【初心者向けコンテンツ】管理者向けガイド
「スーツアップ使い方ガイド」では、経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）を企画・開発し、自身も20年以上にわたり中小・中堅企業やスタートアップ（以下「中小企業等」といいます。）の経営に関わってきた株式会社スーツの代表者である小松が、スーツアップを初めて使う方向けに、分かりやすく、かんたんにスーツアップの使い方の説明をしてまいります。第2回は管理者向けガイドになります。
私たちは、中小企業等のユーザーの皆様がスーツアップを使うことで、会社の組織力、労働生産性、売上・利益や企業価値の向上、また、スタッフの皆様の働きやすさの改善と幸せに貢献できるものと確信しています。
第1回 スーツアップの基本
１．ワークスペースを作成しよう
（１）スーツアップのワークスペースとは？
ワークスペースとは、スーツアップを利用する会社・団体等ごとに仕切られた共有の場所です。スーツアップでは、ユーザーが所属している会社・団体等のワークスペース単位で、チームでのタスク管理ができます。昨今の複業・副業やフリーランスに対応できるように、ユーザーは複数のワークスペースに所属することができます。
スーツアップの管理者は、ワークスペースに所属する一般利用者がスーツアップを利用できるようにするために、まずワークスペースの設定をしましょう。
（２）ワークスペースの例
ワークスペースの例ですが、原則として、株式会社、医療法人、学校法人やNPO法人（非営利団体）など会社・団体等でご利用いただくことができます。
なお、スーツアップは、会社・団体等ではなく個人でワークスペースを設定してご利用いただくこともできます。その場合は、マイクロソフトのエクセルやグーグルのスプレッドシートなど表計算ソフトと比べて、タスク管理に特化した洗練されたタスク管理画面、定型タスク設定、期限通知、タスク雛型やツール連携などたくさんのサポート機能をご利用いただくことができます。
（３）ワークスペースの作成方法（工事中）
２．組織の設定をしよう
スーツアップでは、前提として、チームでのタスク管理は、決してスタッフ一人の責任感や努力だけでは実現できず、チームの力でサポートし合わなければ持続できないと考えています。そのため、管理者の方は、チームでタスク管理を始める準備として、スーツアップ内で組織の設定をするようにしましょう。
組織を設定し、スタッフを登録することで、チームでのタスク管理に、会社の部署や上司・部下の関係の設定を反映させることができます。組織は、組織階層の定義、組織名の定義、役職名の定義や部署の定義などの組織の定義、スタッフ一覧、そして、プロジェクトの定義で設定できます。
なお、会社・団体等の組織図がぐちゃぐちゃでスーツアップに設定ができない等がありましたら、お気軽に当社カスタマーサクセス担当までお問い合わせください。
（１）組織階層の定義
管理者の方は会社・団体等の組織階層を選択するようにしましょう。組織階層が部署によって異なり、例えばA部署は3階層ですが、一方でB部署は4階層となってしまっている場合は多い階層数を選択するようにしてください。また、組織階層がない小規模事業者や個人の方は3階層を選択するようにしてください。
（２）組織名の定義
管理者の方は会社・団体等の組織名を設定するようにしましょう。一般的には、営業課や管理課などの「課」、その上位部署である営業部や管理部などの「部」、そして、社長直轄の部署である社長室や秘書室などの「室」で構成されることが多いですが、会社・団体等によってはチーム、グループ、局や支店などの名称の場合もあります。会社・団体等の組織図に従って設定をするようにしましょう。
なお、例えば同じ組織階層で「部」と「支店」がバラバラに設定されている場合などは、後述する部署の定義の個別設定（略称等）で個別設定を行うこともできますので、組織階層で一番多い部署の名称をご選択ください。
（３）役職名の定義
管理者の方は会社・団体等の役職名を設定するようにしましょう。一般的には、管理職スタッフは「課長」、その上位役職である「部長」、そして、社長直轄の部署の場合は「室長」などと呼称されることが多いですが、会社・組織等によってはリーダー、マネージャーや店長・支店長などの名称の場合もあります。会社・団体等の組織図に従って設定をするようにしましょう。
