タスク管理が上手い人の特徴は？すぐに真似できるコツを紹介！

タスク管理を実施しているけれど、なかなか上手くいかないという方も多いのではないでしょうか？

とくに計画を立てるのが苦手だったり、不慣れだったりすると、上手に進められないもの。

そこでおすすめするのが上手い人の特徴を知り、それを真似する方法です。

しっかりと分析した上で、真似をすればタスク管理のスキルも向上させられます。

この記事では、タスク管理が上手い人の特徴やすぐ真似できるコツ、便利なツールを紹介します。

タスク管理とは

タスク管理とは仕事や業務の最小単位である「タスク」を適切に管理し、仕事を効率化する取り組みのことです。

タスクの進捗状況や優先順位、期限を考慮、もしくは可視化した上でリソース配分を決める取り組みで、適切に労力や時間を割り当てることで効率化を図ります。

仕事の抜け漏れやミスの防止に役立つのも特徴の1つ。

上手く管理すればトラブルを事前に防止できるため、業務をストレスフリーかつ円滑に進められるようになります。

このように、業務の効率化、快適化に大いに役立つものなので、ぜひとも上手くできるようになっておきましょう。

タスク管理が上手い人の特徴

業務の生産性を高めるためには欠かせない取り組みである「タスク管理」。

このタスク管理が上手い人には、以下のような特徴があります。

• タスクを明確化できてる
• タスクの優先順位を決められる
• スケジュールに余裕をもたせる
• タスクの工数を把握している

ここからは、各特徴の詳しい解説を、その特徴があることのメリットと共に紹介します。

タスク管理が上手い人になりたい方は、ぜひ参考にしてください。

タスクを明確化できてる

タスク管理が上手い人は、タスクの明確化がしっかりとできています。

タスクの明確化とは、業務をしっかりと細分化した上でタスクに変換し、それを可視化すること。

多くの人はこの明確化が出来ず、小さなプロジェクトのような、抽象度が高く何をすれば良いか迷ってしまうようなタスクを設定してしまいがちです。

しかし、タスク管理が上手い人は明確化ができているため、設定したタスクを前にしても迷うことなく業務を進められます。

加えて、全てを可視化した上で業務を進めているため、タスクの抜け漏れもありません。

このように、タスクを明確化することで、快適に業務を進められる状況を作り出しているのが「タスク管理が上手い人」です。

タスクの優先順位を決められる

タスクの優先順位をしっかりと決められることも、タスク管理が上手い人の特徴の1つです。

この特徴を備えてる人は、優先すべきタスクをスムーズに判別できるので、業務を遂行する順番で必要以上に悩むことはありません。

さらに、後回しにしても良いタスクも判別できるため時間をより有効に使えます。

トラブルの緊急度・優先度を素早く判断できるのも特徴です。

不必要に慌てたり、後回しにしたりすることがないので、トラブルへの対処も円滑に進められます。

スケジュールに余裕をもたせる

タスク管理が上手い人は、常に余裕をもたせたスケジュールを組みます。

これは、全てのタスクが予定通りに終わるとは限らないこと、トラブルが発生する確率がゼロではないことを理解しているため。

この事実を考慮した上で余裕のあるスケジュールを作っているので、業務の進行が遅れたり、トラブルが発生したりしても、予定通りの数のタスクをこなすことができます。

また、多少の問題があっても予定通りに業務を進められるため、納期に遅れることもほとんどありません。

スケジュールや時間に関するストレスを感じることが少ないのも特徴の1つ。

このように、トラブルや遅れが起こっても予定数のタスクをこなせる、柔軟なスケジュールを作っているのがタスク管理が上手い人です。

タスクの工数を把握している

タスク管理が上手い人の特徴の4つ目が「タスクの工数を把握している」ことです。

工数とは完了までの時間と携わる人数を数値化したもの。

タスク管理が上手い人は、この工数をしっかりと把握しているため、より高精度でムダの少ないスケジュールを組むことができます。

必要な時間や労力を適切に判断できるので、キャパオーバーになりにくいのもポイントです。

また、適切なペースで仕事を進められるため、仕事のパフォーマンスも安定しています。

ほかの特徴と比べると真似の難易度は高めですが、タスク管理が上手くなりたいなら、ぜひとも参考にしたい特徴です。

タスク管理が上手になるための方法

タスク管理が上手い人の特徴は分かったけれど、どうすれば上手くなるのかが今ひとつイメージできないという方も多いでしょう。

やはり特徴だけでは、上達方法まではなかなか分からないものですよね。

そこで次は、タスク管理が上手になるための具体的な方法を紹介します。

タスクを明確化する方法

タスク管理を上手にこなしたいなら、まずタスクを明確化する方法をマスターしましょう。

具体的なやり方としては、まず作業の内容がすぐに分かるレベルにまで細分化する作業からはじめます。

このステップでは「会議の準備」という大雑把なものを、「会場の予約」「資料の準備」「参加者に連絡する」といった具合に細かく分解します。

次に行うのが、タスクの洗い出しです。

ここでは、専用ツールや表計算ソフト、紙などを使って全てのタスクを見える化し、いつでも確認できる状態にします。

