エクセルでできる期限通知メールの設定方法を解説！

「エクセルでタスク管理をしているけど、ついつい期限を見逃してしまう…」

「メンバーへのリマインドメール、毎回手作業で作るのは正直大変…」

もし期限を通知するリマインドメールについて悩んでいるなら、きっと本記事が役に立つはずです。

実は、エクセルを活用するだけで、期限が近づいたタスクを自動でメール通知する仕組みが作れますよ。

本記事では、エクセルを使った期限通知メールの設定方法を解説し、具体的な手順や注意点も紹介します。

エクセルに苦手意識がある人でも、読み終えるころには、「これなら自分にもできそう！」と思えるかもしれません。

タスクの見逃しとは無縁の、快適なエクセルライフを目指しましょう。

エクセルで期限の通知メールを送信する方法一覧

エクセルを使って期限の通知メールを送る方法は、主に2つあります。

1つ目は、エクセルのVBA（Visual Basic for Applications）とOutlookを連携させて自動でメールを送信する方法。

エクセルに標準で搭載されているプログラミング機能を活用し、メール送信のタイミングや内容を細かく設定できます。

2つ目は、Microsoftが提供するPower Automateというクラウドサービスを利用した自動化です。

プログラミングの知識がなくても、画面上で設定を組み合わせるだけでOK。

エクセルの情報を基にしたメール送信を自動化できますよ。

それぞれ特徴が異なるので、自身のスキルや環境に合わせて選んでください。

次章からは、2つの自動メール送信方法について、それぞれの特徴や設定手順を詳しく解説していきます。

エクセルとVBAを使った自動メール送信の方法

エクセルのVBA機能を使って、期限が迫ったタスクの情報を自動でメール送信する設定方法を見ていきましょう。

少し専門的に聞こえるかもしれませんが、サンプルコードを使えば意外と簡単に設定できますよ。

VBAとは？

VBAは、「Visual Basic for Applications」の頭文字をとった略語。

エクセルを始めとするMicrosoftのアプリケーションに組み込まれた、プログラミング言語のことです。

VBAを使うと、エクセルでの作業を自動化したり、より高度な処理を実現したりできますよ。

難しそうに感じるかもしれませんが、大変便利なツールです。

VBAの力を借りて、従来は手作業でやっていた定型的な作業をエクセルにお任せしてしまいましょう。

VBAでのメール送信手順

実際にVBAを使ってメールを送信するための手順を確認していきます。

Outlookについては、あらかじめメールアカウント設定を完了させておいてください。

複数の宛先に一斉送信する方法

1つの通知メールを複数の人に送りたいというケースにも対応可能です。

プロジェクトメンバー全員に同じ内容のリマインドを送りたいときでも、VBAで簡単に一斉送信できますよ。

Outlookで複数の宛先を指定する場合、メールアドレスを「；」（セミコロン）で区切って入力すればOK。

VBAでメールを作成する際も、「；」で区切って宛先文字列を作成すれば、複数人に同時にメールを送れます。

複数の宛先を To に設定して一斉送信する簡単なサンプルコードを見てみましょう。

Sub SendBulkAlerts()
Dim outlookApp As Object 'Outlook.Application
Dim mailItem As Object 'Outlook.MailItem
Dim recipients As String
Set outlookApp = CreateObject("Outlook.Application") 'New Outlook.Application
Set mailItem = outlookApp.CreateItem(0) 'olMailItem

'セミコロンで区切って複数の宛先を指定
recipients = "user1@company.com; user2@company.com; user3@company.com" '★実際の宛先に変更

With mailItem
    .To = recipients
    .Subject = "【一斉通知】期限が近づいているタスクについて" '★件名を適宜変更
    .Body = "関係者各位" & vbCrLf & vbCrLf & _
            "お疲れ様です。" & vbCrLf & _
            "期限が近づいているタスクがありますので、ご確認をお願いいたします。" & vbCrLf & _
            "詳細については、別途共有されているタスクリストをご参照ください。" '★本文を適宜変更
    .Display '.Send '内容確認のためDisplayを推奨
End With

