スーツアップの導入・運用の3つのポイント
株式会社スーツでは、2023年9月27日に経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）のα版をリリースしました。おかげさまで、スーツアップのα版は、リリースから4か月が経過して、多くの中小・中堅企業やスタートアップ（以下まとめて「中小企業等」といいます。）の皆様にご利用いただくようになりました。最近では、スーツアップが2024年春にβ版にバージョンアップをすることに向けて、日々、お客様の声をシステム開発に反映させていただき、当社一丸となって、より使い勝手の良いシステムへと改善をさせていただいています。
当社の代表者の小松と大学生インターンの武田との対談形式の記事コンテンツ「初心者にもわかる！はじめての全社タスク管理ツール ・スーツアップ」では、プロジェクト管理やタスク管理ツールに馴染みのない方に対して、スーツアップと全社タスク管理を分かりやすく伝えるをコンセプトにしています。
第9回は、具体的なスーツアップの導入・運用の3つのポイントについて記載しています。
経営支援クラウド「Suit UP」α版のサービス開始のお知らせ
【まとめ】
- スーツアップの導入・運用のポイントは、①社長がチームでのタスク管理を本気で実現したいと思うこと、②最初からきっちりやり過ぎないこと、③導入と初期の運用を頑張ること。
- スタッフ全員を動かすということは本当に難しい。
- 例外を認めたら全社的なマネジメントシステムは二度と導入することができない。
- 大事なことは、全社タスク管理を続ける、スーツアップを使い続けるということ。
- 本当にタスク管理で必要な項目は、タスク名、担当者、そして、タスクの期限の設定。
- 正しいやり方で繰り返し習慣化するまでやっていくことが大事。
- 習慣化については、とにかく初期に負担を減らしてかんたんにすること、継続して取り組めるようにすることが大事。
12．スーツアップの導入・運用のポイント
① 社長が本気になること
インターン武田（以下「武田」といいます。）：第9回ですが、今回はスーツアップの導入・運用のポイントについてお伺いしたいと思います。
株式会社スーツ 代表者：小松裕介（以下「小松」といいます。）：そうですね。この対談でも、既にスーツアップがかんたんに導入、運用できることについてはお話をしてきていますが、今日は気をつけた方が良いポイントについてお話できればと考えています。武田さんはポイントは何だと思いますか？
武田：うーん、スーツアップがかんたんに使えるのは分かっていますから、スタッフ側ですよね？この対談を通じて、スーツアップが決してシステムだけで問題解決をしようとしていないことはよく分かっていますから、きっとスタッフ側だと思います。笑
分かりました！全社的なタスク管理を導入・運用するためには、問題点の共通理解を図ること！これですか？笑
小松：そうですね。それも合っていると思います。笑 組織の問題解決をするためには、まずはスタッフの共通理解が必要ですね。人間は変わる必要性を心から感じないと、なかなか今までの行動を変えられるものではありませんからね。
さて、今回の私の答えですが、社長がチームでのタスク管理を本気で実現したいと思うことです。
武田：あぁ、経営者の本気度については、システムの導入・運用ができない話の時にも言ってましたよね？
小松：そうですね。社長が本気になって、会社にタスク管理が必要だということをスタッフみんなに説明していかねばなりませんし、スタッフにしっかりと日々のタスク設定・更新をやってもらうようにお願いしなければなりません。
スーツアップはかんたんに全社的なタスク管理を実現するツールです。これは全社横断のマネジメントシステムの構築をするということです。となると、スタッフみんなに動いてもらわなければならないわけですから、社長は、スタッフ全体に対して、本気を示さなければなりません。
武田：なんとなく理解できるのですが、これって、一部のスタッフに指示をする時とは違うのですか？
小松：武田さんはまだ組織を深く知らないから当然なのですが、一部のスタッフを動かすことと、全社的にルールを作ってスタッフに実行してもらうことは全く違うのです。どのあたりが違うか分かりますか？
武田：相手にする人数が違うから、個別に説明をしていかなければならないとかですかね？
