会計事務所の定型業務にピッタリ！かんたんで使いやすいタスク管理ツール ～ 税理士法人CROSSROAD 代表 三嶋 政美先生、宮下 知也先生、棚野 由梨先生 ～
投稿日：2024年4月19日
株式会社スーツでは、2024年4月10日に経営支援クラウド「Suit UP」（以下「スーツアップ」といいます。）のβ版をリリースしました。スーツアップは、チームでかんたん、毎日続けられるプロジェクト・タスク管理ツールです。表計算ソフトのような操作で、チームの業務を「見える化」して、タスクの抜け漏れや期限遅れを防ぎます。
今回は、スーツアップをα版の時から継続してご利用いただいております税理士法人CROSSROAD（以下「CROSSROAD」といいます。）の代表の三嶋政美先生、宮下知也先生、棚野由梨先生にユーザーインタビューをさせていただきました。インタビュアーは株式会社スーツ代表取締役社長CEOの小松裕介、インタビュー日は2024年4月9日です。
【まとめ】
・スーツアップは、エクセルのような馴染みの入力画面でタスク管理に特化しており、誰でもすぐに簡単に使えるタスク管理ツール。
・スーツアップはチームのタスクの「見える化」を実現できるだけでなく、繰り返し行う業務の定型化や標準化を意識できるようなツールになっていて、仕組みづくりにも貢献できる。
・スーツアップは、タスクの入力画面がエクセルのような表形式で、何よりも操作がかんたん。
・スーツアップはBPO事業の下支えになるツールになるのではないか。
目次
CROSSROADグループとしては、税理士法人CROSSROADが中心で、社会保険労務士法人CROSSROAD、それから BPO 事業をしている株式会社ZERO ONE（以下「ゼロワン社」といいます。）の運営をしています。創業は、私が個人事務所として2001年に創業して、2016年に税理士法人CROSSROADを設立。元々は大阪で創業したのですが、今は東京にも支店を開設しています。現在グループ全体の社員数は75名になります。
事務所の特徴ですが、YouTuberを始めとしたインフルエンサーが200人以上クライアントとしていることが挙げられます。また、2016年に東京支店を開設したこともあり、小松さんを始めとして、ベンチャーキャピタル等からのご紹介もあって、スタートアップや若い経営者のお客様が多いです。それもあって、会計事務所の業界では結構驚かれるんですけど、東京支店ではお客様を訪問することがほぼありません。巡回監査（※税理士事務所や税理士法人の職員が顧問先の会計資料や会計記録を定期的に確認し指導すること）がないのです。打ち合わせでも99％は訪問がありません。そもそもコロナ前から7～8割ぐらいがオンラインミーティングだったのですが、コロナを経てからはもうほぼ100%がオンラインです。もちろん、どうしてもお会いしないといけない状況ではお会いしますが、お客様とお会いするのは夜の会食とかゴルフとかぐらいです。打ち合わせが必要な時に、必要なタイミングで、オンラインミーティングをしています。
もう一つの特徴は、スープアップの採用の理由もそうですけれども、私がとにかく不便なことや非効率なことが嫌いなので、できるだけ便利に早くということを意識しています。そのためチャットツールも2016年からChatworkを導入したり、まだクラウド会計がそれほどに世に出ていく前の2016年のタイミングでマネーフォワードを導入したりすることを決めました。今、流行りのカオナビとか他のSaaSも積極的に導入をしています。スーツアップも、エクセルのような馴染みの入力画面でタスク管理に特化しており、誰でもすぐに簡単に使えるタスク管理ツールとなっていることから、α版の時から採用して、まずは東京支店で利用させていただいています。
今、グループ全体としては、月2回の幹部会議を決議事項と報告事項の議題で1回2時間ぐらいかけてやっています。幹部会議には各部署のマネージャー及びサブマネージャーが参加して、そこで重要事項は意思決定して、各チームのマネージャーがチームに持ち帰って情報共有しています。ただ、決めたことや、その決めたことの意図や主旨が正確に全社員まで伝わっているかというと少し疑問符が付いていて、マネージャーの伝え方や理解度によって、末端の社員に伝わる時には誤解が生じているところもあるかなという気がしています。
もちろん毎年、事業計画も作っています。12月決算なので、11月から12月ぐらいには、全社の事業計画に基づいて、各部門が行動計画や予算を作成して、1月に全社で集まって経営方針の発表会を開催しています。予算は売上から人件費を差し引いた粗利まで立てていて、私たちの業界でいくと固定報酬はある程度予測が出来るので、予算を達成するには新規とスポットの売上をどれだけ達成するかがポイントです。実績が予算を超えたら、予算を超えた分の50%を決算賞与として支給するルールを設けているので、採用計画も含めて事業計画を作って、それを幹部会議で毎月追いかけて、四半期ごとに全社員に対して実績の報告をしています。
