スーツアップはITスキル不要！中小企業のためのかんたんに継続できる全社タスク管理ツール！
株式会社スーツでは、2023年9月27日に経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）のα版をリリースしました。スーツアップは、中小・中堅企業やスタートアップなど（以下まとめて「中小企業等」といいます。）の労働生産性を高める、全社タスク管理を実現するSaaS（Software as a Serviceの略語、月単位・年単位（サブスクリプション）で活用できるソフトウェアサービス）です。全社タスク管理とは、単なるタスク管理やプロジェクト管理ではなく、個人・部署・経営に至るまで会社全体のタスクを「見える化」し管理する経営管理手法です。
本稿では、「2024年新春企画スーツアップQ&A」として、として、社内スタッフからスーツアップに関する質問を募りましたので、スーツアップの企画・構想者であり当社の代表者である小松の回答を公表いたします。本稿はその第4回です。ユーザーの皆様を始め、当社を取り巻くステークホルダーの皆様のスーツアップの理解の一助となればと考えています。
経営支援クラウド「Suit UP」α版のサービス開始のお知らせ
第3回 タスクの”粒度”や進捗管理はコミュニケーションで解決！
【まとめ】
- スーツアップは、スタッフのITスキルが高くなくても導入できる。
- 会社にある全てのタスクの「見える化」が実現したら、社長が行うべきことは、お客様のため、会社のため、スタッフのためとなる新たなタスクの設定。
- スーツアップはあくまでタスク管理ツール。顧客との面談情報、見込み客の管理などについては、スーツアップではなく、専用となる営業支援システムを使用することを推奨。
- 「上司任せ」や「部下任せ」のタスク管理の運用は定着しない。
- スーツアップでは、チームでのタスク管理の運用を考えて、部署やプロジェクトの定例会議のその場で、管理職と一般スタッフが一緒になってタスク設定・更新を行うことを推奨。
- プロジェクト管理やタスク管理をするユーザーの問題意識は、組織的なタスク管理を継続して実施し続けられないこと。
- スーツアップは、会社組織と有機的に繋がった全社的なタスク管理を実現し、かんたんに継続して運用できる。
- スーツアップにより、全社的なタスク管理を継続して行う組織力の獲得もできる。
質問６ スタッフのITスキルが高くなくても導入できますか？
スーツアップは、スタッフのITスキルが高くなくても導入できます。スーツアップは、私が今まで約20年にわたり中小企業等の経営に携わってきた経験を活かして、中小企業等のITスキルのレベルを十分に理解した上で開発してきていますので、ご安心いただければと思います。
たびたびご説明をしてきておりますが、スーツアップは、中小企業等に対して、全社タスク管理の導入をかんたんに実現するツールです。そのためタスク管理画面は、エクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトのようなインターフェースを採用していますので、ユーザーの皆さんは改めてスーツアップの操作方法を覚えることに時間を割くことなく、それこそ使用を開始するその日からかんたんにご使用いただくことが可能です。
また、多くの企業が全社タスク管理の導入を実現したいけれども、スタッフ全員のタスク設定・更新が継続できず運用が続かないという問題点を解決するため、タスク設定にかかる入力項目を必要最低限に絞って簡素化し、入力そのものについてもなるべく自動化しています。さらに、スタッフ一人ひとりの責任感だけでは入力作業が続かないという声に対して、部署やプロジェクト単位でタスク管理をできるようにして、チームで助け合ってタスク管理の運用をできるようにしています。
そのため、スーツアップは、スタッフの皆さんのITスキルが決して高くなくとも導入することができると思います。むしろ、そういった皆さんに向けてスーツアップはサービス提供されているとお考えいただければと思います。
質問７ 社歴が長く、業務内容も単調なルーティンワークのみで、スタッフのやることがほとんど変わりません。スーツアップを導入した場合に期待できる効果はどのようなものがありますか？
スーツアップは、ご質問のような会社にも、導入するメリットがあります。ルーティンワークのような「定型タスク」の管理であっても、タスク設定の自動生成やタスク期限通知など、さらに効率的なタスク管理を実現できると思います。そして、中長期的にも、全社のタスクの「見える化」により、「非定型タスク」の設定数の向上が見込まれ、事業拡大に向けて、スタッフのリーダーシップのサポートができると思います。
スーツアップのタスク管理画面は、「非定型タスク」と「定型タスク」というように大別して管理できるようになっています。さらに「定型タスク」は、決められたタスクを決められた期限までに繰り返し行う「定期タスク」と、タスクの内容と担当者は決まっているが期限までは確定していない「不定期タスク」に分けられます。
