業務管理とは？具体的な進め方や成功させるための3つのポイントを解説

適切に実施することで、業務効率や生産性を向上させられる業務管理。

実施を考えているけれど、そもそも何をするものなのか、どんな種類があるのか分からないという方も多いのではないでしょうか。

この記事では、業務管理とは何なのかや実施する目的、種類についてを解説します。

あわせて、実施のポイントや便利なツールも解説していますので、ぜひ参考にしてください。

業務管理とは

業務管理とは社内の業務をより効率的なものにするために、業務や資源を適切に管理する取り組みのことです。

主に管理するのは「ヒト・モノ・カネ・情報」のような会社の資源と業務の内容・フロー・進捗などで、これらを適切に管理することで効率化を実現します。

各情報の見える化ができるのも、この取り組みの特徴の1つです。

適切に実施することで進捗状況や結果などを見やすく、分析しやすい状態にできるため、新たな施策や戦略の立案をスムーズに進められるようになります。

業務管理システムを使って管理を行えば、部署間の情報共有がより容易になるのもポイントです。

このように、業務を効率化し、さらに経営上の意思決定や情報共有の円滑化にも役立つのが「業務管理」です。

業務管理をする目的

業務や資源を適切に管理する取り組み「業務管理」。

多くの企業が行っている施策ではありますが、どのような目的のために実施されているのでしょうか。

次は、業務管理をする主な目的を解説します。

業務を一元管理できる

業務管理は、業務を一元管理するために行うものです。

企業の運営では営業や人事、経理、販売などといったさまざまな業務が発生します。

これらの業務の管理を個人や部署だけに任せてしまうと、部署間での情報共有や連携が難しいシーンが発生してしまいます。

特に、業務の細分化が進んだ、一定以上の規模の会社であればなおさらでしょう。

業務管理の一環として全ての業務を一元管理し、さらにデータを共有できる状態にすれば、部署間の情報共有もスムーズに行えるようになります。

また、互いの業務への理解を深めるきっかけにもなるほか、円滑なコミュニケーションの実現にも役立つので、社内の連携をより強固なものにできます。

業務の効率化ができる

適切に業務管理を行えば、業務の効率化ができます。

これは、業務管理を通して各業務を見える化することで、以下項目が発見しやすくなるためです。

• 特定の人に偏っている業務
• 無駄が発生している業務
• 重複タスク
• 抜け漏れ

これらを発見次第しっかりと対策し、改善していけば業務の効率や生産性を高められるでしょう。

各従業員が情報にアクセスできる環境を作れば、情報共有や現状把握の時間を大幅に短縮できるのもメリットです。

業務管理をするメリット

業務管理を行うことで、確実に効果が得られます。

以下では、3つのメリットについて解説するので、ぜひ参考にしてください。

業務の属人化・ブラックボックス化を防げる

業務管理を徹底することで、業務が特定の担当者に依存する「属人化」や、内容が見えにくい「ブラックボックス化」を防ぐことができます。

属人化が進むと、担当者の退職や異動で業務が停滞したり、引き継ぎに支障が出たりする恐れがあります。

また、誰が何をしているのか把握できない状態では、管理者も改善や支援ができません。

たとえば、タスク管理ツールを活用して進捗や責任者を可視化すれば、チーム内で情報が共有され、業務の透明性が向上します。

その結果、チーム全体の信頼性や組織力が高まり、持続可能な体制づくりにつながるのです。

ミス・遅延・抜け漏れを予防できる

業務管理を適切に行えば、タスクの抜け漏れやスケジュールの遅延、業務ミスを予防できます。

なぜなら、業務の進行状況や担当者が明確になることで、「誰が・いつまでに・何をするか」が可視化され、確認やフォローがしやすくなるからです。

たとえば、ガントチャートやToDoリストを活用することで、全体のタスク量と進捗を把握でき、事前の調整や優先順位づけも可能になります。

このように、業務管理はトラブルの未然防止に直結し、結果として信頼性の高い業務運営を実現できます。

経費削減・生産性向上につながる

業務管理の導入は、コスト削減と業務の生産性向上にも大きく寄与します。

業務の流れを「見える化」することで、重複作業や無駄な工程を発見し、その状態の改善が可能です。

たとえば、業務フローを整理することで不要な会議を減らし、RPA（業務自動化）を導入すれば人的コストを削減できます。

また、業務が効率化されると、同じ人数でもより多くの成果を生み出すことが可能になります。

このように、業務管理は単なる進捗管理ではなく、コストとパフォーマンスの両面から企業価値を高める有効な手段です。

業務管理の種類

一口に業務管理といっても、さまざまな種類があります。

代表的なものは以下のとおりです。

ここからは、それぞれの特徴や内容についてを解説します。

何を実施すれば良いか分からない、業務管理の詳しい内容を知りたい方はぜひ参考にされてみてください。

従業員の管理

「従業員の管理」とは、その名の通り従業員に関する情報を管理する業務です。

主に管理する情報は以下のとおりです。

• 勤怠
• 報酬
• 健康状態
• ストレスの状態
• 人材の配置状況
• 昇進歴・異動歴
• 人間関係
• ハラスメントの有無

これらを適切に管理し、問題があった場合には速やかに対処することで、従業員の心身を守ることができます。

施策を実施する中で、従業員のことを考えている企業というイメージが定着すれば、モチベーションの向上や離職率の低下にもつなげられます。

皆が快適に仕事をできるよう調整を進めれば、より良い社内環境を実現できるのもメリットです。

タスク管理

業務でのやるべきこと（タスク）を管理するのが「タスク管理」です。

こちらは、主に管理ツールを使って個人のタスクを部署内や社内で管理・共有するものとなっています。

このタスク管理を実施すれば業務の進捗状況を社内の多くの人が把握できるようになるため、作業の遅れやトラブルなどにも早期に対処できます。

また、チームリーダーや管理者がこまめに各々のタスクをチェックすれば、業務量の偏りやタスクの重複などの防止も可能です。

個人の業務効率の向上にも役立つので、業務管理の実施を考えているなら、タスク管理も忘れず行うことをおすすめします。

タスク管理については、「タスク管理とは？タスク管理のやり方やおすすめツールを紹介！」で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

