スーツアップは人間工学に基づいて全社タスク管理を実現！
株式会社スーツでは、2023年9月27日に経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）のα版をリリースしました。スーツアップは、中小・中堅企業やスタートアップなど（以下まとめて「中小企業等」といいます。）の労働生産性を高める、全社タスク管理を実現するSaaS（Software as a Serviceの略語、月単位・年単位（サブスクリプション）で活用できるソフトウェアサービス）です。全社タスク管理とは、単なるタスク管理やプロジェクト管理ではなく、個人・部署・経営に至るまで会社全体のタスクを「見える化」し管理する経営管理手法です。
本稿では、「2024年新春企画スーツアップQ&A」として、として、社内スタッフからスーツアップに関する質問を募りましたので、スーツアップの企画・構想者であり当社の代表者である小松の回答を公表いたします。本稿はその第5回です。ユーザーの皆様を始め、当社を取り巻くステークホルダーの皆様のスーツアップの理解の一助となればと考えています。
経営支援クラウド「Suit UP」α版のサービス開始のお知らせ
第4回 スーツアップはITスキル不要！中小企業のためのかんたんに継続できる全社タスク管理ツール！
【まとめ】
- 人工知能など最先端な技術を駆使したとしても、現時点ではシステムだけで万能的に解決できない。そのため、スーツアップの開発では、システムと人の運用によるアプローチで全社タスク管理を実現できないか考えた。
- 組織を整備して、コミュニケーションをデザインしなければ、中長期的に全社タスク管理をし続けることはできない。
- スーツアップでは、論理的に正しいけれども、人間工学の観点からは正しくないシステム開発はしない。
- スーツアップは大企業でも導入が可能。大企業の場合は、部署ごとに導入を拡げていく、子会社等の管理に活用するなどを推奨。
質問11 各タスクの進捗状況やタスク間の「依存関係」をわかりやすく把握したいのですが、ガントチャート抜きでどのように行えば良いでしょうか？
今までも記載をしてきたとおり、私たちは、スーツアップの開発にあたり、今までのタスク管理方法やプロジェクト・タスク管理ツールにおける論点について改めて網羅的に見直しました。その前提としては、あくまで使うユーザーを中心に考え、全社的なタスク管理の導入と安定的な運用による企業価値の向上を最終的な目標に置きました。私たちは、人工知能など最先端な技術を駆使したとしても、現時点においては残念ながらシステムだけで万能的に解決できないことをしっかりと見極め、プラグマティックにシステムと人の運用によるアプローチを意識して全社タスク管理について考えることにしました。
その結果、各タスクの進捗状況やタスク間の「依存関係」は、期限管理の徹底と部署・プロジェクトでの定例会議による小まめなコミュニケーションによって把握するのが一番との結論に至りました。また、ガントチャートについても、多くのユーザーがタスク設定・更新という入力作業が続かないことに問題を抱えている中で、タスクの期限のみならず始期を入力させる必要はないと判断し、スーツアップではガントチャートの機能自体も外しました。
タスクの進捗状況については、そもそも自己申告による進捗評価という情報にあまり高い価値がありません。それでは、システムによって客観性を持たせることができるかというとタスクの進捗状況は、タスクの設定の仕方、担当者のタスクの習熟度、担当者のそれ以外のタスクの状況、また、タスクが自分だけで完結せずに他者と連携するものであった場合はその人との連携状況などタスク管理ツール「外」の変数が多く、システム管理に適しません。
そのため、タスクの進捗状況の把握については、部署・プロジェクトでの定例会議による小まめなコミュニケーションが現実的な対応だと思います。タスクの期限超過は、多くの場合、担当者が期限までにタスクを完了できると目測を誤ってしまっている場合に生じます。そのため、チーム内でのコミュニケーションがあれば、自己評価の進捗状況に対して、第三者による客観的な評価を加えることができ、期限超過を防ぐことができます。また、万が一、進捗が見られず期限までのタスク完了が危ぶまれる場合は、すぐにチーム内で別スタッフによるサポートや期限の再設定などを行うなど措置を講じることができます。