小松：それもそうですね。一番の違いですが、例えばスタッフ一人に指示をする場合は、具体的にその人に対して指示を出しているわけですから、その人が指示に従って実行できている否かが明らかなわけです。でも、スタッフ全員に指示をする場合は、スタッフ側に甘えが生じるのです。それこそ何人かが指示に従っていないとしても、他のスタッフもやっていないから自分も許されるのではないか、と思う人がいると思いませんか？
武田：そうですね。社長からの指示だから頭ではやらなきゃいけないことは分かっていても、会社の全体会議とかスタッフ全員に対する一斉メールでの連絡とかで「みんな、やるように」と言われても、その重要さは伝わりづらいかもしれませんね。
小松：そうなんです。スタッフ全員を動かすということは本当に難しいのです。私は、当たり前のことを当たり前にできる会社は良い会社というようによく言うのですが、これが経営のリアルだと思っています。
全社タスク管理を導入するというとかっこいいですが、実際にスタッフの皆さんにお願いすることといったら、日々、細々としたタスクの設定・更新をしてもらうということだけです。だからこそ逆に難しいわけですね。
武田：大した作業じゃないから難しい？
小松：そうです。細々とした日々の行動を変えることの方が、実は大きな目標に向かって1度だけ何か行動してもらうよりも難しいと思います。それこそ武田さんが以前も言ってくれてましたが筋トレみたいなものです。トレーニングを日課にさせるよりも、1回の目標に向かって試合をしてもらった方が楽だと思いませんか？
武田：本当にそうですね。私も、小松社長から指示を受けた場合、1回ぐらいは義理立てして、フットサルとかバスケットボールとか何かの試合に出てもいいですが、さすがに日々のトレーニングまではしませんね。笑
小松：そこは小松社長をちゃんと立てて、小松社長の指示だったら日々のトレーニングも頑張れますでしょ。笑
武田：いやいや、やっぱり人間はそう簡単に変われるものじゃありませんよ。笑
小松：まさに、そういうことなんですよ。繰り返しますが、全社的なタスク管理に必要なことは、スタッフみんなが協力してタスクの設定・更新をすることなのです。これをスタッフみんなにやらせるには、社長が本気にならないと難しい。必要性について繰り返し話をしなければなりませんし、自らが率先垂範してこのマネジメントシステムの構築・維持に関わっていって本気を見せないとそうかんたんにスタッフはついてこないです。
難しいのは、タスクの設定・更新という作業がちょっとしたことだから、スタッフの多くはこれをやっていなかったとしても、いきなり社長から雷を落とされることはないと高をくくっているわけです。
武田：そうですね。インターンとかパート・アルバイトならばいざ知らず、正社員の皆さんだったら既に自分に任せられている仕事も沢山ありますから、タスクの入力が滞ったからといって、どうせ他のスタッフでもできていない人がいるだろうって思うかもしれませんね。
小松：そうです。今回の全社タスク管理もそうですが、このような全社的なマネジメントシステムの導入・運用を阻むのはどのような人だと思いますか？
武田：やっぱり仕事ができない人ですかね。
小松：いえいえ違います。全社タスク管理の場合はタスクの設定・更新ですが、これは誰でもやろうと思えばできるようなかんたんな作業です。なので、仕事ができない人でも問題なくできてしまうのです。
このような場合で問題になるのは、実は仕事ができる、社内で発言力のあるスタッフであることの方が多いのです。
武田：どういうことですか？
小松：優秀なスタッフは、それこそ社内で営業がナンバーワンだったり、他のスタッフでは替えの効かないような仕事をしていたりするわけです。彼らからすれば、今の目の前の仕事で評価されていて、これで十分、会社に貢献できているというプライドもある。そうなると、細々とした作業で会社への貢献が求められたとしても、案外やるのがメンドクサイなと思うものなのです。それこそ肥大化した自意識みたいなもので、なんで会社に貢献しているのにこんなメンドクサイ作業をしなきゃいけないの、と思うわけですね。
武田：なんとなく想像できますね。そういった優秀なスタッフにはどう対応すればいいですか？
