会計事務所のタスク管理のひな型とは？業務効率が上がる無料ひな型テンプレート！

会計事務所を取り巻く環境は、クラウド会計ソフトの普及やインボイス制度、電子帳簿保存法への対応などにより、大きく変わりつつあります。

このような状況下で、特に重要性を増しているのが会計事務所のタスク管理です。

ここでは会計事務所のタスク管理の無料のひな型（テンプレート）のおすすめをご紹介します！

顧問先の信頼を左右する会計事務所のタスク。

しかし、会計事務所のタスクは、記帳代行や月次決算、年次決算、法人税や消費税、個人の確定申告、給与計算など多岐にわたり、顧問先ごとに期限も異なるため、管理が複雑になりがちです。

会計事務所のタスクを簡単に実行するには、業務の標準化をしてタスクのひな型を活用するのがピッタリです。

しかし、会計事務所のタスクのひな型の作成を自分でしたら、多くの時間がかかってしまいます。

そこで本記事では、無料で使える、業務の標準化ができる会計事務所のタスク管理のひな型を紹介します。

会計事務所のタスクとは何か、会計事務所のタスク管理の課題、エクセルで会計事務所のタスク管理を行う際のポイント、会計事務所のタスクひな型がある「スーツアップ」、そして、会計事務所のタスクひな型の紹介について説明します。

会計事務所のタスクとは？

会計事務所は、税理士事務所や税理士法人、公認会計士事務所などの総称であり、顧問先の記帳や決算、税務申告などを支援する幅広い業務を担っています。

まずは会計事務所の事務所運営の全体像を理解した上で、会計事務所のタスクについて学びましょう。

会計事務所では、所長や担当者がそれぞれ複数の顧問先を受け持つのが一般的です。顧問先の数が増えるほど、期限や進み具合を事務所全体で把握しながら会計事務所のタスクを進めることが重要になります。

会計事務所の事務所運営とは？

会計事務所の事務所運営とは、顧問先へのサービスを安定して提供するために、業務の進め方や職員の体制、事務所内の仕組みを整えることです。

会計事務所の仕事は、申告の期限が決まっている業務が多く、確定申告の時期や3月決算の申告時期など、特定の時期に業務が集中しやすいという特徴があります。

そのため、会計事務所の事務所運営は、個々の担当者の頑張りに頼るのではなく、誰が担当しても同じ品質で期限までに業務を終えられる仕組みをつくる取り組みです。

特に近年は、人手不足や働き方の変化を背景に、デジタル化によって業務を効率化する会計事務所が増えています。

会計事務所の事務所運営の全体像を正しく理解することが、会計事務所のタスク管理を適切に行うための第一歩です。

1. 会計ソフトのクラウド化

会計ソフトのクラウド化とは、パソコンにインストールして使う会計ソフトから、インターネット上で使うクラウド会計ソフトへ切り替えることです。

クラウド会計ソフトでは、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込めるうえ、顧問先と同じデータを同時に確認できるため、データのやりとりの手間を減らすことができます。

