エクセルで出勤簿を作成する方法

新しくExcelファイルを開くと、シート名が「Sheet1」となっています。

このシート名を「出勤簿」に変更しておくと、後で新しいシートが増えたときに備えて、管理が便利になりますよ。

A～Y列に対して、以下の幅で設定します。

　・A列：5

　・B～X列：3　

　・Y列：15

この幅は、みなさんの好みによって適宜変えてもOKです！

これらの幅をExcelで設定する方法を、A列を代表として下の図に示します。

１）A列全体を洗濯して、右クリックし、「列の幅」をクリックしましょう。

２）次に下の図のように、「セルの幅」として「5」と入力したら、「OK」をクリックしましょう。

３）B～X列では上の図の「列の幅」を「3」、Y列では「15」と入力してくださいね。

１）セルA1に「2024」と登録。ここは年によって適宜変えてください。

２）セルB1に「年」と登録しましょう。

３）セルC1に「1」と登録。ここは月によって適宜変えてくださいね。

４）セルD1に「月度出勤簿」と登録しましょう。

５）セルS1に「氏名」、セルY1の右端に「印に〇」を登録します。

この方法はやや複雑ですが、その手順を以下に示しますのでチャレンジしてみてくださいね。

　　①まず、「挿入」タブにある「オブジェクト」を挿入しましょう。

　　②次に、「オブジェクトの挿入」が立ち上がるので、「オブジェクトの種類」の中の

　　　「Microsoft Word Document」を選んで、OKボタンをクリックしましょう。

　　③すると、長方形の枠が表示されるので、この枠の中をダブルクリックして、「印」の文字を入力しましょう。

　　④次に、下の図のように「ホーム」タブから、「字に〇」のマーク（囲い文字）をクリックしましょう。

　　⑤下の図のように「囲い文字」の設定画面が開くので、「スタイル」では「文字のサイズを合わせる」を選び、

　　　「囲み」の「文字」では「印」を選んで「OK」をクリックしましょう。

　　⑥すると、「印」を入力していたオブジェクト（長方形）の中に、「印に〇」が表示されますよ！

　　⑦あとは、このオブジェクトを「右クリック」して「オブジェクトの書式設定」をクリックしましょう。

　　⑧そして、「色と線」のタブを選び、「塗るつぶし」の「色」を「塗りつぶしなし」とします。

　　　次に、「線」は「線なし」と選んでから「OK」をクリックしましょう。

　　⑨最後に、「印に〇」が登録されている「オブジェクト」をセルY1の右端へ移動させればOKです！

６）セルA1～G1まで一気に選択して、セルの下側に二重の罫線を書いてくださいね。

　　この罫線は、二重線でもなくても、みなさんの好みで別の罫線にしても構いませんよ。

７）セルS1～Y1まで一気に選択して、セルの下側に二重の罫線を書きましょう。

　　ここでも、みなさんの好みに応じた罫線を書いてくださいね。

ここまで登録すると、下の図のようになりますよ。

１）セル3行目には、以下の文字を登録しましょう。

　　・A3：日付

　　・F3：勤務時間

　　・M3：通常残業

　　・P3：深夜残業

　　・S3：早朝残業

　　・V3：遅刻･早退

　　・Y3：理由

２）文字の配置を「選択範囲内で中央」としましょう。

　　ここでは、「セルA3」に登録した「日付」を例にして、以下に配置方法を示しますね。

　　① 「日付」の表示範囲となる「セルA3～E3」をまとめて選択しましょう。

　　②右クリックして「セルの書式設定」を選びましょう。

　　③「配置」のタブを選択して、「横位置」を「選択範囲内で中央」を選んで「OK」をクリックしましょう。

　　④そうすると、セル「A3～E3」の中央に「日付」の文字が配置されますよ。

　　⑤これらの①～④の操作を、「F3：勤務時間」～「V3：遅刻･早退」などにも

　　　同じように編集してみましょう。

３）なお、「Y3：理由」は１つのセルの中でおさまっているので、単にセルY3を選択して、

　　文字を「中央揃え」にすればOKですよ！

４）そして、セルA3～Y3を一気に選びながら右クリックして、「セルの書式設定」を選びましょう。