案件管理

「案件管理」とは、取引先の情報や商談の状況、営業の進捗などを管理することです。

プロジェクトの進行や営業活動に欠かせないもので、マネージャーやリーダーによる指示の精度の向上や顧客ニーズの可視化、業務の効率化などを狙って実施されます。

また、案件管理を実施することにより、情報共有が円滑に行えるようになるため、営業活動の属人化を防止するための施策としても活用されています。

蓄積したデータをナレッジとして活用すれば、戦略の立案がよりスムーズに行えるようになるのもメリットです。

営業が重要な業種ならぜひ実施しておきたい、業務管理の1つです。

顧客管理

顧客に関する情報を取り扱う業務管理の1つが「顧客管理」です。

顧客管理では、主に以下の情報を一元管理します。

• 名前
• 社名
• 連絡先
• 住所
• サービスの利用状況
• 問い合わせ状況
• 購入履歴

顧客管理の実施メリットは「顧客への理解が深められる」「潜在的なニーズを汲み取りやすくなる」「サービスや商品の品質向上に役立つ」の3点です。

また、データをうまく活用すれば、新規顧客の獲得やマーケティングにも役立ちます。

新規顧客獲得コストが上昇し、さらにニーズの多様化が進む現代のビジネスシーンには欠かせない業務管理の1つです。

時間管理

「時間管理」は、業務に関する時間の管理を行う業務管理です。

「タイムマネジメント」とも呼ばれるもので、各業務の所要時間やミーティング時間などを管理します。

時間管理を通して業務の時間を可視化し、その上で業務の最適化や無駄の削減を行えば、1人1人が時間をより有効に使えるようになります。

それに連れて生産性が向上するため、成果も出やすくなるでしょう。

労働時間が適切かを定期的に確認することでワークライフバランスの遵守、残業代の削減が実現しやすくなるのもポイントです。

業務管理の進行方法

業務管理をスムーズに進めるためには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。

そのポイントとは以下の5つです。

これらのポイントを押さえたうえで、業務管理を進めればより効果を実感しやすくなります。

ミスの削減や課題解決にも役立つため、ぜひとも押さえるようにしましょう。

現状の業務を可視化する

業務管理を進める第一歩は、現在の業務内容と流れを「見える化」することです。

業務が可視化されていないと、どこに課題があるのか、誰が何をしているのかが不明確で、改善も困難になります。

たとえば、部門ごとのタスク一覧やフロー図を作成することで、属人化している作業や重複業務が明らかになります。

こうした情報はエクセルやホワイトボードでも可能ですが、できれば業務管理ツールを活用すると効率的です。

現状把握を行うことで、的確な管理体制や改善策を立てやすくなり、業務全体の精度とスピードが上がります。

業務の見える化について詳しく知りたい方は、「業務の見える化・可視化とは？方法や役立つツールを詳しく解説！」を参考にしてください。

数値化する

業務の評価基準や目標、効果を数値化することも、業務管理を成功に導くポイントです。

基準や目標、効果を数値化するだけでも、業務の進捗状況や達成状況をより判断しやすくなり、業務管理を進めやすくなります。

また、出来ていない部分、改善が必要な部分などを明確化できるため、業務効率の改善にも役立ちます。