Set mailItem = Nothing
Set outlookApp = Nothing

MsgBox "一斉通知メールを作成しました。", vbInformation
End Sub

VBAを使用する際の注意点

まず重要なのは、Outlookが起動している状態であることです。

動作を安定させるため、事前にOutlookを起動しておくか、VBAコード内で起動確認処理を入れると確実ですよ。

セキュリティ警告が表示される場合がある点も覚えておきましょう。

マクロからOutlookを操作しようとすると、不正なプログラム対策で警告が出ることも…。

頻繁に警告が出る場合は、Outlookの設定見直しやデジタル署名の付与も検討しましょう。

VBAコード実行のためには、エクセルファイルのマクロ有効化も必要です。

ファイル開封時に「コンテンツの有効化」をクリックしてください。

メール送信処理を定期的に実行したい場合は、エクセルの機能だけでは完結しません。

Windowsのタスクスケジューラ等と組み合わせれば、指定日時に自動でマクロを実行する仕組みも構築できますよ。

Power Automateを使った自動メール送信の方法

Power Automateとは？

Power Automate（旧称 Microsoft Flow）は、Microsoftが提供しているクラウドベースの自動化プラットフォーム。

さまざまなアプリケーションやサービス間での日常的な繰り返し作業を、「フロー」として自動化できます。

Power Automateでのメール送信手順

Power Automateを使用する際の注意点

Power Automateをより快適に使うためには、知っておきたいポイントがいくつかあります。

無料プランの場合、月の実行回数が750回まで、1日のAPIリクエストが6,000回までといった制限に要注意。

業務で本格的に運用するなら、Microsoft 365ライセンスやPower Automate Premiumライセンスを取得しましょう。

エクセルファイルは、SharePoint OnlineかOneDriveに配置する必要があります。

ローカルPC上のファイルは直接扱えませんが、クラウドベースで安定した定期実行が可能なのが魅力ですよ。

また、エクセル側のデータは、必ずテーブル形式で管理してください。

エクセルで期限の通知メールを送信するメリット

次に、VBAとPower Automateで期限通知メールを設定する具体的なメリットについて確認していきましょう。

タスクの締め切りや見逃しを防止できる

エクセルで期限の通知メールを送る仕組みを構築すれば、設定した条件やタイミングで自動的にメール送信できます。

「うっかりタスクの存在を忘れていた！」「期限が過ぎてしまった！」といった人的ミスを大幅に削減できますよ。

多くのタスクを抱えている場合や、複数のメンバーが関わるプロジェクトの場合は、とくにおすすめ。

重要な締切を見落として大きな問題につながることを防ぎましょう。

ぜひ自動化された期限通知システムを導入することで、プロジェクト遅延のリスクを軽減してください。

他のツールを使わなくても完結できる

普段からエクセルでタスク管理している人にとっては、エクセルだけで完結できるのが大きな魅力。

VBAを利用する場合、基本的にエクセルとOutlookだけでシステムを構築できます。

新しい専用ツールを導入したり操作方法を覚えたりする手間やコストがかかりません。

Power Automateを利用する場合も、すでにMicrosoft 365を利用しているなら、追加のツールは導入不要です。

使い慣れたMicrosoftの環境内で完結できるのは、学習コストの面でもメリットが大きいですよ。

柔軟にカスタマイズできる

エクセルを使った期限通知システムは、非常に柔軟にカスタマイズ可能です。

たとえば、通知を送るタイミング（期限の何日前に通知するかなど）を自由に設定できます。

送信するメールの件名や本文の内容も、自社の運用ルールや伝えたいニュアンスに合わせられますよ。

設定が少し大変かもしれませんが、完全にカスタマイズできるのは、大きなメリットです。

「エクセルの期限通知メール」についてよくある質問

最後に、エクセルの期限通知メールに関してよく寄せられる質問と回答をまとめました。

【まとめ】エクセルの期限通知メールを設定して見落しを防止しよう

エクセルでの期限通知メール設定法、VBAとPower Automateの活用術を解説してきました。

最大のメリットは、「うっかり忘れ」や見落としを防止できることです。

VBAとPower Automateのどちらを使うかは、自身や職場の状況に合わせて判断しましょう。

小さく始めつつ、改善を重ねて、よりしっかりと機能するシステムを構築し、業務効率化を実現してくださいね。