タスク管理でガントチャートを利用する方法！おすすめツールも紹介！
「タスク管理をもっと効率的に行いたい！」
「プロジェクトの進捗をひと目で把握できる方法はないだろうか？」
タスク管理について、多くの人が悩みを抱えています。
そこでおすすめしたいのが、タスクを可視化してスケジュール管理を効率化するためのツール、ガントチャートです。
ガントチャートは、多くのプロジェクト管理で利用されています。
プロジェクトの進捗状況を簡単に確認できるだけでなく、チーム全体での共有もしやすいです。
活用すれば、業務効率を大幅に向上できますよ。
本記事では、ガントチャートとは何か、作り方、作成時のポイント、おすすめツールなどを紹介します。
初めてガントチャートに挑戦する方でも、安心して使い始められるようになるはずです。
ガントチャートを活用する具体的な方法をつかんで、上手くタスク管理しながらプロジェクトを成功させましょう。
ガントチャートとは
ガントチャートとは、プロジェクトの進行状況を視覚的に把握できるスケジュール管理ツールのこと。
横軸に時間、縦軸にタスクを配置した表です。
作業期間や依存関係をひと目で確認できるため、効率的なタスク管理が可能になりますよ。
とくに複数のタスクが絡むプロジェクトでは欠かせないツールとして、多くの現場で採用されています。
ガントチャートとWBSの違い
ガントチャートとWBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクト管理における目的と用途が異なります。
スケジュール管理に特化しているガントチャートに対し、WBSは、タスクを分解して整理するためのフレームワーク。
プロジェクト全体を細かく分解し、どのようなタスクが必要かを洗い出すためのものです。
一方、ガントチャートは、タスクを時間軸に配置して、進行状況やスケジュールを管理します。
役割が異なりますが、併用することで管理精度が向上しますよ。
ガントチャートとWBSを組み合わせることて、プロジェクト全体を効率的に管理しましょう。
WBSを先に作成した後、ガントチャートでスケジュールを組むのが、一般的な流れです。
具体的には、WBSを使ってプロジェクトをタスクごとに分解し、それぞれのタスクの開始日と終了日を設定します。
ガントチャートに落とし込むことで、全体のスケジュールを視覚的に把握できるようになりますよ。
- WBS：タスクを細かく分解して整理するツール
- ガントチャート：タスクを時間軸で可視化し、スケジュールを管理するツール
- 使用タイミング：WBSを先に作成し、その後ガントチャートでスケジュールを組む
ガントチャートの目的
ガントチャートの目的は、プロジェクトの進行状況を可視化し、計画通りに進めるための指針を提供すること。
プロジェクトが複数のタスクに分かれている場合、それぞれの進捗や依存関係を把握するのは困難です。
全体の進行状況が一目で分かるのが、ガントチャート。
スケジュールの遅れやリソースの過不足も早期に発見できますよ。
製品開発プロジェクトでの進行管理の例を確認してみましょう。
- 企画フェーズ：調査、要件定義を行う期間を設定
- 開発フェーズ：設計、実装の開始日と終了日をガントチャートに記載
- テストフェーズ：各タスクの担当者とリソースをガントチャートで共有
プロジェクトの進捗が可視化され、チーム全体での情報共有がスムーズになります。
- スケジュールの作成：タスクごとに開始日と終了日を設定
- リソース管理：各タスクの担当者を割り当て
- 進捗状況の把握：タスクが予定通り進んでいるかを確認
ガントチャートの作り方
ガントチャートを作成すると、プロジェクトの全体像を簡単に把握し、チーム全員で進行状況を共有できます。
具体的な手順を4つのステップで確認していきましょう。
ゴール設定が曖昧だと、タスク管理が混乱し、進捗が遅れる原因になってしまいます。
プロジェクトのゴールを明確にすると、全員で同じ方向を目指すことが可能になりますよ。
- Excelを開き、プロジェクト名や目的を記入するシートを作成。
- 「プロジェクト名：新製品開発」「目標：XX月までにプロトタイプ完成」などと入力。
全てのタスクをリストアップすることで、必要な作業とスケジュールを正確に把握できます。
- 縦軸にタスクを入力。（「市場調査」「設計」「試作」「テスト」など。）
- 項目を細分化する場合は、サブタスクも列に記載。
タスクの中には、ほかのタスクが完了しないと開始できないのが、依存関係です。
ガントチャート作成時には、依存関係に注意して順番を決めましょう。
- タスク間の依存関係を考慮し、順番を決定。
- 必要であれば、色分けで依存関係を表す。
余裕のない計画は進捗の遅れにつながってしまうので、現実的なスケジュールを立てることが重要です。
担当者については、しっかりと責任を持って取り組めるように、事前に相談して決めておきましょう。
- 横軸に日付を入力。
- タスクごとに担当者名を記入。
- 該当するセルを塗りつぶして期間を可視化。