数値化が難しい部分もあるかとは思いますが、できる範囲で数値化を行って、業務管理を快適なものにしていきましょう。

業務フローを整備する

業務管理を円滑に進めるには、業務フローを標準化・整備することが重要です。

フローが整っていないと、作業の重複や漏れが発生し、属人化や非効率の原因になります。

たとえば、受発注業務において「受付→確認→処理→発送→報告」といったステップを文書化し、マニュアルやフロー図で共有すれば、誰が見ても作業手順を理解できます。

標準化されたフローは、教育の効率化にもつながり、新人や異動者でも短期間で業務を遂行できる体制の構築が可能です。

業務管理システムを活用する

業務管理を行う際にぜひ導入しておきたいものが、業務管理システムです。

もちろん、エクセルを活用したり紙を利用したりしても業務管理自体は行えます。

ただし、これらのやり方では効率良く作業を進められないうえ、ヒューマンエラーが起こる確率も高いです。

しかし、専用に設計された業務管理システムなら、シンプルな操作で扱えるほか、一部を自動化できるので、業務管理を効率よく進められます。

また、多くのツールが、クラウドを使ったデータの共有を簡単に行える設計になっているのもポイントです。

導入コストがかかる点はデメリットですが、業務管理をスムーズに実施したいなら業務管理システムを導入するのがおすすめです。

PDCAサイクルで継続的に改善する

業務管理を円滑に進めるポイントは、PDCAを回して効果や結果を定期的に振り返ることです。

定期的に管理そのものが正しく機能しているか、問題点がないかを振り返って確認し、必要に応じて改善・修正すれば、業務管理の機能性や精度をより高められます。

上手くいかない部分をしっかりと分析すれば、今後の業務管理をよりスムーズに行えるようになるでしょう。

タスク管理や時間管理の振り返りとして非効率な業務、無駄な業務がないかのチェックを行い、改善を実施すれば、ほかの業務の生産性を向上させられるでしょう。

業務管理を成功させるポイント

業務管理を行えば、生産性の向上や属人化防止が期待できますが、ただ実施するだけでは本来の効果が得られません。

業務管理を効率的に進め、目標を達成するためにも、以下で紹介するポイントを参考にしてください。

目的を明確にする

業務管理を成功させるには、まず「なぜ業務を管理するのか」という目的を明確にすることが不可欠です。

目的が曖昧なまま進めると、管理項目や導入ツールの選定に一貫性がなくなり、かえって混乱を招く可能性があります。

たとえば「業務効率化」が目的であれば、タスクの進捗可視化や担当の明確化が重視されます。

一方で「品質向上」が目的であれば、チェック体制の強化やPDCAの導入が軸となるでしょう。

目的が明確であれば、関係者の理解や協力も得やすく、業務管理が形骸化するリスクも防げます。

関係者で管理ルールを共有する

業務管理は、関係者全員でルールを共有・理解していることが成功の鍵です。

ルールが属人的で周知されていない場合、現場ごとに対応が異なり、統一した運用ができなくなります。

たとえば、タスクの進捗報告を「毎週月曜にツール上で更新」「期限前にSlackで連絡」と定め、それを全員に明示しておくことで、認識のズレや報告漏れを防ぐことが可能です。

