業務の見える化・可視化とは？方法や役立つツールを詳しく解説！

最近は、テレワークやDX（デジタルトランスフォーメーション）が進んでいます。

チームや部署の働き方が複雑になってきている中で、以下のような課題に悩む企業も多いようです。

• チーム内で誰が何をしているのか把握できない
• 属人化した業務により、急な引き継ぎが難しい
• タスク管理が曖昧で、進捗やボトルネックが見えづらい
• メンバーの稼働状況や成果が評価しにくい

さまざまな課題が浮き彫りになる今、業務の見える化（可視化）が注目されています。

業務の流れや担当者の状況、タスクの進捗などを見える形にすることで、チーム全体の連携や生産性が向上しますよ。

連携力も格段にアップし、無駄の削減や効率化にもつながるため、企業の競争力強化にも直結するはずです。

しかし、いざ見える化を始めようとすると、「何から手を付けていいかわからない」という声も少なくありません。

本記事では、業務の見える化とは何かという基本から、具体的な手法や便利なツールまで、わかりやすく解説します。

初めて取り組む人にも実践しやすいよう、ポイントや注意点もまとめているので、ぜひ参考にしてくださいね。

業務の見える化とは？

ビジネスの現場では、「何が問題なのか分からない」「誰がどこまでやっているのか不明確」という状況に陥りがちです。

問題を解決するには、仕事の流れ・役割・進捗状況などを、誰もが把握できるように整理・共有する必要があります。

普段の業務中で見えにくい情報を、あえて見える形にすることで、多くのメリットを得られますよ。

課題の発見や状況の改善だけでなく、チームや組織の連携を強化することも可能です。

業務の見える化をする目的

業務の見える化の最大の目的は、誰が、どの業務を、どのように行っているかを明確にすることです。

見える化することによって、業務の属人化を防ぎ、チーム全体の生産性と連携力を向上させることができますよ。

たとえば、日々の業務がブラックボックス化していると、進捗が見えず、遅延やミスの原因を把握しづらくなります。

ボトルネックの早期発見や的確な指示が可能にするためには、見える化が欠かせません。

効率的なマネジメントを実現するためにも、業務の見える化を進めましょう。

業務の見える化をさせるべき情報

見える化すべき情報は、以下のように多岐にわたります。

• 各メンバーの担当業務と役割
• 業務の進捗状況や優先度
• 使用している資料やマニュアルの所在
• タスクの期日や依頼先
• 会議や報告のスケジュール

それぞれの情報を整理して共有することで、伝達ミスや確認作業の手間を減らせるようになりますよ。

メンバー全員が同じ情報を元に動けるようになるため、結果的にチームワークもスムーズになるはずです。

業務の見える化をする方法

業務の見える化を実現するには、ただツールを導入すればよいわけではありません。

大切なのは、自社の業務の流れや課題を正しく把握し、適切な手法で見える化を進めることです。

業務の見える化を効果的に進めるための基本的なステップを、3つの視点から紹介します。

実際の現場で取り組む際のヒントとして、ぜひ参考にしてみてください。

業務の見える化に役立つツール

業務の見える化を効果的に進めるには、ツールの活用が欠かせません。

適切なツールを使うことで、プロジェクト管理や情報共有の負担を軽減可能です。

今どのような業務がどこまで進んでいるのかを、誰もが一目で把握できるようになりますよ。

代表的な5つのツールを紹介するので、導入を検討してみてください。

Asana

Asanaは、チームのタスク管理に特化したプロジェクト管理ツールです。

視覚的に優れたUIと柔軟なカスタマイズ性で、プロジェクトの進行状況・担当者・締切などを一覧で可視化します。

ガントチャートやカレンダー機能もあり、プロジェクト全体の流れをつかみやすい点も魅力です。

Trello

Trelloは、カンバン方式でタスクを整理できるシンプルなツール。

カードをドラッグ＆ドロップするだけで進捗管理が可能で、直感的に使いやすく、導入ハードルが低いですよ。

小規模チームや初心者にも適していて、「ToDo」「進行中」「完了」といったステータスで業務の流れを把握できます。

Jira

Jiraは、ソフトウェア開発などの技術系プロジェクトに多く使われている高度なプロジェクト管理ツール。

タスクの優先順位づけやバグ管理などに強みがあり、アジャイル開発におけるスプリント管理や進捗把握に最適です。

開発チームだけでなく、複雑な業務管理を実施したい企業にも向いていますよ。

Backlog

Backlogは、エンジニアと非エンジニアが協働しやすい国産のプロジェクト管理ツールです。

ガントチャート・課題管理・Wiki機能・Gitリポジトリ連携などが統合されていて、タスクや情報を一元管理できます。

直感的な操作でありながら、細やかな権限設定や通知機能も整っているのが魅力ですよ。

Notion

Notionは、ドキュメント・タスク・データベースを柔軟に組み合わせられるオールインワンツール。

ナレッジの蓄積と業務フローの見える化が同時にできるため、情報共有と可視化を一体で進めたい企業に適しています。

チームの働き方そのものを整理する目的でも活用されていますよ。

業務の見える化を行う上でのポイント

見える化を成功させるには、ただ情報を表にすればいいわけではありません。

本当に意味のある見える化にするためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。

業務の見える化を行う目的を明確にする

まず最も大切なのは、なぜ見える化を行うのかを明確にすることです。

業務の無駄を省くためなのか、引き継ぎをスムーズにしたいのか、それとも生産性を上げたいのか…。

目的を設定することで、目的に合ったツールや手法を選びやすくなるため、取り組みの軸もブレません。

適切なツールを選定する

多機能で便利なツールであったとしても、決して万能ではありません。

チームの規模や業種、目的に応じて、必要十分な機能を持ったツールを選ぶことが重要です。

高機能だけど使いこなせないツールよりも、誰もが使えて業務にフィットするツールを選んでください。

適切なツールを選ぶことで、定着率も高まりますよ。

誰が見てもわかる内容にする

情報を整理する際は、自分だけしかわからないようなまとめ方だとよくありません。

第三者でもすぐ理解できるようにまとめることが大切です。

たとえば、専門用語や略語を使いすぎない、説明不足にならない、可視化の図を簡潔にするなど工夫が必要ですよ。

関係者に共有する

業務を見える化したら、自分だけが見ているのではなく、関係者に共有する必要があります。

チーム全体や関連部署と共有し、共通認識を持つことが成功の鍵です。

週次ミーティングやチャットツールでの報告、ドキュメントの定期更新など、共有の習慣づくりも意識しましょう。

業務の見える化についてよくある質問

最後に、「業務の見える化」について多くの方が疑問に感じるポイントをQ&A形式でまとめます。

【まとめ】業務の見える化とは？

業務の見える化とは、業務の流れや担当者・進捗状況・課題などを明確にすること。

見える化を行うことによって、誰もが状況を把握できるようになります。

属人化の解消、ミスの削減、チーム内の連携強化、生産性の向上といったメリットも得られますよ。

目的に合ったツールを活用し、共有・運用ルールを整えましょう。

上手く整理できれば、継続的な改善サイクルを生む仕組みとして機能します。

業務の改善に取り組む第一歩として、ぜひ見える化を進めてください。

チームの力を最大化するヒントが、きっと見えてくるはずですよ。