業務の見える化とは？メリットや見える化させるべき情報を解説

「日々の業務が忙しくて全体の状況が把握しにくい…」

「部署間の連携がうまくいかないけどどうしたらいい？」

業務管理をするうえで、そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

業務の見える化をすることで、より効率的に仕事が進み、経営判断のスピードを上げることができます。

この記事では、業務の見える化とは何か、そのメリットや具体的な方法について詳しく解説します。

管理者や経営者、効率的に業務を進めたい方はぜひ参考にしてください！

業務の見える化とは

業務の見える化とは、社内の業務プロセスやタスク、進捗状況などを、誰もが簡単に把握できる状態に整理すること。

誰が見ても直感的に理解できるように、仕事に関するあらゆる情報を図や文書にして可視化することを言います。

見える化をすることによって関係者全員が現状を把握しやすくなるため、スムーズな意思決定や業務改善に役立ちます。

また、業務の効率化や課題の早期発見にもつながるため、ぜひ押さえておきたいポイントです。

業務の見える化をするメリット

業務の見える化は、生産性の向上だけでなく、働きやすい環境作りやチームワークの改善にも大きく寄与します。

ここでは、業務の見える化をするメリットを4つご紹介します。

業務フローが見直せて生産性が上がる

業務フローを見える化すると、仕事の無駄や非効率な部分が浮き彫りになります。

例えば、見えていないところで同じような作業が複数回発生している場合や、手順が複雑化している部分がある場合も。

業務プロセスを見える化することで、無駄を省き効率的なプロセスへと改善するきっかけになります。

また、可視化した業務フローを基にPDCAサイクルを回すことで、継続的な改善が可能になり、結果的に企業全体の生産性向上にもつながります。

部署間での連携を取りやすくする

業務の見える化は、部署間の壁を取り払いスムーズなコミュニケーションを促進します。

各部門の業務内容や進捗状況が透明化されることで、他部署の状況を把握しやすくなり、連絡ミスや認識のズレが原因で発生するトラブルを防ぐことができます。

また、可視化することで各部署の役割や責任範囲が明確になるため、業務の分担がスムーズに進み、大きなプロジェクトの運営も容易になります。

見える化によって全体の進捗を俯瞰でき、全員がゴールに向けて足並みをそろえやすくなるメリットもあります。

適正な人事評価ができる

業務の見える化は、公平で透明性の高い人事評価システムの構築に大きく貢献します。

従来の評価では、だれがどのような貢献をしたのかが曖昧になりやすく、不公平感が生まれてしまうもの。

社員一人ひとりの業務内容、成果、貢献度をデータとして記録・可視化することで、客観的な評価基準を設定できるようになります。

また、業務量が多い社員や、陰ながらチームを支える役割を担っている社員の努力も正当に評価できるため、適切な報酬を提供しやすくなります。

さらに、見える化された情報を活用することで、個々の社員の強みや成長領域を明確にし、適切な育成計画やキャリアパスを提示することが可能です。

新しいツールを導入しやすい

業務の見える化は、新しいツールやシステムの導入をスムーズに進める効果があります。

業務プロセスが明確になることで、どの工程に課題があり、どの部分に効率化の余地があるのかを具体的に把握できます。

例えば、手作業が多くミスが頻発している工程には自動化ツールを導入する、情報共有が遅れている部分にはチャットツールやプロジェクト管理ツールを導入する、といった具体的な対応策が取れるようになります。