ルーティンワークの場合は、スーツアップでは、上記の「定型タスク」を用いて管理することになります。「定型タスク」では、表計算ソフトではマクロ機能などを使わなけば実現できなかった、タスク設定の自動生成を行うことができます。「定期タスク」は、毎週火曜日など特定の日に実施すべきタスクがある場合は、その特定の日を迎えると次回のタスクが自動生成されます。「不定期タスク」は、担当者がタスク完了のチェックボックスにチェックを入れたらタスクが自動生成されます。
また、スーツアップではタスクごとに期限通知の設定も行うことができます。「期限1週間前」、「期限3日前」、「本日期限」そして「期限超過」などのタイミングで、責任者・担当者に対して、自動でリマインドすることができます。
これらの機能を用いればより効率的なタスク管理が可能になり、管理工数の削減とミスの低減などを実現できます。
しかし、長年にわたり中小企業等の経営に関わってきた私は、スーツアップの導入により、これら目先のメリットよりも、もっと大きなメリットを享受することができることを知っています。それは全社のタスクが「見える化」されることで、「非定型タスク」の仕事もやってみようという気持ちになるのです。
もちろん会社の経営戦略によるところはありますが、多くの会社は事業の拡大、企業価値の向上を実現したいと考えるものです。ご質問の会社のようにルーティンワークが明確に定義されている会社はむしろ「仕組み化」に成功している会社であって、私の感覚では、中小企業等では珍しいと思います。しかし、多くの場合は「仕組み化」できているといっても、全ての業務の定型化まではできないものです。自社で開発した商品・サービスを提供しているならば、お客様とのコミュニケーションの中で更なる機能開発などをして商品・サービスの品質を上げていかねばなりませんし、商品・サービスの仕入をして販売しているならば、それこそお客様の要望を汲み上げていかねば持続可能なビジネスになりません。そのため、会社としては、会社を今より前に進めるためには「非定型タスク」を設定していかねばなりません。
私たちはスーツアップを、社長をリーダーにするタスク管理ツールであると表現しています。会社にある全てのタスクの「見える化」が実現したら、社長が行うべきことは、お客様のため、会社のため、スタッフのためとなる新たなタスクの設定なのです。スーツアップは全社タスク管理の効率的なマネジメント（経営管理）を実現しますが、これによって新たに捻出できた社長の時間をリーダーシップに使ってもらいたいと考えています。
質問８ スーツアップを用いた営業部署のタスク管理について教えてください。
前提としてご理解をいただかなければならないことがあります。スーツアップは決して万能なツールではなく、あくまで全社タスク管理ツールであるということです。一般的に、営業部署に導入するシステムには、CRM（顧客管理システム）、MA（マーケティング・オートメーション）やそれらが統合的に管理できるSFA（営業支援）ツールなどがあります。そのため、顧客との面談情報、見込み客の管理などについては、スーツアップではなく、専用となる営業支援システムをご使用いただくことを推奨しています。
スーツアップを用いた営業部署のタスク管理ですが、例えば営業資料の作成・管理、上記のような営業支援ツールの導入・運用、セールスプロモーションの実行・管理、オウンドメディアの運用、デジタルマーケティングの実行などが挙げられると思います。
このように私たちは、スーツアップは、営業そのものを管理・効率化するというよりも、営業部署の「仕組み化」のタスク管理に使用していくことを想定しています。
なお、営業部署といっても各社に特色があって、既存顧客を訪問し商品やサービスを販売するルートセールスが主な営業活動である場合は、スーツアップ内で「定型タスク」を用いて効率的に管理することもできると思います。
質問９ タスク設定・更新は、部署の管理職、または、タスク内容に精通した担当者のどちらが設定・更新したほうがいいでしょうか？
スーツアップでは、チームでのタスク管理の運用を考えて、部署やプロジェクトの定例会議のその場で、管理職と一般スタッフが一緒になってタスク設定・更新を行うことを推奨しています。
前提として、組織論の本来あるべき姿としては、全社タスク管理におけるタスク設定・更新は部署の管理職が行うべきだと思います。ご質問には、タスク内容に精通した担当者とありますが、本来は部署の管理職も同様にタスク内容に精通していなければなりません。これはもちろん管理職が現場スタッフが行うタスクをスムーズにできるかどうかはさておき、少なくともタスク内容の把握、そのタスクが完了までにかかる時間の見積り、何かトラブルが生じないかのチェックぐらいができなければ管理職は務まらないと思います。
スーツアップは、会社の組織とコミュニケーションの設定と紐づいた全社タスク管理ツールです。そのため上記のような会社組織を考えて、組織的にも正しい運用ができるような設定となっています。ぜひお時間がある時に一度「権限表」をご確認いただきたいと思いますが、例えば一般スタッフは経営タスクの閲覧はできるが追加・編集・削除ができない、また、他部署のタスクはその部署に所属していないスタッフは閲覧はできるが追加・編集・削除ができないなどの設定がされています。