小松：社長自らがそのスタッフに対してその作業の重要性の説明をして、ちゃんとやってくれと言うしかありませんね。ここで優秀なスタッフだからといって例外を認めたら全社的なマネジメントシステムは二度と導入することができません。本来は、社長命令で、社内ルールを作る以上、それは何が何でもそのルールは守らせなければならないのです。
武田：そうですね。誰か一人でもルールを破るスタッフがいたら白けてしまいますもんね。
小松：そうです。そういう意味では、社長は優秀なスタッフと綱引きが発生する場合もあるんです。社内のパワーゲームとしては、ここで日和ったら負けですね。笑
武田：たかだか日々のタスク設定・更新をさせるだけですが、会社とは政治的なものですね。
小松：人間は政治的な生き物なんですよ。笑
② きっちりやり過ぎないこと
小松：次のポイントをご紹介しましょう。次のポイントですが、最初から、きっちりやり過ぎないことです。これは武田さんが言っていた、まさに筋トレですね。笑
武田：最初からやりすぎちゃったら筋肉痛になって嫌になってやめちゃうということでしょうか？笑
小松：そうですね。スーツアップはかんたんを売りにしているタスク管理ツールですが、とはいえ、スタッフの皆さんは、新たに発生する作業として、細々としたタスク設定・更新をすることになります。これだけでもスタッフにとっては結構な負荷なわけです。
今までも言ってきましたが、大事なことは何かというと、全社タスク管理を続ける、スーツアップを使い続けるということなのです。ちょっとぐらいのミスがあったとしても、スタッフみんなでスーツアップを使って定例会議でタスク設定・更新をしていれば、いつかそういったミスは解消される日が来ます。しかし、当初から細かくやり過ぎてしまって、スタッフが嫌になってしまってスーツアップを使わなくなってしまったり定例会議に参加しなくなってしまったりしては本末転倒なわけです。
武田：この塩梅って難しいですね。
小松：そうですね。とにかく、100点を目指し過ぎないことですね。70点でも満足して進めていくことが重要だと思います。ローマは一日にしてならずですよ。社長や管理職スタッフはがまん、がまんで一般スタッフの皆さんと向き合うことが大事です。
武田：とはいえ、スーツアップはそもそもタスク管理の入力項目も少ないですよね？せっかく厳選された項目なのに、全部しっかりと設定しなくてもいいのですか？
小松：そうですね。スーツアップのタスク管理画面は横スクロールをしないで済むように、タスクに関する最低限の項目しか用意していません。そのため、もちろん、より多くの人が分かりやすいように、全ての項目に入力をしていった方が良いことは言うまでもありません。でも、できないならしょうがないです。本当にタスク管理で何が何でも必要な項目といったら、タスク名、担当者、そして、タスクの期限の設定だけじゃないでしょうか。
武田：タスク管理の項目を最低限まで減らしているのに、とりあえず3つだけ入力しておけばOKって、さすがにやらなさ過ぎじゃないですか？笑
小松：いえいえ、何度も言いますが、サラリーマンはメンドクサイと思ったらやらないですし、他にも仕事を抱えていて忙しいですから、少しずつ組織に貢献してもらうしかないんですよ。
タスク管理についてはさっきの3項目さえ入力してもらえば、他のスタッフでも把握することができます。タスクの「見える化」さえ実現していれば、全社タスク管理を続けている価値は他のスタッフが理解できますよ。この3つのうちどれかが欠けてしまってもタスクの「見える化」が実現できなくなってしまうのです。そこまでいってしまうと不合格で、このマネジメントシステムは維持できなくなってしまって、その時点で一気にみんな入力作業をやらなくなってしまうと思います。
武田：理解できました。とはいえ、70点がタスクごとに3つの入力だけなんて。大学生の私からすれば、お給料をもらって仕事をしているのだから、もっとちゃんと設定しようよって思っちゃいますもん。笑
小松：相変わらず武田さんは正しいですが厳しいですね。笑
むしろ3項目以外の入力に注力した結果、タスクそのものの洗い出しに抜け漏れが生じるぐらいならば、1つのタスクについてはこの3項目だけしか入力できていないけど、抜け漏れなく網羅してタスクを設定・更新してもらう方が価値があるように思います。
もちろん、3項目以外の他の項目については、他のスタッフのことや自分の管理のしやすさを考えたら、ちゃんと入力した方がいいことは言うまでもありません。
