タスク管理をアナログで行う方法！手順やメリット・デメリットを解説

現代は、スマホやPCでタスク管理を完結させるアプリが数多く登場しています。

ただし、紙とペンを使ったアナログ管理には、独自の魅力があることもまた確かです。

本記事では、タスク管理をアナログで行う具体的な方法や、メリット・デメリットについて解説します。

デジタルツールが苦手な人や、あえて手を動かすことで思考を整理したい人におすすめですよ。

もし気になるポイントがあったら、ぜひ実践してみてください。

タスク管理をアナログで行う方法

アナログ管理の第一歩は、適切なツール選びです。

一般的な文房具店で手に入るノートや手帳でも十分ですが、まだ工夫の余地があります。

付箋・クリップボード・専用ノートを組み合わせると、管理の自由度が格段に高まりますよ。

たとえば、世界中で人気のバレットジャーナルがおすすめ。

無地のノートに自作の目次・インデックスを設け、タスクを構造化された箇条書きで管理します。

ページ番号とインデックスを連動させることによって、必要な情報へ瞬時にアクセスできる仕組みです。

また、フランクリン・プランナーも優れています。

月間→週間→日別ページを備えた手帳を活用すれば、長期計画から日々のタスクまでを一冊で一元管理できますよ。

自分の働き方や思考スタイルに合わせてフォーマットをカスタマイズし、タスク管理を継続していきましょう。

タスク管理をアナログで行う手順

アナログ管理を効果的に実践するには、段階的なプロセスが重要です。

単にタスクを書き出すだけでは、本当の効果は得られません。

以下の5つのステップを順に実行することで、抜け漏れのないタスク管理を実現しましょう。

①タスクを洗い出す

まずは、やるべきタスクをすべて洗い出し、頭の中を可視化することから始めましょう。

仕事の会議準備から日用品の買い物リストまで、大小問わず思いつく限り箇条書きにしてください。

書き出す行為自体が思考の整理を促し、重要な項目の抜け落ちを防ぎます。

②タスクの分類・整理をする

次は、洗い出したタスクを「仕事」「プライベート」「緊急度」などの観点から分類します。

カテゴリ別に色分けしたり付箋を使い分けたりして、わかりやすく整理するのがおすすめです。

たとえば、赤い付箋を「明日までの期限のもの」、青い付箋を「今週中に完了すべきもの」とするなどです。

視覚的に区別すれば、優先度が一目で把握できるようになります。

③タスクの優先順位を決める

重要度と緊急度を軸に、タスクにA/B/Cランクなど優先度を付けると、先に着手すべきものを判断可能です

たとえば、クライアント提出資料作成と週次ミーティング資料準備とオフィス備品発注は、優先度が違います。

より優先的に取り組むべきタスクをはっきりさせ、確実に取り組むことが重要ですよ。

④タスクの期限を設定する

すべてのタスクに明確な締め切り日を設けることで、先延ばし防止につながります。

手帳の該当日に期限を書き込んだり、付箋に「◯月◯日まで」と記載しましょう。

見開きページで進捗状況を一目で確認できるような工夫をするのが効果的です。

⑤紙や付箋に書き出す

整理したタスクを実際のノートや付箋に書き出し、デスク周りや壁面など目につく場所に配置します。

手を動かして書くことで、記憶への定着率が高まりますよ。

今取り組むべき課題が常に視界に入るため、格段と進捗管理がしやすくなるはずです。

タスク管理をアナログで行うメリット

アナログ管理には、デジタル管理にはない直感的な操作感や思考の明確化といったメリットがあります。

手書きならではの思考整理効果や自由なカスタマイズ性、電源不要のオフライン利便性などが魅力です。

アナログ管理の強みについて、3つの観点から紹介します。

書くことで思考が整理される

手を動かして文字を書くことは、思考の断片を整理するのに効果的です。

たとえば、会議中にホワイトボードの代わりにノートに図解しておくのがおすすめ。

後で振り返った際に、議論の流れや結論に至るプロセスが明確になりますよ。

自由度が高く、好きにカスタムできる

アナログの場合は、既存のアプリテンプレートに縛られません。

自分好みのフォーマットやデザインで管理できるのが、大きな魅力です。

罫線ノートを使ってガントチャート風にタスクを配置したり、イラストや色を効果的に取り入れたりできます。

カスタマイズすることで、作業へのモチベーション向上にもつながりますよ。

紙とペンがあればどこでもできる

アナログでタスク管理する大きなメリットの1つが、紙とペンさえあればどこでもできること。

電源やネット環境に依存せず、移動中や屋外でも即座にタスク管理が可能です。

通勤電車の中で付箋にアイデアやTODOをメモしておけば、オフライン環境でも時間を有効活用できますよ。

タスク管理をアナログで行うデメリット

一方、アナログ管理には、紛失や共有の難しさなど、注意すべき点もいくつか存在します。

更新の手間やチーム共有の難しさなど、紙とペンだからこそ注意すべきポイントを、具体例を交えて解説します。

管理しにくい

タスク数が増えると、手動で並べ替えたり更新したりするのが手間になります。

たとえば、ToDoリストの追加・削除のたびにノートを修正していると、作業効率の低下につながることも…。

大量のタスクを扱う場合は、管理方法を工夫する必要があります。

紛失・破損のリスクがある

紙媒体は、水濡れ・破れ・置き忘れによる紛失リスクが避けられません。

もしカフェでノートを広げている際にコーヒーをこぼしてしまったら…。

大切なタスク情報が読めなくなるといった事態も起こり得ます。

念のために、定期的にスマホで写真を撮るなどのバックアップ対策をしておきましょう。

他の人と共有しづらい

クラウド同期ができないため、チームメンバーとのリアルタイム情報共有が難しいのが弱点です。

重要な進捗状況は、共有のために何らかの工夫をすることが求められますよ。

週次で写真に撮ってグループチャットに投稿したり、定期的にデジタル化して共有フォルダに保存したりしましょう。

アナログでのタスク管理についてよくある質問

初心者が疑問に感じやすいポイントをQ&A形式でまとめました。

手帳の選び方から優先順位づけのコツまで、すぐに役立つ回答を確認しましょう。

個人・チームのタスク管理におすすめのアプリ「スーツアップ」

個人でもチームでもタスク管理をするなら、「スーツアップ」がおすすめです。

スーツアップは、エクセルのような使用感なので、誰でも簡単にタスク管理を日常の業務に取り込めますよ。

スーツアップを導入すると、以下のことができるようになります。

また、スーツアップの導入は、IT導入補助金の対象にもなるので、ぜひ選択肢として検討してみてくださいね。

【まとめ】アナログでタスク管理する方法

アナログでのタスク管理には、デジタルツールとは違った特徴があります。

手を動かすことによる思考の整理、自由なカスタマイズ性、場所を選ばない実用性などが大きな魅力です。

一方で、紛失リスクや共有の難しさには、なにかしらの対策が必要です。

本記事を参考に、自分に最適なツールを選び、運用ルールを確立してみてください。

慣れてくれば、デジタル管理では得られない深い満足感と効果を実感できるはずです。

ぜひ身近なノートとペンを手に取り、自分だけのタスク管理を一歩ずつ始めてみましょう。