一方で、顧問先ごとに使っている会計ソフトが異なることも多いため、事務所としてどの会計ソフトに対応するのかを決めておくことが大切です。

2. コミュニケーションのデジタル化

コミュニケーションのデジタル化とは、顧問先や事務所内のやりとりを、電話や郵送、訪問からチャットやWeb会議、クラウドでのファイル共有などに切り替えることです。

領収書や請求書などの資料をデータで受け取れるようになると、資料の回収にかかる時間を短くし、訪問の回数も減らすことができます。

また、やりとりの履歴が残るため、担当者が不在のときや交代したときでも、ほかの職員が経緯を確認して対応しやすくなります。

3. チーム対応

チーム対応とは、1つの顧問先を1人の担当者が抱えるのではなく、複数の職員で役割を分担して対応する体制のことです。

たとえば、記帳や入力は入力担当、月次の確認や顧問先との面談は担当者、申告書の最終確認は所長や上席者というように、業務を分けて進めます。

チームで対応することで、業務の属人化を防ぎ、職員の退職や繁忙期にも業務を止めずに進めることができます。

一般的な会計事務所の仕事

会計事務所の仕事は、記帳代行・経理支援、決算業務、税務申告、給与計算・社会保険手続きなどを通じて、顧問先の経営を数字の面から支えることを推進します。

毎月の業務と年に一度の業務が組み合わさり、顧問先ごとに決算月や申告の期限も異なるため、やるべきことを整理しておくことが重要です。

代表的な会計事務所の仕事には、以下のような業務内容があります。

1. 記帳代行・経理支援

記帳代行・経理支援とは、顧問先から預かった領収書や請求書、通帳などをもとに会計ソフトへ仕訳を入力したり、顧問先の経理業務を支援したりする会計事務所のタスクです。

毎月の資料の回収、仕訳の入力、月次の試算表の作成、顧問先への報告などが含まれます。

顧問先が自社で記帳する場合でも、仕訳の確認や会計ソフトの使い方の指導など、経理の体制づくりを支援することがあります。

2. 決算業務

決算業務とは、月次決算や年次決算を通じて、顧問先の一定期間の業績や財政状態を数字でまとめる会計事務所のタスクです。

年次決算では、売掛金や在庫の確認、減価償却費の計上、未払金や前払費用などの決算整理を行い、決算書を作成します。

決算の内容は税務申告の基礎になるため、決算月の前から顧問先と打ち合わせを行い、早めに準備を進めることが大切です。

3. 税務申告

税務申告とは、法人税や消費税、所得税などの申告書を作成し、税務署などへ提出する会計事務所のタスクです。

法人の申告は原則として決算日の翌日から2か月以内、個人の所得税の確定申告は原則として翌年の2月16日から3月15日までというように、税目ごとに期限が決まっています。