武田：そもそも1つのタスクに設定する入力項目がそんなに多くないですもんね。それこそタスク名だけで概要まで記載がなくても分かるものもありそうですね。
小松：そうですね。大項目、中項目、タスク名及び概要については、他のスタッフでも把握できるのであれば、最低限の入力でいいのではないかと思います。
スーツアップではユーザーの利便性を考えてタスクに関する必要最低限となる入力項目数にまで減らしたつもりではありますが、実務的には運用が続けられることを優先して、その個別の会社ごとに本当に必要な項目だけを入力していけばいいと思います。
長年、企業再生をしてケチケチ経営をしてきた私からすれば、管理のための管理なんてもっての外で、あくまでタスクを効率良く進めるためのタスク管理にしなければ、労働生産性が下がってしまってもったいないですからね。
③ 導入と初期の運用を頑張ること
小松：最後のポイントですが、スーツアップの導入と、初期の運用を頑張ることですね。
武田：これも筋トレみたいなものですかね？笑
小松：そうですね。全社タスク管理、それを実現するためのスーツアップの利用というのは、スタッフみんなで細々としたタスク設定・更新を毎日やろうということです。となると、組織的にこの行動が定着するまでが勝負ですので、やはり導入と初期の運用が勝負ということになります。
武田：本当にそうですよね。筋トレだって、最初に正しいやり方をプロのトレーナーの方に教えてもらって、その正しいやり方で繰り返し習慣化するまでやっていくことが大事ですもんね。
小松：そのとおりです。武田さんの今のコメントには、正しいやり方と習慣化という2つの重要なキーワードが出てきたと思います。
正しいやり方については、言わずもがななことのように思いますが、正しいタスク管理のやり方はまだまだ世の中に定着していないのではないかと思いますからね。まずはそれを考える必要があると思います。
武田：そうですよね。間違ったやり方で努力してもアウトプットは出ませんからね。正しいタスク管理のやり方は具体的にはどのような方法になりますか？
小松：スーツアップは、私が考える正しいタスク管理のやり方をそのままシステムにしたものです。スーツアップは、私がこの約20年間で中小企業等のバリューアップの経験で培った経営ノウハウが詰まっています。
具体的に言うと、①タスク管理は個人、部署・プロジェクトなどの単位で全社的に行った方が良いということ、②チームでのタスク管理を始める前に、組織の定義とコミュニケーションのデザインを行うなど下準備を行うこと、③チームでのタスク管理はスタッフ一人の責任感では続かないため、定例会議その場でタスク設定・更新を行うことなどが挙げられると思います。
そして、何と言っても、全社タスク管理は、とにかくかんたんに導入して、運用を続けることが大事ということでしょうか。
武田：この対談で今まで説明をしてきてくれたことばかりですね。笑
小松：そうなりますね。スーツアップですがこの春にやっとβ版になりますが、システムの開発自体は早いもので開始から既に2年以上が経過していますから、チームでのタスク管理についてはとても深く考えてきた自信があります。
もちろん独りよがりにならないように、上場会社の社長、プロ経営者、経営コンサルタントやベンチャーキャピタリストなどプロフェッショナル100名以上にヒアリングも繰り返してきています。
いろいろと考えに考えた結果が今のスーツアップになっていますから、入力項目1つを取ってみても、最終的にユーザーの皆さんからすれば単なる1つの項目なんですが、多角的に検討したうえで設定されています。
武田：スーツアップはコンセプトが「かんたん、続けられる」で機能を少なくする方向で開発しているから、ユーザーは一見、かんたんなシステムに思うかもしれませんが、それは深く考えられた結果というわけですね。
小松：そうなりますね。スーツアップの表計算ソフトの操作性についても、マイクロソフトの40年の歴史を2年ちょっとのシステム開発で再現しているのですが、こちらも実際は苦労していますからね。笑
武田：ほんと地味だけど大変なシステム開発をしていますよね。笑
小松：そうですね。ユーザーのためになることには貪欲に取り組んでますからね。
武田：習慣化の方はいかがでしょうか？
小松：習慣化については、とにかく初期に負担を減らしてかんたんにすること、継続して取り組めるようにすることが大事だと考えています。