（４）部署の定義
管理者の方は会社・団体等の部署を設定するようにしましょう。一般的には、商品やサービスごとに部署を作って編成した事業部別組織や、営業や管理のような事業運営に必要な機能や職能ごとに部署を作って編成した機能別組織で設定されることが多いですが、会社・団体等によってはこの2つの組み合わせの場合等もあります。会社・団体等の組織図に従って設定をするようにしましょう。
また、部署の編集で個別設定（略称等）を行うことで、部署名の略称や個別の呼称も設定することができます。
（５）スタッフ一覧
管理者の方は会社・団体等のスタッフを登録するようにしましょう。スタッフ一覧では、スタッフの基本情報として、プロフィール画像、メールアドレス、電話番号、氏名及び氏名カナ、契約・役職関連として、役員、正社員、パート、アルバイト及び業務委託などの契約形態、役職、等級及び入社日、所属部署として役職・所属部署、そして、権限関連として、ワークスペース管理者、支払い管理者及び一般利用者などスーツアップに関する権限を定めることができます。
スーツアップの特徴は、チームでのタスク管理に、会社での組織情報や上司・部下の関係を紐づけることができることです。一般的には、ビジネスパーソンの多くはどこかしらの会社に所属しています。そのため、会社の組織や役職の情報に連動したプロジェクト・タスク管理が一番使い勝手が良いのです。
（６）プロジェクトの定義
管理者の方は、会社・団体等のプロジェクトを登録するようにしましょう。一般的には、部署は期限なく存続を前提として設置されているのに対して、プロジェクトは3か月、6ヶ月や1年など期間限定でスタッフも部署横断的に設置されることが多いです。プロジェクトの定義では、プロジェクト名、プロジェクト概要（目的）、責任者、参加メンバー、開始日及び終了日の設定ができます。会社・団体等の組織図に従って設定をするようにしましょう。
３．コミュニケーションを設定しよう
前述のとおり、スーツアップでは、前提として、チームでのタスク管理は、決してスタッフ一人の責任感や努力だけでは実現できず、チームの力でサポートし合わなければ持続できないと考えています。そのため、管理者の方は、チームでタスク管理を始める準備として、スーツアップ内で会社・団体等のコミュニケーションの基礎となる定例会議の設定をするようにしましょう。
スーツアップでは、チームでのタスク管理を継続するために一番重要なタスク設定・更新を、定例会議のその場で行うことを推奨しています。スーツアップはクラウドのタスク管理ツールのため複数のユーザーでも同時に編集することができます。そのため、定例会議のその場で各メンバーにタスクの進捗状況を聞いて、タスクが完了または終了した場合はステータスの変更を行い、新たにタスクの設定・更新を行うようにしましょう。
（１）定例会議の設定
管理者の方は、会社・団体等の定例会議を登録するようにしましょう。一般的には、部署やプロジェクト、一定の役職者以上、経営会議、全体（社）会議や法令で定められている取締役会・株主総会などの単位で定例会議が設定されていることが多いです。定例会議の設定では、会議の名称、概要、目的、オンライン、開催場所、開催頻度、開催日時、時間、参加メンバー、事務局、資料、議事録及びメモの設定ができます。会社・団体等で開催されている定例会議に従って設定をするようにしましょう。
（２）その他の設定
β版時点のスーツアップでは、コミュニケーションは定例会議しか設定できませんが、その他チャットツールやカレンダーツールなども組織で共通のツールを導入して、コミュニケーションの効率化や活発化を図りましょう。チームでのタスク管理をスムーズに行うためには、タスク管理そのものだけに目を向けるのではなく、その前提となる組織やコミュニケーションに着目することが重要になります。
（続く）第3回 一般利用者向けガイド
【関連ブログ】
１．スーツアップの基本画面、各部の名称と操作方法
２．スーツアップの「組織」と「コミュニケーション」の基本画面、各部の名称と操作方法
３．スーツアップの導入方法について
【初心者向けコンテンツ】
第1回 スーツアップの基本
第2回 管理者向けガイド
第3回 一般利用者向けガイド
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