やはり自分1人で全部を見渡せない規模になってからは、いかにマネージャーなど中間管理職の人たちがしっかり組織を動かしてくれるかを意識はしてやってきたつもりです。試行錯誤していますが、上手くいってないこともたくさんありますね。それこそ過去には組織崩壊をしてしまったこともあります。正直なところ、どうしてもマネージャーの力量というか、属人的になってしまいますね。そこはマネジメントシステムができてない、仕組みができてないところが原因だと思います。この観点でも、スーツアップはチームのタスクの「見える化」を実現できるだけでなく、繰り返し行う業務の定型化や標準化を意識できるようなツールになっていて、仕組みづくりにも貢献してくれると考えています。
会計事務所の業務ではお客様ごとに決算期があって申告期限があるので、そのタスクと担当、進捗状況の管理については、会計事務所に特化した名南経営ソリューションズのMyKomonというグループウェアで進捗管理をしています。しかし、現状だと誰が、何のタスクをいつまでに、また、誰が誰にタスクを振っているかを把握はできておらず、社内ではもう少ししっかりとタスク管理をしたいというニーズがありました。
例えば、4月であれば、4月に税務申告する顧問先が登録されているので、ざっとリストが出てきて、誰が担当者か把握できます。そして、例えば会計一次チェックとか申告書チェックとか申告完了までのいくつかのプロセスに分けて、それぞれの納期も設定できます。そこで月初にチーム内で会議をして、それぞれ今月の何日までにそれを提出するかを決定し進捗管理しています。例えば今年の確定申告でも、全社で450件ぐらいあるのですが、その450件の確定申告についてもリストが全部あって、各部署で誰が担当というのも全部見ることができて、どこが終わっているか終わっていないかも、常に進捗率や進捗件数とかも把握できます。
なので、進捗管理はできているのですが、その中身のタスク管理は出来ていない状況でした。それこそ全社共通で導入するようなタスク管理ツールはこれまでなかったですね。それぞれが、ちょっとしたメモ書きで、やらなきゃいけないタスクをChatworkなどで管理していました。ただ、それだけではやはり不十分です。Chatworkのタスク管理機能だとチームのタスクの全体像は全然見えません。誰が誰にタスクを振っているかまでは見られないので、チーム、あるいは、会社全体で、誰が誰にタスクを振っているかも含め、そのタスクが適正なのかが分かりませんでした。つまりはチームのタスク管理まではできていなかったのです。
そうですね。先ほどのとおり、元々は大阪本社も東京支店も各人がChatworkで個人のタスク管理をしていました。チームのタスク管理で考えると、例えば東京支店の社員全員にタスクを割り振っていて、それを各自が管理していました。会計事務所に特化したシステムのMyKomonではお客様、担当と業務の進捗管理は出来るのですが、誰が何のタスクをやっているかが全く分からなかったのです。
本来、タスク管理とは、もっと細かいものだと思っています。タスクには定型と非定型の2種類があると思うのですが、会計事務所の業務は前者のルーティーン作業が多いので、その定型タスクの管理をするためにスーツアップを使っています。現在、スーツアップは東京支店全員が使っています。スーツアップではお客様ごとに会計事務所の業務を洗い出し、月次決算や年次決算などカテゴリーを分けて、さらに細かくタスク管理をしています。
スーツアップでのタスク更新ですが、私たちはチーム制で仕事をしているので、お客様によって誰と誰が仕事するとか、上長が誰だ、ということがあるので、アシスタントや窓口担当など社員ごとにタスクを割り振っています。また、完了した仕事のチェックも、各人がそれぞれタスクを担当することになっています。
スーツアップはα版の時から使用させていただいています。当然、スーツアップの導入にあたり社員に説明をしたのですが、本当に簡単に導入できました。スーツアップを運用していますが、そこでも社員からは何の質問も出てこなかったです。これはやはりスーツアップのタスクの入力画面がエクセルのような表形式ということと、何よりも操作がかんたんで使いやすいからだと思います。
現在スーツアップはβ版が始まったばかりの状況で今後も機能の拡充をしていくのだと思いますが、権限については個別設定ができるようになると良いと考えています。責任者や担当者の変更もそうですし、もし期限が間に合わなかった場合、今のままだと勝手にいじれてしまうので、例えば、一度、タスク期限を登録したら、権限によってはその人では変更ができなくなるような機能があったらいいなと思います。
機能ではタスク雛型を楽しみにしていたので、β版から実装されて良かったです。今のところ、当社の場合は、「大項目」をお客様の名前、「中項目」のタスク雛型を社内で用意しているので、これから例えば、基本的に月次決算ではこういうタスクが必要というような「タスク名」のタスク雛型についても用意していく予定です。
グループではBPO事業をしているゼロワン社に注力しています。ここでもスーツアップを活用できたらと考えています。