武田：まさにスーツアップのアプローチですね。
小松：そうですね。習慣化の良いところって分かりますか？
武田：えっと、同じことが繰り返し続けられるぐらいにしか考えていませんでした。笑
小松：それはそうなんですが、大事なポイントは、意志とは関係なく、無意識でも行動できるということなんです。
武田さんは、なぜこんなにメリットが大きいのに、会社でタスク管理をやらないのかが分からないって、たびたび言ってくれてますよね？
武田：そうですね。
小松：これって、まだ思考がある状況なのです。習慣化してしまえば、考えることもなく行動できるようになります。さらに良いことに、習慣化した行動そのものを実行していくことでも達成感を得ることができて、幸福度や自己肯定感も上昇するとも言われています。
武田：良いことづくめですね。笑
小松：そうですね。笑 でも、この習慣化まで持っていくのが本当に大変なわけです。それは今日の対談で繰り返し出てきていますが筋トレだってそうですよね？
武田：そうですね。習慣化と呼べるレベルまでなかなか続かないですよね。
小松：なので初期段階が勝負なのです。システムとかマネジメントシステムは、1回で導入できなければ2度目のチャンスはないぐらいの気持ちで取り組むことが正解だと思っています。
武田：そうですね。一回諦めてしまったらなかなか再チャレンジができないですよね。それこそ再チャレンジするには今まで以上に強い動機が必要になってしまいますよね。
小松：そのとおりです。そのためスーツアップの導入と、初期の運用を頑張ることは非常に重要なのです。
今までも散々説明をしてまいりましたがスーツアップは、システム的にはかんたん、持続できるを追求してきています。ただ、やはりシステムが道具である以上、事前準備として、そもそもなぜスーツアップを導入するのかの目的意識を合わせたり、組織やコミュニケーションをしっかりと設計したり、そして、定例会議をしっかりと開催してその場でスーツアップをスタッフみんなで見ながらタスク設定・更新をしたりするなどが重要になるのです。
これらについてはシステムではなく、ユーザー側・スタッフ側で行うことですが、そこをちゃんと意識しないと、会社全体でのタスク設定・更新の習慣化が遠くなってしまいます。
武田：とてもよく分かりました。ありがとうございました。今日はスーツアップの導入・運用のポイントとして3点を挙げてもらいました。これで、この対談コンテンツの読者の皆さんが、いざスーツアップを導入して、全社的なタスク管理を導入しようと思っても、勝負どころを間違えないのではないかと思います。
小松：そうですね。私たちとしても、せっかくかんたんで、使い続けられるをコンセプトにしたタスク管理ツールを作ったので、ぜひユーザーの皆さんにはスーツアップを使い続けてもらいたいと考えています。そのためにはポイントを押さえて、導入・運用をしてもらいたいと思います。
武田：本日も長時間ありがとうございました。次回でこの対談コンテンツも最終回になります。最後まで小松さん、読者の皆さん、よろしくお願いします！
（続く）第10回 スーツアップのターゲットと導入の方法
【関連ブログ】
１．スーツアップで実現する全社タスク管理の導入・運用方法
２．チームのためのタスク管理と正しいタスク管理の方法
３．学習コストを下げる、見慣れたインターフェース
【初心者にもわかる！はじめての全社タスク管理ツール・スーツアップ】
第1回 スーツアップは全社タスク管理をかんたんに実現するツール
第2回 システムが導入できない！システムが運用できない！
第3回 スーツアップはかんたんに導入、運用できるタスク管理ツール
第4回 表計算ソフトによるタスク管理より、スーツアップはかんたん！
第5回 会社でタスク管理をすることは当たり前になる!?
第6回 どうしてスーツアップは開発されたのか？
第7回 スーツアップが実現する組織力アップとは何か
第8回 スーツアップは労働生産性を上げるタスク管理ツール
第9回 スーツアップの導入・運用の3つのポイント
第10回 スーツアップのターゲットと導入の方法
番外編（前編） 「タスク管理の現状と課題」から考えるタスク管理専用ツールの普及とスーツアップ
番外編（後編） 「タスク管理の現状と課題」から考えるエクセルによるタスク管理とスーツアップ
※ 「経営支援クラウド」「Suit UP」及び「全社タスク管理」は株式会社スーツの登録商標です。