タスクの「依存関係」についても、期限管理の徹底と部署・プロジェクトでの定例会議による小まめなコミュニケーションによって問題は解決されます。タスクの「依存関係」とは、Aタスクを開始するためにはBタスクの終了が必要となるタスク間同士の関係をいいますが、特に難しいことではなく、担当者がBタスクの期限をしっかりと遵守すれば問題は解決されます。また、AタスクとBタスクの担当者同士で緊密にコミュニケーションを図ることが大事です。
質問7に対する回答でも記載をしましたが、本来行うべきことをやらないことを前提に、仕組みとして新たに管理項目を設けることは非効率でしかありません。タスクの「依存関係」は、担当者が期限を遵守し、万が一、進捗に問題があるようならば、速やかにもう一方の担当者やチームに対してSOSの報告をすることが現実的な対応だと思います。
また、ガントチャートは、プロジェクト・タスク管理ツールの代表的な機能として挙げられることが多いですが、私たちでユーザーヒアリングを実施したところ、多くのユーザーは自分自身のタスク状況を把握する際にガントチャートを用いないと回答をしています。
昨今のプレゼンテーションでは、過度に装飾されたスライドではなく、実際にビジネスを進めていく上で重要となるロジックの”強さ”を見るため、あえてシンプルに制作されているスライドが好まれる傾向にあります。ガントチャートも、タスク設定が網羅されて、担当や進捗に関する項目もあって、なおかつ、スケジュールを横軸に作業実施時期が入力されており分かりやすいと思いますが、改めてチームでのプロジェクト・タスク管理を考え直すと、やや情報過多と言わざるを得ません。
前述のとおり、タスクの進捗状況は、そもそも自己申告による進捗評価という情報にあまり高い価値がありませんし、多くのタスクにおいて、当該タスクの実行時期の始期まで規定する必要もありません。むしろ、スタッフにこれらの入力作業をさせ続けることの負担の方が問題なのです。
繰り返しになりますが、全社タスク管理の一番の問題は、スタッフのタスク設定・更新が続かず、運用が継続できないことです。そのため、入力項目は最低限に絞ってとことん簡素化し、できることならば自動入力できるようにすることが重要になります。
質問12 現在会議を減らす風潮がある中、スーツアップでは会議の設定をコミュニケーションタブで設定できるかと思いますが、どれくらいの頻度での会議開催が最適なのでしょうか。
もちろん不必要な会議や生産性の低い会議を減らすことについては異論はありません。会議の開催頻度については会社の規模や事業内容等に左右されますので一概に言えるものではありませんが、スタッフ数が50名程度の中小企業等であれば、私は以下のように設定することが多かったです。ご参考になれば幸いです。
各部署の会議を週に1度開催をします。この会議では、予め報告フォーマットを決めた数値管理によるモニタリングとタスク設定・更新をその場でします。次に、例えば課長以上など特定の管理職以上の会議も週に1度開催しますが、この会議では各部署のモニタリングの報告と情報共有を行います。
経営幹部以上の会議については、例えば部長以上の経営幹部による会議は2種類の会議体を用意して、1つは週に1度開催をして、各部署のモニタリングとタスク設定・更新をその場でします。もう1つは経営会議などと名付けて2週間に1度開催をして、特定の議題について深く議論する場とします。取締役会は月に1度開催をして、経営会議を経た議事について、非常勤の取締役や監査役でも合理的な意思決定ができるよう事前に資料の準備をして、会社にとって重要事項の意思決定をします。
最後に、全スタッフが参加する全体会議を月に1度開催をして、部署単位でモニタリングの報告をして、会社の事業の進捗状況について情報共有をします。
私たちはスーツアップを用いて会議のその場でタスク設定・更新をすることを推奨しています。タスク設定・更新作業をスタッフ任せにすることができる高いケイパビリティを持つ会社であれば別ですが、多くの中小企業等は、各部署の会議などでコミュニケーションを取りながら、タスク設定・更新をしてしまった方が確実です。一見、非効率に思われるかもしれませんが、全社タスク管理というマネジメントシステムが機能しないよりは、ここで時間を費やした方が費用対効果が良いのです。
