務のタスクのひな型

社内環境管理の総務のタスクのひな型は、社屋の整理、安全衛生の管理、労使懇談会の実行や環境管理の標準化など社内環境管理のチェック項目があります。

あらかじめ社内環境管理の内容をリスト化しておくことで、業務の効率化を実現します。

文書管理の総務のタスクのひな型

文書管理の総務のタスクのひな型は、社内文書の作成・整備、通達文書の掲示及び回覧、社印及び社長印の保管など文書管理のチェック項目があります。

あらかじめ文書管理の内容をリスト化しておくことで、業務の効率化を図れます。

規程集の制定、運用の総務のタスクのひな型

規程集の制定、運用の総務のタスクのひな型は、基本規程、規範関連規程、組織関連規程や業務関連規程など規程集の制定、運用のチェック項目があります。

あらかじめ規程集の制定、運用の内容をリスト化しておくことで、業務の効率化を実現します。

ITサポートの総務のタスクのひな型

ITサポートの総務のタスクのひな型は、問い合わせの対応、トラブルの対応、IT研修の実行及びITサポートの充実などITサポートのチェック項目があります。

あらかじめITサポートの内容をリスト化しておくことで、業務の効率化を図れます。

コミュニケーションの総務のタスクのひな型

スーツアップには、社内連絡、福利厚生や社内イベントなどコミュニケーションに関する総務のタスクの無料テンプレートが豊富にあります。

総務のタスクは、社内コミュニケーションの活性化にも役立ちます。

ここでは社内連絡、福利厚生や社内イベントなどコミュニケーションに関する総務のタスクひな型について紹介します。

社内連絡の総務のタスクのひな型

社内連絡の総務のタスクのひな型は、社内連絡の実行、コミュニケーションルールの策定、社内規定の管理及びコミュニケーションツールの導入など社内連絡のチェック項目があります。

総務部は、社内連絡の総務のタスクのひな型を使うことで効率的に業務を実行できます。

福利厚生の総務のタスクのひな型

福利厚生の総務のタスクのひな型は、法定の福利厚生の拡充、食事、通勤や住宅の補助導入など福利厚生のチェック項目があります。

総務部は、福利厚生の法務のタスクのひな型を使うことでスムーズに業務を遂行できます。

社内イベントの総務のタスクのひな型

社内イベントの総務のタスクのひな型は、イベントの日程調整、イベント予算の調整、参加者リストの管理及び予算管理の効率化など社内イベントのチェック項目があります。

総務部は、社内イベントの総務のタスクのひな型を使うことで簡単に業務を行えます。

まとめ

総務のタスク管理は、多種多様な総務の業務の効率化に役立ちます。

総務の仕事は多分野に広がっているため、なかなか一人の担当者で全てをカバーすることが難しいです。

総務のタスクひな型を活用することで、業務の標準化ができ、より効率的な実行が可能になります。

総務のタスク管理を簡単に行いたい場合には、エクセル以外にも専用ツールの導入を検討しましょう。

特に「スーツアップ」などの総務のタスクの無料テンプレートが用意されているツールは、効率よく総務のタスク管理を始められる点が魅力です。