最後に、粒度が揃っていないものや、分かりにくいものの微調整を行えば明確化は完了です。

この3ステップを行うだけでも、タスク管理がより上手くなり、さらに時間も有効に使えるようになるので、ぜひ日頃のタスク管理に取り入れてみてください。

優先順位を決める方法

優先順位を決める方法を知っておくことも、タスク管理を上手くこなすためのポイントの1つです。

決め方を知っておけば、タスクの優先順位をスムーズに決めることができ、さらに業務も快適に進められるようになるので、ぜひ把握しておきましょう。

優先順位の決め方に関してはいくつかありますが、「時間管理のマトリックス」を参考にした方法がシンプルかつ分かりやすいのでおすすめです。

こちらは重要性と緊急性に注目しタスクを分類する方法で、以下のように優先順位を決定します。

この方法では一番上の「重要性と緊急性が高いもの」を最優先に行うものとします。

「重要性は高いが、緊急性は低いもの」は2番目に優先するのが定石ですが、状況によっては「重要性は低いものの、緊急性が高いもの」を2番手とすることもあります。

「重要性・緊急性の両方が低いもの」に関しては後回しもしくは、実施しないのが基本です。

スケジュールの決め方

スケジュールに関しては、ある程度余裕をもたせることが重要です。

余裕を持たせることで、多少のトラブルや遅れがあっても、タスクを予定通りに進めることができます。

やり方は、タスクに割り当てる時間を予想よりもプラス20％〜40％ほど長くするのが定番。

計算や予測が難しいタスクの場合は、意図的に空白の時間を作っても良いでしょう。

また、納期がある仕事なら、取り組む期間の8割の日数で終わらせるスケジュールを立てると余裕を確保できます。

小さなことではありますが、一定以上の効果があるので、タスク管理が上手くなりたい方はぜひ実施してみましょう。

工数を把握する方法

タスクの明確化や優先順位決め、スケジューリングの次は、工数を把握する方法を学ぶステップです。

こちらはほかの方法と比べると抽象的な内容のため、いきなり高い精度で把握することは難しいですが、回数を重ねるごとに精度を高められるので気長に取り組んでみましょう。

把握する方法の1つ目は「過去の似たタスクにかかった時間を参考にする」。

こちらは、似たタスクを参照するため、それなりの精度で工数を把握することができます。

2つ目は「過去にそのタスクを担当した人に所要時間を聴く」です。

こちらは、主に初めてやるタスクの工数を把握するときに役立ちます。

いずれも、実施するだけなら比較的簡単にできるので、工数把握の精度を高め、よりスマートにタスク管理を進めたい方は実施されてみてください。

タスク管理におすすめのツール

タスク管理をより快適に行いたい、効率的に進めたいならツールを使うのがおすすめです。

ツールを使ったほうが、頭の中で完結させた場合よりも、効率的にタスクを管理できます。

抜け漏れやミスも防止できるので、ぜひとも活用しましょう。

よく使われるタスク管理ツールは以下の通り。

• 紙・ホワイトボード
• エクセル
• タスク管理ツール

ここからは、それぞれの特徴をメリット・デメリットと共に紹介します。

紙・ホワイトボード

手軽に使えるツールが良い、費用を抑えたい方におすすめなのが紙・ホワイトボードです。

誰でも使えるアナログなツールであるため、ソフトの導入や教育が不要なのが特徴。

さらに手書きが基本なので、タイピングスピードに自信がない方、ITツールの扱いに不安がある方でも快適に利用できます。

導入費用が紙なら数百円程度、ホワイトボードなら会社のものを使えば無料と低コストなのも魅力の1つ。

ただし、リアルタイムでの情報共有が基本的にできないほか、検索性も低いため利便性を重視する方は使いにくさを感じてしまうでしょう。

エクセル

教育の手間や導入コストを削減したいなら、エクセルをタスク管理ツールとして利用するのもおすすめです。

多くの人が使い慣れているエクセルなら、研修や教育も基本的に不要なため、すぐにタスクの管理をはじめられます。

また、エクセルがインストールされているPCを使っているなら、導入コストが発生しないのもポイントです。

デメリットはタスク管理に関する機能があまり充実していないことと、リアルタイムの共有に非対応なこと。

機能性に関するデメリットがいくつかあるため、どちらかというと作業の効率よりもコストの低さを重視したい、簡易的なもので十分な方向けのツールです。

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、タスク管理に役立つ機能を多数搭載した専用ツールです。

タスクの進捗や期限を見える化する機能や優先度を設定する機能、外部ツールとの連携機能などを備えているため、個人のタスクの管理も快適。

さらに、タスクをリアルタイムで共有する機能も備えているため、チームメンバーの進捗状況も簡単に確認できます。

クラウド型のツールを使えば、社内のメンバーはもちろん、リモートワークの社員のタスクを管理できるのもポイントです。

導入コストはやや高めですが、タスク管理や業務の効率化、業務の偏りの防止に役立つ便利なツールなので、ぜひ導入を検討されてみてはいかがでしょうか？