このように1ヶ月の会社全体の会議体のサイクルを整備して、しっかりと会社のコミュニケーションをデザインしなければなりません。経営戦略を実行するためには、各部署ごとに具体的なタスクまで落とし込んで、各スタッフがそれらのタスクを期限までに実行できているかを把握できるようにコミュニケーションを設計する必要があります。また、組織的な振り返りができるようにするために、会議ごとに議事録を作成することも重要です。
質問13 スーツアップを導入する上で、ユーザーがつまずきそうなポイントはどこだと考えてますか？
ユーザーがつまずきそうなポイントは組織の設定です。スーツアップではα版を昨年9月にリリースしましたが、α版以前からユーザーテストを繰り返していました。その際もユーザーが一番苦労をしたのは組織の設定です。
スーツアップは、全社タスク管理を実現するツールであって、個人のタスクのみを管理するタスク管理ツールや、期間限定で参加人数も会社組織と比して少ないプロジェクトのタスクを管理するプロジェクト管理ツールではありません。そして、スーツアップの特徴は、全社的にタスク管理をする前提として、会社の組織とコミュニケーションの設定をできるようにしていることです。組織を整備して、コミュニケーションをデザインしなければ、中長期的に全社的にタスク管理をし続けることはできません。
スーツアップは全社タスク管理ツールと名乗っていますので、タスク管理にユーザーがつまずきそうなポイントがあるように思われるかもしれませんが、組織の設定の方が難しいと考えています。もちろん、この組織の設定ですが、スーツアップへの組織情報の入力・設定が難しいということではなく、そもそも中小企業等の多くはしっかりと組織の構築ができていないのです。
中小企業等にはよくあるのですが、オーナー社長一人が頂点でそれ以外のスタッフが横並びという「鍋ぶた型組織」であったり、例えば社歴が長い人が高い役職に就いていて、実態は中途社員の一般スタッフが組織を回しているという「役職と実態との逆転」であったり、組織に問題を抱えています。これらは単に組織を改変して人事異動をすればいいということではなく、経営者はじめスタッフたちにも理解をしてもらわなければ本当の意味での問題解決にはなりません。そのため多くの場合は一朝一夕では解決できないのです。
IPOを目指すようなスタートアップでも組織構築ができない会社ばかりです。私の友人のベンチャーキャピタリストもこの点については憂慮していて、せっかく良いビジネスプランなのに、資金調達をして新たにスタッフを採用しても、組織化できず、労働生産性が上がらず事業が立ち上がらないのです。スタートアップ業界だとＮ－３（株式上場の申請を行う期から3期前）あたりから、主幹事会社やIPOコンサルタントが関与して初めて組織の整備が始まることもよくあります。プロフェッショナルが関与するとあっという間に組織の構築が進みますが、それまでは組織はぐちゃぐちゃといったスタートアップも多いのではないかと思います。
中小企業等の経営支援を長年してきた私は、企業価値向上を実現するためには、まずは組織の構築が必要だと思っています。「１＋１＝２」ではなく「３」にも「５」にも「10」にもできるからチームで働く価値があるのです。会社組織をしっかり作らないで、以心伝心でチームで効率よく働けるようなことはありません。
私たちはこの問題に対応するために、カスタマーサクセスで出来る限りユーザーの組織の構築をお手伝いしたいと考えています。組織の構築そのものに大きな問題を抱えている場合は、有料サービスにはなりますが、「全社タスク管理導入コンサルティング・サービス」、または、そのうちの「組織構築コンサルティング」を受けていただくと確実に問題解決を図ることができます。
質問14 他のツールでは、通知の件数が多く、次第に誰も通知に反応しなくなるという問題が発生しています。重要な通知が見過ごされると困るのですが、Suit UPではどのような対策をしていますか？