５）「罫線」のタブを選び、下の図のように外枠を二重線、内側を実線にして「OK」をクリックしましょう。

セル4行目には、以下の「　」内に示す文字や数値を登録しましょう。

　・セルB4に「=A4+1」

　・セルC4に「日(」

　・セルD4に数式「=TEXT(DATE($A$1, $C$1,B4),”aaa”)」

　・セルE4に「)」

　・セルG4に「：」

　・セルI4に「～」

　・セルK4、N4、Q4、T4、W4に「：」

ここまで登録すると、以下の図のようになりますよ。

１）４行目全体を選らんで、「右クリック」して「コピー」をクリックしましょう。

２）次に、5～34行目全体を選んで、「右クリック」し、

　　下の図に示す赤枠のマークを「左クリック」しましょう。

３）そうすると、下の図のように表示されますよ！

４）それから、①D列の曜日、②「：」、③「～」を、セルの中で中央表示にすると、

　　下の図のように見映えがよくなりますよ。

５）次に、4～34行目の「罫線」を3行目と同じように書いてみましょう。

　　罫線を書いた例を、下の図に示すので、参考にしてみてくださいね。

通常残業は、退勤の定時時刻「17:30」以降の勤務時間ですよ。

通常残業を算出するために、以下の手順で数式を登録しましょう。

　１）セルM4に「=IF((J4*60+L4)<=1050,0,IF((J4*60+L4)>=1320,4,QUOTIENT((J4*60+L4)-1050,60)))」
　　　残業時間の開始時間（今回だと17:30）を変更したい場合は、数式中の「1050」の部分を変更します。
　　　例えば18:00としたいときには「1050」を「1080」に変更してください。
　　　計算方法は時間の部分に60をかけ、そこに分数を足してください。（17時×60＋30分=1050）

　２）セルO4に「=IF((J4*60+L4)<=1050,0,IF((J4*60+L4)>=1320,30,MOD((J4*60+L4)-1050,60)))」

　３）セルM4の数式をコピーし、セルM5～M34まで貼り付けましょう。

　４）セルO4の数式をコピーし、セルO5～O34まで貼り付けましょう。

深夜残業は「22:00」以降の勤務時間ですよ。

退勤時刻が24:00を超える、つまり日付をまたぐ場合、

深夜1:00退勤であれば、J～L列に「25:00」と登録しましょう。

そして、深夜残業を算出するために、以下の手順で数式を登録しましょう。

　１）セルP4に「=IF((J4*60+L4)<=1320,0,QUOTIENT((J4*60+L4)-1320,60))」

　２）セルR4に「=IF((J4*60+L4)<=1320,0,MOD((J4*60+L4)-1320,60))」

　３）セルP4の数式をコピーし、セルP5～P34まで貼り付けましょう。

　４）セルR4の数式をコピーし、セルR5～R34まで貼り付けましょう。

早朝残業は、出勤の定時時刻「8:30」以前の勤務時間ですよ。

早朝残業を算出するために、以下の手順で数式を登録しましょう。

　１）セルS4に「=IF(F4=””,0,IF((F4*60+H4)>=510,0,QUOTIENT(510-(F4*60+H4),60)))」

　２）セルU4に「=IF(F4=””,0,IF((F4*60+H4)>=510,0,MOD(510-(F4*60+H4),60)))」

　３）セルS4の数式をコピーし、セルS5～S34まで貼り付けましょう。

　４）セルU4の数式をコピーし、セルU5～U34まで貼り付けましょう。

遅刻は、出勤の定時時刻「8:30」以降に出勤した場合の勤務時間の短縮分ですよ。

また、早退は、退勤の定時時刻「17:30」以前に退勤した場合の勤務時間の短縮分ですよ。

遅刻･早退を算出するために、以下の手順で数式を登録しましょう。

　１）セルV4に下記の数式を登録しましょう。

=IF(F4=””,0,QUOTIENT(IF((F4*60+H4)<=510,0,(F4*60+H4)-510)+IF((J4*60+L4)>=1050,0,1050-(J4*60+L4)),60))

