エクセルで工事台帳を作成する方法
建設工事の施工管理を行っていると、必ず作成しなくてはいけないのが工事台帳です。しかし、「工事台帳作成のために時間や手間を取られたくない」「効率よくて使いやすい工事台帳の作成方法を知りたい」という方も多いかもしれません。
本記事では、エクセルでの工事台帳の作成方法をご紹介します。
なじみのあるエクセルでサクッと工事台帳を作って、施工管理業務を効率よく終わらせましょう。
工事台帳とは
工事台帳は、建設工事の進捗や収支を管理する帳簿です。
「工事管理台帳」「工事原価台帳」「工事原価管理台帳」と呼ばれることもあります。どのような形態でも工事を行う際には、工事台帳が必要です。
建設工事は、取引される金額が大きく明細が複雑だったり、工事を進めていく中で追加工事が発生したりします。
そのため、収支や利益率を把握することが難しいです。その際、適切に工事原価を管理し、記録を残すために、工事台帳が役立つのです。
一般的に、工事台帳に記載する項目は以下の4点です。
- 材料費
- 外注費
- 労務費
- 経費
材料費は、工事に必要となる材料の購入費用です。工事内容や現場毎に適した材料は異なり、仕入れ先によって価格が違うこともあるでしょう。
外注費は、協力会社に支払う費用です。建設工事では一社のみで全作業が完結せず、各協力業者に依頼することが多いです。そのため、外注費の詳細の記入も必要になります。
労務費は、自社の作業員にかかる費用です。実際に現場で作業を行う作業員や施工管理担当者の労務を計上し、時間単価で計算することが多いです。
経費は、工事を行う上で必要な材料費・外注費・労務費以外の費用のことです。例えば機材のリース費用や工事現場で使う水道代などです。
工事台帳は、以上4つの費用項目に分けて工事に関するお金を管理します。
工事台帳を作る目的
工事台帳を作成すると、業務効率化や利益率アップが期待でき、企業の経営状況を証明する資料としても活用されます。具体的な工事台帳を作成する目的は、以下の4つが考えられるでしょう。
- 各工事の収支と利益率を明確にすること
- 完成工事原価や未完成工事支出金を算出すること
- 経営事項審査に提出すること
- 税務調査をクリアすること
以上の目的を果たすため、工事台帳は正確に作成する必要があります。
エクセルで工事台帳を作成する方法
工事台帳は大きく分けると、以下の3つのパートがあります。
- 基本情報
- 粗利明細
- 原価明細
基本情報は、工事全体を通して変わらない内容のため、契約時や着工時に入力可能です。
粗利明細は、売上総利益（粗利益）やその利益率を計算するパートなので、工事が完成し原価が出そろった際に情報を登録します。
原価明細は、取引のある度に入力し、工事の進捗管理と合わせて活用しましょう。
それぞれの作成方法をご紹介します。
基本情報の作成方法
最初に、工事台帳の基本情報パートを作成します。手順は以下の通りです。
まず、基本情報として必要な項目を入力します。工事を管理する上で必要な情報を検討して作成してください。例は以下の通りです。
- 工事番号
- 工事名称
- 工事場所
- 工期
- 発注者
- 契約金額
- 契約年月日
- 着工年月日
- 引き渡し年月日
作成した基本項目に情報を入力します。工事名称は、工事が完了するまで使用するので、建物の名前や住所を入れてほかの工事と被らない名称を考えましょう。
追加工事が発生した場合、元の工事番号に枝番を付ける（例：EX240001-1）と管理しやすいです。
粗利明細の作成方法
粗利益（売上総利益）は、完成工事の売上高から原価を引いた金額で、粗利益率は、粗利益を売上高で割ってパーセンテージで表したものです。
また、粗利益と混同しやすい営業利益は、粗利益から経費を差し引いた金額を指します。必要であれば、粗利明細のパートに営業利益額やその利益率の項目も作成しましょう。
粗利益を算出するため、売上情報の項目を以下のように作成します。
粗利明細のパートには、工事を開始する際に検討した実行予算額を入力します。契約金額に対する利益率を計算できるように数式を登録します。
実行予算利益率=（契約金額-実行予算額）/契約金額
売上情報として、売上金額や売上原価を入力します。
売上金額は、追加受注があると契約時の受注金額を上回ることがあるので、工事のなかで受注した金額の総合計を入力しましょう。
粗利益と粗利益率が表示されるように数式を登録します。
粗利益=売上金額-売上原価
粗利益率=粗利益/売上金額
原価明細の作成方法
原価明細では、工事に必要な費用の詳細を記録します。工事の進捗管理や利益率の検討に活用できるため、見やすくまとめましょう。
一般的には、工事で発生する費用を以下の4項目に分けて一覧表を作成します。
- 材料費
- 外注費
- 労務費
- 経費
また、取引金額以外にも、取引の日付や業者名、内容もそれぞれがわかるように項目を作成しましょう。
工事原価の明細パートは、取引が増える度に追記できるようなフォーマットを作成します。費用項目ごとに合計の行を作成し、リストがいっぱいになったら行を挿入して対応しましょう。
取引があれば費用項目に振り分けて工事原価の明細として入力します。全項目の合計が工事原価になります。
エクセルで工事台帳を作成するときの注意点
エクセルは長年使われてきたツールで、親しみがある人も多いでしょう。大きなコストや手間をかけずに導入できるエクセルですが、場合によってはデメリットと感じられるポイントもあります。
エクセルで工事台帳を作成する際の注意点をご紹介します。
同時編集ができない
エクセルでは同時編集ができず、他の人が作業している時は終わるまで待たなければいけません。
編集後の集計に時間を要すると、最新のデータへ更新されるまでにタイムラグがあり、リアルタイムで情報を確認できない可能性もあります。
また、エクセルは作成したファイルを指定のサーバーに保存したり、メールで添付したりして共有します。そのため、新旧のファイルが散在しやすく、間違って古いデータをダウンロードして活用してしまうこともあるかもしれません。
エクセルで作成した工事台帳を複数人で管理する場合は、最新版の保存先や編集時のルールを決めておくといいでしょう。
入力ミスをしやすい
エクセルは基本的に手入力のため、人為的なミスが起きやすいです。
入力する数値や関数の設定を間違った場合、計算結果が正しく表示されず混乱を招くことも考えられます。
また、作成した人以外は扱いにくかったり、関数の知識がなかったりすると、ミスの原因になるでしょう。
できるだけ人為的なミスを防ぐために、マニュアルを作成したり、「データの入力規則」「シートの保護」「コメント登録」などの機能を活用したりすることをおすすめします。