スーツアップでは、個別のタスクごとに、そのタスクの責任者または担当者に対して、タスク期限の通知設定をできるようにしています。これについては、本当に重要度の高いタスクにのみ期限設定の通知をしてもらえればと考えています。それ以外のタスクについては、個別のタスクごとに責任者・担当者と2名体制を敷いていること、また、部署内で緊密にコミュニケーションを図ることで十分に期限管理ができるものと考えています。
私たちは、論理的に正しいけれども、人間工学の観点からは正しくないシステム開発はしないように気をつけています。タスク設定・更新の際の入力項目を多くし過ぎないことも同じことだと思いますが、システムからの通知が多ければ把握できなくなってしまうのは容易に想像がつくことだと思います。
私たちは「やさしいテクノロジー」を掲げていますので、スーツアップを使用する全ての方々にかんたんに全社タスク管理を実現してもらえるようなサービス開発をしてまいります。
質問15 スーツアップは大企業でも導入可能でしょうか？その場合はどのような運用を目指せばいいのでしょうか？
大企業でも導入可能です。私たちが推奨する全社タスク管理、すなわち全社的に、個人、部署・プロジェクト、経営などでタスク管理を行うことは大企業でもしっかりと導入した方が良いと思います。しかし、全社でタスク表示することは、全社のスタッフ数が多くなるとさすがに無理がありますので、その点だけ部署単位で区切って対応した方が良いと思います。
日常業務において、人間が把握できる人数には限界があります。システムでサポートをしたとしても100名程度が限界ではないかと思います。そのためスーツアップで全社タスク管理を導入したとしても、日常の使用においては、一人当たりの上司が把握できる人数を100名程度に区切って導入する必要があると思います。なお、その際は、営業マンや工場のラインの作業メンバーなどはその100名に含めずに、これらのメンバーについては、スーツアップではなく、それに特化した別ツールで管理をした方が良いと思います。
また、スーツアップは、子会社・関連会社や投資先（以下まとめて「子会社等」といいます。）の管理に力を発揮しますので、大企業の経営企画室やM&A担当部署と、子会社等に導入してもらって、子会社等の全社タスク管理を実現してタスクの「見える化」を推進することをお勧めしています。
大企業の子会社等の管理でよくあることですが、子会社管理担当のスタッフは子会社の社長ら経営陣と定期面談をするものの、お願いした親会社と子会社間のミッションが一向に進まないのです。スーツアップであれば子会社等の全社のタスクが「見える化」されており、親会社スタッフも、タスク設定、担当、期限や実行状況など進捗を具体的に把握することができます。こちらについては詳細把握までしないにしても、親会社スタッフがいつでも見られるという環境さえ用意しておけば、正しいコーポレート・ガバナンスがあれば、子会社等のタスクが滞るようなことはないと思います。もちろん、もし子会社等が困っていることがあれば、親会社スタッフは親会社の経営資源を用いて子会社等を機動的に助けることもできるようになると思います。
このようにスーツアップでは大企業でも導入が可能となっています。大企業の場合は、部署ごとに導入を拡げていく、子会社等の管理に活用するなどを特にお勧めしております。スーツアップはタスク管理画面をエクセルやスプレッドシートなど表計算ソフトのインターフェースを採用しているため、追加の学習コストはかかりません。ITリテラシーや継続的なタスク設定・更新に不安のある大企業にはスーツアップはぴったりかもしれません。ぜひとも前向きにご検討ください。
【関連ブログ】
１．スーツアップで実現する全社タスク管理の導入・運用方法
２．チームのためのタスク管理と正しいタスク管理の方法
３．スーツアップは全社タスク管理をかんたんに実現するツール
【2024年新春企画スーツアップQ&A】
第1回 スーツアップはかんたんをキーワードにタスク管理ツールの定番ツールへ
第2回 スーツアップは多機能ではない本質的な価値提供で多くのユーザーに使われるタスク管理ツールへ
第3回 タスクの”粒度”や進捗管理はコミュニケーションで解決！
第4回 スーツアップはITスキル不要！中小企業のためのかんたんに継続できる全社タスク管理ツール！
第5回 スーツアップは人間工学に基づいて全社タスク管理を実現！
※ 「経営支援クラウド」「Suit UP」及び「全社タスク管理」は株式会社スーツの登録商標です。
