ToDoリストとは？忘れ物や抜け漏れを防ぐ意味と作り方、続けるコツ

やることを忘れてしまう、頭の中がごちゃごちゃして整理できない。メモや付箋では、もう管理しきれなくなっていませんか。

そうした悩みの整理に役立つのがToDoリストです。この記事では、ToDoリストの意味から、具体的な作り方、続けるコツまでを順に解説します。

ToDoリストとは

ToDoは英語で「やること」を意味し、仕事や日常生活でこれから対応することを表す言葉です。ToDoリストにまとめることで、やるべきことを一つずつ整理しやすくなります。

一方でメモや付箋は、思いついたことや情報を自由に書き留めるためのものです。

ToDoリストは「何をするか」を一覧にし、優先順位や期限を考えながら実行につなげるために使います。

ToDoとタスクの違い

ToDoと近い言葉で、「タスク」があります。意味も似ていますが、ToDoとタスクの違いは、以下の2点です。

そのため、ビジネスでは「タスク」という表現が使われることが多く、ToDoはより幅広く、日常的なシーンで使われる傾向にあります。

ToDoリストに似ている言葉

タスク管理やスケジュール管理に使われる言葉には、ToDoリストと似ているものがたくさんあります。それぞれの意味を理解して使い分けましょう。

スケジュールは、予定を日時に沿って並べたものです。ToDoリストが「何をするか」を整理するのに対し、スケジュールは「いつするか」を決める役割があります。

プロジェクトは、特定の目的を達成するために複数の作業をまとめた取り組みです。プロジェクトを進めるための一つひとつの行動を、ToDoとして管理することがあります。

アクションアイテムは、会議などで決まった具体的な対応事項を指します。担当者や期限が決まっていることも多く、ToDoやタスクとしてリストに追加して管理できます。

ToDoリストを作るメリット

ToDoリストを作ると、やるべきことを頭の中だけで覚えておく必要がなくなり、仕事を進めやすくなります。

やることの抜け漏れを防げる

やるべきことを一度リストに書き出しておけば、忙しいときでも抜け漏れを防ぎやすくなります。すぐに取り掛かれない作業も、その場でToDoに追加しておけば、後回しになっても忘れにくくなります。

複数の仕事を同時に進めるときほど、記憶だけに頼らず、リストを見れば次にやることが分かるようにしておくと作業を進めやすくなります。

やるべきことを可視化できる

ToDoを一覧にすると、今やるべきことと、その次に取り掛かることを把握しやすくなります。頭の中やメール、メモなどに作業が散らばっている状態よりも、次に何をするか考える時間を減らせます。

例えば、朝にToDoリストを確認して優先する作業を決めておけば、1つ終わるたびに「次は何をしよう」と考え直す必要がありません。

優先順位が明確になる

やることを並べて確認できると、重要度や期限を比べながらどの作業から着手するかを決めやすくなります。急ぎの仕事を先に進めるなど、その日の状況に合わせた判断もしやすくなります。

優先順位を決めてから動けば、目についた作業だけを進めて、本当に必要な仕事が後回しになることもなくなります。

チームで進捗を共有できる

共有できるツールでToDoを管理すれば、誰が何を担当し、どこまで進んでいるかをチームで確認できます。未着手・進行中・完了などの状態を同じ場所で見られるため、個別に進捗を聞く手間も減らせます。

メンバーごとに別々の方法で管理するよりも、チーム内で使うツールをそろえておくと、作業の重複や対応漏れにも気づきやすくなるでしょう。

ToDoリストの作り方

ToDoリストは、4つの手順で作れます。

ToDoリストを続けるコツ

ToDoリストを作っても、確認するのを忘れたり、更新が面倒になったりして続かないことがあります。無理なく続けるためには、管理の方法をできるだけシンプルにすることが大切です。

ToDoは細分化する

ToDoの内容は細かく分解することが重要です。

作業のゴールをイメージしながら、必要な作業を細分化して具体的に洗い出すと、仕事がしやすいToDoリストを作成できます。

3分以内に終わるものはToDoにしない

すぐに対応が完了するToDoは、リストに追加せず、その場で終わらせましょう。

ToDoリストの作成に時間を割くよりも、作業を実施するほうが速い場合もあります。

目安を3分とし、すぐに取り掛かれてすぐに完了するToDoはリスト化する必要はありません。

ToDoリストを作成することが目的になってしまうと、肝心な作業がおろそかになってしまうので注意しましょう。

思いついたらすぐにToDoリストに入れる

ToDoを思いついたら忘れないうちにリストに登録しましょう。

後でリストに追加しようと思っているうちに、忘れてしまったり方向性が変わってしまったりすることがあります。

思いついたらToDoをリストに追加し、関連資料を貼りつけておくことで、後から作業に取り掛かる際もスムーズになります。

ToDoリストをチェックする時間をつくる

ToDoリストは、作成するだけでなく、後から見直すことも大切です。

ToDoを実行している途中で、優先順位が変更になったり所要時間の誤りに気づいたりすることがあります。

そのため、ToDoリストは定期的に修正しましょう。

毎日の始業時や週初めなどのタイミングでToDoリストをチェックし、修正点がないか確認できると、ToDo管理が成功に近づきます。

紙とアプリ、どちらのToDoリストを選ぶか

個人で手軽に管理するなら紙や手帳、外出先でも確認したいならアプリが向いています。チームで使う場合は、担当者や期限、進捗を同じ場所で確認できるツールを選ぶと管理しやすくなります。