期限を過ぎると延滞税や加算税がかかるおそれがあるため、顧問先ごとの申告の期限を一覧にして管理しておくことが重要です。

4. 給与計算・社会保険手続き

給与計算・社会保険手続きとは、顧問先の従業員の給与や賞与を計算したり、社会保険や労働保険の手続きを行ったりする会計事務所のタスクです。

毎月の給与計算や源泉所得税の納付のほか、年末調整や法定調書の作成など、年に一度の業務もあります。

社会保険や労働保険の手続きの代行は社会保険労務士の業務にあたるため、社会保険労務士と連携したり、事務所に社会保険労務士を置いたりして対応するのが一般的です。

会計事務所のタスク管理のよくある課題

会計事務所のタスク管理は、多くの顧問先の業務を期限どおりに進める必要があり、職員ごとに受け持つ顧問先も異なるため、様々な課題が発生します。

ここでは特によくある3つの課題を紹介します。

マネジメントへの理解不足

会計事務所のタスク管理のよくある課題は、マネジメントへの理解不足です。

会計事務所の所長や職員は、会計や税務の専門家である一方で、職員の育成や業務の割り振り、進み具合の管理といったマネジメントを学ぶ機会は多くありません。

そのため、業務の進め方が担当者ごとに異なり、誰がどの顧問先の業務をどこまで進めているのかを、所長が把握できていないことがあります。

たとえば、繁忙期に特定の職員に業務が集中しても気づくのが遅れ、申告の期限の直前になって慌てて対応することになります。

また、所長が実務を多く抱えたままになり、事務所運営に時間を割けないことも、事務所の成長を妨げる原因になります。

社内のコミュニケーション不足

会計事務所のタスク管理のよくある課題は、社内のコミュニケーション不足です。

会計事務所では、職員がそれぞれ担当の顧問先を持って業務を進めるため、顧問先の情報が担当者の頭の中や手元の資料にとどまりがちです。

しかし、事務所内で情報を共有できていないと、担当者が不在のときに顧問先からの問い合わせに答えられず、顧問先の信頼を損なうおそれがあります。

たとえば、顧問先から聞いた取引の内容や資料の回収状況が共有されていなければ、仕訳の誤りや決算の遅れにつながります。

また、担当者が退職したときに引き継ぎがうまくいかず、業務が属人化する原因にもなります。

事務所運営はチームで行う

会計事務所のタスク管理のよくある課題は、事務所運営はチームで行うという点です。

会計事務所の業務は、入力担当、顧問先の担当者、申告書を確認する所長や上席者など、複数の職員が関わって進めるのが一般的です。

しかし、職員ごとに仕事の進め方や記録の残し方が異なると、どの業務がどこまで終わっているのかが分かりにくく、タスクの抜け漏れが起こりやすくなります。

たとえば、入力担当は仕訳の入力を終えたつもりでも、担当者の確認が済んでいないまま申告書の作成に進んでしまうことが起こり得ます。

また、顧問先や社会保険労務士、司法書士などの外部の関係者とのやりとりも多いため、役割分担を明確にしておくことが大切です。

エクセルで会計事務所のタスク管理を作るときのポイント

エクセルを使って会計事務所のタスク管理を作成する際には、いくつかのポイントに注意することで作業効率を大幅に向上させることができます。

事前に入れたい項目を整理しておく

会計事務所のタスク管理を作成する前に、管理したい項目を整理しておくことが重要です。

例えば、大項目・中項目、タスク名、業務内容、責任者、担当者、期限など、必要な情報を決めておくことで、あとから追加する手間が省けます。

また、何を重視するかを明確にすることで、表の見やすさや使い勝手が向上します。

共同編集ができるようにしておく

複数のメンバーで会計事務所のタスク管理を行う場合は、エクセルの「共同編集」機能を活用しましょう。

クラウドにファイルを保存することで、誰でもリアルタイムでデータを確認・編集できる環境を整えることができます。

特に複数の人が同時に作業を行うケースでは、データの整合性が保たれやすくなります。

OneDriveやGoogle Driveといったクラウドストレージを利用するのがおすすめです。

社内で言葉を統一しておく

会計事務所のタスク管理を効率的に進めるためには、社内で使用する言葉や表現を統一しておくことが大切です。

大項目・中項目、タスク名や業務内容などのキーワードを統一することで、データが混乱しにくくなり、スムーズな会計事務所のタスク管理が可能になります。

エクセルで会計事務所のタスク管理を作るときの作り方

エクセルを使った会計事務所のタスク管理の作成方法を解説します。

業務一覧表を作成して、グループ分け（グルーピング）を繰り返して、チームのメンバーが誰でも簡単に把握できるようにします。

会計事務所のタスクひな型なら「スーツアップ」がおすすめ

もしエクセルで会計事務所のタスク管理を1から作るのが面倒だと感じる場合、テンプレートが既に用意されているツールを使うのがおすすめです。

経営支援クラウド「スーツアップ」はそのようなツールの一つで、あらかじめ用意された会計事務所のタスクの無料のテンプレートがあり、初心者でも簡単に使い始めることができます。

カスタマイズの必要が少なく、時間を節約できるのが大きな魅力です。

スーツアップのメリット

• 会計事務所のタスクのひな型はもちろん、初心者でもすぐに使える無料テンプレートが多数揃っています。そのため、専門知識がなくても導入可能です。
• 各種設定があらかじめ組み込まれているため、エクセルの複雑な操作を覚える必要がありません。
• カスタマイズも可能で、自社の業務に合わせた会計事務所のタスク管理を簡単に作成できます。

スーツアップはこんな人におすすめ

• エクセルでの会計事務所のタスク管理を簡単に始めたい人
• 会計事務所のタスク設定に自信がない人
• 初期投資を抑えつつ効率的な会計事務所のタスク管理を目指したい人

会計事務所のタスク管理のおすすめ無料テンプレート

スーツアップにはあらかじめ会計事務所のタスク管理に便利な無料テンプレートが豊富に揃っています。

ここでは法人税申告、個人確定申告、消費税申告、月次決算、年次決算のタスクのひな型を紹介します。

法人税申告のタスクのひな型

法人税申告のタスクのひな型は、法人税申告のチェック項目があります。

あらかじめ法人税申告のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、顧問先ごとに異なる決算月や申告の期限に合わせて、法人税の申告を漏れなく期限内に進めることができます。

個人確定申告のタスクのひな型

個人確定申告のタスクのひな型は、個人確定申告のチェック項目があります。

あらかじめ個人確定申告のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、2月から3月の短い期間に集中する個人の確定申告を、事務所全体で計画的に進めることができます。

消費税申告のタスクのひな型

消費税申告のタスクのひな型は、消費税申告のチェック項目があります。

あらかじめ消費税申告のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、インボイス制度への対応も含めて、消費税の申告を漏れなく正確に進めることができます。

月次決算のタスクのひな型

月次決算のタスクのひな型は、月次決算のチェック項目があります。

あらかじめ月次決算のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、毎月の資料の回収から試算表の作成、顧問先への報告までを、担当者が替わっても同じ手順で進めることができます。

年次決算のタスクのひな型

年次決算のタスクのひな型は、年次決算のチェック項目があります。

あらかじめ年次決算のタスクのひな型の内容をリスト化しておくことで、決算整理から決算書の作成までを漏れなく進め、その後の税務申告にスムーズにつなげることができます。

まとめ

会計事務所のタスク管理は、多くの顧問先の業務を、期限どおりに同じ品質で進めるうえで役立ちます。

会計事務所の仕事は、記帳代行・経理支援から決算業務、税務申告、給与計算・社会保険手続きにまで及び、一人ですべてを漏れなくカバーするのは容易ではありません。

会計事務所のタスクひな型を活用することで、業務の標準化が進み、抜け漏れのない効率的な事務所運営が可能になります。

会計事務所のタスク管理を簡単に始めたい場合には、エクセルだけでなく専用ツールの導入も検討しましょう。

特に「スーツアップ」などの会計事務所のタスクの無料テンプレートが用意されているツールを使えば、職員が多い事務所でも、効率よく会計事務所のタスク管理を始めることができます。