カンバン方式とは？カンバン方式でタスク管理をする方法を解説！
仕事の管理で困っていませんか？
毎日の仕事に追われて、チームの進み具合がよくわからない。
そんな悩みを解決する方法があります。それが「カンバン方式」です。
この記事では、カンバン方式の基本から使い方まで、わかりやすく説明します。カンバン方式を使うと、仕事の見える化ができて、チーム全体の効率がアップしますよ。
この記事を読んで、仕事の進め方を変えてみませんか？きっと、仕事と私生活のバランスも良くなりますよ。
カンバン方式とは
カンバン方式とはやるべき仕事を付箋のような「カード」に書いて、それを大きな「ボード」に貼っていくタスクの管理方法のことです。
このボードは大抵の場合、「未着手」「進行中」「完了」という3つの列に分かれています。
仕事が進むにつれて、カードを左から右に動かしていきます。
カンバン方式のいいところは、誰がどんな仕事をしているのか、一目でわかることです。
カンバン方式は、実際のボードを使う方法と、パソコンやスマホのアプリを使う方法があります。
最近では、在宅勤務も増えてきたので、TrelloやJootoといったアプリを使えば、どこにいてもみんなで仕事の状況を共有できますよ。
カンバン方式のメリット
カンバン方式のメリットは以下の2つです。
- 進捗状況がわかりやすい
- 他のメンバーのサポートがしやすい
以下で詳しく解説していきます。
進捗状況がわかりやすい
カンバン方式の一番のいいところは、仕事の進み具合が一目でわかることです。
例えば、誰がどんな仕事をしているのか、今どこまで進んでいるのかが、ボードを見るだけでわかります。
「未着手」「進行中」「完了」のような列に、付箋を動かすだけで済むのです。
基本的には付箋を動かすだけなので、誰でも簡単に始められます。
パソコンで管理する場合でも、使いやすいツールがたくさんあるので安心です。
カンバン方式を使うと、個人でもチームでも、仕事の効率がグッと上がりますよ。
他のメンバーのサポートがしやすい
カンバン方式は、チームのみんなで助け合いやすくなります。
例えば、ある人の仕事が「進行中」の列に長く残っていると、「あれ？困ってるのかな？」と気づきやすいのです。
そうすると、「大丈夫？手伝おうか？」と声をかけやすくなります。
問題が大きくなる前に対処できるので、締め切りに追われがちな管理職の人には助かりますね。
協力して仕事を進められるので、一人一人の負担も減り、チーム全体の効率も上がりますよ。
カンバン方式のデメリット
カンバン方式のデメリットは以下の2つです。
- タスクの重要度がわかりにくい
- タスクの関係性がわかりにくい
以下で詳しく解説していきます。
タスクの重要度がわかりにくい
カンバン方式で気をつけないといけないことの一つが、どの仕事が大事なのかわかりにくいことです。
例えば、ボードに仕事を並べるとき、「未着手」「進行中」「完了」のような列に並べたとします。
しかし、これでは急いでやらないといけない仕事も、そうでもない仕事も、同じように見えてしまいます。
タスクの関係性がわかりにくい
カンバン方式には、もう一つ気をつけたいことがあります。それは、タスク同士のつながりがわかりにくいことです。
例えば、Aさんの仕事が終わらないと、Bさんが始められない、のような場合のことです。
カンバンボードだけ見ていると、このようなつながりがわかりにくいのです。
カンバン方式でタスク管理する方法
カンバン方式でタスク管理する方法は、以下のSTEPを踏んで行います。
- STEP1：タスクを洗い出す
- STEP2：担当者とスケジュールを決める
- STEP3：進捗に応じてステータスを変更する
以下で詳しく解説していきます。
カンバン方式の第一歩は、タスクを洗い出すことです。以下の手順で進めましょう。
① チームで話し合い、現在抱えている全ての仕事を挙げる
② それぞれの仕事を小さなタスクに分割する
③ 各タスクを一枚のカードに書き出す
④ カードには、タスクの内容などの情報を記入する
⑤ 全てのタスクカードを用意したら、カンバンボードの「未着手」列に並べる
これで、チームの全タスクが見える化され、カンバン方式の準備が整いますよ。
タスクの洗い出しが終わったら、次は担当者とスケジュールを決めます。以下の手順で進めましょう。
①タスクの優先順位を付ける
②各タスクに最適な担当者を決める
③タスクの難易度や工数を見積もる
④各タスクの締め切りを設定する
⑤決定した内容をタスクカードに追記する
これで、チーム全体の作業計画が明確になり、効率的なタスク管理の準備が整いますよ。
カンバン方式で肝心なのは、タスクの進捗状況を常に更新することです。以下の手順で進めましょう。
①タスクに着手したら、カードを「未着手」から「進行中」の列に移動する
②作業が完了したら、「完了」の列に移動する
③定期的にボードを確認し、滞っているタスクがないか確認する
④チーム内で進捗状況を共有し、問題点があれば話し合う
⑤完了したタスクは定期的に振り返り、プロセスの改善点を探る
これらの手順を繰り返すことで、効率的にタスク管理ができますよ。
カンバン方式のおすすめタスク管理ツール
カンバン方式のおすすめタスク管理ツールは以下の2つです。
- Trello
- Jooto
以下で詳しく解説していきます。
Trello
Trelloの特徴は、シンプルな操作性と柔軟なカスタマイズ性です。
ボードの上にリストを作って、その中にカードとしてタスクを追加していきます。
「未着手」「進行中」「完了」などのリストを作り、カードを動かすことで進捗を一目で確認できますよ。
チーム全体でボードを共有すれば、リアルタイムで状況を確認し合えますよ。
モバイルアプリも充実しているので、外出先でも管理ができるのです。
Jooto
引用：Jooto
Jootoは日本生まれのタスク管理ツールです。カンバン方式を使った見やすい画面が特徴で、日本の会社の仕事の進め方に合わせた機能が充実しています。
Jootoの便利なところは、ガントチャートが見られるところです。
チャット機能もついているので、仕事に関する話し合いをその場でできますよ。
困ったときのサポートも日本語で受けられるのが嬉しいですね。