私は様々な中小企業等で全社タスク管理を実現しようとして上手く運用できなかった事例も見てきましたが、それこそ「部下任せ」の運用は定着しないのです。部下がタスク設定をして更新をする。これだと全く上司が介在しておらず、どうしてもタスク管理を自分ごとのように捉えられません。そのためタスク管理が形骸化していってしまうのです。
もちろん部下だけでタスク管理が完結してしまうことも問題だと考えています。例えば、部下が勝手にタスク設定して、自身で勝手に評価してタスクを終了しているのは、誰からのチェックもできておらずタスク管理をチームでしている意味がありません。
これらのような事態を避けるために、スーツアップでは、システムとして、「権限表」に則ってタスク設定・更新をできるスタッフを予め定めています。また、担当者によるタスクの完了を「完了」と定義してチェックボックスを用意し、責任者によるその担当者のタスクが本当に完了したか否かの確認の終了を「終了」と定義しています。このようにタスクの終了を「完了」「終了」と二段階にすることで、組織的なチェック体制をかんたんに確立できるようにしています。
また、運用においては、冒頭に記載のとおり、部署に所属する管理職と一般スタッフが一緒になって定例会議においてタスク設定・更新することを推奨しています。管理職だけでタスク設定・更新をし続けることもなかなか持続できることではありませんし、部下にタスク設定・更新をさせることも組織の運用として違和感があります。しっかりと管理職と一般スタッフでコミュニケーションを取りながら、タスクの進捗を把握しつつ、タスク設定・更新することが多くの会社にとって最適な答えではないかと考えています。
質問10 スーツアップは、他のプロジェクト・タスク管理ツールと比較して、どのような利点を持っていますか？
他のプロジェクト・タスク管理ツールと比較した場合のスーツアップの利点や新しさは、単なるタスク管理・プロジェクト管理ではなく、会社組織と有機的に繋がった全社的なタスク管理を実現し、かんたんに継続して運用できるようにすることだと思います。ポイントは、会社組織に最適化した全社タスク管理ツールであることと、全社的なタスク管理を継続して組織的に行うことができるケイパビリティの獲得ができることです。
世の中にはプロジェクト・タスク管理ツールは数多くあるのですが、なぜか会社組織、社内コミュニケーションと具体的に紐づけられるタスク管理ツールはあまりありません。中小企業等に特化すれば、スタッフの人数を考えても、十分に全社的なタスク管理が導入可能と思いますが、このコンセプトも真新しいものになっています。後者については、日本の中小企業等ではあまりマネジメントシステムが構築されておらず、人にタスクが紐づいてしまっているため、プロジェクト・タスク管理をしようといった会社も少ないのかもしれません。
たびたび記載をしてきましたが、私は中小企業等の経営を約20年にわたり行ってまいりましたが、組織を定義し、社内コミュニケーションをデザインして、全社的にタスク管理を行えば必ず会社の企業価値を向上させることができます。
また、後発であるスーツアップでは、システム開発にあたり、ユーザーヒアリングを繰り返し実施しましたところ、プロジェクト・タスク管理を実施している多くのユーザーの問題意識は、組織的なタスク管理を継続して実施し続けられないことでした。この問題に焦点を当てて、システム開発のコンセプトを打ち立てているツールは他には聞いたことがありません。
そして、スーツアップは、中小企業等のうちスタッフ数10名以上100名未満を主なターゲットにした全社タスク管理ツールです。他のプロジェクト・タスク管理ツールはいろいろありますが、まず明確にターゲットやコンセプトを明言しているツールは少ないと思います。
また、スーツアップでは、ユーザーが一番使用するタスク管理画面では表計算ソフトに似せたインターフェースを採用しているため、多機能なものの独自インターフェースの他のツールと比較して、圧倒的に学習コストが低く導入しやすく、組織的に継続して使用し続けられます。
以上のように、私たちスーツアップは、今までにないプロジェクト・タスク管理ツールのコンセプトでシステム開発を行ってきており、中小企業等に全社タスク管理を実現する唯一のツールであると考えています。スーツアップを導入してくれる各社においては必ず企業価値の向上を実現できるものと確信しており、ひいては、日本の中小企業マーケット全体の労働生産性の改善に繋がるものと考えています。
（続く）第5回 スーツアップは人間工学に基づいて全社タスク管理を実現！
【関連ブログ】
１．スーツアップで実現する全社タスク管理の導入・運用方法
２．チームのためのタスク管理と正しいタスク管理の方法
３．スーツアップは全社タスク管理をかんたんに実現するツール
【2024年新春企画スーツアップQ&A】
第1回 スーツアップはかんたんをキーワードにタスク管理ツールの定番ツールへ
第2回 スーツアップは多機能ではない本質的な価値提供で多くのユーザーに使われるタスク管理ツールへ
第3回 タスクの”粒度”や進捗管理はコミュニケーションで解決！
第4回 スーツアップはITスキル不要！中小企業のためのかんたんに継続できる全社タスク管理ツール！
第5回 スーツアップは人間工学に基づいて全社タスク管理を実現！
※ 「経営支援クラウド」「Suit UP」及び「全社タスク管理」は株式会社スーツの登録商標です。
