「ステータス」でタスクを管理する方法！

「タスクは増える一方なのに、きちんと管理できているか不安…」「上司に進捗を聞かれても、すぐに答えられない…」そんな経験はありませんか？

実は、効率的なタスク管理には意外と簡単な解決策があります。それが「ステータス管理」です。

適切なステータス設定を行うことで、タスクの進捗状況が一目で把握でき、上司への報告もスムーズになりますよ。

今回は、タスク管理の基本となる「ステータス」の使い方から、実践的なエクセルでの管理方法まで、詳しく解説していきます。

これから仕事を効率化したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

タスク管理における「ステータス」とは

ステータスとは、タスクの現在の状態を表すラベルです。

「未着手」「作業中」「完了」といった具合に、仕事の進行状況を示します。

これにより、自分の手持ちの仕事の状況を一目で把握できるようになりますよ。

「ステータス」一覧

タスク管理を効率的に進めるためには、適切なステータス設定が重要です。基本から応用まで、実務で活用できるステータスを見ていきましょう。

基本的なステータス

基本的なステータス
「未着手」
「作業中」
「完了」

「未着手」は、これから取り組む予定のタスクを表します。新しいタスクを受け取ったら、まずここからスタートです。

「作業中」は、実際に取り組んでいる最中のタスクに使用します。このステータスをつけることで、現在注力している業務が明確になり、上司への進捗報告もスムーズになりますよ。

「完了」は、すべての作業プロセスが終了したタスクに付与します。報告や提出物に漏れがないか、最終確認をしてからこのステータスに変更することが重要です。

追加で使えるステータス

追加で使えるステータス
「レビュー待ち」
「修正中」
「保留中」

基本的な管理に慣れてきたら、より詳細なステータスを追加することで、進捗管理の精度が上がります。

「レビュー待ち」は、自分の作業は終えたものの、上司の確認を待っている状態を示します。フォローアップが必要なタスクの管理に有効です。

「修正中」は、レビュー後の修正作業を表します。初回の作業と区別することで、タスクの進行度合いをより正確に把握できますよ。

「保留中」は、外部からの情報待ちなど、一時的に中断している状態です。ただし、保留の理由と再開予定時期は必ず記録しておきましょう。

タスクで起こりうる進捗状況をステータスにする

タスクで起こりうる進捗状況をステータス
「情報収集中」
「社内調整中」
「フィードバック対応中」

実際の業務では、様々な状況でタスクが停滞することがあります。

これらの状況を適切にステータス化することで、より実態に即した管理が可能になりますよ。

「情報収集中」は、本格的な作業の前に必要な資料やデータを集めている段階を表します。外部からの情報提供を待っている場合は、「情報待ち」として区別するのも効果的です。

「社内調整中」は、他部署との連携や調整が必要な段階を示します。誰との調整が必要なのかも併せて記録しておくと、進捗の確認がしやすくなりますよ。

「フィードバック対応中」は、関係者からのコメントや指摘に対応している段階を示します。単なる「修正中」とは区別することで、どの段階の修正なのかが分かりやすくなりますよ。

エクセルでステータスを使ったタスク管理をする方法

タスク管理をエクセルで行う際は、プルダウンや書式設定を活用することで、より効率的な管理が可能です。ここでは、具体的な設定方法をご紹介します。