エクセルで勤務時間管理をする方法！勤怠表の作り方まで解説

「勤務時間の管理ってどうすればいいの？」

「エクセルで勤務時間管理を始めたいけれど、やり方がわからない…」

という悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

エクセルを使って勤務時間を管理することで、コストをかけずに簡単に始められる上、データを自在にカスタマイズすることができます。

この記事では、エクセルを活用した勤務時間管理のメリット・デメリットやテンプレートを使った簡単な管理方法、自作で管理表を作るステップについて解説します！

エクセルを使って効率的に勤務時間を管理したいという方はぜひ参考にしてみてください！

エクセルで勤務時間管理をするメリット

エクセルを利用して勤務時間を管理することには、多くのメリットがあります。

ここでは、エクセルならではの魅力や利便性を3つ解説します。

導入コストがかからない

エクセルは、Microsoft Officeに含まれるソフトウェアで、既に多くの企業で利用されています。

そのため、新たに勤怠管理システムを導入する必要がなく、追加のコストが発生しない点が大きな魅力です。

特に中小企業や個人事業主にとっては、専用の勤怠管理ソフトを導入する際に発生する月額料金を抑えられるため、コスト削減の面で優れています。

Microsoft Officeがインストールされたパソコンさえあれば、すぐにエクセルを活用して勤務時間の管理を始めることができます。

さらに、クラウドサービスを活用することで、複数人がリアルタイムでデータを更新・共有する仕組みを構築することも可能です。

エクセルの操作に慣れている

エクセルは、学生時代から使用経験がある人も多く、社会人にとって馴染み深いツール。

基本的な表作成や関数の使い方をすでに理解している人が多く、新たに特別な知識を習得しなくてもすぐに勤務時間管理を始められるというメリットがあります。

普段から売上管理やタスク管理でエクセルを使っている人にとっては、勤務時間管理も同じ感覚で取り組むことができ、作業効率を高めることができます。

特に、SUM関数やIF関数などの基本的な機能を使うだけで簡単にシンプルな勤怠表を作成できるため、業務負担の軽減にもつながります。

既存のツールを最大限に活用できる点は大きなメリットであるといえます。

テンプレートを利用できる

エクセルには、公式サイトやインターネット上で提供されている勤怠管理用テンプレートが豊富にあり、無料で利用できるものも数多く存在します。

Microsoftの公式テンプレートをダウンロードすれば、すぐに使用可能なフォーマットを活用できます。

テンプレートにはあらかじめ整備されたフォーマットが用意されているため、自社の業務内容や勤務形態に応じて簡単にカスタマイズでき、迅速に運用を開始できる点が魅力

テンプレートを活用すれば、項目の追加や計算式の設定を一から行う必要がなく、簡単に導入できます。

例えば、始業時間や終業時間を入力するだけで、自動的に総勤務時間を計算してくれる機能が組み込まれているテンプレートもあります。

これにより、手間を削減し、効率的に管理を始めることが可能です。

エクセルで勤務時間管理をするデメリット

エクセルは便利なツールですが、全てが完璧というわけではありません。

データの改ざんリスクや入力ミスなど、運用上の課題もあります。

このセクションでは、エクセルを使用する際に注意すべきデメリットを具体例とともに解説し、その対処法についても触れていきます。

勤務実績を改ざんされるリスクがある

エクセルの柔軟性は魅力ですが、自由に編集できるという点がデメリットになることもあります。

特に、共有フォルダ上で管理している場合、意図的または誤ってデータが改ざんされる可能性があります。

例えば、従業員が自分の勤務時間を勝手に変更してしまうリスクがあります。

このようなリスクを防ぐためには、ファイルにパスワードを設定したり、編集権限を限定したりすることが重要です。

また、定期的にバックアップを取ることで、不正や事故によるデータ損失を防ぐことができます。

入力ミスが起こる

エクセルは手動でデータを入力するツールであるため、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなります。

例えば、終業時間を「18:00」と入力するつもりが「80:00」と誤入力してしまうケースが考えられます。

こうしたミスを防ぐために、データ入力規則を設定することが有効です。

例えば、時間入力に対して24時間形式を指定したり、セルの範囲内にのみ許可する値を限定したりすることで、エラーを最小限に抑えられます。また、複数人でチェック体制を構築するのも重要です。

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テンプレートを使って勤務時間を管理する方法

エクセルでの勤務時間管理を簡単に始めるなら、テンプレートの活用がおすすめです。

このセクションでは、Microsoftが提供する在宅勤務対応出勤表を使った管理方法をステップごとに紹介します。

テンプレートを使うことで、効率的かつ正確にシフトや勤務時間を管理する方法を学びましょう。

参考→https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=14483

エクセルで勤務時間管理を自作する方法

テンプレートではなく、自分で勤務時間表を作成したい方に向けたセクションです。

この部分では、エクセルの関数やフォーマット機能を駆使して、自分だけのオリジナル勤務時間表を作る手順を解説します。