方法・ツール	向いている使い方	特徴
紙・手帳	個人で手軽に管理したい	すぐに書けるが、修正や共有には手間がかかる
エクセル	自分好みに項目を作りたい	自由度が高いが、通知などは別途工夫が必要
Google ToDoリスト	Googleサービスをよく使う	GmailやGoogleカレンダーと連携しやすい
Microsoft To Do	Outlookをよく使う	Outlookと連携し、期限やリマインダーを設定できる
スーツアップ	チームでタスクを管理したい	担当者・期限の共有、定型タスク、期限通知などに対応

紙・手帳

紙や手帳は、思いついたToDoをその場で書き出したい人に向いています。自分の好きな配置で書けるため、図やメモを加えながら考えを整理しやすいのもメリットです。

一方で、書き直しや並べ替えに手間がかかり、チームでの共有や通知、関連資料の添付には向きません。個人のToDoをシンプルに管理したい人に向いています。

エクセル

エクセルは、項目やレイアウトを自分で決めたい人に向いています。普段からエクセルを使っている人なら取り入れやすく、ToDoと一緒に期限や担当者などを表で整理できます。

ただし、使いやすいフォーマットを自分で用意する必要があり、通知や日々の更新は専用のタスク管理ツールほど手軽ではありません。外出先でこまめに確認したい場合や、チームでタスクを共有・管理したい場合は、専用のタスク管理ツールを活用することも考えましょう。

Google ToDoリスト

Google ToDoリストは、GmailやGoogleカレンダーなどからタスクを作成・管理できます。そのため、GmailやGoogleカレンダーをよく使う人、スマホとパソコン両方から確認したい人に向いています。

日付や時刻を設定したタスクはGoogleカレンダーにも表示でき、同じGoogleアカウントでログインすれば複数のデバイス間で同期されます。普段使っているGoogleサービスの画面から、そのままToDoを管理できます。

Microsoft To Do

Microsoft To Doは、タスクを1か所にまとめて管理できるツールです。Outlookと連携でき、タスクに期限やリマインダーを設定したり、「今日の予定」にその日の作業をまとめたりできます。そのため、Outlookをよく使う人や、複数のデバイスで管理をしたい人におすすめです。

大きな作業は「ステップ」で細かく分けられるため、やることを順番に整理したいときにも便利です。個人のMicrosoftアカウントなら無料で利用できます。

チームのToDoを仕組み化するなら

チームでToDoを管理する場合は、担当者や期限、進捗を同じ場所で確認できると、抜け漏れや確認の手間を減らせます。スーツアップでは、チームのタスク・担当者・期限を一覧で管理でき、定型タスクの自動生成や期限通知にも対応しています。

表形式の画面でタスクをまとめて管理できるため、個人ごとのメモやファイルに情報が分散しにくくなります。チームのタスク管理を仕組み化する方法は、こちらの記事で詳しく解説しています。

ToDoリストに関するよくある質問

ToDoリストとチェックリストの違いは？

ToDoリストは、その時々で発生する「やること」を整理し、優先順位や期限をつけて管理するものです。一方、チェックリストは、決められた項目を順番に確認し、漏れがないか確かめるために使います。

そのため、やるべきことを管理したいときはToDoリスト、決められた項目を確認するときはチェックリストが向いています。

ToDoの粒度はどのくらいがいい？

見たときに、次の行動がすぐ分かる程度まで細かくするのがおすすめです。例えば「提出資料を作成」だけではなく、「データ収集」「図表作成」「文言作成」のように分けると取り掛かりやすくなります。

細かくしすぎて管理自体が負担にならない範囲で調整しましょう。

無料で使えるツールはある？

無料で使えるToDo管理ツールとして、Google ToDoリストやMicrosoft To Doがあります。

Google ToDoリストはGoogleアカウントで利用でき、GmailやGoogleカレンダーと連携してタスクを管理できます。Microsoft To Doも個人のMicrosoftアカウントなら無料で利用でき、Outlookとの連携や期限・リマインダーの設定が可能です。

まず今日のToDoリストを1枚作ってみよう

まずは、今日やることを頭の中から書き出してみましょう。優先順位と期限を決めるだけでも、次に何をするかが分かりやすくなります。

紙が合う人もいれば、アプリの方が続けやすい人もいます。自分が確認しやすく、無理なく続けられる方法を選びましょう。個人のToDo管理に慣れてきたら、チームでのタスク管理にも広げてみましょう。

タスク管理を仕組み化して抜け漏れをなくす方法は、こちらの記事で詳しく解説しています。