　２）セルX4に下記の数式を登録しましょう。

　　=IF(F4=””,0,MOD(IF((F4*60+H4)<=510,0,(F4*60+H4)-510)+IF((J4*60+L4)>=1050,0,1050-(J4*60+L4)),60))

　３）セルV4の数式をコピーし、セルV5～V34まで貼り付けましょう。

　４）セルX4の数式をコピーし、セルX5～X34まで貼り付けましょう。

　１）セルE35に「出勤日数」と登録して、文字の横位置を「右揃え」に設定しましょう。

　２）セルJ35に「（日）」と登録しましょう。

　３）セルI35に、数式「=COUNTA(F4:F34)」と登録しましょう。　

「普通出勤時間」は、

「出勤時間の合計」から「残業時間（通常・深夜・早朝）」と「昼休憩１時間」を除いた時間です。

　１）セルE36に「普通出勤時間」と登録して、文字の横位置を「右揃え」に設定しましょう。

　２）セルG36に、数式「=QUOTIENT(480*I35-SUM(V4:V34)60-SUM(X4:X34),60)」と登録しましょう。

　３）セルH36に「：」を登録しましょう。

　４）セルI36に、数式「=MOD(480*I35-SUM(V4:V34)60-SUM(X4:X34),60)」と登録しましょう。

　５）セルJ36に「（時間：分）」と登録しましょう。

「残業時間」は、通常残業、深夜残業、早朝残業の合計です。

　１）セルE37に「残業時間」と登録して、文字の横位置を「右揃え」に設定しましょう。

　２）セルG37に、下記の数式を登録しましょう。=QUOTIENT((SUM(M4:M34)+SUM(P4:P34)+SUM(S4:S34))*60+SUM(O4:O34)+SUM(R4:R34)+SUM(U4:U34),60)

　３）セルH37に「：」を登録しましょう。

　４）セルI37に、下記の数式を登録しましょう。=MOD((SUM(M4:M34)+SUM(P4:P34)+SUM(S4:S34))*60+SUM(O4:O34)+SUM(R4:R34)+SUM(U4:U34),60)

　５）セルJ37に「（時間：分）」と登録しましょう。

「土曜出勤」は、その名の通り土曜日の出勤時間です。

　１）セルE38に「土曜出勤」と登録して、文字の横位置を「右揃え」に設定しましょう。

　２）セルG38に、下記の数式を登録しましょう。=QUOTIENT(+SUMIF(D4:D34,”土”,J4:J34)60+SUMIF(D4:D34,”土”,L4:L34)-SUMIF(D4:D34,”土”,F4:F34)60-SUMIF(D4:D34,”土”,H4:H34),60)

　３）セルH38に「：」を登録しましょう。

　４）セルI38に、下記の数式を登録しましょう。=MOD(+SUMIF(D4:D34,”土”,J4:J34)60+SUMIF(D4:D34,”土”,L4:L34)-SUMIF(D4:D34,”土”,F4:F34)60-SUMIF(D4:D34,”土”,H4:H34),60)

　５）セルJ38に「（時間：分）」と登録しましょう。

いよいよ最後の登録です。
　１）セルS38に「合計」と登録して、文字の横位置を「右揃え」に設定しましょう。

　２）セルU38に、下記の数式を登録しましょう。

　　　=QUOTIENT(SUM(J4:J34)60+SUM(L4:L34)-SUM(F4:F34)60-SUM(H4:H34)-60*I35,60)

　３）セルV38に「：」を登録しましょう。

　４）セルW38に、下記の数式を登録しましょう。

　　　=MOD(SUM(J4:J34)60+SUM(L4:L34)-SUM(F4:F34)60-SUM(H4:H34)-60*I35,60)

　５）セルX38に「（時間：分）」と登録しましょう。