ステータスでタスクを管理する方法！課題整理に役立つ項目一覧も紹介

「タスクは増える一方なのに、きちんと管理できているか不安…」「上司に進捗を聞かれても、すぐに答えられない…」そんな経験はありませんか？

実は、効率的なタスク管理には意外と簡単な解決策があります。それが「ステータス管理」です。

適切なステータス設定を行うことで、タスクの進捗状況が一目で把握でき、上司への報告もスムーズになります。

今回は、タスク管理の基本となる「ステータス」の使い方から、実践的なエクセルでの管理方法まで、詳しく解説していきます。

これから仕事を効率化したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

タスク管理におけるステータスとは

ステータスとは、タスクの現在の状態を表すラベルです。

「未着手」「作業中」「完了」といった具合に、仕事の進行状況を示します。

これにより、自分の手持ちの仕事の状況を一目で把握できるようになります。

タスクのステータス一覧

タスク管理を効率的に進めるためには、適切なステータス設定が重要です。

基本から応用まで、実務で活用できるステータスを見ていきましょう。

基本的なステータス

基本的なステータス
「未着手」
「作業中」
「完了」

「未着手」は、これから取り組む予定のタスクを表します。

新しいタスクを受け取ったら、まずここからスタートです。

「作業中」は、実際に取り組んでいる最中のタスクに使用します。

このステータスをつけることで、現在注力している業務が明確になり、上司への進捗報告もスムーズになります。

「完了」は、すべての作業プロセスが終了したタスクに付与するものです。

報告や提出物に漏れがないか、最終確認をしてからこのステータスに変更することが重要です。

追加で使えるステータス

追加で使えるステータス
「レビュー待ち」
「修正中」
「保留中」

基本的な管理に慣れてきたら、より詳細なステータスを追加することで、進捗管理の精度が上がります。

「レビュー待ち」は、自分の作業は終えたものの、上司の確認を待っている状態を示します。

フォローアップが必要なタスクの管理に有効です。

「修正中」は、レビュー後の修正作業を表します。

初回の作業と区別することで、タスクの進行度合いをより正確に把握できます。

「保留中」は、外部からの情報待ちなど、一時的に中断している状態です。

ただし、保留の理由と再開予定時期は必ず記録しておきましょう。

タスクで起こりうる進捗状況をステータスにする

タスクで起こりうる進捗状況をステータス
「情報収集中」
「社内調整中」
「フィードバック対応中」

実際の業務では、様々な状況でタスクが停滞することがあります。

これらの状況を適切にステータス化することで、より実態に即した管理が可能になります。

「情報収集中」は、本格的な作業の前に必要な資料やデータを集めている段階を表します。

外部からの情報提供を待っている場合は、「情報待ち」として区別するのも効果的です。

「社内調整中」は、他部署との連携や調整が必要な段階を示します。

誰との調整が必要なのかも併せて記録しておくと、進捗の確認がしやすくなります。

「フィードバック対応中」は、関係者からのコメントや指摘に対応している段階です。

単なる「修正中」とは区別することで、どの段階の修正なのかが分かりやすくなります。

エクセルでステータスを使ったタスク管理をする方法

タスク管理をエクセルで行う際は、プルダウンや書式設定を活用することで、より効率的な管理が可能です。

ここでは、具体的な設定方法をご紹介します。

ステータス管理におすすめのタスク管理ツール「スーツアップ」

ステータス管理におすすめなのが、タスク管理ツール「スーツアップ」です。

「スーツアップ」では、担当者がタスクを終わらせた場合を「完了」といい、責任者がその完了したタスクを確認し正式に終わらせた場合を「終了」としています。

複雑なステータス管理に自信がない方は、「スーツアップ」のようなシンプルなタスク管理ツールがおすすめです。

表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力です。

「かんたん、毎日続けられる」をコンセプトに、やさしいテクノロジーでチームをサポートする「スーツアップ」。

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