Excel（エクセル）でスケジュール表の作り方を解説！無料テンプレートも紹介

「グループ内での連携を強化したいけれども、スケジュールアプリを導入するのは敷居が高い…」

「グループ員の皆が使いやすいツールがあればいいのに…」

スケジュール表を作成に関して、悩んでいる人はいませんか？

本記事では、Excel（エクセル）を使ったスケジュール表の作成方法を解説しています。

もしコストをかけずに業務管理したいなら、Excelでの管理がおすすめ。

気軽に実践できることが、Excelで管理することの大きなメリットです。

ほかのメリットや注意点、テンプレートも紹介しているので、ぜひ参考にしてくださいね。

Excel（エクセル）でスケジュール表を作る方法

気軽に始められるといっても、闇雲にやっていると、実効性のあるスケジュール表にはなりません。

正しい手順で作らないと、無駄が多く、使い勝手の悪いものになってしまいがち…。

期待通りの効果を上げられるようなスケジュール表の作成手順を紹介していきます。

Excel（エクセル）でスケジュール表を作れるテンプレート

次に実際に業務で使えるテンプレートを紹介します。

気になったものは、リンクからダウンロードして使ってみましょう。

カレンダー形式のテンプレート

シンプルなカレンダータイプのスケジュール表です。

社員の予定を把握するのに適しています。

カレンダー形式のテンプレート

業務管理カレンダーのテンプレート

業務を把握するのに適しているテンプレートです。

実績をトレースすることで、ムダが見える化できて、一気に効率化できるかもしれません。

業務管理カレンダーのテンプレート

ガントチャート式のタスク管理テンプレート

プロジェクトを管理するのに適しているテンプレートです。

タスクごとに担当者や期限をしっかりと見える化することができます。

ガントチャート式のタスク管理テンプレート

社員のスケジュール管理表

社員のスケジュールを把握するのに適しています。

担当したタスクの進捗や、優先度も記入できるので、着手する順番に迷うことがありません。

社員のスケジュール管理表

Excel（エクセル）でスケジュール表を作るメリット

Excelでのスケジュール管理には、気軽に始められること以外にもメリットがあります、。

4つのメリットを確認していきましょう。

自由にカスタマイズできる

Exelでスケジュール管理するメリットの1つは、自由にカスタマイズできること。

業務管理ツールを使った場合だと、自在に編集ができない場合があります。

Excelなら、セルの幅から行の追加まで自由に調整が可能ですよ。

新しいツールを導入すると、人によって操作の習熟度にムラが出ますが、Excelなら問題ありません。

操作に習熟している人が多いので、スピード感を持って対応できます。

関数や自動化で手間を減らせる

自動化で手間が減らせることも、大きなメリットの1つ。

業務において変更はつきものですが、毎回表を修正するのは面倒ですよね。

Excelなら、関数を使って時短することが可能です。

スケジュール表に不可欠な曜日や、業務に費やした時間の集計は、関数を活用すれば入力の必要がありません。

また、自動化することで入力ミスが防げるのもポイント。

ミスに気づかないまま業務を進めていると、多くの手間が発生してしまいます。

Excelの機能を上手く活用して、業務管理を効率化してきましょう。

テンプレートが豊富

多くの人が利用している表計算ソフトであるExcel。

自分が悩むようなことは、ほかの誰かがすでに解決している可能性が高いです。

検索すれば、多くのテンプレートが出てくるだけでなく、問題の解決法も見つけやすいですよ。

もし使い勝手がイマイチな場合でも、参考になる情報を探して改善していくことが可能です。

多くのお手本が身近にあることは、運用方法を効率化する上で大きなメリットですよ。

印刷しやすく、紙でも運用しやすい

Excelは、印刷がしやすい表計算ソフト。

多くの企業でデジタル化が進んでいても、高価なタブレットを社員全員に配布している企業は少ないです。

気軽に印刷できたら、打ち合わせのときに簡単に共有できます。

新しくデバイスを導入すると、操作方法を覚えるにも手間がかかります。

若年者が中心の企業ならば問題ありませんが、会社の主力社員の年齢がもう少し高いことも多いはず…。

多くの人にあまり負担をかけない配慮として、一部を紙で運用してみてもいいのかもしれません。

Excel（エクセル）でスケジュール表を作るときの注意点

便利に活用できるExcelですが、デメリットもないわけではありません。

注意点についても把握しておきましょう。

複数人で同時に作業できない

Excelのデメリットの1つ、Googleスプレッドシートのように複数人で同時に作業ができないこと。

ガントチャートを活用する際には、一般的に工程の担当者が複数人に分かれています。

1人の担当者が更新している最中は、別の担当者が作業できず、タイミングを変えて更新しなければなりません。

全ての更新が完了した後、責任者がファイルの中身を確認する必要もあります。

更新にもチェックにも時間がかかることに注意して、スムーズな運用法を考えてましょう。

ファイル・バージョン管理に手間がかかる

ファイル管理に手間がかかる点にも注意する必要があります。

GoogleスプレッドシートならURLをリストに貼れますが、Excelだとリストにファイル名を書くしかありません。

リストを見ながらデータを探す手間がかかるので、非常に時間がもったいないです。

また、バージョン管理も面倒です。

クラウド上のExcelファイルを修正しても、ほかの人が操作していれば、データが更新されません。

複数のバージョンができてしまうので、毎回複数のデータを1つにまとめる必要がありますよ。

バージョン管理が大変なことも、Excelでのスケジュール管理のデメリットとして注意しましょう。

ほかのシステムと連携しにくい

多くの企業が提供している業務管理ツールは、別のシステムとの連携が可能なものが多いです。

CSVデータを簡単に取り込めて、表に反映できるものもあります。

Excelは、完全に独立しているツールです。

Excelで作業した内容をほかのツールに反映させる場合、毎回手入力する必要があるのがデメリットです。

ほかのシステムとの連携がしにくい点を踏まえた工夫が必要かもしれません。

どんなツールにも欠点はあるので、欠点を最小化できるような仕組みを考えておくことが、運用のコツですよ。

【まとめ】Excel（エクセル）で作るスケジュール表

Excelで作るスケジュール表について、テンプレートやメリット・デメリットを紹介しました。

Excelは、表を自由にカスタマイズしたり、入力の手間を減らしたりできる便利なツールです。

多くの人にとって馴染みのあるツールなので、ストレスなく使うことができます。

気軽に業務管理したくても表の作成が面倒に感じる人は、テンプレートを頼りましょう。

改良は必要ですが、多くの手間を省くことが可能です。

少しでも業務を効率化させたい人は、ぜひExcelで作るスケジュール表を試してみてくださいね。