明文化されたルールをドキュメントとして残し、定期的に見直す仕組みも取り入れれば、安定した業務管理体制が築けます。

ツール導入後の運用体制を整える

業務管理ツールを導入しただけでは効果は出ず、実際に活用するための運用体制を整えることが不可欠です。

運用体制が曖昧だと、ツールが定着せず、結局エクセルや口頭確認に戻るといった事態になりかねません。

たとえば、導入後には以下3点を実施することで、ツールの利用定着を図れます。

• 操作マニュアルの整備
• 管理者の配置
• 定例の活用確認ミーティング

また、フィードバックを定期的に集め、改善していく姿勢も重要です。

ツールと運用の両輪が揃ってはじめて、業務管理は組織に根づき、効果を発揮します。

業務管理システムの種類

業務システムの導入を検討しているけれど、そもそもどんなものなのか、どんな種類があるのか今ひとつイメージできないという方も多いでしょう。

これまでにシステムを導入した経験がない、意識して運用したことがないと、なかなか分からないものですよね。

そこで最後に、業務管理システムの種類と、それぞれの特徴を解説します。

会計管理システム

「会計管理システム」とは、会計処理を行うための業務管理システムです。

経理部門で使用されることの多いツールで、財務諸表や帳票の作成、キャッシュフローの管理などが行えるようになっています。

データ化して管理する設計のため、情報の検索がスムーズに行えるのも魅力です。

会計をより的確に管理したい、会計担当者の負担を減らしたいなら、ぜひとも導入しておきたいツールの1つです。

人事管理システム

社員に関する情報を管理する業務管理システムが「人事管理システム」です。

「人事システム」とも呼ばれるもので厚生年金情報や有給消化率、勤続年数、個人情報、異動歴といった社員に関するさまざまな情報を一元管理できます。

人事情報をデータで管理する仕様のため、情報の変更が簡単に行えるのが特徴です。

さらに検索性にも優れているので、必要な情報もすぐに探し出せます。

特に人事管理や労務管理の業務を効率化したいシーンで活躍する、便利な情報管理ツールです。

勤怠管理システム

従業員の勤怠管理を、より快適なものにしてくれるツールが「勤怠管理システム」です。

出退勤の時間や残業時間、有給休暇などを管理するシステムで、ツールによっては給与の計算まで行ってくれるものもあります。

導入するだけで勤怠管理に関する事務作業の工数を減らせるため、多くの企業が導入しています。

定期的にデータをチェックすれば、タスク管理や時間管理の効果測定や精度向上にも役立つ、利便性に優れたツールです。

生産管理システム

「生産管理システム」は、製造業でよく使われている業務管理システムです。

製造コストや製品の品質、原価、納期といった、生産に関わる情報を管理する機能を有しています。

各情報を数値化してくれるので、活用方法次第ではQCD(原価と品質、納期)の最適化や業務効率化、属人化防止にも役立つでしょう。

導入するだけで管理業務の自動化・効率化ができるのもポイントです。

販売管理システム

商品受注から出荷、請求までの一連のプロセスを管理するツールが「販売管理システム」です。

こちらは、企業の売上や利益などを見える化することで、販売管理をより快適にしてくれるツールです。

データ入力業務の効率化や経営戦略の立案、情報共有の円滑化を進めたいシーンで大いに活躍するため、さまざまな業種の企業が導入しています。

代表的な販売管理システムは、飲食業や小売業などで広く普及している「POS(Point Of Sales)」です。

営業管理システム