さらに、導入したツールの効果や変化を明確に測定できるため、運用の検証や継続的な改善を進めやすくなります。

見える化させるべき4つの情報

業務の見える化を進める上で、特に注目すべき4つの情報があります。

これらを適切に可視化することで、業務効率やチームワークが大幅に向上します。

業務フロー

業務フローの見える化は、会社の仕事の流れを視覚的に理解するための重要なステップです。

具体的には、どのタスクがどのタイミングで発生し、誰がどのように関与しているのかを可視化します。

これにより無駄な作業や重複している工程、ボトルネックとなっている部分を特定しやすくなり、効率化の機会を見出すことができます。

さらに、業務フローの可視化は、社員間の理解促進や新入社員の教育ツールとしても活用でき、業務の全体像を短期間で理解させることが可能になります。

タイムスケジュール

各業務やタスクにどれくらいの時間がかかっているのかを可視化することで、時間管理の向上に直結します。

タイムスケジュールを見える化することで、どの作業に多くの時間が費やされているか把握し、業務改善やリソース配分の最適化が可能になります。

繁忙期と閑散期のバランスを取ったり、重要度の高いタスクに適切な時間を割り当てたりといったことも結果的に容易になり、安定的な生産につながります。

タスクの進捗状況

タスクの進捗状況を見える化することは、プロジェクト管理の効率を大幅に向上させる鍵となります。

全体の進捗状況が見える化されていれば、遅延している部分や問題が発生しそうな箇所を早期に特定でき、迅速な対応が可能になります。

さらに進捗状況の可視化は、自分の貢献度を明確に認識でき達成感を得やすくなるため、チーム全体のモチベーション向上にも役立ちます。

ナレッジ

業務における知識やノウハウを見える化することは、組織全体のスキル向上につながります。

例えば、過去の成功事例や問題解決の手順を共有することで、同じミスを繰り返さず、より効率的に作業を進めることが可能に。

さらに、ナレッジの見える化は、新人教育の効率化や業務の質の均一化にも大きく貢献します。

蓄積された知識を共有することで経験の浅い社員でも短期間で成果を上げられるようになり、組織全体　に情報が行き渡ることでクオリティアップを目指すことができます。

業務の見える化を進める方法

業務の見える化は段階的に進めることが効果的です。

ここでは、業務の見える化を進める手順について解説していきます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

業務の見える化のポイント

業務の見える化を成功させるためには、ただ情報を整理して共有すればいいというわけはありません。

効果を最大限に発揮するための3つのポイントを意識しましょう！

業務の見える化の目的を明確にする

業務の見える化を効果的に進めるには、まずその目的を明確に定義することが不可欠です。

業務効率化、チームの連携強化、人事評価の透明性向上など、目的によって取り組むべき範囲や方法は変わります。

例えば、業務効率化を目的とするなら「どの工程に無駄があるのか」を明らかにすることがゴールです。

一方、チーム間の連携を強化したい場合は、各部署のタスクや進捗状況を共有する仕組みが求められます。

ゴールを見失わないためにも、目的設定をきちんと行いましょう。

誰でもわかるように情報をまとめる

業務の見える化において、情報をわかりやすくまとめることは重要な要素の一つです。

簡潔で直感的に伝わる形にするのがコツ。

専門用語や複雑な表現を避け、誰もが理解できるシンプルな言葉と視覚的な表現を心がけましょう。

手順を図解したり、業務フローをフローチャートで描いたり、タスクの進捗状況をカンバンボードで表示したりといった手段が効果的です。

さらに、情報をまとめるときは読み手の理解度や関心に応じて情報を選択できるように、段階別に情報を提供しましょう。

概要レベルから詳細レベルまでの階層を揃え、よくある質問や具体的な事例も交えることで、抽象的な概念をより具体的に理解できるようになります。

最新の情報を共有する

最新の情報を継続的に共有することは、業務の見える化でも大事な要素。

リアルタイムで更新できる仕組みを取り入れることで、情報の鮮度を保ち、誰もが現状を正しく把握できる環境を作りましょう。

例えば、プロジェクト管理ツールの活用することで、タスクの進捗状況やスケジュールを簡単に更新でき、関係者全員が最新情報にアクセスできます。

これにより、状況の変化や予期せぬトラブルにもいち早く対応でき、組織全体の信頼感も向上します。