段取り八分とは？仕事での実践方法やポイントを解説！
「段取り八分ってなに？」
「段取りよく仕事をするにはなにをしたらいいの？」
聞いたことはあれど、段取り八分が実際にどのようなものか分からない方も多いのではないでしょうか。
段取り八分とは、物事を進める上での事前準備が非常に重要であるということを表した言葉です。
この記事では、「段取り八分」の意味と段取りが大切な理由、そして段取りよく物事を進めるための方法やコツをご紹介します。
物事を進めるのが苦手な方も、この記事を読めばきっと解決のヒントが見つかるはずです。
段取り八分とは
「段取り八分」という言葉は、物事を進める上での事前準備が非常に重要であることを意味した言葉です。
そもそも「段取り」とは、物事をスムーズに進めるためにあらかじめ必要な手順や計画を考え、準備しておくことを指します。
段取り八分とは、日本では古くから存在しており段取りがしっかりしていれば仕事の8割は終わったも同然であるという考えを一言で表したもの。
実際に、しっかり計画を立てて準備を行っていれば、ミスや混乱を防ぎ効率よく物事を進めることができるのです。
段取りが大切な理由
「準備が8割」と言われるほど、仕事やプロジェクトの成功には事前準備が欠かせません。
なぜ段取りがこれほどまでに重要視されるのでしょうか？
段取りをしっかり行うことで得られる3つの大きなメリットを具体的に解説します。
効率的にプロジェクトを進められる
「段取り八分」の最大のメリットは、効率よくプロジェクトを進行できることです。
「何を」「いつまでに」「どのように」行うのかを明確にしておけば、作業の流れがスムーズになります。
計画が立てられていない状態で手探りに進めると、途中で「次に何をすればいいのか？」と迷う時間が発生します。
しかし、段取りをしっかり組んでおけば、やるべきことが明確化されるため、迷いなく効率的に作業を進めることが可能です。
特にビジネスの場面では、段取りをしっかりと行うことで、会議やプロジェクト進行時の無駄を省き、時間の節約につながります。
例えば、プレゼンの際に想定される質問と回答を事前に考えておくことで、実際に質問をされても落ち着いて答えることができ、説得力も高まります。
このような事前準備が、結果的にプロジェクト全体の質や成功率を高めるのです。
プロジェクトに遅れがでない
段取りがしっかりしていれば、プロジェクトの遅延を防ぐことができます。
多くのプロジェクトで遅れが発生する理由は、計画が曖昧だったり、途中で必要な作業に気づくなどのイレギュラーが発生することが挙げられます。
事前に計画を立てておくことで、作業の期限や優先順位が明確になります。
- 各タスクの進捗管理が容易になる
- 問題を早期に発見できる
- 必要なステップが見通せる
- 所要時間を見積もれる
規模の大きなプロジェクトでは、一つの遅れが他の工程に連鎖することもあるため、事前の段取りは非常に重要です。
タスクの抜け漏れをなくすることができる
段取りを行うことで、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。
必要なタスクをリストアップし整理しておくことで、やるべきことが一目で把握できるようになります。
タスクを一覧にすると、目に見える形でチェックできるため、抜け漏れがあっても未然に防ぐことが可能です。
作業の重複も避けられて効率的にプロジェクトを進行させることができます。
段取りよく仕事を進める方法
「段取り八分」の考えを実行するためには、きちんとした準備が必要になります。
ここでは、効率的に段取りを行うための7つのステップをご紹介します。
まずは、「何を達成したいのか」という目標やゴールを明確に。
最終的に何を達成するのかを定めることで、進むべき方向性がはっきりします。
チームのプロジェクトでも、メンバーと目標を共有することで、同じ方向を向いて動くことができます。
目標が決まったら、そこから逆算して戦略を立てましょう。
達成期限から逆算し、どのタイミングで何をすべきかを考えることで、効率的な進め方が見えてきます。
次に、達成するために必要なタスクをすべて洗い出します。
細かい作業までリストアップすることで、抜け漏れを防ぐことができます。
次に、洗い出したタスクに優先順位をつけます。
「締め切りが早いもの」「重要度が高いもの」を優先的に進めるようにします。
優先順位をつける際には、タスクの緊急度と重要度を考慮することが大切です。
最優先で取り組むべき作業が明確になり、効率よく進められます。
タスクごとに誰が担当するのかを決め、具体的なスケジュールに落とし込みます。
誰が、いつまでに、何をするのかを明確にすることで、進捗の管理がしやすくなります。
計画に基づいて作業を進めます。
計画通りに進めることを意識しつつ、状況に応じて柔軟に対応することが大切です。
プロジェクトが完了したら、振り返りを行いましょう。
「どの段取りが効果的だったのか」「改善すべき点はどこか」を明確にすることで次回に活かすことができ、さらに段取りよく進める力が身に付きます。
段取りよく仕事を進めるためには、計画と実行、そして振り返りが欠かせません。
上記の手順を実践して、効率的に目標を達成しましょう！
段取りよく仕事進めるためのポイント
段取りが重要なのは分かったけれど、実際に仕事で活かすにはどうすればいいのでしょうか？
ここでは、さらに段取りを効果的にするための具体的なポイントをご紹介します。
余裕をもったスケジュールにする
段取りよく仕事を進めるためには、余裕をもったスケジュール設定が必須。
タイトなスケジュールでは、予期せぬトラブルや遅延が発生した際に対処が難しくなります。
プロジェクト全体が滞ってしまう可能性もあるため、余裕を持たせたスケジュールで柔軟に調整するようにしましょう。
余裕のあるスケジュールは精神的な余裕にもつながり、チーム全体のパフォーマンスを向上させる効果もあります。
タスクの因果関係に注意する
プロジェクトを進める際は、各タスクの因果関係に注意しましょう。
「Aが終わらないとBが始められない」というようなタスク間の関係を理解し、順序立てて計画を組むことが重要です。
タスク同士の関係性を把握することで、無駄な待ち時間を減らし、プロジェクト全体の効率を向上させることができます。
ツールを利用してチーム全体のスケジュール管理をする
個人の段取りだけでなく、チーム全体のスケジュール管理も成功のカギです。
ガントチャートやタスク管理アプリを使うことで、チーム全体の進捗やスケジュールを把握しやすくなります。
情報共有がスムーズになるため、各メンバーが自分の役割を把握しやすくなり、全体の遅延を防ぐことに繋がります。
ツールを活用することで、タスクの進捗状況をリアルタイムで確認できるため、問題が発生した場合の迅速な対応が可能になります。
振り返りを怠らない
プロジェクトが完了したら、必ず振り返りを行いましょう。
計画と実行の間にズレがなかったかを確認し、改善点を次のプロジェクトに活かしましょう。
振り返りの際には、PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルを活用することがおすすめです。
振り返りを習慣化することで、次の仕事ではより効率的かつ質の高い段取りが組めるようになります。