「営業管理システム」とは、営業プロセスや商談の管理を行う業務管理システムです。

「SFA(営業支援システム)」とも呼ばれるもので、営業日報の作成や顧客情報の管理といった、営業活動をサポートする機能を多数備えています。

また、情報や資料を共有する機能を備えているのも特徴の1つです。

特に業務効率の向上や属人化の防止に効果を発揮するツールなので、業務活動の効率化・円滑化を目指すならぜひとも導入するようにしましょう。

顧客管理システム

顧客情報を一元管理するための業務管理システムが「顧客管理システム(CRM)」です。

顧客との関係性を管理するために使われるツールで、氏名や連絡先といった個人情報や問い合わせ状況、購買履歴、取引履歴などを一括で管理できます。

リアルタイムの情報反映や顧客リストの作成に対応しているのもポイントです。

顧客管理業務をより円滑に進めたい、顧客との関係性をより良いものにしたいなら、優先的に導入することをおすすめします。

ERPパッケージ

「ERPパッケージ」とは、これまでに紹介した業務管理システムを複数内包したものです。

複数の業務管理を1つのシステム上で行うため、幅広い業務の一元管理が可能なのが特徴です。

スムーズに情報の共有と活用ができる設計なので、業務の効率化に大いに貢献するでしょう。

また、複数のシステムを運用している場合に発生する、二重入力の手間を完全になくせるのも魅力の1つです。

導入コストはほかのツールよりも高めですが、利便性を重視したいなら導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、チームのタスクをより効率的に管理するためのツールのこと。

進捗状況やタスクを可視化してくれるツールでチームリーダー、もしくはメンバーそれぞれがタスクを入力して使用します。

期限が迫っているタスク、遅れているタスクを一目で確認できる設計になっているため、導入するだけでもマネジメントやアドバイスがやりやすくなるでしょう。

また、優先度や期限が明確になるため、メンバー自身も仕事に集中しやすくなります。

業務管理をしたい人は「スーツアップ」

スーツアップは、エクセルやスプレッドシートなど表計算ソフトのような直感的な操作が可能なツールで、PCスキルに自信がない方でも気軽にチームのタスク管理ができます。

タスクひな型、期限通知及び定型タスクなどプロジェクトやタスクの管理に役立つ機能が揃っているので、更新スケジュールの管理や作業の進捗状況の確認もスムーズに行えます。

スーツアップは、表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力。

チームでのタスク管理や外部ツールとの連携に長けており、幅広く活用できるでしょう。

「かんたん、毎日続けられる」をコンセプトに、やさしいテクノロジーでチームをサポートする「スーツアップ」。

チームの業務を見える化して効率化を図りたい方は、ぜひ導入を検討してみてください。

まとめ：業務管理の導入で組織全体のパフォーマンスを底上げしよう

業務管理は、組織のパフォーマンスを向上させるために欠かせない取り組みです。

明確な目的を持って管理体制を整えることで、業務の属人化や抜け漏れを防ぎ、効率的かつ安定した運営が可能になります。

また、適切なツールやシステムの導入とルールの共有により、組織全体の連携力も高まります。

実際に、業務管理の強化により生産性が向上し、顧客満足度や従業員の働きやすさも改善された企業は多く存在します。

パフォーマンス向上の第一歩として、自社に合った業務管理の導入と継続的な見直しを習慣化していきましょう。