ゼロワン社の設立の経緯ですが、以前からBPOのニーズがあることは把握していて、もっと今の時代ならば他の業務も含めて幅広くBPO業務をできるんじゃないかということで、まずは2022年にBPO事業部を立ち上げました。コロナ禍が拍車をかけたのだと思うのですが、割と規模の大きな会社でも、特に東京支店のお客様で、記帳代行とかのレベルを超えて「丸々バックオフィスの業務を引き受けてくれませんか」という依頼が増えてきたのです。これまでは単発でいろいろなお客様からそういった仕事を受けてまいりました。しかし、きちんと事業にしようということで BPO事業部を立ち上げて、ニーズがありそうなお客様に声をかけて、まずは税務顧問や労務顧問のお客様から受注を受け始めたのがスタートです。1年間にわたりお客様から仕事を受けてみて「できる」という感触を持ったので、2023年1月にゼロワン社を設立しました。
だから、事実上、BPO事業を始めて2年ちょっとなのですが、今は社員数が20名ぐらいなのですが、実際に出社する社員もいますけれども、そのうち15名ぐらいが全国にいる子育て中の女性のリモートワーカーです。元々、会計事務所に勤めていたり大会社で経理をやっていたりとかスキルを持っているけれどもなかなか外に出て働き辛いという方々を採用しています。余談ですが、当該事業の立ち上げの頃に、とりあえず3人ぐらい採用しようかと思って人材募集をかけたところ300人以上もの応募者が集まりました。つまりフルリモートで働けますということを打ち出すと、それぐらい人が集まるのです。今もずっと継続して人材募集をかけていますが、人材を集めるのにはあまり苦労していません。こういうアウトソーシングの会社は割と請負みたいな契約で、大手企業でも出来高で報酬を払うところがあります。つまり、雇用契約ではなく個人事業主のような形態です。この仕事ならば、いくらでと発注して、その後の時間管理も自分で行うような仕事の発注をしている会社が割と多いのです。一方で、今のところゼロワン社では、全て雇用契約で、社員に対してはお給料でお支払いしているので、採算管理や時間管理は会社側の責任ということでやっています。
昨年から本格的にゼロワン社を立ち上げて、特に去年の夏ごろからマーケティングや営業活動もやりだしたのですが、当初想定していたお客様は中小企業を考えていたのですが、中小企業はまだそこまで行き着いてなくて、ニーズがあるのは中堅企業や大企業からです。実際に昨年から受注しているお客様の事例を申し上げると、8,000人規模のプライム上場企業があります。その会社は経理だけで凄い規模ですから、その仕事の全部を受けているわけではなく、最初の取っ掛かりは売掛金の消し込みでした。同社はSE 派遣とかを事業展開している会社なので請求件数がすごく多いのですが、上場企業なので月初3営業日とか5営業日に月次決算を締めていかなければなりませんでした。システムを使って売掛金の自動消し込みをしているものの、やはり10%弱ぐらいは手動で消し込まないといけない状況でした。元々はその業務はお客様の社員がやっていたのですが、それではマンパワーが足りないということで、一部アウトソーシングで受けてくれないかということで、当社が仕事をしています。この仕事をしていたら、次は固定資産の登録もお願いされて、前月から全社から固定資産を買った情報が上がってきて、それを固定資産台帳に計上するという仕事をしています。そうしたところ、今はさらに同社のグループ会社から違う仕事の依頼が来ています。大企業としては、人材不足という側面と、やはりコアメンバーには本当に必要な業務をやらせたいという思いがあって、社内のリソースを単純業務に使いたくないと考えて、業務をきちんと切り分けていきたいというニーズがありますね。
BPOですが、元々、経理代行など昔からそういう仕事はあったのです。それについては私自身も分かっていたのですが、経理代行を積極的にやらなかったのはやはり現地に行ってやらないといけなかったからなのです。この分野は「カミカミ文化」だったので、現地に行って紙を中心に業務をやらないと処理できないところがネックでした。これもコロナがきっかけですが、コロナで全員の出社ができない中で経理業務を回さなければならず、一定程度の規模の会社では、出社しなくても、クラウドをベースにして、バックオフィスができる仕組みが出来上がっていったのです。それをゼロワン社では全国のリモートワーカーで処理しようと考えたわけです。このクラウドでのバックオフィスの仕組みについては、会社によってレベルが全然違うのですが、既にそれが社内で出来上がっている会社とそうでない会社があって、そうでない会社からアウトソーシングを受ける時は、そもそもシステム導入するところから始めます。例えば、請求書の処理をする場合はバクラクを導入したりマネーフォワードを導入したりとか、その会社の既存のシステムと照らし合わせながら、最適なものを組み合わせてあげています。
スーツアップもこのBPO事業の中に活用をできたらと考えています。スーツアップはクラウドがベースになっていますから、全国のリモートワーカーで担当を割り振りしたタスクを「見える化」することができます。また、バックオフィスの業務を標準化することによって、お客様ごとに最適なシステムの導入のお手伝いする際にもタスク雛型を提供することができると考えています。このようにスーツアップはBPO事業の下支えになるツールになるのではないかと考えています。
（聞き手：株式会社スーツ代表取締役社長CEO 小松）
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※ 「経営支援クラウド」「Suit UP」及び「全社タスク管理」は株式会社スーツの登録商標です。