まとめ：ガントチャート作成の手順の4ステップ
ガントチャートは、タスクを可視化しスケジュール管理を効率化できる便利なツールです。
基本的な手順をを押さえておけば、驚くほど簡単にガントチャートを作成できますよ。
4つのステップを改めてまとめておきます。
1つずつ確認しながら、プロジェクト全体を見通せるガントチャートを作成してみてください。
- ゴールを明確にする：プロジェクト全体の目的を設定し、チーム全員で共有。
- タスクを洗い出す：必要な作業をリストアップし、作業内容を可視化。
- 依存関係に注意して順番を決める：タスク間の関係性を整理し、効率的な順序を設定。
- スケジュールと担当者を決める：作業の実施期間と担当者を明確にして、スムーズに管理。
ガントチャートを作成するときのポイント
次に、ガントチャートを作成するときのポイントを確認しておきましょう。
便利なツールのガントチャートですが、作成の仕方によっては、逆に混乱を招くこともあります。
以下のポイントを押さえることで、効果的なガントチャートを作成してみてください。
計画を立てる段階でポイントを意識しておくことで、よりスムーズにプロジェクトを管理しやすくなるはずです。
タスクを細分化しすぎない
ガントチャートを作成するとき、タスクを細かく分けすぎると、かえって全体像を把握しにくくなることがあります。
細かすぎるタスクは全体像を見失う原因になるので、適度な粒度で設定することが重要です。
- 細かすぎる分け方： 「メール送信」「確認メールの返信待ち」など、1～2分で完了する作業。
- 適切な分け方: 「週次会議の準備」「クライアント対応」のような、ある程度まとまったタスク。
- 作業時間が30分～1時間程度のまとまりを基準に設定する。
- 必要に応じてタスクを分けるのではなく、全体の進行を意識した粒度に調整する。
タスクの依存関係に注意する
タスクの順序や関連性を明確にしておくことは、スムーズなプロジェクト進行の鍵です。
一部のタスクが完了しないと次のタスクを始められないケースもあるので、依存関係を正確に整理しましょう。
タスク同士の正しい関連づけと優先度の設定が、計画のズレを防ぐことに直結しますよ。
- 「企画書の作成」が完了しないと「企画書のレビュー」を進められない。
- 「デザインの完成」が「開発の開始」に依存する。
- ガントチャート内で依存関係を矢印や注釈で明示する。
- 優先順位を整理することで、リソースの効率的に配分する。
スケジュールに余裕を持たせる
どれだけ事前にしっかり準備していても、タスクが計画通りに進まないことはよくあります。
突発的な問題や変更に対応できるよう、スケジュールには十分な余裕を持たせておくのがおすすめです。
タスクの遅れや予期せぬ変更があるかもしれないことを前提に、計画を立てましょう。
- タスクAの予定が3日なら、余裕を持って5日として設定。
- チームメンバーの作業速度や不測の事態を考慮する。
- 予定時間の1.2～1.5倍を見積もることで、柔軟な対応が可能になる。
- 余裕を持たせたスケジュールは、結果的にプロジェクト全体の成功率を高める。
以上のポイントを意識して、ガントチャートをより効果的に活用しましょう。
計画段階でしっかり詰めておくことで、プロジェクト進行中の混乱を最小限に抑えられるはずです。
また、プロジェクトの進行に応じてガントチャートを更新し、常に最新の状態を保つことも重要ですよ。
ガントチャートの内容を定期的に見直しつつ、より精度の高いスケジュール管理を実現してくださいね。
ここまでお読みいただき、ガントチャートを作るイメージがつかめてきたのではないでしょうか？
ExcelやGoogleスプレッドシートを使えば、基本的なガントチャートを簡単に作成できます。
しかし、プロジェクトの規模が大きくなるほど、もっと効率的に作業を進めたいと感じることもあるはずです。
そんなときに便利なのが、専用のツールです。
次のセクションでは、ガントチャートを簡単に作成できる おすすめのツール をご紹介します。
「これなら効率アップ間違いなし！」と思えるツールがきっと見つかるはずです。ぜひチェックしてみてください！
ガントチャートを作成できるおすすめツール
手作業でも作れるガントチャートですが、専用のツールを使えば、より効率的かつ直感的に作成可能です。
初心者から上級者まで使いやすい6つのおすすめツールを紹介しますので、参考にしてください。
それぞれの特徴を把握して、プロジェクトに最適なツールを見つけましょう。
Excel（エクセル）
最も身近で使いやすいツールの1つとして、多くの人に親しまれているExcel。
ほとんどのパソコンにインストールされており、触れたことのある人も多いはずです。
自由度の高さが特徴で、セルや行、列を自在に使い、自分好みのテンプレートを作成できます。
プロジェクトや業種に合わせて柔軟に対応できるのが、一番の魅力です。
また、インターネット上には、ガントチャート専用のExcelテンプレートが数多く公開されています。
初心者の方でも、簡単にガントチャートを作り始められますよ。
