脱エクセルは本当に必要？メリットや移行先を解説！

脱エクセルを始めるビジネスパーソンや企業が、近年少しずつ増えてきました。

しかし、「業務に支障が出ないだろうか」「どれくらい効果があるだろうか」と疑問を持つ人も少なくありません。

本記事では、脱エクセルのメリットとデメリットや、脱エクセルの手順について解説します。

エクセルの代わりとなるおすすめのツールも紹介しますよ。

脱エクセルを検討している人は、ぜひ参考にしてください。

計画的に脱エクセルを実現し、業務の効率化や生産性の向上を図りましょう。

脱エクセルとは

今まで使用していたエクセルをほかのツールに置き換えることを、脱エクセルと言います。

似た概念として、エクセルのよさを活かしつつ別のツールと併用することを意味する、活エクセルという言葉も…。

高い汎用性で万能なビジネスツールとして活躍してきたエクセルも、存在意義が少しずつ変わってきているようです。

脱エクセルを進める会社が増えている理由

脱エクセルを推進している企業が多い背景としては、以下のような理由が挙げられます。

エクセルが業務の効率を落としているから

エクセルを使用することで、業務を効率よく進められないことがあります。

よく工夫して作り込んであるエクセルは、機能性が高く、さまざまな業務に対応可能です。

一方、ファイルを作成した本人しか使いこなせず、ほかの人にとって扱いにくい場合も…。

誰もが使えるファイルでなければ、業務に支障が出てしまいかねません。

また、基本的にエクセルは、オリジナルのファイルを1人で使用することが想定されています。

1つのファイルを共有して複数人で同時に作業するような運用方法に適していないことにも、注意が必要です。

新しいシステムを導入するため

表計算ソフトとして親しまれてきたエクセルですが、新しいシステムの導入に伴い、使う必要がなくなることも…。

現在は、新しいシステムが多く開発され、それぞれの用途に特化したツールも普及しています。

フォーマットを作成する手間なく使い始められるという点で、エクセルよりもニーズが高まっているのが現状です。

クラウド型でアクセスしやすいツールのほうが使いやすいと判断されるのは、仕方ないことかもしれません。

脱エクセルのメリット

脱エクセルの4つのメリットを確認していきましょう。

属人性が下がる

脱エクセルを行うメリットの1つは、属人性が下がり、特定のメンバーに業務を依存することがなくなることです。

エクセルの基本操作ができる人は多いですが、関数やマクロを理解して使いこなせる人は、けっして多くありません。

慣れない人は、ファイルの編集がスムーズにできなかったり、誤った操作をしてしまったりする可能性が高いです。

メンバー間の偏りなく取り組めるほうが、業務効率が上がります。

エクセルの代わりに誰でも感覚的に使いこなせるシステムを導入すれば、スムーズに業務を進められるはずですよ。

同時編集が可能になる

脱エクセルによって、複数人で同時にファイル編集することが可能になるのも、大きなメリット。

バージョンによりますが、基本的には、同じエクセルファイルを同時編集することはできません。

最新状態のファイルをリアルタイムに確認することも難しいです。

ここ数年でリモートワークが普及し、働き方が多様化してきています。

同時アクセス同時編集ができるツールやサービスも増えていますよ。

脱エクセルで、チームで協業しやすい環境が整えていくことを検討してみてください。

データが増えてもファイルが重くならない

脱エクセルで別のシステムを導入することで、データ量によってファイルが重くなるトラブルを回避できます。

エクセルの場合、データ量が増えていくと動作が遅くなったり、データが壊れてしまったりしがちです。

作業効率が悪くなり、ストレスも感じてしまうかもしれません。

脱エクセルを実施することで、データ量を気にせずによくなると、円滑に作業することが可能になりますよ。

高いセキュリティ

脱エクセルによって、セキュリティ面も安心できるようになります。

エクセルは、詳細な権限設定や作業履歴の確認ができません。

セキュリティの強化にも手間がかかり、不正なアクセスや処理があっても、実態を解明しにくいです。

新しいシステムで詳細なセキュリティ設定や履歴の確認が容易になれば、情報を管理しやすく安心して使えますよ。

脱エクセルのデメリット

メリットの多い脱エクセルですが、実行することによるデメリットがまったくないわけではありません。

新システムの導入に費用がかかる

基本的に無料で使えることが多いエクセルとは異なり、新しいシステムを導入するには、費用がかかります。

優れたシステムを会社全体で使い始める上で、導入費や運用費が発生するのは当然です。

脱エクセルの実施を判断するには、新システム導入に伴う費用対効果を検討する必要があることに注意してください。

新システムに慣れるのに時間がかかる

新システムを導入しても、効果を感じられるまでには、時間がかかることが多いです。

エクセルから別のシステムに置き換えても、すぐに全員がストレスなく活用できるわけではありません。

エクセルを長年愛用してきて操作に慣れていた人ほど、新システムに抵抗があることに配慮が必要です。

できるだけシンプルで直感的に操作ができるようなシステムを採用することをおすすめします。

脱エクセルのステップ

エクセルから別のシステムに切り替えるには、事前の準備が必要です。

脱エクセルをスムーズに実現するための流れを確認していきましょう。

エクセルの代わりになるおすすめツール

脱エクセルを行う際に、おすすめの新たなツールを3つ紹介します。

Notion

Notionは、さまざまな情報を集約し、タスク管理やプロジェクト管理ができるサービスです。

オールインワンワークスペースと呼ばれるNotionの特徴は、以下の通りです。

さまざまなビジネスシーンに使える豊富な機能が揃っています。

エクセルのデータも、スムーズに移行できるはずですよ。

Kintone

Kintoneは、知識がなくても業務に使えるアプリを自ら開発できるクラウドサービスです。

以下のような特徴があります。

あらゆる業種、あらゆるチームや担当者、あらゆる業務にマッチするはずです。

ジョーシス

ジョーシスは、ITデバイスとSaaSの統合管理ができるクラウドサービスです。

とくに情報システム部門の業務効率化やセキュリティ強化が期待できます。

ポイントは以下の4つです。

コスパのよさもおすすめの理由です。

また、さまざまなアプリとの連携もできるので、いい意味でエクセルの使用感とは全く異なるかもしれません。

脱エクセルをするならスーツアップがおすすめ

脱エクセルをするときに気になるのが、新しいツールに馴染めるかどうか。

結局、社内のメンバーが使いこなせないツールに切り替えても意味がありません。

スーツアップなら、見た目がエクセルと同じように利用ができるから安心。チームでかんたん、毎日続けられる プロジェクト・タスク管理ツールです。

表計算ソフトのような操作で、チームの業務を「見える化」して、タスクの抜け漏れや期限遅れを防ぎます。

また、専門家とAIが作ったタスク雛型が充実しているので、誰でもかんたんにタスク設定ができたり、タスク期限をメールやチャットツールで自動的に通知したりとエクセルではできない便利機能がたくさん。

まずは無料で30日間のお試しもできるので、ぜひ活用してくださいね。

フォームからメールを送るだけで30日間試せる！