プロジェクト管理が難しいのはなぜ？原因と解決策を解説

計画を立てたはずなのに、いつの間にかスケジュールが遅れてしまったことはありませんか？

あるいは、タスクの進捗が見えてこなくて、誰が何をやっているのか分からなくなったことは…？

プロジェクト管理が大変だと感じて苦労している人は、意外とたくさんいます。

上手くいけば仕事がスムーズになる反面、やり方を間違えると、逆に混乱を招くことになりかねません。

上手くいかないことが続くと、プロジェクト管理そのものが負担になってしまいますよね。

本記事では、プロジェクト管理が難しくなる原因について解説します。

プロジェクトをシンプルに管理するための具体的な方法についても紹介するので、ぜひ参考にしてください。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、目標達成のためにタスクやリソースを計画的に管理し、適切に調整して進めること。

プロジェクトには、納期・予算・関係者など、さまざまな要素が関係してきます。

適切にコントロールしないと、スケジュールの遅延やコストの超過の可能性が出てくることも…。

作業の混乱が発生することもあり、最終的な成果物の品質にも影響を与えてしまいかねません。

ほとんどのプロジェクトでは、チームがスケジュールを守るための管理に必要な、共通のポイントがあります。

タスクを明確化して担当者を割り振り、進捗をチェックして遅延防止の手立てを講じること。

そして、リスクをしっかりと管理してトラブル対策をすることです。

プロジェクト管理が適切に行われることで、スムーズな進行と高品質な成果物の提供が可能になりますよ。

目標を達成するための道筋を作り、関係者が効率よく動ける環境を整えることを意識しましょう。

プロジェクト管理が難しくなる4つの理由

プロジェクト管理は、計画通りに進めることが理想です。

ただし、実際にはさまざまな要因によって難しくなることもあります。

主な理由は、以下の4つです。

目的やゴールが曖昧

プロジェクトの目的やゴールが曖昧だと、メンバーの認識にズレが生じ、作業がブレやすくなります。

誰もが共通の目標を持って進められるように、最初に明確なゴールを設定することが重要です。

以下のSMARTの法則を意識して、はっきりした目標を設定してみてください。

スケジュールの管理が甘い

スケジュール管理が不十分だと、タスクの遅れが積み重なり、納期に間に合わなくなるリスクが高まります。

まず、進捗が見えやすいようにタスクを細分化したうえで、スケジュールを明確にしましょう。

タスクの優先順位を決め、進捗状況を定期的に確認することで、適切なスケジュール管理が可能ですよ。

進捗を見ながら計画を見直し、状況に合わせて対応してください。

コミュニケーション不足

プロジェクトの進行には、関係者間の円滑なコミュニケーションが不可欠です。

情報共有が不十分だと、認識の違いや作業の重複が発生し、プロジェクトがスムーズに進行しなくなります。

しっかりとコミュニケーションをとって、進捗を共有するようにしましょう。

情報が分散している

ドキュメントやタスクの管理がバラバラになっていると、必要な情報を探す手間が増え、作業効率が低下します。

情報をクラウドで一元管理できるツールを活用するのがおすすめです。

ルールを統一し、メンバー全員がスムーズに作業できる環境を整えることを意識してください。

基本的なプロジェクト管理のステップ

プロジェクトを成功させるには、適切な手順を踏むことが重要です。

基本的なプロジェクト管理の5つのステップを確認していきましょう。

プロジェクト管理をシンプルにするポイント

プロジェクト管理は、複雑になりすぎると管理そのものが負担になってしまいます。

できるだけシンプルにすることで、プロジェクトをスムーズに進められるようになりますよ。

プロジェクト管理をシンプルにする4つのポイントを紹介します。

進捗報告のルールをつくる

プロジェクトの進行状況を把握するには、明確な進捗報告のルールを決めることが大切です。

報告の頻度やフォーマットを統一することで、関係者全員が状況を把握しやすくなります。

定期的に進捗ミーティングを行い、状況を共有しましょう。

統一されたテンプレートで、情報を簡潔にやりとりするのがおすすめです。

タスク管理表を共有する

プロジェクトのタスクを可視化し、全員が最新の状況を確認できるようにすることが重要です。

タスクの優先度や担当者がはっきり見えると、取り組みやすくなります。

エクセルやGoogleスプレッドシート、Notionなどのツールを活用するのがおすすめです。

担当者それぞれがタスクの進捗状況を常に更新することも徹底しましょう。

チャットツールを利用する

プロジェクトの遅れの原因の1つに、コミュニケーション不足があります。

メールのみのやりとりでは反応が遅くなり、すぐに対応が必要な事項が後回しになってしまいがちです。

SlackやChatworkなどのチャットツールで、リアルタイムに情報共有できる環境を整えましょう。

チャットツールを活用するうえで、連絡のルールをしっかり設定しておくのがおすすめです。

専用のスレッドを管理したり、ファイル共有を簡易化したりなど、ぜひ活用してください。

情報を一元管理する

プロジェクトの資料やファイルがバラバラだと、探す手間がかかり作業効率が低下します。

GoogleドライブやNotionなどのツールを活用し、情報を一箇所にまとめるようにしましょう。

フォルダの構成を統一し、検索しやすく整理しておくのがおすすめです。

ファイルへのアクセス権限を適切に設定すれば、管理もしやすくなりますよ。

小さな工夫を積み重ねることで、スムーズな進行を実現できます。

プロジェクト管理をシンプルにして、管理の手間を減らし、実際の業務に集中できる環境を整えてください。

プロジェクト管理におすすめのツール3選

プロジェクトを効率的に進めるためには、適切なツールの活用が欠かせません。

使いやすく実用性の高い3つのツールを紹介します。

Excel（エクセル）

シンプルながらも強力な表計算ソフトであるExcelは、タスク管理やスケジュール管理にも幅広く活用できます。

自由度が高くてさまざまにカスタマイズできるので、ガントチャートで進捗状況を可視化するのに適していますよ。

スケジュールだけでなく、予算管理の一覧化にも使えます。

ファイルのリアルタイム共有や複数人での同時編集はできませんが、代わりにオフラインで作業可能です。

ソフト自体はすでに導入済の企業が多いので、気軽に試してみましょう。

Notion

Notionは、タスク管理・ドキュメント管理・ナレッジ共有を一元化できるオールインワンツールです。

ボード・リスト・カレンダーなど、さまざまな形式でのデータ管理に向いています。

豊富なテンプレートとカスタマイズ性の高さも魅力ですよ。

ワークフローを統一して、スムーズに作業できるようになるので、ぜひ試してみてください。

Trello

視覚的なカンバン方式を採用したタスク管理ツールであるTrello。

ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できる点が魅力です。

ボード・リスト・カードなど、さまざまな整理方法に柔軟に対応ですます。

SlackやGoogle Driveなど、連携できるアプリも豊富ですよ。

進捗がひと目で把握できるようにタスク管理し、担当を明確にして効率的に作業するうえで、有効なツールです。

それぞれのツールの特徴を活かし、最適な管理方法を確立しましょう。

プロジェクトの規模やチームのスタイルに合わせて適切なツールを選択してくださいね。

まとめ：基本を押さえてプロジェクト管理を成功させる

プロジェクト管理を成功させるためには、基本を押さえることが重要です。

適切なツールを活用し、チーム内の円滑なコミュニケーションを確保することを意識してください。

基本を理解して適切な方法で実践することで、どんなプロジェクトでも円滑に進められます。

プロジェクトを効果的に管理するうえで重要な基本事項を、改めてSuit UPポイントとしてまとめました。

ぜひ参考にしながら、プロジェクトを成功に導いてくださいね。