- 最も身近なツールの1つで、多くの人がすでに使い慣れている。
- カスタマイズの自由度が高く、独自のテンプレートを作成可能。
- ガントチャート専用テンプレートが豊富に提供されており、初心者でも簡単に始められる。
- コストを抑えたい人。
- 自分でレイアウトやデザインを調整したい人。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、クラウドベースで動作するオンラインの表計算ツール。
Excelと同様の基本操作が可能で、Googleアカウントさえあれば無料で使えます。
チームメンバーと共同編集が可能で、最新の情報を共有しやすいのが大きなメリット。
データが自動的に保存されるので、ファイルの紛失や編集ミスの心配もありません。
また、GoogleカレンダーやGoogleドライブとスムーズに連携し、タスク管理やファイル共有を一元化できます。
- リアルタイムで共同編集が可能。
- ほかのGoogleツールと連携しやすい。
- クラウドストレージに自動保存。
- チームでリアルタイムにタスクを共有したい人。
- 無料で利用できるツールを探している人。
Backlog
Backlogは、プロジェクト管理に特化したツールで、とくにIT開発チームに人気があります。
ソフトウェア開発の現場で役立つ機能が多数搭載されているのが魅力です。
ガントチャート機能が標準装備されており、プロジェクトの進捗を視覚的に管理できますよ。
タスクの詳細情報を登録しつつ、全体の進捗を一目で確認できます。
Googleスプレッドシートと同じく、保存ミスの心配はありません。
複数プロジェクトやチーム全体の進捗状況を可視化したい場合におすすめのツールです。
- タスク管理とガントチャートの統合
- バグトラッキングやリポジトリ管理機能
- クラウドストレージに自動保存
- 複数プロジェクトを同時に管理する必要がある人
- IT関連のプロジェクトを進めている人。
Jira
Jiraは、とくにソフトウェア開発チーム向けに設計されたプロジェクト管理ツールです。
ガントチャートだけでなく、スクラムやカンバン方式のタスク管理にも対応しています。
ワークフローやタスクの状態を細かく設定できるので、複雑なプロジェクトや大規模なプロジェクトにも対応可能ですよ。
- 高度なカスタマイズ。
- 豊富なアドオンと連携機能。
- アジャイル開発に最適な環境を提供。
- IT開発やアジャイル開発を進めている人。
- IT関連のプロジェクチーム全体で一貫性のある管理を行いたい人。
Redmine
Redmineは、オープンソースで提供されているプロジェクト管理ツールです。
無料で利用できる点が魅力で、拡張性の高さが特徴です。
柔軟性が高いので、プログラミングや設定に慣れている人は、ぜひ試してみましょう。
- プラグインで機能拡張が可能
- ガントチャート機能を標準搭載
- 無料で利用できるオープンソース。
- 低コストで高機能なツールを探している人。
- 技術力があり、自分でカスタマイズできる人。
Asana
Asanaは、直感的な操作性とシンプルなデザインで人気の高いプロジェクト管理ツール。
小規模なチームから大規模なプロジェクトまで、幅広く対応できます。
シンプルなインターフェースで、直感的に使いこなせるのが魅力です。
スマホでも扱いやすいのが、大きなメリットですよ。
- ボードビューやリストビューなど、プロジェクトの進捗を分かりやすく表示する視覚的なタスク管理
- スマホアプリで手軽に管理できる。
- チーム全体での共有が簡単で、共有や進行状況把握が容易。
- 初心者でも使いやすいツールを探している人。
- スマホで手軽にプロジェクト管理したい人。
まとめ：ガントチャートでプロジェクト管理を成功させるための秘訣
ガントチャートは、プロジェクト管理の効率を大幅に向上させるツール、ガントチャートについて紹介しました。
ガントチャートを成功させるための具体的な秘訣を改めて確認しておきましょう。
- 目的を明確にする
ガントチャートは、プロジェクト全体の見える化が目的。単に作成するだけでなく、「どのタスクが重要なのか」「どのリソースが必要なのか」を明確にし、チーム全員が理解できる形で構築すること。 - シンプルさを追求する
タスクを必要以上に細分化したり、情報を詰め込みすぎたりすると、かえって混乱を招く可能性がある。適切な粒度でタスクを管理し、視覚的にわかりやすいチャートを作成するよう心がけること。 - 柔軟に運用する
ガントチャートは固定的なものではない。プロジェクトの進捗や状況に応じて、定期的に見直しや修正を行うことで、常に最新の状態を保つのが望ましい。
本記事のポイントを活かすために
記事を参考にしつつ、自分に合ったツールを選び、実際にガントチャートを作成してみてください。
ガントチャートは、使いこなすほどに価値を発揮するツールです。
紹介したポイントを意識すれば、よりスマートにプロジェクト管理できますよ。
ぜひ今後のプロジェクト管理を成功させ、充実した取り組みにしてください。
